Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия.pdf

К первичным учетным документам, информация об изготовлении и реализации которых заносится в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, с использованием которых осуществляется прием наличных денежных средств, относятся в соответствии с постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 5 апреля 2002 г. N 43 "О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках" (с изменениями и дополнениями) следующие первичные учетные документы: приходный кассовый ордер формы КО-1, талон формы 20-ФС, квитанция формы КВ-1 и несколько других специализированных документов.

В вариантах, когда юридические лица и индивидуальные предприниматели осуществляют прием наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг с использованием талонов формы 20-ФС или квитанций формы КВ-1, данные документы оформляются на каждого покупателя (потребителя), которому в подтверждение принятой от него суммы наличных денежных средств по факту покупки товара (выполнения работы, оказания услуги) выдаются соответственно квитанция талона формы 20-ФС или 2-ой экземпляр квитанции формы КВ-1. Заполненные корешки талонов формы 20-ФС и (или) первые экземпляры квитанций формы КВ-1 остаются у продавца (изготовителя),

Прием наличных денежных средств по приходным кассовым ордерам при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг может реализовываться с отражением по окончании рабочего дня (смены) общей суммы выручки за рабочий день (смену) без оформления приходного кассового ордера на каждую покупку (выполненную работу, оказанную услугу). То есть по окончании рабочего дня (смены) на всю сумму выручки от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) заполняется один приходный кассовый ордер, информация об изготовлении и реализации которого занесена в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках. Обращаем внимание, что этот распорядок не распространяется на случаи осуществления электронной торговли; доставки товаров на дом, предоставления на дому услуг работниками связи, обслуживания выездными бригадами организаций службы быта и коммунальных услуг, а также иных услуг, оказываемых вне постоянного места осуществления деятельности; исполнения разовых услуг, при которых прием наличных денежных средств осуществляется в кассу организации. В этих случаях прием наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг осуществляется с использованием первичных учетных документов, оформляемых на каждого покупателя (потребителя).

2.3 Особенности проведения кассовых операций с иностранной валютой

Операции с наличной иностранной валютой должны осуществляться в строгом соответствии с законодательством о валютном регулировании и валютном контроле, нормативными актами Национального банка Республики Беларусь.

В Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 N 98 установлен единый порядок проведения, учета и оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте, а также организации контроля за его соблюдением.

Под наличной иностранной валютой понимаются денежные знаки в виде банкнот, монет, казначейских билетов находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством в соответствующем иностранном государстве или группе государств, а также указанные денежные знаки, изъятые или изымаемые из обращения, но подлежащие обмену. Выполняя осуществляющими на территории Беларуси деятельность Инструкция N 98 обязательна для:

- юридических лиц, подразделений;

- ИП, у которых в банках открыты текущие (расчетные) и иные банковские счета в иностранной валюте.

Для того, чтобы проводить операций с наличной иностранной валютой субъекты хозяйствования обязаны иметь кассу. Она может совмещаться с кассой по рублевым операциям.

Важно помнить: наличную иностранную валюту и наличные белорусские рубли можно хранить в одном металлическом шкафу или сейфе, но размещаться они должны отдельно (п. 53 Инструкции N 98).

Учитывая, что многие нормы Инструкции N 98 повторяют подобные положения Инструкции N 4, остановимся только на особенностях ведения кассовых операций в валюте.

Наличная иностранная валюта юридических лиц, подразделений и ИП подлежит обязательному зачислению и хранению на соответствующих счетах в банках, если иное не установлено законодательством. При этом юридические лица, подразделения, ИП и их уполномоченные лица могут сдавать наличную иностранную валюту:

- в кассы банков;

- работникам службы инкассации.

Обратим внимание, что сдача наличной иностранной валюты через организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь Инструкцией N 98 не предполагается.

Юридические лица и подразделения (за исключением тех, кому лимит остатка кассы не устанавливается) могут иметь в своих кассах наличную иностранную валюту на конец рабочего дня в пределах лимита, установленного в соответствии с законодательством (п. 5 Инструкции N 98).

Обслуживающие банки раз в году (как правило, в течение I квартала) устанавливают порядок и сроки сдачи наличной иностранной валюты юридическим лицам, подразделениям и ИП, а также лимит остатка кассы юридическим лицам и подразделениям (п. 62 Инструкции N 98).

Для юридических лиц и ИП, имеющих несколько текущих (расчетных) валютных счетов в разных банках, лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки устанавливает один из банков по выбору субъекта хозяйствования (п. 63 Инструкции N 98).

Как и в случае с наличными белорусскими рублями, лимит остатка кассы в иностранной валюте устанавливается на основании заявки на установление лимита остатка, порядка и сроков сдачи выручки. Заявка на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки, поступившей в кассу, составляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции N 98 и подается в обслуживающий банк в установленный срок (п. 64 Инструкции N 98).

Срок подачи заявки в банк определяется в договоре текущего (расчетного) банковского счета либо в решении банка на основании представленной раньше заявки. Для клиентов банка, не подавших заявки, срок сдачи наличной иностранной валюты считается каждодневным, лимит остатка кассы - нулевым (за исключением лиц, лимит остатка кассы которым не устанавливается), а не сданная в банк наличная иностранная валюта - сверхлимитной. Указанные последствия для субъекта хозяйствования наступают с последующего рабочего дня после календарной даты, установленной для подачи заявки в обслуживающий банк (п. 6 Инструкции N 98).

По согласованию с клиентом лимит остатка кассы устанавливается в номинале иностранной валюты, а при работе с несколькими видами наличной иностранной валюты - в номинале каждой иностранной валюты или в эквиваленте 1-го вида иностранной валюты (п. 66 Инструкции N 98).

При этом если лимит установлен в разрезе иностранных валют, то его превышение рассчитывается как сумма выявленных превышений лимита по каждой из иностранных валют. Если же лимит установлен в эквиваленте одного вида иностранной валюты, то превышение лимита рассчитывается исходя из превышения сложившегося остатка кассы в наличной иностранной валюте на конец рабочего дня юридического лица, ИП, пересчитанного в эквивалент иностранной валюты, в котором установлен лимит по отношению к установленному лимиту. Такой эквивалент определяется исходя из официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте на дату превышения лимита остатка кассы (п. 8 Инструкции N 98).

Лимит остатка кассы не устанавливается юридическим лицам, подразделениям с круглосуточным режимом работы, ИП, вся выручка которых (за исключением размера потребности в разменной наличной иностранной валюте, необходимой для их работы) сдается в порядке и сроки, установленные обслуживающим банком. При этом величина фактической потребности в разменной наличной иностранной валюте для юридических лиц и их подразделений устанавливается при необходимости и определяется с учетом особенностей их деятельности, а также минимальной потребности в наличной иностранной валюте по согласованию с обслуживающим банком (п. 62 Инструкции N 98).

Субъекты хозяйствования могут хранить в кассе наличную иностранную валюту в пределах установленных лимитов остатка кассы независимо от определенных обслуживающим банком сроков сдачи валюты. Сверхлимитная наличная иностранная валюта сдается в обслуживающий банк независимо от установленного срока сдачи валюты (п. 10 Инструкции N 98).

Сверх установленного лимита юридические лица, подразделения и ИП, которым установлен лимит остатка кассы, имеют право хранить в своих кассах наличную иностранную валюту не более 3 рабочих дней, включая день получения ее в обслуживающем банке, только для оплаты труда. По истечении этого срока (на 4-ый рабочий день) наличная иностранная валюта, не использованная по назначению, депонируется и сдается в обслуживающий банк (п. 11 Инструкции N 98).

Наличная иностранная валюта при реализации продукции (товаров, работ, оказании услуг) принимается юридическими лицами, подразделениями и ИП с использованием КСА, зарегистрированных в налоговых органах (п. 14 Инструкции N 98).

Если юридические лица, подразделения или ИП имеют право не использовать КСА, то они должны принимать наличную иностранную валюту по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам, заполненным в установленном порядке и подписанным главным бухгалтером или уполномоченным им лицом (п. 15 Инструкции N 98).

Прием наличной иностранной валюты подтверждают:

- квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1в, утвержденной Постановлением N 43 (далее - приходный кассовый ордер);

- другие предусмотренные законодательством приходные документы (п. 16 Инструкции N 98).

Исправления, даже оговоренные, в приходном кассовом ордере не допускаются.

В приходном кассовом ордере указываются: сумма валюты по номиналу и ее рублевый эквивалент по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату составления. Кроме того:

- в строке "Основание" указывается источник поступления наличной иностранной валюты;

- в строке "Принято от" - фамилия, имя, отчество вносителя наличной иностранной валюты, реквизиты документа, удостоверяющего или подтверждающего его личность (паспорт, вид на жительство и т.д.).

В доказательство приема наличной иностранной валюты выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером или уполномоченным им лицом и кассиром и удостоверенная печатью (штампом) кассира или оттиском КСА.

Важно помнить: наличная иностранная валюта принимается по приходным кассовым ордерам лишь в день их составления.

Сразу после получения наличной иностранной валюты приходные кассовые ордера подписывает кассир. Пример заполнения приходного кассового ордера формы КО-1в приведен в приложении 8 к пособию.

Принимая наличную иностранную валюту, кассиры обязаны проверять ее подлинность и платежность, руководствуясь нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь, а также справочными и информационными материалами, поступающими из достоверных источников (п. 13 Инструкции N 98).

Наличная иностранная валюта из касс организаций выдается по:

- расходному кассовому ордеру формы КО-2в, утвержденному Постановлением N 43 (далее - расходный кассовый ордер);

- платежной ведомости. После закрытия ведомости в ней указываются реквизиты расходного кассового ордера либо прилагается расходный кассовый ордер, выписанный на общую сумму выплаченной наличной иностранной валюты. Отдельный расходный кассовый ордер на каждого получателя не составляется.

Расходные кассовые документы заполняются в установленном порядке (п. 18 Инструкции N 98).

Так, платежная ведомость выписывается или оформляется с поддержкой технических средств с указанием по итогу наименования, суммы иностранной валюты по номиналу цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, имени, отчества получателя проставляется сумма наличной иностранной валюты по номиналу цифрами.

На общую сумму выданной наличной иностранной валюты по нескольким платежным ведомостям можно составлять один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

Наличная иностранная валюта выдается из кассы в том же порядке, что и наличные белорусские рубли.

Наличную иностранную валюту на затраты, связанные со служебными командировками работников за рубеж, разрешено выдавать за счет возврата раньше выданной на эту цель валюты и хранящейся в кассе юридического лица, ИП в пределах установленного лимита (п. 33 Инструкции N 98).