Файл: Практичесиие работы Документационое обеспечение управления.pdf

Скачать файл (0,52Мб)

Заказать решение

ВУЗ: Сибирский государственный университет путей сообщения

Категория: Методичка

Дисциплина: Делопроизводство

Добавлен: 26.10.2018

Просмотров: 11674

Скачиваний: 160

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

Ход работы

1. Опираясь на материал лекций, вспомните разделы номенклатуры дел, особенности

их содержания.

2. Пользуясь предложенной формой, составьте номенклатуру дел одного структурного

подразделения организации.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура предназначена:

- для группировки исполненных документов в дела;

- учета и обеспечения сохранности дел;

- оперативного поиска документов в делах.

Разделами номенклатуры являются наименования структурных

подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является "секретариат"
("дирекция", "отдел документационного обеспечения управления"). Другие
структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости.

Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат - 1,
бухгалтерия - 2 и т.д.).

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им

соответствующих индексов, например в индексе 1-2(1 - соответствует секретариату, а 2
-порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в

следующей последовательности:

название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

краткое содержание ("Переписка с ОАО "Эра" по строительству автостоянки"),

дата (период), к которому относятся документы дела ("Приказы по основной

деятельности за 2011 г.").

В ряде случаев можно использовать термин "Документы" с расшифровкой в

скобках их видов, например "Документы (акты, контракты, переписка) об аренде
технических средств за 2011 г.".

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов

с указанием сроков хранения" со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот
вопрос решается архивистом предприятия.

В графе "Примечание" проставляются отметки о заведении (незаведении) дел, об

ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о
делах, переходящих на следующий год (например, "Переходящее дело с 2011 г."), изъятых
или утерянных делах и т. п.

В графе "Примечание" при большом объеме хранящихся документов указывается

против каждого дела номер шкафа и номер полки, где оно хранится.

Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При

заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-

референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при
непосредственном участии архивиста предприятия.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом,

согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле;
второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами;
третий передается в архив предприятия. Номенклатура дел составляется ежегодно, как
правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.

Наименование предприятия

УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Наименование должности

_______ № ________________

руководителя предприятия

на ________ год

подпись И.О. Фамилия

__________________________

00.00.0000

(место составления)

Наименование

раздела

Индекс дела

Заголовок дела

(тома)

Кол-во дел

(томов, частей)

Срок хранения

дела (тома,

части) и статьи

по перечню

Примечание

Референт подпись И.О. Фамилия

Заведующий архивом подпись И.О. Фамилия

В 20 г. заведено дел ________________________________________________

(цифрами и прописью)

Референт подпись И.О. Фамилия

Заведующий архивом подпись И.О. Фамилия

Образец номенклатуры дел отдела кадров

_________________________

(наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

_____________________________

(наименование должности

руководителя организации)

(подпись) (расшифровка

подписи)

дата

НОМЕРАКЛАТУРА ДЕЛ

Отдел кадров на 20__год

(дата)

Индекс

дела

Заголовок дела (томов,

части)

Количество

Дел (томов,

частей)

Срок хранения

Дел ( томов, части)

и № статей по

Перечню

Примечание

8-1

Положения об отделе. Копия

3г.

Ст.38

8-2

Должностные инструкции
сотрудникам отдела. Копии

3г.

Ст.56

После
замены
новыми

8-3

Приказы по основной
деятельности. Копии

3г.

Ст.19 а

8-4

Приказы по личному составу
(прием, перевод, увольнение,
отпуска без

Сохранения з/п)

75 л.

Ст. 19 б

8-5

Приказы по кадрам (отпуска,
командировки, взыскания,
прощение сотрудников)

3г.

Ст.19 в

8-6

Протоколы заседаний
аттестационной комиссии и
документы к ним

15 л. ЭПК

Документы

(протоколы

Счетных

Комиссий,

Бюллетени
и др.)- 5л.

8-7

Штатное расписание. Копия

3г.

Ст.52

8-8

План работы отдела на
20__год

3г.

Ст.167

8-9

Отчет о работе на 20__год

3г.

Ст.294

Формирование дел в организации

Дела формируют в соответствии с номенклатурой дел. По номенклатуре дел

определяют,  сколько  папок  для  ведения  дел  необходимо  иметь  в  каждом  структурном
подразделении,  а  по  заголовку  дела  —  в  какую  папку  надо  положить  тот  или  иной
документ,  т.  е.  документ  своей  содержательной  частью  должен  соответствовать  заголовку
дела.

Есть ряд правил, которые следует неукоснительно соблюдать при формировании

дел:

« документы постоянного и временного хранения формируют раздельно;

подлинники отделяют от копий;

планы и отчеты группируют в зависимости от периодичности их создания

(годовые, квартальные, месячные);

утвержденные документы помещают отдельно от их проектов (например, планы и

отчеты

по

работе

кадрами

группируют

отдельно от их проектов);

в дело включают только один экземпляр документа;

каждый документ, помешенный в дело, должен соответствовать требованиям

государственных стандартов и нормативов;

в деле группируют документы одного года, кроме переходящих дел, которые не

закрывают

конце

календарного

года

(на

пример, личные дела);

дело

не

должно

содержать

более

250

листов,

его

толщи

на — не превышать четыре сантиметра.
Если есть приложения к документу, сначала помещают сам документ, а затем

приложения к нему.

Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по

личному составу.

Документы в личном деле располагают в хронологическом порядке по мере их

поступления.

Плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они

относятся по содержанию. Например, план на 1998 г., составленный в 1997 г., следует
хранить в деле 1998 г., а отчет за 1998 г., составленный в 1999 г. — в деле 1998 г.
Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируют в деле первого года, а
отчеты по их выполнению — в деле последнего года.

Документы, подготовленные к заседаниям (например, аттестационной

комиссии), помещают после протокола в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписку

группируют

за

календарный

год

хронологической

последовательности. Сначала помешают инициативное письмо, а затем письмо-ответ.

Место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные

подразделения федерального органа исполнительной власти).

Контрольные вопросы: