Файл: Организ.и методика учета.doc

Організація інформаційного забезпечення обліку покладена в основному на працівників бухгалтерії, а також підрозділів (складів, цехів) підприємства, що здійснюють первинний облік.

За умов використання ПК значну частину роботи з організації інформації виконують працівники обчислювального центру, спеціалісти з обробки інформації. Проте такі питання, як організація системи облікових номенклатур, формування складу бази даних та режиму функціонування автоматизованого банку даних (АБД), порядок збереження облікової інформації, вони не завжди можуть кваліфіковано вирішувати без участі спеціалістів обліку.

Важливим питанням формування інформаційного забезпечення є організація складу, структури бази даних і режиму функціонування АБД. Зауважимо, що і загальні, і спеціалізовані підрозділи бази даних в умовах використання ЕОМ створюються з урахуванням вимог в разі передавання звітної інформації різним органам управління, відділенням, секторам тощо. Режим функціонування БД, як відомо, включає створення банку даних і його коригування, відповіді на запити та обслуговування банку даних. Перші режими — це не що інше, як формування і використання бази даних — основи бухгалтерського обліку, і саме в організації їх вирішальна роль належить працівникам обліку. В організації відповідей на запити виділяють дані і вихідну інформацію. Далі з кожного її виду визначають постачальників і споживачів інформації, періодичність її формування.

У зв’язку зі зростанням потоків інформації на різних рівнях управління і потребою в одержанні інформації, на робочих місцях провадиться робота зі створення розподільних систем обробки інформації (РСОІ) з використанням ПК. До складу інформаційного забезпечення в цих умовах входять дані, необхідні для вирішення завдань обліку. До них відносять: поточні і групувальні дані про виробничо-господарську діяльність, нормативно-довідкову і вихідну інформацію, а також таку, яка надходить з інших підсистем.

Методи і засоби подання облікових даних включають засоби описання інформаційних взаємозв’язків даних, організації баз даних на машинних носіях, достовірності інформації, правила документування первинних даних та ін. Реалізація концепції розподільних баз даних (РБД) в умовах використання ЕОМ дає змогу об’єднати такі питання, як централізація і децентралізація, вибір оптимальних структур облікових даних; раціональне розміщення в них завдань і запитань; забезпечення достовірності облікової інформації; зменшення вартості організації і витрат на дані.

Особливе значення має інформаційна взаємодія між робочими місцями бухгалтера з іншими підсистемами. Інформаційні взаємозв’язки комплексів завдань обліку формуються як прямі і зворотні зв’язки. Взаємозв’язок завдань обліку з іншими підсистемами забезпечується спільною структурою кодів рахунків і об’єктів аналітичного обліку кодів структурних підрозділів, спільною нормативно-довідковою інформацією і спільною структурою інформаційних даних.

Робочі місця бухгалтера в умовах поділу за функціональними ознаками поділяють на три рівні управління:

 діяльністю структурних підрозділів (цех, дільниця, ферма, бригада, склади, відділи та ін.);

 щодо ділянок обліку (облік основних засобів, матеріальних цінностей);

 бухгалтерським обліком у цілому.

Три рівні управління забезпечують весь комплекс питань з бухгалтерського обліку, контролю та аналізу господарської діяльності. Схему взаємозв’язків робочих місць бухгалтера за дільницями обліку зображено на рис. 10.2.

Робочі місця бухгалтера першого рівня призначено для формування і підготовки первинних документів, обробки і використання інформації, що формується на місцях виникнення інформації. Це дає змогу системно своєчасно оформити усі відхилення від нормальної роботи структурних підрозділів, оперативно втручатися у процес виробництва з економного використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

Робочі місця бухгалтера другого рівня дають можливість проводити контроль первинної інформації, розв’язувати у діалоговому режимі регламентовані завдання з кожної дільниці обліку.

Робочі місця бухгалтера третього рівня призначено для проведення аналізу роботи структурних підрозділів підприємства у цілому, узагальнення зведених даних, складання оперативної і періодич­ної звітності, здійснення контролю за використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

Рис. 10.2. Схема інформаційних взаємозв’язків робочих місць бухгалтера за дільницями обліку

Розвинута система рівневої побудови робочих місць бухгалтера має на тільки велике значення у функціонуванні системи, але є вихідною для побудови інформаційної послідовності при розв’язанні завдань обліку, контролю і аналізу господарської діяльності.

Для достовірного розв’язання завдань обліку необхідно розробити сітьову модель, яка функціонує за такими основними факторами:

 сукупністю функціонування програм і послідовністю їх виконання для забезпечення розв’язання облікових завдань;

 наявністю інформаційної бази;

 переліком завдань, виконання яких обов’язково має передувати розв’язанню цього завдання;

 вихідною інформацією завдання і впливом її на зміну стану інформаційної бази.

Послідовність розв’язання завдань забезпечує організацію робіт, дає змогу уникнути повторного виконання окремих завдань.

2. . Організація інформаційного забезпечення контролю та аналізу

Аналогічно обліку організація контролю й аналізу включає організацію номенклатур, формування бази даних і режиму функціонування АДБ, порядок збереження контрольної та аналітичної інформації.

Специфічним, проте важливим і складним питанням є формування складу номенклатур, показників для вирішення аналітичних завдань.

При формуванні інформації для контролю й аналізу господарської діяльності слід враховувати, що набір показників залежить насамперед від умов та особливостей управління тією чи іншою ланкою народного господарства.

Застосування прогресивних форм і методів управління також впливає на зміну показників господарської діяльності. Так, впровадження нормативного методу (або його елементів) обліку витрат і калькулювання собівартості продукції привело до використання показника нормативної собівартості. У зв’язку з цим змінилася структура показника фактичної собівартості — тепер він розділений на три елементи — нормативна собівартість, зміна норм, відхилення від норми.

Значний вплив на набір показників, які використовуються для розв’язання окремих аналітичних завдань, має застосування економіко-математичних методів і обчислювальної техніки.

Важливим питанням інформаційного забезпечення аналізу є організація узгодження вхідної інформації в часі і просторі. Раціональність періодів просування інформації необхідно розглядати по вертикалі і горизонталі. Перше означає, що період за часом формування тієї чи іншої інформації у ланцюгу управління має суворо забезпечувати періоди одержання певного виду інформації по всіх ієрархічних сходинках управління, отже, по вертикалі. Те саме відбувається і по горизонталі. Отже, тимчасові періоди просування інформації в одних підсистемах (блоках, задачах) мають відповідати просуванню її в інших.

Нині набуло поширення формування інформації на замовлення. Це означає, що інформація постійно в певні тимчасові періоди надходить, а її одержують за запитом, отже, не у визначені строки.

Вхідна інформація для розв’язання аналітичних завдань контролю має бути максимально аналітичною. Для досягнення цієї мети з кожного завдання слід встановити рівень аналітичності вхідної інформації, а також визначити шляхи підвищення її аналітичності завдяки застосуванню прогресивних методів нормування, обліку (наприклад, впровадження нормативного методу обліку затрат і калькуляції собівартості продукції) та ін.

3. Організація технічного забезпечення обліку, контролю та аналізу

Суть і зміст технічного забезпечення

Технічне забезпечення — це комплекс технічних засобів і методів, що забезпечують функціонування бухгалтерського обліку, контролю та аналізу.

Елементами технічного забезпечення обліку є технічні засоби, методичні і керівні матеріали, технічна документація, персонал.

Комплекс технічних засобів (КТЗ), як відомо з курсу машинної обробки економічної інформації, включає: збір і реєстрацію інформації; передавання, введення, обробку, відображення і виведення інформації; підготовку даних, нагромадження, зберігання і пошук інформації; передавання даних по лінії зв’язку; оргтехніку; допоміжні експлуатаційні матеріали.

Організація технічного забезпечення здійснюється на основі застосування методичних і керівних матеріалів, а також технічної документації.

Методичні і керівні матеріали поділяють на загальносистемні, спеціалізовані і нормативно-довідкові документи. До складу загальносистемних матеріалів входять державні і галузеві стандарти. До спеціалізованих керівних матеріалів відносять різного роду методики вибору комплексу технічних засобів в цілому і окремих його складових частин, побудови технологічного процесу, перетворення інформації.

До нормативно-довідкових документів належать номенклатура технічних засобів, що застосовується в АСУ, альбом структурних схем АСУ, методика розрахунку площ для розміщення КТЗ та ін.

У документації з технічного забезпечення вказують склад техніч­них засобів, технологічний процес обробки даних.

До персоналу з технічного забезпечення відносять розробників обчислювального центру, периферійної техніки, монтажно-налагоджу­вальний, експлуатаційний і обслуговуючий персонал.

Організація технічного забезпечення обліку, контролю і аналізу в умовах застосування ПК

Комплекс технічних засобів включає найрізноманітнішу за своїми характеристиками техніку, набір якої визначають за типовою номенклатурою технічних засобів. Під час проектування комплексу технічних засобів завдання полягає в тому, щоб вибрати оптимальний їх варіант, тобто вони мають забезпечувати найбільш ефективну технологію обробки облікової й аналітичної інформації. У разі вибору структури КТЗ враховують такі фактори:

 склад облікових, контрольних і аналітичних завдань;

 інформаційну специфіку облікових, контрольних і аналітичних завдань;

 характеристику об’єкта управління (організаційну і функціональну його структуру);

 техніко-експлуатаційні дані обчислювальних машин та інших технічних засобів.

Вимоги, що ставляться до набору складу технічного забезпечення системи підготовки інформації (СПІ), найбільш повно визначені в Методичних матеріалах з організації збирання і реєстрації первинних облікових даних в умовах автоматизованого бухгалтерського обліку. Це виконання одночасно ряду функцій на одному технічному засобі; рівномірне завантаження технічних засобів; зниження затрат на переобладнання; використання технічних засобів у режимі, близькому до нормального їх стану. При виборі технічних засобів використовують типові проектні рішення (ТПР) з урахуванням специфіки і особливостей організації обліку (аналізу).

Організація автоматизації обліку, контролю та аналізу починається з вибору обладнання — ПК. При цьому беруть машини тільки певного класу, щоб вони були сумісні. Наступний етап — це вибір периферійної техніки для певного класу ПК.

ТЕМА 9. ОРГАНІЗАЦІЯ РОЗВИТКУ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ, КОНТРОЛЮ ТА АНАЛІЗУ

План

1. Організація планування розвитку бухгалтерського обліку, контролю та аналізу

2. Види планів розвитку обліку, контролю та аналізу і їх зміст

3. Методика організації впровадження окремих облікових, контрольних та аналітичних завдань

4. Ефективність заходів щодо розвитку бухгалтерського обліку, контролю та аналізу

5. Ефективність автоматизації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу

1. Організація планування розвитку бухгалтерського обліку, контролю та аналізу

Бухгалтерський облік, економічний контроль та аналіз господарської діяльності підприємства потрібно, подібно до всієї системи управління, вдосконалювати. Це можливо здійснювати тільки на планових засадах.

Загальні засади такого планування закладені в державній організації бухгалтерського обліку. Організаційне керівництво обліком в Україні покладено на два відомства — Державний комітет статистики та Міністерство фінансів.

Розробляючи систему національних рахунків — Комітет статистики закладає основи майбутнього плану рахунків бухгалтерського обліку.

Поряд з цим Державний комітет статистики України вирішує (часто разом з Міністерством фінансів України) і методологічні питання обліку — розробляє єдину методологію обліку, визначає загальний мінімум показників звітності, здійснює загальне керівництво організацією первинного обліку, перевіряє стан обліку і звітності та ін.

Методологічне керівництво бухгалтерським обліком в Україні покладено на Міністерство фінансів.

Міністерство фінансів України здійснює методологічне керівництво обліком, державний контроль за дотриманням фінансової дисципліни, затверджує за погодженням з Державним комітетом статистики України типові плани рахунків, форми бухгалтерського обліку, розглядає бухгалтерські фінансові звіти та ін.

Важлива роль в управлінні і розвитку бухгалтерського обліку, контролю та аналізу належить громадським організаціям, секції бух­галтерського обліку науково-технічної ради Міністерства фінансів України, асоціації бухгалтерів, таких як Федерація бухгалтерів та аудиторів України, Спілка аудиторів України та ін.

2. Види планів розвитку обліку, контролю та аналізу і їх зміст

Види планів. Облік, контроль та аналіз постійно розвиваються, що об’єктивно потребує їх перспективного, річного і поточного планування. Перспективне планування передбачає визначення центрального напряму розвитку бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу; річне і поточне — планування сукупності заходів щодо їх удосконалення.

Плани розвитку бухгалтерського обліку, контролю та аналізу поділяють на перспективні, річні та поточні. Залежно від рівня розробки планів (для того чи іншого рівня ієрархічного ланцюга управління господарством) розрізняють плани первинної ланки і вищих ланок (зведені плани організацій).