Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Учет денежных средств предприятия).pdf

На основании информации платежного календаря изучаются источники поступления и расходования денежных средств, структура денежного потока, оцениваются изменение величины денежного потока и уровень достаточности поступления денежных средств. С помощью данного показателя оценивается сбалансированность денежного потока. Показатель рассчитывается по формуле:

П

Кд = -, (1)

Р

где Кд - уровень достаточности поступления денежных средств;

П - поступление денежных средств за исследуемый период;

Р - израсходовано денежных средств за исследуемый период.

Оптимальное значение показателя - 1. В этом случае поступление и расходование денежных средств тождественны, денежный поток считается сбалансированным. В случае отклонения показателя от единицы денежный поток считается несбалансированным. Однако такую ситуацию нельзя однозначно оценивать отрицательно для краткосрочного периода, так как в случае недостаточности поступлений денежных средств у организации имеются остатки, которые используются для платежей. В долгосрочном периоде превышение поступления денежных средств над расходованием может свидетельствовать о неэффективном их использовании, а в обратном случае - привести к потере платежеспособности.

В ходе оперативного анализа рекомендуется рассчитывать показатель оценки достаточности денежных средств для погашения текущих краткосрочных обязательств организации по формуле:

О + П

Кп = -----, (2)

КО

где Кп - коэффициент погашения текущих краткосрочных обязательств организации;

О - остаток денежных средств;

П - поступление денежных средств;

КО - краткосрочные обязательства организации.

Значение коэффициента погашения текущих краткосрочных обязательств выше единицы характеризует способность организации вовремя погасить обязательства, показатель ниже единицы характеризует обратную ситуацию.

Современный оперативный анализ наиболее эффективно проводится в условиях автоматизации. Автоматизацию платежного календаря предлагают множество организаций, специализирующихся на автоматизации бухгалтерского учета. Автоматизация платежного календаря может быть в виде автономного программного продукта.

Средства автоматизации деятельности организации в данной области обеспечивают:

- краткосрочное (до одного месяца) планирование расчетов с контрагентами на основе использования денежных средств, векселей и других видов ценных бумаг, оптимизацию платежного календаря по критерию минимизации штрафных санкций;

- планирование аккумулирования денежных средств на банковских счетах, размещения и снятия средств с депозитов, покупки и продажи валюты;

- контроль баланса расходов и поступлений с учетом ликвидности каждого вида средств (национальная и иностранная валюта, акции и другие ценные бумаги с высокой степенью ликвидности и т.п.);

- оперативное отображение данных о плановых и фактических поступлениях и их отклонения за определенный период времени в разрезе источников поступления;

- составление оперативных отчетов о движении денежных средств, показывающих данные по поступлению средств и их расходованию в разрезе видов банковских счетов (расчетных, валютных, ссудных и т.п.) для последующего финансового анализа.

Заполнение платежного календаря и расчеты, которые в нем производятся, можно осуществлять различными методами. Например, ввод данных в календарь с клавиатуры на основании произведенных ранее расчетов либо заполнение и обновление календаря автоматически на основании разработанного алгоритма. Расчет показателей для оценки достаточности и сбалансированности денежных потоков осуществляется на основании формул, созданных средствами MS Excel либо другими редакторами электронных таблиц. Данные для расчета коэффициентов автоматически подставляются из созданной ранее таблицы платежного календаря.

Рассмотренная методика оперативного анализа денежных потоков организации позволяет сделать следующие выводы.

1. Основой оперативного анализа денежных потоков организации является анализ показателей платежного календаря. Периодичность составления платежного календаря и перечень включаемых в него показателей зависят от условий хозяйствования организации и уровня постановки плановой и другой экономической работы.

2. Существующая методика оперативного анализа предполагает расчет и изучение только абсолютных показателей. По мнению автора, оценку абсолютных показателей, характеризующих движение денежных потоков, необходимо дополнять расчетом относительных показателей, таких как уровень достаточности поступления денежных средств и коэффициент погашения текущих краткосрочных обязательств организации.

3. Наибольшую эффективность проведение оперативного анализа имеет в условиях автоматизации процесса. Внедрение методики оперативного анализа с использованием абсолютных и относительных показателей предполагает использование редакторов электронных таблиц.

Потоки денежных средств предприятий являются частью его финансов, т. е. существующих финансовых отношений. Управле­ние потоками денежных средств предполагает их анализ, учет и планирование.

Денежные средства предприятия совершают постоянный кругооборот. Они, как известно, вложены у него во внеоборотные и оборотные активы. Кругооборот внеоборотных активов совершается в течение довольно длительного периода времени - нескольких лет, а оборотных активов - значительно быстрее.

Одним из факторов, влияющих на денежные потоки пред­приятий, является величина так называемого финансового цикла. Это время, в течение которого их денежные средства вложены в созданные запасы (с момента их оплаты), незавершенное производство, готовую продукцию и дебиторскую задолженность, с учетом времени обращения кредиторской задолженности, так как она компенсирует отвлеченные средства в дебиторскую задолженность.

Управление финансовым циклом представляет собой основное содержание управления финансами предприятия и его денежными потоками. Оптимизация финансового цикла — одна из главных целей деятельности финансовых служб предприятия, так как это дает ему значительный эффект. Очевидно, что пути сокращения финансового цикла связаны с сокращением производственного цикла, уменьшением времени оборота дебиторской задолженности, увеличением времени оборота кредиторской задолженности.

Результаты анализа денежных средств используются для выявления резервов оптимизации денежных потоков предприятия и их планирования на предстоящий период.

Оптимизация денежных потоков ОДО “Спецремстрой» является одной из важнейших функций управления денежными потоками, направленной на повышение их эффективности в предстоящем периоде. Важнейшими задачами, решаемыми в процессе этого этапа управления денежными потоками на ОДО “Спецремстрой», являются: выявление и реализация резервов, позволяющих снизить зависимость предприятия от внешних источников привлечения денежных средств; обеспечение более полной сбалансированности положительных и отрицательных денежных потоков во времени и по объемам; обеспечение более тесной взаимосвязи денежных потоков по видам хозяйственной деятельности предприятия; повышение суммы и качества чистого денежного потока, генерируемого хозяйственной деятельностью предприятия.

Планирование денежных потоков предприятия в разрезе различных их видов. Такое планирование носит прогнозный характер в силу неопределенности ряда исходных его предпосылок. Поэтому планирование денежных потоков осуществляется в форме многовариантных плановых расчетов этих показателей при различных сценариях развития исходных факторов (оптимистическом, реалистическом, пессимистическом)

Обеспечение эффективного контроля денежных потоков предприятия. Объектом такого контроля являются: выполнение установленных плановых заданий по формированию объема денежных средств и их расходованию по предусмотренным направлениям; равномерность формирования денежных потоков во времени; ликвидность денежных потоков и их эффективность. Эти показатели контролируются в процессе мониторинга текущей финансовой деятельности предприятия.

Оптимизация денежных потоков представляет собой процесс выбора наилучших форм их организации на предприятии с учетом условий и особенностей осуществления его хозяйственной деятельности.

Основными целями оптимизации денежных потоков ОДО “Спецремстрой» являются:

- обеспечение сбалансированности объемов денежных потоков;

- обеспечение синхронности формирования денежных потоков во времени;

- обеспечение роста чистого денежного потока предприятия.

Основными объектами оптимизации выступают:

- положительный денежный поток;

- отрицательный денежный поток;

- остаток денежных активов;

- чистый денежный поток.

Важнейшей предпосылкой осуществления оптимизации денежных потоков является изучение факторов, влияющих на их объемы и характер формирования во времени. Эти факторы можно подразделить на внешние и внутренние.

Характер влияния рассмотренных факторов используется в процессе оптимизации денежных потоков предприятия.

Основу оптимизации денежных потоков предприятия составляет обеспечение сбалансированности объемов положительного и отрицательного их видов. На результаты хозяйственной деятельности предприятия отрицательное воздействие оказывают как дефицитный, так и избыточный денежные потоки.

Отрицательные последствия дефицитного денежного потока проявляются в снижении ликвидности и уровня платежеспособности предприятия, росте просроченной кредиторской задолженности поставщикам сырья и материалов, повышении доли просроченной задолженности по полученным финансовым кредитам, задержках выплаты заработной платы росте продолжительности финансового цикла, а, в конечном счете, - в снижении рентабельности использования собственного капитала и активов предприятия.

Недостатки в организации внутрихозяйственного использования денежных средств в ОДО “Спецремстрой» следующие:

1. Вакансия кассира не занята, поэтому по приказу руководителя обязанности кассира выполняет Главный бухгалтер.

2. Главный бухгалтер за совмещение обязанностей своих непосредственных и обязанностей кассира (в том числе и полная материальная ответственность) не получает вознаграждение.

3. Дубликаты ключей от сейфа и кассы должны храниться по Положению в сейфе руководителя, в хозяйстве они хранятся в сейфе главного бухгалтера.

4. Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу хозяйства. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег в хозяйство. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.

5. Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

Большинство операций в хозяйстве осуществляется наличными деньгами, поэтому необходим наиболее хорошо организованный и действенный контроль за сохранностью, а также поступлением и расходованием денежных средств в хозяйстве.

ОДО “Спецремстрой» предлагается для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств в хозяйстве примерную программу внутрихозяйственного контроля.

Для выполнения поставленной задачи следует ежемесячно проводить внутренний аудит кассовых операций.

Внутренний аудит будет состоять из 3-х частей.

Первая часть работы будет направлена на проверку отслеживающую сохранность наличных денежных средств:

- проверка помещения кассы, состояние печатей на сейфе;

- контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы;

- контроль за обеспечением сохранности денег при их доставке в банк (сдача наличности при превышении, установленного лимита) и в ОДО “Спецремстрой».

Проверка состояния предупредительной сигнализации и средств противопожарной безопасности.

Вторая часть внутреннего аудита направлена на аудирование учета денежных средств.

Инвентаризация кассы (ценные бумаги, денежные средства).

Проверка порядка регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Проверка соблюдения кассовой дисциплины и других требований, предусмотренных Положением о ведении кассовых операций.

Проверка полноты и своевременности оприходования в кассу наличных денег:

а) полученных из банка

б) за реализованную продукцию, услуги и работы.

Третья часть – контроль за целевым использованием денежных средств.

Проверка использования полученных из банка наличных денег по целевому назначению.

Проверка своевременности и полноты взноса в банк выручки.