Файл: Организ.и методика учета.doc

Другий тип децентралізованого обліку, контролю та аналізу застосовують в об’єднаннях, асоціаціях, коли дочірні підрозділи (філії) або господарства втратили права юридичної особи, але зберегли внутрішньогосподарську самостійність. У такому разі в бухгалтерії головного господарства здійснюють бухгалтерський облік усіх господарських підрозділів, кожного зокрема, виконують зведений облік. У філіях ведуть тільки оперативний облік витрат та деякі операції з контролю за поточними операціями для оперативного керівництва.

Госпрозрахункові (централізовані) бухгалтерії

Останнім часом певного поширення набули госпрозрахункові централізовані бухгалтерії, які організовують для обслуговування окремих однорідних підприємств у великих містах або однорідних організацій, установ. За цієї форми організації на підприємствах, в установах та організаціях бухгалтерії скасовують, а замість них створюють обліково-контрольні групи. Основною функцією цих підрозділів на підприємствах є формування первинних документів для обліку, оперативний контроль за господарською діяльністю. Документи передають на обчислювальні центри централізованої бух­галтерії, де їх обробляють, а також видають відповідні машинограми аналітичного і синтетичного обліку, розрахунків тощо; складають звітні форми за програмою для різних рівнів управління. Такі госпрозрахункові (централізовані) бухгалтерії є самостійними госпрозрахунковими господарствами, які обслуговують облікові, контрольні і аналітичні потреби того чи іншого господарства. Централізована бухгалтерія має свій статут, рахунок у банку.

Можлива й така організаційна побудова централізованої бухгалтерії, коли сектори чи групи створюють за оперативно-виробничим принципом. У такому разі групи не лише виконують однорідні роботи, а й обслуговують кілька однорідних господарств.

Взаємодія централізованої бухгалтерії і підприємств, що їх вона обслуговує, відбувається згідно з відповідними договорами.

2. Розробка організаційних регламентів

Завдання і функції апарату, зайнятого обліком, контролем та аналізом

Завдання і функції бухгалтерії, а також інших підрозділів, зайнятих обліком, контролем та аналізом, визначено насамперед у нормативних документах. Безпосередньо завдання і функції бухгалтерії викладено в Положенні про бухгалтерський облік та звітність в Україні, а також у кваліфікаційному довіднику посад службовців. Особливо змінюються завдання і функції бухгалтерій в умовах автоматизації обліку.

Класифікація організаційних регламентів

Організаційні регламенти — це нормативні документи, що регламентують функціонування апарату управління і здійснення облікового й аналітичного процесів. До них належать положення про відділ (бухгалтерію, плановий відділ та ін.), управління (бухгалтерського обліку та звітності), посадові інструкції, стандарти, графіки, операційні інструкції, програми управління, регламенти робочого дня.

Оганізаційні документи розподіляють на обов’язкові (Положення про бухгалтерський облік та звітність в Україні), основні, покладені в основу організації тих або інших робіт, процесів, і рекомендаційного характеру (методичні матеріали про функції і організацію робіт облікового персоналу за умов автоматизованого бухгалтерського обліку).

За ознакою конкретизації розрізняють типові й індивідуальні організаційні документи. За сферою застосування організаційні документи залежно від поширення їх на об’єкти організації обліку, контролю та аналізу поділяють на види робіт, що регламентують:

 обліковий процес (графіки, стандарти і т. ін.);

 контрольний та аналітичний процеси (графіки, схеми);

 обліковий і аналітичний процеси (положення про нормативний облік, стандарти);

 роботу апарату управління (положення про відділи, посадові інструкції);

 обліковий і аналітичний процеси та роботу апарату управління (методичні матеріали про функції і організацію робіт облікового персоналу в умовах автоматизованого обліку).

З позиції поширення на елементи організаційної структури документи поділяють на загальнооб’єктні, що охоплюють усі елементи керованого об’єкта (загальнозаводські, загальнорадгоспні), внутрішньооб’єктні, посадові, які поширюються на окремі елементи.

Вихідні положення для розробки організаційних регламентів

В організації роботи бухгалтерського персоналу окреслюються три рівня:

 загальне стратегічне керівництво та управління;

 управління структурними підрозділами, групами, секторами тощо;

 робота безпосередніх виконавців.

Для кожного рівня мають бути визначені функціональні обов’яз­ки, повноваження, права та відповідальність. Досягти цієї мети можна лише в разі створення нормативних документів внутрішнього порядку на підприємстві, які визначатимуть повноваження, взаємовідносини між різними рівнями управління, характером робіт, структурною побудовою та роботою виконавців. До цієї системи входять:

 положення про бухгалтерську службу підприємства;

 положення про сектор (групу) бухгалтерської служби;

 положення про посаду (посадова інструкція).

Кожному рівню організації відповідає свій графік робіт. На підприємствах створюють такі графіки:

 загальні графіки облікових робіт,

 структурні графіки робіт підрозділів,

 індивідуальні графіки робіт виконавців.

На рис. 8.6 наведено систему взаємозв’язаних регламентів та графіків.

Рис. 8.6. Взаємозв’язок організаційних регламентів та графіків робіт виконавців

Види організаційних робіт

В системі управління діють дві організаційні засади: формальна та неформальна. Під формальною розуміють таку організацію робіт, яка виконується у системі, зміст якої зафіксовано, заздалегідь визначено в різних організаційних документах, нормативах, правилах і т. ін. Неформальна організація — навпаки — не має офіційних атрибутів, які визначають побудову управління та порядок його функціонування. Між ознаками формальної та неформальної організації можна провести паралель.

Розглянемо кілька прикладів.

Ознаки неформального	Ознаки формального
Переконання	Примушення
Особисті інтереси, мотиви	Показники та умови стимулювання
Вплив, авторитет	Символ влади, службове положення
Лідерство	Керівництво
Усвідомлена справа	Посадові обов’язки
і т. д.	і т. д.

Методика розробки положення про службу (відділ) управління бухгалтерського обліку

Основою розробки положення про службу відділу управління бухгалтерського обліку (або управління бухгалтерського обліку і звітності) та інші відділи, в яких здійснюється контроль, економічний аналіз, є положення про підприємства, організації, виробничі об’єднання та ін. Положення про службу відділ бухгалтерського обліку підприємства розробляються на основі Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні та інших нормативних актів.

Положення про відділ має складатися з таких розділів: загальні положення; цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими підрозділами апарату управління; порядок розширення, реорганізації, ліквідації, висновок.

Структура положення про відділ може бути застосована і до положення про управління бухгалтерського обліку і звітності відомств, акціонерних товариств і т. ін., яке передбачає такі розділи: назва підрозділу; загальні положення; цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими функціональними підрозділами і обчислювальним центром (ОЦ); порядок стимулювання; порядок розширення, реорганізації, ліквідації; висновок. Оскільки функції і завдання бухгалтерії (управління бухгалтерського обліку і звітності) різнобічні і не обмежуються лише рамками методології обліку, їх доцільно об’єднати в групи за напрямами робіт. Це дасть змогу сконцентрувати роботу облікового апарату.

При визначенні функцій слід вказати, які з них керівники відділу (управління) виконують самостійно, а які — разом з іншими відділами, службами. Така градація функцій особливо важлива на вищому рівні управління, де основна роль бухгалтерії зводиться до підготовки проектів рішень. Частину цих рішень бухгалтерія готує самостійно, а в підготовці інших лише бере участь.

Методика і техніка розробки положення про підрозділ (сектор, групу) бухгалтерської служби

В розвиток загального положення про бухгалтерську службу підприємства, де передбачено поділ служби на підрозділи — потрібно розробити положення про кожний підрозділ. Структура такого положення переважно аналогічна вищенаведеному та має містити такі розділи:

1. Загальні положення (частина);

2. Основні функції та завдання;

3. Права;

4. Зв’язки з іншими підрозділами;

5. Відповідальність керівника;

6. Критерії стимулювання.

Положення сприяє чіткому поділу праці між підрозділами та створює нормативно-правову основу дисциплінарного та матеріального впливу до осіб, винних у порушенні правил роботи. Положення чітко розмежовує завдання між підрозділами.

Методика розробки посадових інструкцій

Посадова інструкція — це нормативний документ, в якому визначено завдання, права, обов’язки і відповідальність посадової особи. Її розробляють щодо конкретної штатної посади. У посадовій інструкції розкривають функціональну структуру діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей завдання і програм; функцій, форм і методів управління; інформації, технічних засобів управління.

У посадовій інструкції докладно висвітлюють права, обов’язки і відповідальність посадової особи. Основою для визначення завдань і обов’язків є кваліфікаційний довідник посад службовців.

Розділи інструкцій, що висвітлюють завдання, обов’язки, відповідальність, мають ґрунтуватися на застосуванні форм і методів управління, економіко-математичних методів тощо.

Додержання посадової інструкції має бути покладене в основу оцінки роботи працівника. У разі правильної системи критеріїв такої оцінки і відповідному моральному і матеріальному стимулюванні вона може сприяти підвищенню продуктивності й ефективності праці.

Посадові інструкції не повинні бути трафаретними для всіх управлінських посад. Залежно від трьох основних категорій управлінського персоналу їх поділяють на три види: для керівників, спеціалістів і технічних виконавців. Посадові інструкції слід розробляти одночасно комплексно як по підрозділу апарату управління, так і в цілому по підприємству, з тим, аби врахувати реалізацію поставлених перед ними цілей і завдань, уникнути дублювання і забезпечити необхідні організаційні взаємозв’язки і функціональні відносини між посадовими особами.

Особливості розробки графіків, інструкцій та інших документів

Поряд з положеннями про бухгалтерію, посадовими інструкціями про роботу облікового апарату широко використовують графіки, які їх конкретизують і деталізують. У графіках заздалегідь визначають види робіт, конкретних виконавців, заплановані і фактичні строки виконання.

Графіки розробляють керівники обліку (головні бухгалтери, завідуючі секторами), а затверджує або керівник підприємства (організації, установи) або головний бухгалтер, якщо вони розроблені структурним підрозділом бухгалтерії.

У практичній роботі бухгалтерія використовує різні графіки: як за періодом, на який їх складають, — постійні (графік облікових робіт по підприємству) і разові (графік впроваджування нормативного методу обліку витрат та калькулювання собівартості продукції), так і за технікою складання — таблично-текстові, лінійні.

Таблично-текстові графіки поділяють на зведені — у цілому по бухгалтерії або за іншим функціональним підрозділом апарату управління; структурні — за секторами, групами бухгалтерії та іншими підрозділами й індивідуальні (складають на виконувані роботи посадовою особою).

Таблично-текстові графіки складають найчастіше строком на місяць, проте вони можуть охоплювати і більш короткі (день) та тривалі (рік) періоди часу. Як правило, вони бувають постійними, але можуть бути і разовими.

Для організації разових робіт в основному застосовуються лінійні графіки. На відміну від таблично-текстового графіка, у лінійному за присудком подають не текст, а лінією позначають тривалість виконання робіт, зазначених у підметовій частині таблиці.

Організація роботи виконавців необлікових підрозділів

На підприємствах велика кількість працівників лінійних служб — завідуючі складами, бригадири, начальники цехів, експедитори та ін. — виконують значну частину бухгалтерської роботи. Для кожного працівника необлікової служби з виконання ним облікових робіт має бути створено два нормативних документа:

 робоча інструкція;

 графік здавання документів у бухгалтерію.

Робочі інструкції складаються з виконання окремих облікових робіт — заповнення первинних документів, звітів тощо.

Графік здавання документів до бухгалтерії має містити назви, строки та порядок здавання.

Структура робочої інструкції має містити такі розділи:

 загальна частина;

 методика та техніка складання звітів;

 методика та техніка перевірки даних;

 обов’язки;

 відповідальність;

 графік здачі документів

ТЕМА 7. ОРГАНІЗАЦІЯ ПРОЕКТУВАННЯ І ВПРОВАДЖЕННЯ СИСТЕМИ ОБЛІКУ ЗА УМОВ ЗАСТОСУВАННЯ ПК

План

1. Основи організації проектування

2. Дослідження та обґрунтування створення автоматизованої інформаційної системи обліку

3. Розробка технічного завдання та ескізного проекту

4. Складання технічного проекту та робочої документації

5. Впровадження проекту в дію

1. Основи організації проектування

Мета проектування — забезпечити ефективне функціонування інформаційної системи обліку, а також взаємодія автоматизованої інформаційної технології з фахівцями, які використовують в сфері обліку, контролю та аналізу сучасну комп’ютерну техніку.

Основними принципами утворення автоматизованих інформаційних систем є системність, стандартизація та уніфікація, сумісність, розвиток, ефективність.

Принцип системності дозволяє підійти до дослідженого об’єкта як одного цілого. Цей принцип дозволяє виявити на основі цілісності взаємозв’язки між структурними елементами, які забезпечують направлену діяльність системи та реалізовувані нею функції. Системний підхід та моделювання дозволяють у доступній формі відображати всі необхідні дані, а також використовувати ПК для дослідження поведінки системи в конкретних експериментальних умовах. Принцип стандартизації та уніфікації дає змогу в разі необхідності застосування типових, уніфікованих та стандартних елементів функціонування автоматизованої інформаційної системи обліку. Цей принцип дозволяє скоротити термін впровадження автоматизованої інформаційної системи обліку, а також трудові та вартісні витрати на створення цієї системи. Принцип сумісності дозволяє забезпечити здатність взаємодії автоматизованої інформаційної системи різних видів, рівней у процесі їх сумісного функціонування. Цей принцип дозволяє забезпечувати нормальне функціонування економічних об’єктів, підвищувати ефективність управління підприємством. Принцип розвитку дає змогу постійно поповнювати і оновлювати функції системи та види її забезпечення. Цей принцип передбачає, що інформаційна система обліку має постійно нарощувати свої потужності новими технічними та програмними засобами, постійно розширятися новим колом завдань та поновлювати інформаційний фонд.