Файл: «Проектирование организации».pdf

Таким образом, необходимость перемен в организационной структуре компании становится очевидной при прогнозировании на период реализации стратегии активного роста и продвижения на рынке. ^[45]

Помимо функциональных недостатков, недочеты в организационной структуре управления отражаются на снижении показателя продаж и эффективности сбытовой деятельности. В настоящий момент отмечается рост клиентской базы, который повлек за собой увеличение объема продаж, но при возросла нагрузка сотрудников отдела сбыта, на складскую и транспортную службы. Все это сопровождалось увеличением времени работы с клиентами, повышением стоимости выполнения заказов и продаж в целом.

Появились негативные симптомы:

– увеличилось время, необходимое для выполнения заказов клиентов;

– участились случаи несвоевременной поставки продукции.

В совокупности они указывали на необходимость изменения существующей организационной структуры компании для удовлетворения требований происходящих перемен во внешней среде компании. Это позволит обеспечить реализацию намеченной стратегии.

Модернизация организационной структуры управления ООО «Грация»

Как показал анализ в предыдущем параграфе, организационная структура ООО «Грация» имеет несколько недостатков. Во-первых, слишком большая нагрузка на генерального директора, во-вторых – отсутствие обособленных структур по ряду направлений, в-третьих не заложены перспективы роста, в-четвертых, происходит дублирование функций, в-пятых, совмещение руководства и исполнения.

Для обеспечения эффективного управления ООО «Грация» успешных продаж конкурентных услуг необходимо четкое определение функций структурных подразделений и специалистов ООО «Грация» в рамках процессно-ориентированной организационной структуры.

При этом структура управления должна учитывать основные бизнес-процессы:

- поставка товаров,

- реализация товаров.

Ориентирование на бизнес-процессы и стратегические планы ООО «Грация» будет положено в оптимизацию структуры управления.

Главной задачей оптимизации организационной структуры ООО «Грация» является выделение основных блоков управления и установление взаимоотношений и полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работников. Эти отношения устанавливаются посредством делегирования, которое означает передачу полномочий и задач лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Для эффективной работы руководство должно распределить среди сотрудников все те задачи, которые необходимы для достижения цели предприятия. В настоящее время существующие задачи не делегированы, значит, руководитель должен выполнять их сам.^[46]

Процесс проектирования новой организационной структуры ООО «Грация» будет происходить сверху вниз. Он включает следующие шаги:

• деление организации на функциональные блоки, которые соответствуют важным направлениям деятельности организации;
• установление соотношений полномочий различных должностей. На этом же этапе устанавливается цепь команд и при необходимости производится деление функциональных блоков на более мелкие подразделения;
• определяются должностные обязанности, как сумма определенных задач и функций и поручается их выполнение конкретным лицам.

Важной проблемой формирования структуры управления ООО «Грация» является создание не только структуры в целом, но и ее органов управления.

1. Изменения в организационной структуре управления

Предлагается разделение структур.

1. Создается блок финансового управления, куда входят бухгалтерия и финансовое управление. Для чего создается штатная единица заместителя по финансам. На его должность назначается главный бухгалтер.

Прежде всего, отметим, что заместитель по финансам, как один из руководителей высшего звена, отвечает за конкретную область деятельности предприятия — экономику и финансы — и, следовательно, осуществляет управление всей финансово-экономической службой данного предприятия. Заместитель по финансам является заместителем генерального директора по экономике и финансам, его основная задача сводится к управлению финансово-экономическим состоянием предприятия, разработке финансовой политики и укреплению финансовой устойчивости.

Разумеется, эффективность работы заместитель по финансам полностью зависит не только от полученных знаний, имеющегося опыта и методических наработок, наличия высококвалифицированных специалистов и отлаженного механизма движения материальных, финансовых и документарных потоков, но и от работоспособной структуры финансово-экономической службы, которая регламентируется положением о финансово-экономической службе и должностными инструкциями ведущих специалистов. В подчинении заместителя по финансам находится главный бухгалтер.^[47]

Бухгалтерия несет ответственность за ведение бухгалтерского, финансового и налогового учета, подготовку отчетности и применение действующих стандартов учета.

Заместитель по финансам отвечает за финансовую стратегию, а также за текущее управление: составление бюджетов, планирование, прогнозирование и анализ, ценообразование и калькуляцию, управленческий учет и отчетность; ведет учет собственного и заемного капитала, решает вопросы кредитования и инвестиций, анализирует доходность проектов и соответствующие риски, определяет потребность в оборотных средствах и направления вложения собственного капитала; осуществляет текущее и оперативное управление, анализ и оценку финансовой устойчивости предприятия на основе документов внутренней отчетности, анализа и аудита. В дальнейшем с ростом компании и расширением штата текущее управление финансами будут осуществляться менеджером по финансам.

Финансовая служба должна состоять из двух подразделений: бухгалтерской службы и финансового отдела. Рассмотрим задачи, стоящие перед подразделениями финансовой службы при предложенной организационной структуре.

Заместитель по финансам – главный бухгалтер

Бухгалтерская служба

Финансовая служба

Рисунок 5 Предлагаемая структура финансовой службы^[48]

Задача финансовой службы— поиск денежных средств при их нехватке и найти куда вложить временно свободные денежные средства при их наличии. Прерогатива финансовой службы - финансовое планирование, финансовая стратегия. Финансовая служба будет включать финансового менеджера и экономиста, которые работают в организации в настоящий момент.

Задача бухгалтерской службы — это ведение бухгалтерского учета и как результат предоставление финансовой отчетности, анализ и помощь в составлении планов (бюджетов).

2. Выделение самостоятельной службы маркетинга.

Служба маркетинга – необходимое звено любой фирмы. Выделение её в самостоятельное подразделение даст компании определенные преимущества. Владея квалифицированной информацией о рынке производимых услуг, о ценах и их снижениях в конкурирующих фирмах, «Грация» сможет более гибко реагировать на все изменения. А маркетинговые исследования, которые будут производить работники службы, укажут направления, по которым необходимо проводить работу, помогут развиваться фирме, а значит, увеличат прибыль предприятия.

Основной задачей управления маркетинговой деятельности «Грация» является разработка такой структуры службы маркетинга, которая в состоянии взять на себя всю маркетинговую работу, и подчинение ее напрямую коммерческому директору.^[49]

Как показывает анализ, в настоящее время данные функции возложены на коммерческого директора и руководителя отдела.

В настоящий момент планируется в штатное расписание включить только две единицы. Первоначально все маркетинговые задачи могут быть возложены на двух человек: начальника службы маркетинга, одного менеджера-маркетолога, менеджера по рекламе.

В процессе практической работы предусматривается возможность временного привлечения для выполнения конкретных задач специалистов отдела продаж предприятия.

Работа службы строится в соответствии с утвержденными планами работ (на первых порах квартальными, а далее полугодовыми).

Отчетность оперативная, но не реже одного раза в квартал с представлением руководству конъюнктурного обзора о состоянии рынка и положения предприятия на нем.

Цели и задачи службы маркетинга

Служба маркетинга является самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиняется непосредственно коммерческому директору и руководствуется в своей деятельности действующим законодательством, указаниями и приказами, утвержденными планами работ.

Работа службы ориентирована на гибкое приспособление всей хозяйственной деятельности предприятия к изменениям экономической ситуации в стране, учета требований потребителей и сочетает в себе комплексные работы экономического, планирующего, технико-производственного, сбытового и исследовательского характера.^[50]

Цели службы маркетинга:

• обеспечение стабильного объема продаж услуг
• удовлетворение потребностей рынка
• анализ требований потребителей для поддержания конкурентоспособности услуг ООО «Грация»
• формирование потребностей в услугах ООО «Грация»

Задачами службы маркетинга на данном этапе являются:

• • создание новой «ниши» на существующем сегменте рынка;
  • окупаемость капитальных вложений за 1 год,
  • получение дохода на вложенные средства не менее 15% в год,
  • создание новых рабочих мест.

Маркетолог:

• исследует процесс продажи продукции;
• исследует конкурентов (на основе отчетов аналитика);
• исследует потребителей;
• проводит "устный" опрос;
• проводит опросы техническими средствами;
• совместно с руководителем определяет размер и направления расходования средств для проведения исследований;
• исследует новые и перспективные товары.

Специалист по рекламе:

• определяет цели и задачи рекламы в конкретных ситуациях;
• организует рекламную деятельность;
• определяет размер и направления расходования средств для осуществления рекламной деятельности;
• выбирает средства и методы рекламы;
• готовит содержательную часть рекламы;
• координирует рекламную деятельность;
• измеряет и контролирует эффективность рекламы.
• Основные объекты контроля - это объем продаж, размеры прибылей и убытков, реакция потребителей на предлагаемые новые услуги, соответствие запланированных и реальных (фактических) результатов производственно-коммерческой деятельности. В стратегическом плане предприятию важно знать, действительно ли и достаточно ли эффективно оно использует все имеющиеся у него маркетинговые возможности.

Обязанности работников маркетинговой службы определены в служебных инструкциях .

Созданная служба маркетинга и продаж состоит из менеджера службы маркетинга и программиста. Эта служба занимается планированием, разработкой маркетинга и программ организации маркетинга, нацеленных на расширение сбыта и рекламированием средств размещения и услуг в Интернете.^[51]

Все штатные единицы, (не только вводимые вновь) должны иметь должностные инструкции – документ, регламентирующий правовое положение каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Они составляются на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов, служащих, но с учётом особенностей организации и социально-экономических условий.

Структура службы маркетинга будет выглядеть следующим образом.

Начальник службы маркетинга

Маркетолог

Менеджер по рекламе и сбыту

Рисунок 6. Структура службы маркетинга «Грация»^[52]

В дальнейшем при расширении бизнеса предлагается ввести в штатное расписание менеджера по рекламе и менеджера по связям с общественностью.

3. Преобразование коммерческого отдела.

Следующим мероприятие нацелено на преодоление фрагментарности основного бизнес-процесса, не позволяющей сфокусировать внимание компании на потребителе (клиентах). Крепкие горизонтальные связи можно построить только на основе процессного подхода. Основные процессы компании — это поставка и продажа продукции клиентам, поэтому были созданы две основные бизнес-единицы: клиентский и снабженческий отделы, внутри которых более мелкие бизнес-единицы группируются так, чтобы наилучшим образом решать проблемы клиентов (рис. 3.3). Бизнес-единицы взаимодействуют по единому принципу: заказчик — исполнитель, что обеспечивает «фокус на потребителя».

Служба доставки формируется из сотрудников транспортного отдела, прием сотрудников не требуется

Коммерческий отдел

Клиентский отдел

Отдел закупки

Служба продаж

Служба логистики

Склад

Служба доставки

Служба снабжения

Служба доставки

Рисунок 7 Организационная структура коммерческого отдела^[53]

Таким образом, в результате предлагаемых организационных изменений получается новая организационная структура управления (рис 9).