Файл: Корпоративная культура в организации (Основы корпоративной культуры).pdf

Не допускается распространение работниками информации, наносящей ущерб Компании, содержащей призывы к деструктивным действиям, невыполнению решений и указаний исполнительных органов Компании.

4.1.6. Для регулярного информирования подчиненных:

– __________________________ проводят еженедельные оперативные совещания с участием всех начальников отделов подразделения;

– __________________ проводят еженедельные планерки своих отделов.

4.1.7. __________________________ назначают сотрудников, ответственных за развитие информационной политики внутри подразделения.

4.2. Информационные поводы

4.2.1. Поводом для освещения являются следующие события:

– значимые контракты, заключенные Компанией;

– стратегические инициативы руководства;

– решения правления Компании, не являющиеся конфиденциальными;

– решения совета директоров Компании, не являющиеся конфиденциальными;

– изменения в руководстве Компании;

– изменения в организационной структуре Компании;

– начало, развитие и завершение крупных проектов Компании;

– готовность годовой, ежеквартальной финансовой отчетности, а также операционные результаты Компании;

– кризисные ситуации в Компании;

– значимые даты, юбилеи, праздники;

– и другие факты, которые могут повлиять на уровень деловой репутации и корпоративного имиджа Компании.

4.3. Основные информационные ресурсы (каналы и инструменты)

4.3.1. Личное общение. Основным каналом коммуникаций является личное общение. Для этого в Компании используют:

– информационные встречи;

– конференции;

– круглые столы;

– корпоративные сессии;

– совещания;

– селекторные совещания;

– видеоконференции;

– планерки;

– рабочие группы;

– приемные часы руководителей.

Дополнительные инструменты: адаптационные курсы, тренинги, обучающие программы.

4.3.2. Электронные носители. Основные каналы электронных коммуникаций в Компании:

– корпоративный портал;

– электронная почта.

Дополнительные инструменты: электронные презентации, корпоративные фильмы, видеоматериалы. Для получения обратной связи используются: форум на портале, опросы на портале, электронная почта.

4.3.3. Печатные и визуальные носители. Компания использует:

– информационные стенды;

– корпоративные издания;

– брошюры.

Дополнительные инструменты: внутренняя имиджевая реклама, знаки корпоративной принадлежности (сувенирная продукция, корпоративная атрибутика).

---

Для получения обратной связи используются: анкеты, ящики обратной связи, опросы на портале, электронная почта.

4.3.4. Корпоративные мероприятия. Для развития внутренних коммуникаций и корпоративной культуры в Компании регулярно проводят корпоративные мероприятия:

– корпоративные праздники;

– спортивные мероприятия;

– конкурсы;

– акции.

Дополнительные инструменты: знаки корпоративной принадлежности.

Для получения обратной связи о планируемых или проведенных мероприятиях используются: форум на портале, опросы на портале, анкеты.

4.4. Порядок использования внутренних коммуникационных каналов

4.4.1. Корпоративный портал

Внутренний корпоративный портал Компании является основным информационным ресурсом для сотрудников компании.

За техническую поддержку портала отвечает ____________________________________.

За информационное наполнение портала отвечает ___.

4.4.2. Правила использования форума:

– правила форума, указанные ниже, обязательны для выполнения всеми участниками форума без исключений;

– правила отдельных форумов являются дополнениями к общим правилам форума;

– администрация оставляет за собой право изменять правила без уведомления;

– дополнения и изменения правил начинают действовать с момента их опубликования.

Регистрация:

Запрещается использовать для отображения на форумах имена (логин, имя), подписи, содержащие нецензурную лексику, адреса веб-сайтов, e-mail и т. п.

Запрещено:

– публиковать заведомо ложную информацию;

– использовать нецензурные и (или) грубые выражения (в т. ч. в замаскированной форме);

– оскорблять кого-либо в прямой или косвенной форме, высказывать неуважение и (или) хамить участникам форума;

– создавать сообщения, наpyшающие действующее законодательство России;

– рекламировать в сообщениях, подписях или аватарах любые товары и услуги без специального разрешения администрации форума;

– создавать одинаковые темы или сообщения в разных форумах;

– создавать темы с вопросами, ответы на которые даны в теме FAQ;

– создавать новые темы с названиями, не отражающими суть проблемы или вопроса;

– вести разговор на вольные темы, создавать темы, не соответствующие данному форуму, или отсылать сообщения, не соответствующие обсуждаемой теме;

– публиковать ссылки на нелицензионное коммерческое программное обеспечение, программы для его взлома и генераторы ключей, а также на материалы, защищенные авторскими правами (книги, музыка, видео и прочее);

---

– создавать сообщения, не несущие конкретной смысловой нагрузки в контексте обсуждаемой темы;

– создавать сообщения, содержащие специально сделанные ошибки; злостно не соблюдать правила русского языка;

– создавать в подписях ссылки на сайты, не отвечающие тематике форума;

– создавать сообщения ЗАГЛАВНЫМИ или заглавными и прописными буквами вперемешку («вОт ТаКиМ оБрАзОм»), излишне выделять текст в целях привлечения внимания полужирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием, отличным от стандартного для сообщений форума цветом, шрифтом, размером шрифта;

– самовольное модерирование, когда некий участник форума, не являющийся модератором данного форума, делает замечания другим участникам;

– обсуждать наказания, сделанные модератором или администратором.

Не рекомендуется:

– писать транслитом, так как это неудобно для чтения. Существуют методы, которые позволяют переводить транслит в кириллицу. Вы можете ознакомиться с такими методами на этой странице. Администрация оставляет за собой право закрывать темы, в которых пользователи постоянно пишут транслитом и игнорируют данный пункт правил;

– создавать аватары и подписи на политические или религиозные темы. Администрация оставляет за собой право удалять такие аватары и подписи после уведомления пользователя через персональные сообщения;

– создавать сообщения политического или религиозного содержания. Администрация оставляет за собой право удалять подобные сообщения без предупреждения;

– создавать подписи на любом языке, кроме русского и английского. Пользователи русскоязычного форума должны понимать то, что пишут остальные участники форума. Английский считается международным языком. Администрация оставляет за собой право удалять такие подписи после уведомления пользователя через персональные сообщения;

– многократно поднимать тему, если на поставленный вопрос ответ не был получен своевременно.

Общие положения:

– прежде чем создавать новые темы, обязательно воспользуйтесь ПОИСКОМ. FAQ. Возможно то, что Вы хотите спросить, уже обсуждалось на форуме. Так Вы сэкономите драгоценное время себе и другим;

– старайтесь писать грамотно. Проверяйте написанные сообщения, перед тем как их отправить;

– при написании сообщения избегайте излишнего цитирования. Это затрудняет чтение сообщения и излишне загружает тему;

– личная переписка в общей теме недопустима. Для личной переписки есть персональные сообщения;

---

– избегайте копирования объемных материалов каких-либо веб-страниц. Лучше публикуйте ссылки на эти материалы;

– если Вам нечего сказать – лучше ничего не говорить. Не надо писать сообщения только для того, чтобы отметиться.

Администрирование и модерирование:

– администраторы и модераторы имеют право редактировать, переносить, закрывать, а также удалять сообщения и темы, не удовлетворяющие правилам форума;

– администраторы и модераторы имеют право преимущественного трактования тех или иных пунктов правил форума в случае заявлений о наличии двойного смысла в таких пунктах со стороны пользователя;

– действия модератора можно обжаловать только в администрации форума и только посредством персональных сообщений;

– решение администрации форума является окончательным и обжалованию не подлежит.

4.4.3. Правила использования информационных стендов:

– ответственным за размещение информации на стендах является управление по работе с персоналом;

– информационные стенды размещаются во всех зданиях Компании, в том числе и в филиалах Компании;

– все стенды должны содержать одинаковую информацию и в едином дизайне, разработанном управлением по работе с персоналом и согласованном в заинтересованных подразделениях Компании;

– информация на стендах обновляется еженедельно;

– на стендах должна быть предусмотрена специальная область для размещения информации, предназначенной для сотрудников конкретного здания и филиала;

– сотрудники Компании не имеют права самостоятельно размещать информацию на стенде;

– в каждом здании (филиале) Компании должны быть сотрудники, отвечающие за размещение информации на стенде. На стенде должна содержаться контактная информация ответственных сотрудников.

4.4.4. Правила проведения опросов сотрудников

Для выяснения мнения сотрудников о различных аспектах внутренней жизни Компании и в целях их совершенствования в Компании регулярно проводятся опросы сотрудников:

– за проведение опросов отвечает ___;

– Компания гарантирует полную анонимность для участников опроса;

– опросы могут проводиться письменно или на портале Компании;

– ___ должно организовать поступление предложений по теме опросов и своевременно на них реагировать;

– ___ обязано своевременно обрабатывать результаты опросов и докладывать о них руководству Компании. После принятия необходимых решений необходимо информировать о них сотрудников.

---

4.4.5. Правила ведения телефонных переговоров:

– при первом звонке снимите трубку после второго гудка, поздоровайтесь, представьте компанию и себя (должность, имя);

– затем познакомьтесь с собеседником, после чего обращайтесь к нему по имени и отчеству;

– в контексте разговора следует позитивно высказываться («спасибо, что позвонили», «какой интересный вопрос», «мне приятна ваша осведомленность»), а также при каждой возможности подчеркивать общность взглядов и мнений («я согласен с Вами», «мы оба так считаем»).

4.5. Правила ведения деловой переписки между сотрудниками и с внешними контрагентами

4.5.1. В Компании оформление официальных бланков регламентируются нормативными документами и в первую очередь ГОСТ 6.330-2003.

4.5.2. В Компании используются два стандартных формата бланков документов – А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).

4.5.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и не на нем, должен иметь поля не менее 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

4.5.4. Область заголовка

В этой части письма слева размещайте угловой штамп Компании с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дату регистрации письма как исходящего документа.

Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывайте, на какой документ отвечает данное письмо. В правой части заголовка размещайте реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещайте заголовок к тексту документа, например «О поставке автомобилей».

4.5.5. Обращение

Обращение может начинаться со слов «Уважаемый + фамилия (имя, отчество)» или «Дорогой + имя и отчество (имя)».

Обращение на «ты» недопустимо.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

______________________

__________________

______________

В случае если вы ставите сокращения «г-ну», «г-же», то вначале пишется фамилия респондента, после – инициалы.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При направлении письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

4.5.6. Текст письма

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении.

---