Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Виды документооборота).pdf

Например:

«Процесс «Обработка входящих документов» осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства, устава организации или компании, положения о Службе структурного подразделения документооборота, настоящего документа и иных локальных нормативных актов. Настоящий регламент регулирует порядок обработки входящей документации. Требования данного регламента распространяются на все подразделения организации, участвующие в процессе «Обработка входящей документации».

Ответственность за внедрение, контроль соблюдения требований данного регламента возложена на руководителя структурного подразделения документооборота.

В подразделе «Ответственный исполнитель» указано должностное лицо (или структурное подразделение), ответственное за реализацию процесса. Как правило, этим лицом является руководитель подразделения или его заместитель.

В подразделе «Руководящие документы» приводятся нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы. В соответствии с этими документами должен осуществляться описываемый процесс.

В подразделе «Основные термины и сокращения» перечисляются термины и сокращения, которые встречаются в регламенте. Здесь нужно дать расшифровку всех аббревиатур. Возможный пользователь регламента, например, новый сотрудник, может не знать терминологию, принятую в вашей организации.

4. Раздел регламента «Общее описание процесса» включает подразделы:

- сведения об участниках процесса (исполнителях операций);

- событие начала и событие завершения процесса;

- краткое описание процесса;

- результат реализации процесса;

- срок реализации процесса;

- графическое описание процесса.

Участники процесса – должностные лица, в обязанности которых входит выполнение соответствующих операций. В этом разделе указываются должность лица и наименование его подразделения.

Лица, участвующие в процессе, несут ответственность за качество и своевременность исполнения ими своих обязанностей. Эти обязанности предусмотрены регламентом и иными локальными нормативными актами.

Под событием начала исполнения процесса подразумевается инициирующий процесс. Для процесса «Обработка входящих документов» это будет факт поступления документа в организацию. Событием завершения – передача документа на исполнение.

Краткое описание процесса представляет собой перечисление его составных частей: подпроцессов, операций.

Например, процесс «Обработка входящих документов» состоит из таких операций:

- прием и первичная обработка документа;

- предварительное рассмотрение и распределение документа;

- регистрация документа;

- рассмотрение документа руководством;

- передача документа на исполнение.

В процессе «Обработка исходящих документов» результатом будет документ, отправленный адресату, и копия документа, подшитая в дело.

Срок реализации процесса может представлять собой:

– среднее количество дней, часов и минут согласно соответствующим нормативно-правовым или организационно-распорядительным актам;

– определенный срок (исходя из практики выполнения таких процессов
в компании).Как правило срок устанавливается руководителем организации или структурного подразделения.

5.Графическая схема описания процесса верхнего уровня приводится в определенном виде. Она должна быть понятна пользователям регламента. Схема не должна быть перегружена информацией. На ней надо представить только самые необходимые сведения.

6.Детальное описание процесса. В разделе излагают последовательное описание выполняемых операций процесса, по каждой из них указывают: ответственного исполнителя операции; текстовое или табличное описание операции с учетом входящей и исходящей информации.

Здесь также можно привести результат выполнения операции, срок выполнения и прочие ее атрибуты.

Операции можно описать в виде текста, таблицы или графической схемы. Если процесс состоит менее чем из четырех операций, то достаточно только текстового описания.

7. В разделе «Показатели эффективности реализации процесса» установлены формы контроля, сроки и показатели эффективности выполнения операций процесса. По этим параметрам и осуществляются проверки в рамках контрольных мероприятий:

В тексте излагается требования к качеству исполнения процесса и оценка его эффективности.

Например: «качество реализации процесса «Обработка обращений граждан» оценивается путем анализа количества повторных жалоб по одному вопросу и жалоб на неисполнение или несоблюдение сроков исполнения обращений граждан. Их отсутствие свидетельствует о том, что процесс осуществляется качественно, все участники процесса выполняют свои функции эффективно.

8. В разделе «Шаблоны форм документов» содержатся шаблоны, бланки важных для процесса документов (и образцы их заполнения). Для некоторых процессов стоит поместить образец документа – инициатора запуска процесса.

9. В разделе «Лист согласования» фиксируется факта согласования содержательной части регламента всеми заинтересованными сторонами и исполнителями. Лист согласования представляет собой таблицу с данными согласующих, например:

10. Лист регистрации изменений приводят в конце регламента. В нем перечисляют все изменения и дополнения. Если эта процедура не выполняется, то со временем регламент потеряет актуальность, а значит, и полезность.

3.3.Пример регламента электронного документооборота.

Типовой регламент использования Межведомственной системы электронного документооборота в деятельности органов государственной власти и государственных органов

1.Общие положение

Действие настоящего Регламента использования Межведомственной системы электронного документооборота в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти и государственных органов (далее – Регламент) распространяется на исполнительные органы государственной власти, государственные органы (далее ведомства).

Настоящий Регламент регулирует процесс создания и обмена электронными документами между ведомствами.

Положения настоящего Регламента распространяются на организацию работы с документами, утвержденную инструкциями по делопроизводству ведомств, включая подготовку документов, регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, учет и контроль исполнения и т. д., осуществляемую с помощью Межведомственной системы электронного документооборота (далее МСЭД).

В зависимости от наличия подключенных к МСЭД рабочих мест в ведомстве, ведомства делятся на две группы:

1) МСЭД внедрена в ведомстве по полной схеме – подключены работники ведомства до уровня исполнителей, автоматизированы все процессы документационного обеспечения управления в ведомстве;

2) МСЭД внедрена в ведомстве по абонентской схеме – в ведомстве установлены абонентские места МСЭД для получения и отправки документов с использованием МСЭД и доведения документов до сведения руководителей ведомств (рабочие места в Службе документационного обеспечения управления ведомства, руководителей ведомства и, в отдельных случаях, помощников руководителей).

2.Применение терминов, их определения и сокращения

Адресат- государственные органы, их структурные подразделения, организации, должностные или физические лица, которым адресован документ.

Бумажная копия электронного документа– документ, полученный посредством распечатки электронного документа, при необходимости заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов.

Ведомства – центральные исполнительные органы государственной власти, государственные органы.

МСЭД - Межведомственная система электронного документооборота - система автоматизации делопроизводства и документооборота, включающая системное и прикладное программное обеспечение.

МЭДО – Система межведомственного электронного документооборота – федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота.

Оригинал (подлинник) - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке на бумажном носителе.

Персональные данные - информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации, физическому лицу, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, и другая информация.

Подписант - лицо, уполномоченное подписывать служебные документы.

Подразделение – структурное подразделение ведомства.

Резолюция – поручение исполнителю, которое оформляется соответствующим должностным лицом.

РК - Регистрационная карточка документа - экранная форма, в полях которой содержится вся информация по документу: атрибуты документа (метаданные), содержательная часть документа, данные о движении и исполнении документа (направления и резолюции).

Служба ДОУ – структурное подразделение ведомства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях ведомства.

УДО - подразделение, к ведению которого относятся вопросы документационного обеспечения, входящее в состав Администрации государственного органа.

Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная электронной подписью.

Электронный документооборот – процесс создания электронных документов, обмена ими между исполнительными органами государственной власти, государственными органами (ведомствами) в рамках МСЭД.

Электронная копия документа – электронный документ, полученный путем сканирования оригинала (подлинника) документа.

Электронная подпись (ЭП) – подпись посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

Электронный текстовый образ - создаваемый в МСЭД образ документа c приложениями в формате WORD, EXCEL, PDF, JPG, который существует в совокупности с регистрационной карточкой (РК) документа.

3.Общие правила подготовки и передачи документов с использованием МСЭД

В процессе подготовки документов должны соблюдаться общие требования оформления служебных документов в ведомствах и настоящий Регламент.

При наличии электронного документооборота в ведомства могут поступать документы на бумажном носителе (оригиналы), создаваться бумажные копии электронных документов, и подлежать хранению документы на бумажном носителе.

В МСЭД создаются, обрабатываются, хранятся документы, составляющие бумажный и электронный документооборот.

Электронный документ должен быть оформлен в соответствии с общими правилами делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Для документов, имеющих гриф ДСП, содержащих персональные данные, или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ, в МСЭД заполняется РК документа с регистрационным данными, и ставится пометка «ДСП» при этом электронный графический или текстовый образ документа к РК не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа, в соответствии с резолюциями на бумажном носителе.

К РК может быть прикреплено сопроводительное письмо, а приложение, содержащее персональные данные, будет передаваться на бумажном носителе.

При обмене электронными документами участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение, согласование, подписание электронный документ, состоящий из регистрационной карточки (РК), электронного образа заверенного электронной подписью или отсканированного образа документа, данными о движении и исполнении документа.

Электронные документы создаются в МСЭД с использованием электронной подписи. Электронной подписью обладают должностные лица, которые имеют право подписи.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, работники Службы ДОУ ведомства выполняют проверку подлинности электронной подписи.

Если документ, подписанный электронной подписью, должен быть оформлен на бумажном носителе, то документ распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность электронного образа и аналога на бумажном носителе и для достоверности соответствия бумажного экземпляра электронному документу, при необходимости, распечатывает лист согласования, в котором указано использование электронной подписи.