Файл: Корпоративная культура в организации (Основы корпоративной культуры).pdf

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

4.5.7. Заключительная формула вежливости

Заканчивать письмо следует словами благодарности за сотрудничество. И затем перед вашей подписью ставится выражение: «С уважением, …» или «Искренне Ваш…».

4.5.8. Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на официальном бланке компании); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

__________________________________________________

__________________________

или на бланке:

_________________________________________

4.5.9. Указание на приложение

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

____________________________

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

___________

___________________________________________________

________________________________________________

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

4.5.10. Указание на рассылку копий

Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

___________________________________________________

4.6. Правила ведения электронной переписки

4.6.1. Правила ведения переписки с клиентами:

– в начале письма следует поприветствовать клиента, уместны фразы: «Добрый день (утро/вечер)»;

– при переписке с клиентами Компании следует придерживаться правил вежливого обращения, быть терпеливым и внимательным к вопросам (просьбам) клиентов, быть корректным;

– для окончания письма принята следующая форма:

С уважением,

наименование должности

Ф. И. О.

4.6.2. Требования к ведению офисной переписки:

– в Компании приняты определенные требования к ведению офисной переписки, которые призваны упорядочить проведение массовых почтовых рассылок и способствуют корректному изложению предоставляемой информации;

– для рассылки официальных сообщений, имеющих отношение ко всем сотрудникам Компании, используется специальная рассылка;

– проект информационной массовой рассылки официального или неофициального характера для предварительного согласования и дальнейшего ознакомления сотрудников Компании необходимо направлять в адрес Управления информационных технологий;

– текст подобных сообщений должен быть сформулирован стилистически грамотно и корректно, без вложений;

– сотрудник Компании не вправе самостоятельно и без согласования использовать массовые рассылки. Несоблюдение данного требования считается дисциплинарным нарушением;

– в форс-мажорных случаях без согласования могут рассылаться только срочные оповещения следующих отделов: бухгалтерия, хозяйственный отдел, управление по работе с персоналом, отдел системной интеграции и технических средств. Подобные массовые рассылки могут содержать только темы:

– информация по административно-хозяйственным вопросам;

– информация по административно-техническим вопросам;

– информация по финансовым вопросам;

– информация по организационным вопросам;

– для сообщений личного характера о днях рождения, других юбилейных и значимых датах (рождение детей, свадьбы, защита дипломов и т. п.), предложений о купле-продаже, сдаче-съеме и т. п. использование массовых рассылок недопустимо;

– контроль за соблюдением сотрудниками Компании правил ведения офисной переписки возлагается на их непосредственных руководителей.

4.7. Порядок использования конфиденциальной и инсайдерской информации

Компания должным образом заботится о защите конфиденциальной информации, перечень которой определен соответствующими внутренними документами.

4.7.1. Компания в лице исполнительных органов предпринимает исчерпывающие меры по защите коммерческой и служебной информации, обеспечивает конфиденциальность и режим работы с такой информацией, устанавливает перечень такой информации, соблюдая разумный баланс между открытостью Компании и стремлением не нанести ущерб ее интересам.

4.7.2. В договор с должностными лицами и работниками Компании в обязательном порядке включаются условия о неразглашении конфиденциальной информации.

4.7.3. Исполнительные органы Компании обеспечивают соблюдение режима конфиденциальности в целях защиты деловой информации, служебной и коммерческой тайны, предотвращения возможного ущерба от разглашения или несанкционированной утечки деловой информации, исключения фактов незаконного использования этой информации любыми заинтересованными лицами.

4.7.4. Исполнительные органы Компании обеспечивают надежный механизм подготовки, согласования и контроля над содержанием и сроками раскрываемой информации, надлежащую систему хранения документов Компании, функциональность и сохранность информационных ресурсов.

4.7.5. Сотрудники Компании, уполномоченные осуществлять коммуникации с сотрудниками Компании в связи с исполнением служебных обязанностей, должны обеспечивать равную возможность всем заинтересованным лицам на одновременный доступ к раскрываемой существенной информации о деятельности Компании, а также должны принимать меры по опровержению недостоверной информации, если ее распространение влечет причинение ущерба Компании.

4.7.6. В случае нарушения действующего законодательства в области раскрытия информации, а также норм настоящих Правил, приведших к причинению ущерба Компании, виновные в таком нарушении лица, входящие в состав органов управления, и (или) должностные лица Компании могут быть привлечены соответственно к дисциплинарной, гражданско-правовой, административной или уголовной ответственности.

5. Оценка информационной деятельности
и повышение эффективности коммуникаций

5.1. Ежегодно ____________________________________ проводит внутренний информационный аудит Компании для оценки результатов ее корпоративной информационной деятельности.

Результаты таких аудиторских проверок передаются на рассмотрение _________________ и __________________. По итогам аудита готовятся управленческий анализ, выводы и рекомендации.

5.2. ___ следит за тем, чтобы работники Компании были всецело осведомлены о ее деятельности, знали о последних корпоративных событиях.

Для этого ___ организует регулярные информационные доклады, а также выборочно проверяет работников Компании на их информированность.

Работники Компании должны владеть базовой корпоративной информацией и правилами обращения с ней.

Их знания проверяются при прохождении аттестации.

6. Контроль и ответственность за исполнение настоящих Правил

6.1. ____________________________________________, руководители и сотрудники Компании несут ответственность за соблюдение настоящих Правил.

6.2. Каждый сотрудник Компании несет персональную ответственность за соблюдение настоящих Правил и за недоведение до сведения руководства Компании информации обо всех известных ему (ей) случаях нарушения требований настоящих Правил.

6.3. В случае нарушения действующего законодательства, норм и требований, а также норм настоящих Правил, приведших к причинению ущерба Компании, виновные в таком нарушении лица, входящие в состав органов управления, и (или) сотрудники Компании могут быть привлечены к дисциплинарной, гражданско-правовой, административной или уголовной ответственности.