Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия.pdf

Предприятием, самостоятельно в письменной форме устанавливаются:

- время сдачи наличных денег главному (старшему по должности) кассиру;

- размер потребности в разменных наличных деньгах на каждое рабочее место кассира;

- время начала подготовки и формирования инкассаторской сумки с учетом выписки соответствующих сопроводительных документов и последующей передачи службе инкассации;

- время начала подготовки наличных денег для последующей сдачи в обслуживающий банк.

Лицо, получившее наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах, а излишки вернуть в кассу. Наличные деньги на предстоящие расходы разрешено выдавать на сроки, которые определяет руководитель предприятия, подразделения, включая день выдачи наличных денег под отчет:

- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя;

- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя;

- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу, подразделению, у индивидуального предпринимателя.

Прием наличных денег в розничной торговле организация обязана проводить с использованием кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем. Все кассовые аппараты, с помощью которых производиться прием наличных денежных средств, обязаны быть зарегистрированы в государственной налоговой инспекции^[2].

1.3 Оформления документов по кассовым операциям

Принятые наличные денежные средства, полученные по чекам из банка, поступивших за реализацию продукции, товаров, работ, услуг, материалов и др., оформляется приходным кассовым ордером, заполняемым на бланке формы № КО-1(Приложение 1). Приходный ордер выписывается в одном экземпляре, квитанция от которого отдается, лицу сдавшему деньги. В ордере указывается сумма и дата хозяйственной операции, от кого поступили деньги, основание - за что их вносят или на какие цели, сумма НДС, корреспондирующий счет. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером, кассиром и проставляется печать (штампа) организации.

Приходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности. Использование копии (ксерокопии) с ордера для приема денежных средств запрещено и рассматривается как сокрытие дохода. ^[3]

Согласно Постановлению Министерства Финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 №38 ордера КО-1, КО-1в, КО-2, КО-2в заполняются как вручную, так и с поддержкой технических средств.

Расходование денежных средств из кассы чаще всего связано с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, выплата расходов по командировкам, и других хозяйственных расходов, единовременных поощрений и т.д. Выдача денег из кассы, оформляется расходным кассовый ордером КО-2 (Приложение 2).

Для получения средств из кассы нужно предъявить документ, удостоверяющий личность. В расходном кассовом ордере записывается наименование, номер документа, кем и когда он выдан, и берется расписка о получении денег. При этом кассир имеет право выдавать деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. При выдаче денег через других лиц по доверенности, которая обязана быть оформлена в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества того, кто должен получать деньги, указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В ведомостях перед распиской в получении средств кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру.

Массовые выплаты такие как, оплата труда, выплата единовременных поощрений и другие, производятся по платежным (расчетно-платежным) ведомостям. На титульном листе ведомости руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными, делается разрешительная надпись о праве выдачи денег и сумме прописью. На выданные наличные деньги по нескольким платежным ведомостям, составляется на общую сумму один расходный кассовый ордер, номер и дата которого проставляются на каждой платежной ведомости. По истечении установленных сроков выдачи заработной платы и других выплат в платежной ведомости против фамилии лица, не получившего деньги, делается запись или ставится штамп «депонировано» и составляется реестр депонированных сумм, а в конце платежной ведомости указывается фактически выплаченная и невыплаченная сумма. Если деньги выдавались не самим кассиром, а иным лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». После этого записывают в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и ставят на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №…».

При сдаче денег на расчетный счет в обслуживающий банк составляется объявление на взнос наличными. Для подтверждения приема денег работник банка выдаст квитанцию, которая прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Все приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены шариковой ручкой или на ЭВМ, никаких помарок, подчисток или исправлений в этих документах не допускается. Не разрешается выдавать приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Прием и выдача средств по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации кассовых ордеров по форме № 1 (Приложение 3), №1а. Журнал формы №1 может быть открыт отдельно на приходные и расходные кассовые документы, а может общий. Для того, чтобы дважды не было совершено выдача денежных средств по одному и тому же документу, расходные кассовые ордера погашаются штампом «Оплачено» с указанием числа, месяца, года. Регистрацию кассовых документов можно вести и с использованием средств вычислительной техники, при этом составляется машинограмма: «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях». Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и остальных приравненных к ней платежей, регистрируются после их исполнения.

Существует ответственность за нарушение кассовой дисциплины:

Согласно ст.12.19 КОАП: Нарушение порядка расчетов меж юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Беларуси, выразившееся в осуществлении платежей наличными деньгами с нарушением требований законодательства, влечет наложение штрафа на юридическое лицо в размере до 100 % от суммы таких платежей.

Согласно ст.12.20 КОАП: Нарушение порядка использования кассового оборудования, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и (или) платежных терминалов при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, а равно отсутствие таких оборудования и (или) терминалов при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг - влекут наложение штрафа на индивидуального предпринимателя в размере до 100 базовых величин, а на юридическое лицо - от 10 до 200 базовых величин. Нарушение порядка использования и учета средств контроля, специализированных для установки на кассовое оборудование, юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, осуществляющими производство или ввоз на территорию Республики Беларусь указанного оборудования либо его техническое обслуживание и ремонт - влечет наложение штрафа на индивидуального предпринимателя в размере до 50 базовых величин, а на юридическое лицо - от 10 до 100 базовых величин.

2. Порядок ведения кассовой книги. Бухгалтерская обработка и проверка и кассовых документов

2.1 Бухгалтерская обработка и проверка кассовых документов

На предприятии для учета кассовых операций ведется одна кассовая книга формы № КО-4 (Приложение 4) для учета рублей и отдельные книги формы № КО-4в для учета валюты, согласно Постановления Правления Нацбанка РБ от 29 марта 2011 г. № 107 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики кассовых операций»

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. На последней странице кассовой книги пишется прописью количество листов в кассовой книге и ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера, на концы шпагата наклеивается плотный четырехугольник и по его углам ставится чернильная печать. Лист книги складывается пополам и под копировальную бумагу записи ведутся в двух экземплярах – первая половина листа остается в книге, а 2-ая отрывается и передается в бухгалтерию в качестве кассового отчета со всеми документами. Исправления в кассовой книге должны быть оговорены («Исправлено») и подписаны кассиром и бухгалтером.

В период выдачи средств на оплату труда с отражением отдельной строчкой "в том числе на оплату труда", остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым документам.

Сумма выданных по ведомости на оплату труда за день наличных денег расходным кассовым ордером не отображается и не оформляется по колонке "Расход" в кассовой книге и отражается в кассовой книге по мере закрытия платежных (расчетно-платежных) ведомостей. Для подтверждения отсутствия недостачи наличных денег в кассе вместе с остатком наличных денег хранится платежная ведомость на оплату труда.

Ежедневно в кассовой книге подсчитываются обороты за день и остаток денег на конец дня. Для избежание ошибок в записях книги кассира-операциониста и в кассовых приходных ордерах, разрешено формировать отчет по КСА.

В кассовую книгу записи производятся кассиром по каждому ордеру, сначала все приходные, затем все расходные. Затем выводится остаток денег в кассе, отрывной лист кассовой книги с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

Регистрами учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса"^[4] и ведомость № 1а по дебету счета 50. Записи проводят с разбивкой операций по корреспондирующим счетам. Для бухгалтерских записей в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1а основанием являются отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами. Первичные документы группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. В ведомости № 1а записи делают аналогично на основании отчетов кассира, только по их приходной части с группировкой документов по корреспондирующим счетам. В ведомости остаток средств в кассе показывают на начало и на конец каждого месяца. В течении месяца приведенные в отчете кассира данные об остатках средств используют для контроля и оперативных целей.

Журнал-ордер № 1 и ведомость 1а являются регистрами годичного обращения. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера № 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов.

При внутрихозяйственном контроле принципиальный смысл имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, раньше чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров. По счету 50 после сверки регистров обороты разносят в главную книгу. Учет денежных средств в кассе на основании первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации приходных и расходных ордеров ведется в журнале-ордере № 1 по кредитовому признаку, а дебет счета 50 "Касса" отображается в ведомости.

Ведомость движения денежных средств

Денежный чек

Приходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер

Объявление на взнос наличных денежных средств

Кассовая книга

Отчет кассира

Платежная ведомость

Журнал-ордер №1

Главная книга