ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 26.11.2019
Просмотров: 1584
Скачиваний: 1
Письмо должно быть кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований. В тексте нежелательны исправления.
Типы деловых писем
Письмо-просьба. Просьба формулируется кратко и точно. Если есть необходимость дать некоторые пояснения, сделайте это по возможности сжато. Непременно подчеркните личную заинтересованность и заранее поблагодарите за ее исполнение. В ряде случаев письмо целесообразно закончить припиской: "Заверяем Вас, что представ ленная Вами информация будет использована строго конфиденциально".
Письмо-извещение посылается из вежливости (благодарности за скорый ответ, выражение готовности к сотрудничеству и т.п.) или же в качестве вполне определенного информационного сообщения. Под таким письмом вполне достаточно подписи референта или секретаря.
Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта своевременно получить желаемый результат. Его цель -тактично напомнить о необходимости выполнить взятые обязательства. И лишь при крайне обострившейся ситуации можно намекнуть на санкции, которые могут затем последовать.
Письмо-подтверждение чаще всего является гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо выполняет не столько юридическую, сколько моральную функцию - выражает готовность поддержать предложения адресата. Нередко оно служит подтверждением своевременного получения документов, материальных ценностей, договорных бумаг.
Письмо-претензия близко к рекламации, хотя и не имеет столь явно выраженного характера. Это как бы официальное предупреждение. В нем должны содержаться следующие данные: основания для предъявления претензии, сами претензии, конкретные требования стороны, предъявляющей претензии (замена некачественной продукции, уценка, возмещение убытков и т.п.).
Письмо-отказ это ответ на претензию клиента или партнера. Правильно написанное, оно помогает, несмотря на отказ, поддерживать нормальные отношения с клиентом.
Начало письма должно нести нейтральный комментарий, в котором вы перечисляете то, с чем согласны. Затем идет объяснение причин отказа. Концовка должна быть позитивной. Даже если невозможно удовлетворить высказанную претензию, следует выразить готовность к продолжению сотрудничества.
Письмо-извинение. Время от времени возникает необходимость послать письмо, содержащее извинения по какому-нибудь поводу. Обычно такое письмо содержит изложение причин, по которым внезапно что-то срывается: важная встреча, участие в конференции, присутствие на торжественном мероприятии и т.п. В ряде случаев такое письмо направляется после предварительного уведомления по телефону.
Гарантийное письмо является особой формой письма и направляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т.п. В нем указывается конкретно вид операции, которую предстоит произвести. Заканчивается письмо фразой: "Оплату гарантируем. Наш расчетный счет (указываются полные банковские реквизиты)" и обязательно имеет две подписи: руководителя и главного бухгалтера.
Циркулярные письма. Их цель довести информацию одного и того же содержания в несколько адресов (например, дочерним фирмам, филиалам). Рассылаются такие письма руководящей (головной) организацией за подписью руководителя по общим вопросам. При этом личная подпись обязательна лишь на первом экземпляре, а на остальных - факсимиле.
Обращение в каждом из таких писем стандартное. Меняется только основной текст. Все экземпляры писем, остающиеся в делах организации, должны иметь подлинные подписи должностных лиц. Любое из этих писем можно отправить по почте, но идти оно будет долго, и его получение адресатом не гарантировано. Надежнее воспользоваться услугами международной курьерской почты. В этом случае Вы можете быть совершенно уверены в том, что оно дойдет и будет вручено под расписку в точно указанное время.
Тема №5. Об этикете на официальных мероприятиях.
План.
1. Официальные приёмы.
2. Виды приёмов.
3. Визитная карточка.
4. Основные требования предъявляемые к телефонным деловым
разговорам.
К официальным мероприятиям относятся различные приемы и церемонии, устраиваемые по случаю национальных праздников, исторических юбилейных дат, прибытия иностранных делегаций, глав государств и правительств и т.д. Приемы проводятся главами государств, правительств, министрами, а также посольствами, консульствами, торговыми представительствами страны за границей.
Приемы проводят военные атташе, командиры кораблей, находящихся с визитом дружбы в иностранных базах, а также представители местного военного командования и гражданских властей в порядке оказания почестей прибывшим военным гостям.
Дипломатические приемы проводятся также независимо от каких-либо событий, в порядке повседневной дипломатической работы. В практике дипломатических представительств эти приемы являются наиболее распространенными. Немногочисленные по количеству приглашенных лиц, такие приемы представляют собой удобную возможность для завязывания контактов, укрепления и расширения связей, получения нужной информации, оказания влияния на местные круги в нужном направлении, разъяснения внешней политики своей страны.
Независимо от назначения, объема и вида всякий дипломатический прием носит политический характер, поскольку на нем происходит встреча представителей иностранных государств.
Находясь за границей, надо уважать правила и обычаи, принятые в данной стране. Приглашая иностранца на официальное мероприятие, следует позаботиться о том, чтобы не поставить его в положение, унижающее или оскорбляющее его национальное достоинство, в противном случае он может расценить это как неуважение к его государству и нации.
Прежде всего необходимо особенно строго и четко соблюдать дипломатический этикет. Дипломаты при выполнении своих функций, организации официальных мероприятий, участии в церемониях и процедурах действуют в соответствии с дипломатическим протоколом, под которым понимают совокупность общепринятых правил, традиций, условностей, соблюдаемых правительствами, государственными представительствами за рубежом (посольствами, консульствами и др.) и их сотрудниками при общении друг с другом. Не следует при этом забывать, что дипломатический протокол и общегражданский этикет - разные вещи.
Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом.
К дневным относятся приемы типа "бокал шампанского", "бокал вина", завтрак. В международной практике принято считать, что дневные приемы менее торжественны, чем вечерние.
К вечерним относятся приемы типа чай, "Жур фикс", коктейль, фуршет, обед, обед-буфет, ужин.
Виды приемов и поведение на них
"Бокал шампанского" - начинается, как правило, в 12.00 часов и продолжается около часа. Поводом для организации такого приема могут быть годовщина национального праздника, пребывание делегации в стране, отъезд посла, открытие выставки, фестиваля. Напитки и закуски разносят официанты. С точки зрения организации это - наиболее простая форма приема, не требующая большой и длительной подготовки. Подается, как правило, шампанское, вино и соки. Закуска не обязательна, но можно подать маленькие пирожные, орешки, бутерброды. Приглашенные приходят в повседневной одежде. Аналогичным является прием типа "бокал вина". Название в данном случае подчеркивает особый характер приема.
Завтрак - устраивается в промежутке времени между 12.00 и 15.00 часами. Наиболее распространенное время начала завтрака от 12.00 до 13.00 часов. Меню завтрака составляется с учетом существующих в стране традиций и обычаев и, как правило, состоит из одного-двух блюд холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. Подавать на завтрак первые блюда (супы) не принято, хотя подача их не будет являться ошибкой. После завтрака подается кофе или чай.
Перед завтраком подается коктейль, сухое вино, соки, во время завтрака - минеральная вода, а иногда и соки.
После того как все гости поели, хозяин (или хозяйка) первым встает из-за стола и предлагает гостям перейти в другой зал, где подается кофе.
Продолжительность завтрака - 1-1,5 часа (примерно 45-60 минут за столом и 15-30 минут за кофе).
Инициатива ухода с завтрака - за главным гостем.
Форма одежды для завтрака - в большинстве случаев повседневный костюм, но в торжественных случаях может быть и смокинг. Обычно форма одежды указывается в приглашении.
Чай - устраивается между 16.00 и 18.00 часами, как правило, только для женщин. Например, жена министра иностранных дел устраивает чай для жен глав диппредставительств, а жена посла - для жен других послов. Возможны случаи приглашения на чай также и мужчин.
Для чая накрываются один или несколько столиков в зависимости от количества приглашенных лиц, подаются кондитерские и булочные изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды. Закуски (сандвичи с икрой, рыбой, сыром, колбасой) подаются за чаем редко, а если подаются, то в небольшом количестве.
Продолжительность чая - 1-1,5 часа. Форма одежды - повседневный костюм или платье.
Приемы типа "Жур фикс" - устраиваются один раз в неделю в один и тот же день и час в течение всего осенне-зимнего сезона (с осени до лета). Приглашения на такие приемы (среды,
четверги, пятницы) рассылаются один раз в начале сезона и действуют до конца сезона, если не последует специального уведомления о перерыве. По времени проведения, угощению и форме одежды этот прием не отличается от чая. Иногда такие приемы носят форму музыкальных или литературных вечеров. На приемы "Жур фикс" приглашаются и могут присутствовать также мужчины.
Приемы типа коктейль или фуршет - устраиваются в промежуток времени от 17.00 до 20.00 часов и длятся 2 часа. Угощение - различные холодные закуски, кондитерские изделия и фрукты. Иногда подаются также горячие закуски. Угощение не должно быть обильным. На приемах такого типа спиртные напитки выставляются на столиках или, будучи разлитыми в бокалы, разносятся официантами. Иногда в одном из залов устраивается буфет, где официанты разливают напитки для желающих. В конце приема может быть подано шампанское, затем кофе.
Приемы типа коктейль или фуршет проводятся стоя. Гости подходят к столам, набирают закуски на свои тарелки и отходят от столов, чтобы дать возможность подойти к ним другим гостям.
Форма одежды - повседневный костюм или смокинг, в зависимости от конкретного случая и указания на этот счет в приглашении.
Обед - начинается в промежуток времени от 20.00 до 21.00 часа. Меню обеда: одна-две холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. После обеда в гостиной подается кофе или чай. Перед обедом гостям предлагается коктейль. Меню обеда отличается от меню завтрака тем, что после холодных закусок подается суп. К супу - херес (подавать не обязательно).
К холодным закускам гостям предлагается водка или настойки (охлажденные), к рыбному блюду - сухое белое вино (охлажденное), к мясному - сухое красное вино (комнатной температуры), к десерту - шампанское (охлажденное), к кофе - коньяк или ликер (комнатной температуры).
Обед длится обычно 2-2,5 часа, при этом за столом примерно 50-60 минут, остальное время - в гостиных. Форма одежды - темный костюм, смокинг или фрак в зависимости от конкретного случая и указания в приглашении; для жен-дин - вечернее платье.
В некоторых официальных случаях сразу же после обеда проводится прием типа "а ля фуршет". Гости, присутствовавшие на обеде, по его окончании направляются на прием "а ля фуршет". Такое сочетание двух приемов организуется преимущественно в связи с пребыванием в стране иностранного государственного деятеля или иностранной делегации, в честь которых дается обед.
Форма одежды такая же, как на обеде.
Ужин - начинается в 21.00 час и позднее.
Меню ужина и вина - такие же, как на обеде.
Форма одежды - костюм темного цвета, смокинг или фрак; для женщин - вечернее платье.
Ужин отличается от обеда только временем начала - не раньше 21.00 часа.
Вечерний прием "а ля фуршет" - устраивается в особо торжественных случаях (в честь главы или премьер-министра иностранного государства, иностранной правительственной делегации, по случаю национального праздника и т.п.). Начинается в 20.00 час. и позднее.
Угощение - такое же, как на приеме типа коктейль или фуршет, но разнообразнее и обильнее.
Форма одежды - костюм темного цвета, смокинг или фрак; для женщин -вечернее платье.
Обед-буфет предполагает свободную рассадку за небольшими столиками по четыре-шесть человек. Так же как на фуршетном приеме, накрываются столы с закуской, имеются буфеты с напитками. Гости набирают закуски и садятся по своему усмотрению за один из столов. Такого рода прием часто организуется после концерта, просмотра фильма, в перерыве танцевального вечера. Обед-буфет менее официален, чем обед.