Файл: Организ.и методика учета.doc

 чисельність працюючих, охоплених табельним обліком;

 чисельність працівників, яких обслуговує один бухгалтер;

 ступінь автоматизації (механізації), %.

На підставі даних про обсяги робіт у нормах часу на один документ визначають загальну кількість облікових працівників у кожному топологічному підрозділі за формулою

де х — середньомісячна кількість первинних документів; Н_ч — норма часу на один первинний документ; 9360 — місячний фонд робочого часу одного бухгалтера, хв.

Розглянемо методику розрахунку чисельності облікових працівників на підставі норм обслуговування на прикладі чисельності бухгалтерів, зайнятих на роботах з оплати праці і робочого часу.

На підставі даних про чисельність працюючих за відрядною і погодинною системами оплати праці та норм обслуговування чисельність бухгалтерів для виконання робіт з оплати праці визначають за формулою

,

де Ч_в, Ч_п — чисельність працівників відповідно з відрядною і погодинною системами оплати праці;

— норма обслуговування працівників відповідно з відрядною і погодинною системами оплати праці.

Чисельність працівників, які потрібні для виконання табельного обліку, визначають за такою формулою:

,

де Ч_т — чисельність працюючих, охоплених табельним обліком, осіб; — норма обслуговування працюючих одним табельником, осіб.

Методика визначення загальної чисельності облікових працівників

Загальну чисельність працівників облікової служби по господарству визначають підсумовуванням розрахункової чисельності працюючих, яку було визначено з окремих топологічних замкнених дільниць — обліку основних засобів, обліку матеріалів, а також пра­цівників, зайнятих обслуговуванням дільниць з оплати праці та табельного обліку. Крім того, необхідно визначити чисельність працюючих у бухгал­терії, роботу яких не нормують: заступників головного бухгалтера, касирів, ревізорів. Іноді у складі управління можуть бути окремі підрозділи: група аналізу господарської діяльності, група контролю та ін.

Для кожного господарства загальну чисельність працівників обліку визначають у двох показниках: явочна й облікова. Явочна чисельність — це кількість працівників, яку було визначено прямим розрахунком — без урахування неробочих днів, чергових відпусток, хвороби та ін. Облікова чисельність — це кількість працівників, які потрібні для виконання усього комплексу робіт.

Під час прямого розрахунку дістають чисельність без урахування неробочих днів, чергових відпусток, хвороби тощо. Тому для того щоб дістати облікову (явочну) чисельність, її слід помножити на коефіцієнт облікового складу за формулою

Ч_о = Ч_яК_о. ч ,

де Ч_я — явочна чисельність облікових працівників; К_о. ч — коефіцієнт облікової чисельності.

Коефіцієнт облікового складу визначають за формулою:

,

де Ф_н — номінальний річний фонд робочого часу;

А_н. д — кількість неробочих днів одного працюючого за рік:

А_{н. д} = В + Х + Р – Д + М,

де В — кількість днів відпустки;

Х — кількість днів хвороби (за звітними даними за минулий рік);

Р — кількість днів відпустки у зв’язку з пологами та вагітністю (за даними минулого року);

Д — кількість днів, витрачених на виконання державних доручень за законом;

М — кількість днів, які в минулому році були надані матерям для годування немовлят (за звітними даними у минулому році).

5. Самоорганізація роботи працівників

Самоорганізація — це комплекс заходів, які виконуються працівником для забезпечення систем та порядку в роботі. Основними елементами самоорганізації є організація робочого місця, робочої зони, раціональний режим праці, послідовність та ін.

Режим роботи — це чергування робочого часу і відпочинку. Має бути встановлений такий режим, коли заздалегідь відомі початок роботи, перерви у роботі, змінність, чергування видів робіт, графіки відпусток, кінець роботи і т. ін. Бухгалтерія працює в одну зміну, але деякі працівники можуть працювати у дві, а іноді й у три зміни. Це пов’язано з підготовкою документів у банк, постачальникам, покупцям та ін. Змінна робота може бути встановлена для табельників.

У деяких випадках деякі працівники бухгалтерії можуть починати працювати на 1—2, а іноді й на три години раніше, ніж це передбачено загальним графіком. Інші працівники, навпаки, можуть починати роботу на 1—2 години пізніше, ніж передбачено загальним графіком.

Самоорганізація поточної роботи - організація поточної роботи починається з ретельного планування робочого дня, чіткої системи організації власної роботи. Робочий час має бути щодня розподілений за годинами. Незважаючи на наявність індивідуальних графіків роботи, кожний працівник бух­галтерії повинен спланувати свій робочий день зранку і накреслити, що потрібно виконати, кого запросити до себе, у кого бути, кому і про що доповісти, які матеріали підготувати, кому зателефонувати тощо.

6. Особливості організації роботи керівника

За характером діяльності і сукупністю робіт головний бухгалтер — це керівник функціональних служб. Основне завдання — керівництво роботою підлеглих, організація облікового процесу та роботи виконавців. Крім того, його функціями є також організація з розвитку та вдосконалення облікової, контрольної та аналітичної роботи. Керівник повинен добре знати бухгалтерську справу, бути у кож­ній ситуації послідовним, діяти відповідно до принципів та норм моралі. Він повинен не тільки мати певний обсяг знань, а й залучати до роботи людей, спиратися на помічників у роботі.

Праця керівника бухгалтерської служби є найважливішою функ­цією управління і може бути схарактеризована такими компонентами:

 виробничо-економічним (забезпечення функціонування служби та виконання завдань);

 спеціальним (організація безпосередньої роботи);

 соціально-політичним (забезпечення організації та виховання членів колективу).

Керівник облікової служби може виконувати свої функції та обов’язки тільки у тому випадку, якщо він уміє приймати рішення господарського й організаційного характеру. Ці рішення можуть бути стандартними (стосуються безпосередньо робіт облікового харак­теру) і нестандартними, що є наслідком творчої діяльності (нові форми і методи роботи, організація контролю й аналізу надзвичайних ситуацій у господарстві тощо).

Передумовою успішного виконання обов’язків для керівника облікової служби є те, що він повинен заздалегідь визначати не тільки, що потрібно робити, а й те, де, коли, ким, у які строки, якими прийомами треба діяти.

На керівника облікової служби покладено організацію облікової, контрольної й аналітичної роботи як процесу; формування апарату, відбір, розстановку; організацію функціонування апарату і робіт необлікового апарату з виконання ними облікових робіт.

Формування обліково-контрольного і аналітичного апарату передбачає такі види робіт: формування, розвиток, добір, розставляння. Ці роботи тісно переплітаються із здійсненням керівництва безпосередньою діяльністю відповідних підрозділів бухгалтерії (секторів, груп) і підрозділів не бухгалтерського характеру (наприклад, постачання).

В обов’язки керівника облікової служби входять організація функціонування апарату, що включає планування робіт, організацію праці, нормування, контроль, розподіл обов’язків, підвищення кваліфікації.

Важливим елементом організації роботи керівника є керівництво підрозділами (секторами, групами) і контроль виконання відповідних доручень за розподілом роботи. При цьому використовуються різні види контролю: вибірковий, суцільний і т. ін.

Для керівника облікової служби складають докладний план контролю, де вказують систематичну перевірку стану справ на окремих дільницях, строки виконання та ін. Контролерами поряд з головним бухгалтером можуть бути його заступники, а у великих господарствах також і старші бухгалтери — керівники секторів, підрозділів.

Однією з передумов успішної роботи виконавців є забезпечення їх нормативно-довідковою документацією, яка використовується для уточнення того або іншого господарського процесу, та відповід­ність її діючим нормативним актам. Перелік нормативних актів, якими керується у своїй роботі працівник, має бути на кожному робочому місці.

Важливою складовою організації роботи керівника облікової служби є стиль керівництва. Стиль — це сукупність найбільш характерних і постійних методів вирішення облікових, контрольних та аналітичних питань, які постають у процесі реалізації функцій керівництва обліком, контролем та аналізом.

Стиль роботи виявляється у повсякденній діяльності керівника та підпорядкованого йому апарату, є формою реалізації складних соціально-економічних, психологічних і політичних відносин.

Важливим елементом роботи керівника облікової служби є організація своєї праці. На перше місце тут висувається планування щоденної роботи та розподіл часу між різними видами робіт.

У найбільш загальному вигляді діяльність керівника облікової служби може бути охарактеризована як сукупність таких робіт:

 організаційно-адміністративних;

 творчих;

 технічних;

 не передбачених посадовими обов’язками;

 допоміжних.

Для планування робіт потрібно заздалегідь знати приблизну їх тривалість. Планування роботи потребує вироблення певного режиму, ритму та безпосереднього її виконання. Плани робіт складають на день, п’ятиденку, декаду, місяць, рік, на перспективу. Значно полегшує організацію роботи розробка графіків.

Важливими елементами роботи керівника облікової служби є нарада, інструктаж, приймання відвідувачів, бесіди, семінари тощо. У своїй роботі керівник облікової служби — головний бухгалтер або головний економіст — повинен додержувати всіх законів, що стосуються господарської діяльності і бухгалтерського обліку. Права, функції, обов’язки керівника облікової служби визначено у нормативних документах.

7. Організація бухгалтерського діловодства

Під діловодством розуміють сукупність таких видів робіт:

 складання кореспонденції (листування);

 приймання листів, які надходять;

 відправлення листів адресатам (вихідних документів);

 реєстрація листів, що надходять і які відправляють;

 зберігання відпрацьованих документів у поточному архіві;

 передавання документів з поточного архіву до архіву постійного зберігання.

Діловодство організовують відповідно до Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Воно має забезпечувати оперативну роботу всього облікового апарату, її злагодженість.

Вихідним елементом організації діловодства є номенклатура — перелік назв справ господарства для групування та зберігання в них документів. Загальну номенклатуру справ для господарства складає канцелярія, погоджуючи її з різними підрозділами, у тому числі і з бухгалтерією. У цій номенклатурі зазначають перелік справ, які необхідно відкрити для зберігання. Для всіх служб та підрозділів господарства у номенклатурі відводиться певний код. Орієнтовну номенклатуру наведено в табл. 7.4.

В умовах використання ПК питання зберігання інформації на машиночитальному носії розглядають у трьох аспектах:

 зберігання інформації у період обробки на ПК;

 зберігання у міжрозрахунковий період;

 архівне зберігання.

Таблиця 7.4

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ БУХГАЛТЕРІЇ ГОСПОДАРСТВА

№	Назва справи	Строк зберігання справи в архіві		Прим.
		поточному	постійному
	І. Загальні питання
	Інструкція з обліку та звітності, форми звітності	Постійно до заміни	3 роки
	Листування з питань організації обліку	3 роки	—
	Положення про права та обов’язки (посадові інструкції)	Постійно	До заміни
	Річний звіт та ін.	»	До передавання у архів
	ІІ. Питання обліку праці
	Листування з порядку оподаткування та ін.	3 роки	—
	Матеріали інвентаризацій	Те саме	—

За умов використання ПК носієм зберігання інформації є магнітні диски або гнучкі магнітні диски.

Гарантійний строк зберігання документів на машинних носіях — 5 років.

Після закінчення строків зберігання документи, які не підлягають передаванню на державне архівне зберігання, знищують. Машиночитані документи підлягають дефектуванню і списанню. При цьому складають акт про анулювання машиночитаних документів і у карточці обліку носія роблять запис із зазначенням причини списування машинного носія, номера акта про анулювання і дати його складання.

8. Вимоги до ергономічного і соціального забезпечення праці працівників обліку

Вимоги до ергономічного забезпечення працівників обліку, контролю та аналізу

У зв’язку із застосуванням персональних комп’ютерів (ПК), створенням АРМ бухгалтера створюється система «людина (бухгалтер) — машина (ПК) — середовище (ЛМС)», що потребує вирішення комплексу проблем різних аспектів: психологічних, фізіологічних, технічних і т. ін. Реалізуються вони за допомогою ергономіч­ного забезпечення, яке являє собою сукупність методів, методик, інструкцій, стандартів, нормативних і довідкових документів щодо виконання вимог ергономіки в бухгалтерії.

Насамперед АРМ мають бути так розподілені між підрозділами, де здійснюється облік, щоб охопити автоматизацією весь обліковий процес і, крім того, максимально врахувати особливості виконуваних робіт, психологічних і фізичних можливостей працівника.

Для того щоб обліковий працівник ефективно працював на ПК в умовах значного підвищення рівня технічної і творчої діяльності, високої відповідальності за виконувані роботи, велику увагу слід приділяти навичкам швидкості руху рук, роботи наосліп, умінню працювати на ПК (добре знати «меню», файлову систему, спеціальні програмні засоби для управління файлами).

Відображувана вихідна інформація має бути такою, щоб її легко можна було читати. Слід ширше практикувати видачу інформації за запитом і тим самим менше завантажувати ПК.