Файл: Организ.и методика учета.doc

Можна визначити групи робіт (кожна з них відповідає певній групі працівників облікового процесу), які забезпечують:

1. обмін інформацією між структурними підрозділами (1.3; 1.4);

2. підготовку вхідної інформації до обробки (1.1; 1.2; 1.5; 1.6);

3. систематизацію, узагальнення й аналіз облікової інформації (2.1; 2.2; 2.4; 2.5; 2.6);

4. ведення нормативно-довідкової інформації (2.3; 3.2);

5. підготовку облікової, контрольної та аналітичної інформації до використання (2.7; 2.8; 2.9; 2.10; 2.11);

6. розвиток програмного та організаційного забезпечення інформаційної системи (3.5);

7. координацію та підтримку інформації в актуальному етапі (1.7; 3.1; 3.3; 3.4).

Приклад технології формування результатної інформації в умовах використання АРМ бухгалтера наведено на рисунку 4.5.

Рис. 4.5. Технологія формування результатної інформації в умовах використання АРМ бухгалтера

Організація контролю за додержанням руху носіїв облікової інформації є однією з найважливіших дільниць у роботі головного бух­галтера, його заступників і старших бухгалтерів секторів (груп). Під час здавання документів до бухгалтерії або на машинолічильну установку у супровідних картках (ярликах) зазначають дату, а іноді й години надходження документів. Особливістю контролю за додержанням графіків руху носіїв облікової інформації на етапі поточного обліку є те, що контроль доручають безпосередньо сектору, який отримує документи з іншого сектора. На етапі підсумкового обліку контроль здійснюють за своєчасним передаванням зведених даних до сектора, який має скласти в остаточному вигляді той чи інший звітний документ.

ТЕМА 5. ОРГАНІЗАЦІЯ ПРАЦІ ПРАЦІВНИКІВ — ЛЮДЕЙ, ЗАЙНЯТИХ БУХГАЛТЕРСЬКИМ ОБЛІКОМ, КОНТРОЛЕМ ТА АНАЛІЗОМ

План

1. Принципи, вимоги та елементи організації праці виконавців, які здійснюють бухгалтерський облік

2. Поділ та кооперування праці

3. Види норм та їх характеристика

4. Визначення чисельності (кількості) персоналу

5. Самоорганізація роботи працівників

6. Особливості організації роботи керівника

7. Організація бухгалтерського діловодства

8. Вимоги до ергономічного і соціального забезпечення праці працівників обліку

1. Принципи, вимоги та елементи організації праці виконавців, які здійснюють бухгалтерський облік

Значна частина працівників управління господарством зайнята бухгалтерським обліком, контролем та аналізом. Це насамперед апарат бухгалтерії, контрольної та аналітичної служб, який безпосередньо веде бухгалтерський облік, виконує контрольну та аналітичну роботу.

Крім того, багато лінійних працівників — начальники цехів, бригадири, завідуючі складами, фермами, прораби — виконують значну роботу з оформлення бухгалтерських документів.

Значні зміни відбуваються у професійному поділі праці, особливо це стосується робіт технічного характеру — обліковці, рахівники, обчислювачі та ін. Збільшується обсяг робіт, що потребують інженерного рівня освіти та знань (економічний аналіз, підготовка проектних рішень тощо). Виникають нові дільниці та види робіт, пов’язані із застосуванням ПК, економіко-математичних методів, оцінкою результатів роботи. У цих умовах наукова організація праці людей, які виконують бухгалтерський облік стає об’єктивною потребою і являє собою комплекс організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психофізіологічних та естетичних заходів, спрямованих на раціоналізацію облікового, контрольного і аналітичного процесів, створення сприятли­вих умов праці, розвиток творчих здібностей та суспільної активності працівників.

Вимоги до організації праці. На сучасному етапі розвитку суспільства до організації роботи працівників обліку ставляться такі вимоги:

 комплексний підхід;

 використання нагромадженого багатства наукових знань, пов’язаних з працею цих людей;

 поглиблення поділу та кооперації праці;

 чітке обслуговування та своєчасна підготовка робіт;

 створення найсприятливіших умов для виявлення здібностей кожного працівника у підвищенні своєї кваліфікації та продуктивності праці.

Наукова організація праці має на меті:

 суворо регламентувати обов’язки та відповідальність кожного працівника, усувати в їхній роботі невластиві функції та паралелізм, розумно поєднувати працю різних виконавців;

 передбачати комплексне планомірне вирішення всіх питань організації праці;

 ураховувати все передове в певній галузі знань.

Елементи організації праці. Наукова організація праці завжди включає поділ, кооперування, методи і прийоми праці, її нормування і стимулювання, організацію робочих місць і зон, обслуговування їх, створення сприятливих умов праці.

2. Поділ та кооперування праці

Поділ праці. Суть поділу праці в галузі бухгалтерської роботи — означає розчленування облікового, контрольного і аналітичного процесів на окремі процеси, виділення їх у самостійні види роботи (спеціалізацію), відокремлення виконавців визначених дільниць та видів робіт.

Сукупність операцій дає змогу виділити організаційні місця, які характеризують виконавчі пости. Ці пости можуть бути трьох рівнів: висококваліфіковані спеціалісти (головний бухгалтер, головний економіст, заступник головного бухгалтера), для спеціалістів середнього рівня (старший бухгалтер, старший економіст, керівник сектора, групи), для технічних виконавців (рахівник, фактурист, розрахунковець, обліковець та ін.). Для того щоб забезпечити чітке виконання всіх функцій обліку треба правильно визначити кількісний склад персоналу. Поділ праці за видами робіт виражається у тому, що виконавці за характером роботи або змістом процесу праці об’єднуються у групи, а всередині кожної з груп — за кваліфікацією. Залежно від складності робіт, рівня знань та навичок працівників бухгалтерського обліку поділяють на відповідні кваліфікації, категорії.

Кооперування праці. Поділ праці дає змогу поєднувати трудову діяльність окремих працівників для того, щоб спільними зусиллями комплексно забезпечити релевантною обліковою, контрольною і аналітичною інформацією всі ланки управлінської роботи. Таке поєднання трудової діяльності працівників обліку, контролю та аналізу для досягнення спільної мети називають кооперацією праці.

Кооперація облікової, контрольної й аналітичної роботи є результатом її поділу. Чим глибший поділ праці, тим ширше його кооперування, тим зручніше розчленування цих робіт і процесів, тим більше безпосередніх виконавців потрібно об’єднати. Завдання впровадження раціональних форм кооперації праці полягає у планомірному встановленні зв’язків між виконавцями.

Організаційні рівні кооперації праці. Кооперація праці працівників бухгалтерського обліку здійснюється на двох організаційних рівнях:

 між окремими працюючими;

 між функціональними підрозділами.

Останнє може бути визначено також у поділі бухгалтерського обліку на два організаційних підрозділи:

 фінансова бухгалтерія;

 виробничо-комерційна бухгалтерія (внутрішньогосподарська).

Норма керованості — кількість працюючих, якими повинен керувати той чи інший старший керівник (головний бухгалтер, старший бухгалтер, завідуючий сектором, керуючий групою) відповідної кваліфікації при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах роботи. Підпорядкованість одному керівникові багатьох працівників є причиною неузгодженості в роботі, низького рівня керівництва, а підпорядкованість двох-трьох призводить до ускладнення роботи апарату, його структури. Оптимальною нормою керованості є така, за якої керівник забезпечує повноцінне керівництво підрозділом протягом робочого дня та кожним працівником цього підрозділу. Це приблизно 6—10 підпорядкованих.

Норма співвідношення — це кількість працівників певної кваліфікації, яка припадає на одного працюючого іншої кваліфікації за заздалегідь визначених організаційно-технічних умов. Наприклад, норма співвідношення між старшими та рядовими бухгалтерами може бути виражена так: на одного бухгалтера-економіста з вищою освітою має бути не менш як 4 — 6 бухгалтерів із середньою спеціальною освітою. Нормами співвідношення можуть бути охоплені всі категорії працюючих, що дає змогу досягти оптимальної структури та забезпечити високу ефективність колективної праці.

Норма чисельності — кількість бухгалтерських працівників, яку встановлюють для виконання робіт і яка закріплена за всією бухгалтерією в цілому або за її підрозділом при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах роботи.

Норма обслуговування — кількість одиниць, об’єктів обліку, що обслуговує один або група працівників відповідної кваліфікації при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах. Такими об’єктами можуть бути, наприклад, кількість назв постачальників, розрахунки з якими має забезпечити один бухгалтер; кількість працівників, закріплених за одним бухгалтером з розрахунку оплати праці; кількість покупців, розрахунки з якими має здійснювати один бухгалтер. Норма обслуговування подається у вигляді

де 9360 — місячний календарний фонд часу одного облікового працівника; Н_ч — норма часу на один об’єкт обслуговування, який визначають за формулою

,

де Ч_со — сумарний оперативний час на обслуговування одного об’єкта, визначений методом прямого технічного нормування; Ч_пз — сума часу на підготовчо-заключні роботи, організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок, особисті потреби у процентах до оперативного часу.

3. Види норм та їх характеристика

Види норм. Сукупність операцій формує вид робіт, об’єднання яких визначає функцію окремого виконавця, що дає змогу визначити об’єкти нормування. Залежно від мети та пов’язаного з нею розрахунку трудомісткості бухгалтерські роботи нормують трьома методами: експертним методом оцінки трудомісткості, дослідно-статистичним, розрахунково-аналітичним.

Експертний метод оцінки трудомісткості облікових, контрольних і аналітичних робіт дає спеціальна комісія, до складу якої входять висококваліфіковані спеціалісти: бухгалтери, плановики, фінансисти тощо.

Дослідно-статистичний метод ґрунтується на порівнянні трудомісткості робіт з аналітичними, раніше виконаними роботами.

Розрахунково-аналітичний метод ґрунтується на фотографуванні або самофотографуванні робочого часу. Витрати праці працівників у бухгалтерії визначають у вигляді норм часу і виробітку, керованості, обслуговування, співвідношення та чисельності.

Норма часу — це витрати часу на виконання одиниць робіт одним або групою працівників за визначених організаційно-технічних умов. Норму часу визначають у людино-годинах і людино-днях.

Норма виробітку — це кількість одиниць роботи (запис, підсумовування, підготовка документа), яку повинен виконати той чи інший працівник за одиницю часу (годину, день, місяць) при визначених організаційно-технічних умовах. Між нормою часу та нормою виробітку є зворотний зв’язок: норма виробітку дорівнює одиниці, поділеній на норму часу.

Типові норми були розроблені та встановлені з усіх видів бухгалтерських робіт у сімдесятих роках. У типових нормах часу враховано витрати часу на підготовчо-заключні роботи, на організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок, особисті потреби у розмірі 9% оперативного часу, у тому числі на відпочинок та фізичну культуру — 4,2%. Дані з типових норм часу та норм обслуговування з бухгалтерського обліку подано в таблицях 7.1—7.3. У зв’язку з передачею частини облікових робіт на машинну обробку важливим елементом організації є визначення питомої ваги робіт, що виконуються за допомогою цих машин. Обсяг робіт, що їх передають на машинну обробку, розраховують за формулою, %,

,

де Ч₁, Ч₂ — трудомісткість робіт, які відповідно виконує бухгалтерія за місяць вручну і за допомогою ПК.

Таблиця 7.1

ТИПОВІ НОРМИ ЧАСУ НА РОБОТИ З ОБЛІКУ МАТЕРІАЛІВ

Кількість рядків	Процент робіт, що передають на ПК
	0			1—5			…	91 та більше
	1—3	4—5	6 та більше	1—3	4—5	6 та більше		1—3	4—5	6 та більше
1—5	24	26	29	23	25	28		4	5	6
6—10	25	27	30	24	26	29		5	6	7
11—20	27	30	34	27	29	31		6	7	8
20 та більше	20	34	37	30	33	36		7	8	9

Таблиця 7.2

ТИПОВІ НОРМИ ОБСЛУГОВУВАННЯ З РОЗРАХУНКУ ОПЛАТИ ПРАЦІ

Обсяг робіт, що передають на ПК	Характер виробництва з відрядною системою оплати праці			Інші категорії працівників незалежно від характеру виробництва
	масове, потокове та крупносерійне	серійне	дрібносерійне та індивідуальне
До 5	250	215	175	310
6—10	275	235	190	340
11—15	300	260	210	370
16—20	330	280	235	400
21—25	360	310	260	430
86—90	1125	1020	920	1120
91 та більше	1230	1120	1025	1200

Таблиця 7.3

ТИПОВІ НОРМИ ОБСЛУГОВУВАННЯ З ТАБЕЛЬНОГО ОБЛІКУ

Система табельного обліку	Форма організації
	децентралізована	централізована
Рапортно-відомча	465	590
Жетонна, пропускна, карткова	400	500
Обхідна	325	420

4. Визначення чисельності (кількості) персоналу

Для визначення потрібної кількості персоналу застосовують норми, розроблені або в централізованому порядку, або на самих підприємствах. Іноді застосовують норми-аналоги.

Чисельність працівників для виконання облікових, контрольних та аналітичних робіт визначають здебільшого методом прямого розрахунку на підставі обсягу робіт і норм, тобто методом прямого розрахунку. Проте багато облікових, контрольних і аналітичних робіт не можна занормувати, окремі з них важко підлягають нормуванню. Наприклад, різні логічні роботи або інструктаж. Слід також враховувати, що робота бухгалтерського апарату є нерівномірною. Тому необхідну кількість працівників у бухгалтерії визначають непрямими методами.

Практичний досвід показує, що кількість працівників бухгалтерії найдоцільніше обчислювати за кожним топологічним підрозділом (основні засоби, матеріали, оплата праці тощо).

Для встановлення чисельності у кожному топологічному підрозділі визначають насамперед середньомісячну кількість документів. Найбільш придатними для цього є місяці квітень — травень або вересень — жовтень.

У кожному топологічному підрозділі документи групують щодо норм та кількісно-якісних характеристик: рядків, колонок, процента робіт, що передають на машинну обробку. Далі визначають загальну кількість працівників, необхідну для виконання обсягу робіт.

Розрахунок обсягу робіт. Вихідним моментом є одиниця вимірювання. Для розрахунків обсягу облікових робіт тепер використовують такі одиниці вимірювання:

 один первинний прихідно-видатковий документ;

 кількість рядків та колонок в одному документі;

 кількість записів у облікові реєстри;