Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия.pdf

Наличную иностранную валюту, полученную в обслуживающем банке, работник, направленный в служебную командировку за границу, может не сдавать в кассу юридического лица или ИП, если ее сумма не превышает суммы предназначенного работнику аванса на командировочные расходы (п. 35 Инструкции N 98).

Если аванс выдается в наличных белорусских рублях, то купленная работником в обменном пункте или в кассе банка наличная иностранная валюта не подлежит оприходованию в кассу юридического лица, ИП. К отчету работник прилагает чеки, полученные в обменном пункте (кассе банка) при покупке валюты. В отчет включаются расходы в валюте произведенных операций.

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником производится белорусскими рублями с применением официального курса Национального банка Республики Беларусь на дату составления отчета (п. 31 Инструкции N 98).

Пример. Организация направила своего работника в зарубежную командировку. Из кассы ему выдан аванс в белорусских рублях в сумме 1 152 000 руб. для приобретения валюты на командировочные расходы в обменном пункте. Курс продажи доллара США в обменном пункте на день покупки валюты составлял 2880 руб. за 1 доллар США. Работник приобрел 400 долларов США. Командировочные расходы работника составили 366 долларов США. Остаток неиспользованной валюты - 34 доллара США. Официальный курс Национального банка Республики Беларусь на дату составления отчета - 2885 руб. за 1 доллар США.

Купленная работником валюта оприходованию не подлежит, то есть на нее не оформляется приходный кассовый ордер и не делается запись в кассовой книге организации. По окончании командировки работник обязан предоставить отчет об израсходованных суммах.

В отчет об израсходованных суммах иностранной валюты расходы включаются в валюте произведенных операций, то есть в долларах США. Сумма фактических расходов пересчитывается в белорусские рубли с использованием курса обменного пункта, в котором работник приобрел валюту - 1054080 руб. (366 x 2880).

Остаток неиспользованной валюты - 34 доллара США должен быть продан и внесен в кассу организации в белорусских рублях. Подлежащая возврату сумма пересчитывается в белорусские рубли по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату составления отчета - 98090 руб. (34 x 2885).

В учете указанные операции отражают записи:

Таблица 1

Наличную иностранную валюту под отчет на затраты, связанные со служебными командировками работников юридического лица, подразделения, ИП, можно выдавать посредством ее зачисления на карт-счет и тратить с использованием корпоративных либо личных банковских пластиковых карточек.

При применении корпоративной либо личной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах иностранной валюты не позже 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

Если корпоративная либо личная карточки применялись исключительно для получения наличной иностранной валюты, то работник предъявляет отчет об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия. Если полученная работником валюта не соответствует валюте, перечисленной нанимателем на карт-счет, и отсутствует информация о примененном банком обменном курсе, отчет об израсходованных суммах составляется не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия (п. 26 Инструкции N 98).

При использовании корпоративной либо личной карточки в отчет об израсходованных суммах иностранной валюты работник включает суммы в валюте произведенных операций.

Если валюта, указанная в карт-чеках, не соответствует валюте, перечисленной юридическим лицом, ИП на карт-счет, то для окончательного расчета между нанимателем и командированным работником используется обменный курс, примененный банком при отображении произведенных операций по карт-счету. Если на дату составления отчета этот курс неизвестен, то используется официальный курс белорусского рубля по отношению к соответствующим иностранным валютам, установленный Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета (п. 28 Инструкции N 98).

Оставшуюся неиспользованную наличную иностранную валюту работник должен возвратить юридическому лицу, подразделению или ИП путем ее внесения в кассу либо банковским переводом со своего счета на счет нанимателя (п. 29 Инструкции N 98).

Неиспользованные суммы иностранной валюты возвращаются в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах (п. 27 Инструкции N 98).

Пример 16. Организация направила своего работника в зарубежную командировку. Аванс в иностранной валюте (доллары США) на командировочные расходы зачислен работнику на личную пластиковую карточку. Он использовал карточку исключительно для получения наличной иностранной валюты (доллары США). По возвращении из командировки на следующий день работник представил в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. Не использованную в командировке иностранную валюту работник вернул в кассу на следующий день.

Кассовые операции по приему и выдаче наличной иностранной валюты оформляются формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением N 43.

Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу фиксируются бухгалтером, ИП в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте по форме 1 или форме 1-а согласно приложению 1 к Инструкции N 98. Форму журнала выбирает субъект хозяйствования.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте по форме 1 открывается раздельно на приходные и расходные кассовые ордера, а по форме 1-а - один журнал на приходные и расходные кассовые ордера.

При необходимости субъекты хозяйствования вправе увеличить список показателей в журнале регистрации и (или) изменить его форму.

Приходные и расходные кассовые ордера разрешено вносить на компьютере. При этом выходная форма "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров" составляется за соответствующий день и охватывает данные учета движения наличной иностранной валюты по целевому назначению (п. 41 Инструкции N 98).

Запрещено выдавать на руки приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости лицам, вносящим или получающим наличную иностранную валюту (п. 39 Инструкции N 98).

Все приходные и расходные кассовые ордера, а также платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличной иностранной валюты подписываются кассиром.

Юридические лица, ИП, открывшие текущий (расчетный) банковский счет в банке и использующие наемный труд (за исключением ИП - плательщиков единого налога независимо от использования ими наемного труда), должны учитывать все поступления и выдачи наличной иностранной валюты в отдельной кассовой книге по форме КО-4в, утвержденной Постановлением N 43.

Кассовую книгу могут вести и подразделения юридического лица (п. 43 Инструкции N 98).

Важно помнить: субъекты хозяйствования ведут одну кассовую книгу на все виды иностранных валют, с которыми работают. При этом фиксируют их на разных страницах книги.

Кассовые операции в иностранной валюте учитываются на субсчете 50-4 "Валютная касса" счета 50 "Касса":

- поступление денег в кассу организации отражается по дебету субсч. 50-4 "Валютная касса" в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, доходов от реализации продукции (работ, услуг) и др.;

- выплата - по кредиту субсч. 50-4 "Валютная касса" в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, финансовых результатов и др.

Наличные средства в иностранной валюте и операции с ними отражаются на счетах бухгалтерского учета в белорусских рублях в суммах, определяемых методом пересчета иностранной валюты по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь. Одновременно эти средства и операции отражаются в валюте расчетов и платежей, что необходимо для контроля за реальным движением денег в различных валютах.

Пример. Обслуживающий банк установил лимит остатка для ЧП Карст в размере 50 долларов США и 50 евро. Остаток наличной иностранной валюты в кассе на начало дня - 50 долларов США. Деньги были ранее получены на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу, и возвращены ими в кассу.

Кассиром в этот день совершены следующие кассовые операции в наличной иностранной валюте:

- с валютного счета в обслуживающем банке поступило 350 долларов США на командировочные расходы работника организации;

- вернувшийся из служебной командировки за границу работник организации сдал в кассу неиспользованный остаток аванса в иностранной валюте - 95 евро;

- предприятие выдало из кассы 400 долларов США на командировочные расходы. В том числе была использована наличная иностранная валюта, ранее выданная на командировочные расходы и хранящаяся в кассе предприятия в пределах установленного лимита;

- часть возвращенного в кассу неиспользованного аванса в наличной иностранной валюте в сумме 45 евро сдана в обслуживающий банк для зачисления на валютный счет организации.

Официальные курсы Национального банка Республики Беларусь на дату проведения указанных операций составили: 2880 руб. за 1 доллар США и 3850 руб. за 1 евро.

В бухгалтерском учете ЧП Карст сделаны записи:

Таблица 2

Меры ответственности за нарушения правил ведения кассовых операций и расчетов наличными деньгами установлены Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21.04.2003 N 194-З.

Так, нарушение должностным лицом или кассиром юридического лица либо ИП порядка ведения кассовых операций карается штрафом в размере от 4 до 20 БВ. Если подобное деяние совершено повторно в течение года после наложения административного взыскания за такое же нарушение, то штраф составляет от 20 до 30 БВ (ст. 11.7 КоАП).

Санкции предусмотрены и для обслуживающих банков, должностные лица банков, которые не исполняют свои обязанности по контролю за соблюдением юридическими лицами распорядка ведения кассовых операций или допускают бесконтрольную выдачу клиентам наличных денег, могут получить административный штраф в размере от 5 до 15 БВ. Повторное нарушение в течение 1-го года после получения первого взыскания влечет наложение штрафа в размере от 15 до 20 БВ (ст. 11.29 КоАП).

Нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет (в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Беларуси), чревато штрафом в размере до 10-кратной суммы этих средств (ст. 11.49 КоАП).

Нарушение установленного порядка приема денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет работником ИП или юридического лица либо самим индивидуальным предпринимателем влечет наложение штрафа в размере от 20 до 50 БВ (ст. 12.18 КоАП).

Порядок расчетов между юридическими лицами, ИП наличными денежными средствами в Республике Беларусь также находится под особым вниманием контролирующих органов. Осуществление платежей наличными деньгами с нарушением требований законодательства влечет наложение штрафа на ИП или юридическое лицо в размере от 100 до 200% от суммы таких платежей (п. 1 ст. 12.19 КоАП).

Фактический размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, ИП исчисляется с учетом положений подп. 1.6.5 пособия.

Размер штрафа за осуществление ИП или юридическим лицом внеочередных платежей в счет погашения задолженности по выплате заработной платы или банковских кредитов, выданных на эти цели, в суммах, превышающих установленные законодательством пределы, при наличии обязательств по уплате платежей в первоочередном порядке составляет от 100 до 200% от суммы такого превышения (п. 2 ст. 12.19 КоАП).

Говоря об ответственности за неисполнения правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, невозможно не упомянуть предусмотренные законодательством наказания за нарушения, связанные с использованием КСА.