Файл: Адаптация персонала в организациях разных типов (Теоретические основы адаптации персонала в организациях разных типов).pdf

• цели адаптации,
• участники процедуры адаптации,
• этапы адаптации,
• сроки адаптации,
• наставничество,
• завершение адаптации.

Одним из разделов алгоритма программы адаптации вновь принятого сотрудника является наставничество.

Наставничество – форма обучения вновь принятых работников, представляющая собой процесс консультирования и оценки нового работника более опытным сотрудником [23, с.218].

В качестве наставников могут выступать как опытные работники со стажем, руководители, так и молодые сотрудники, проработавшие несколько лет и положительно зарекомендовавшие себя. Для того, чтобы было легче оценить, насколько данный сотрудник подходит под роль наставника, ОАО «Газпром» предлагается использовать Лист оценки социально-психологических качеств потенциального наставника (Приложение 4).

Максимальное количество баллов, которое свидетельствует о том, что данный человек отвечает требованиям к личности наставника - 36 баллов.

Если сотрудник набрал от 24 до 12 баллов, это говорит о том, что данный сотрудник вполне может быть наставником, однако следует обратить внимание на те критерии, по которым он набрал наименьшее количество баллов. Быть может понадобится провести индивидуальную беседу и подготовку потенциального наставника, просветить и восполнить недостающие знания. Если человек набрал меньше 12 баллов, то нужно рассмотреть другую кандидатуру на исполнение обязанностей наставника, иначе придется не только вести контроль за двумя сотрудниками, но и исправлять ошибки.

После окончания процесса адаптации вновь принятого работника его наставник может быть премирован по решению руководства. Содержание наставничества и основные обязанности наставника должны быть изложены в положении об адаптации вновь принятых работников.

Для повышения количества знаний по занимаемой должности предлагается разработать План введения в должность новых сотрудников.

План введения в должность состоит из 4 этапов [29].

Задача 1 этапа – детальное ознакомление с деятельностью предприятия.

В течение первого этапа введения в должность необходимо провести адаптационный тренинг - «Welcome! Тренинг». Его цель, помимо передачи знаний об организации и существующих в ней порядках, – сформировать и повысить лояльность новых сотрудников к предприятию.

В результате тренинга:

• Создается благоприятная и безопасная атмосфера, как для уже работающих, так и для вновь принятых сотрудников
• У новых сотрудников формируется образ группы, в которой предстоит работать, растет чувство принадлежности к ней, лояльности к предприятию
• Участники приобретают навыки эффективного взаимодействия и работы в коллективе (взаимовыручка, терпимость друг к другу, взаимоуважение, умение слушать и др.)
• Участники раскрывают свой личностный и профессиональный потенциал, творческие и лидерские способности
• Новые сотрудники определяют для себя специфику распределения функций и обязанностей на предприятии и начинают играть наиболее оптимальную своим возможностям роль в этом процессе.

Welcome-тренинг – это адаптационное мероприятие для новичков, на котором подробно и с положительной эмоциональной нагрузкой мы повествуем или показываем видеоматериалы о нашей любимой компании.

Welcome-тренинг или welcome-занятия дают новичкам возможность управляемо узнать компанию изнутри, познакомиться с ее историей, нормами, пообщаться с ключевыми лицами (как минимум, увидеть их), задать важные вопросы, познакомиться с другими такими же новичками и в принципе сразу включиться в деятельность. В ряде компаний welcome-занятия проводятся даже до принятия окончательного решения о приеме новичка на работу, и включают в себя еще и элементы ассессмент-центра. Важно понимать, что «Welcome! Тренинг» не является тренингом в привычном понимании этого слова, так как не направлен на отработку каких-либо навыков [31].

Предлагаемое содержание «Welcome! Тренинга» для ОАО «Газпром»:

1. Сведения о компании

• Видение, миссия
• История создания
• Описание сегмента рынка на котором работает компания
• Позиция компании на рынке
• Основные конкуренты
• Основные клиенты и партнеры
• Победы и достижения
• Стратегические приоритеты и цели на текущий период
• Освещение деятельности в СМИ

2. Продукты и услуги

• Технология работы компании (различные функции и их взаимодействие)
• Описание продукта/услуги
• Ассортимент, ассортиментная политика
• Конкурентные преимущества продукта/услуги
• Успешные проекты
• Технология построения отношений с клиентами
• Логистика

3. Организация: структура и культура

• Структура, ключевые фигуры
• Основные положения корпоративного кодекса компании
• Корпоративные мероприятия, поздравления, негласные традиции и т.д.
• Корпоративные стандарты в области дресс-кода, делового этикета

4. Корпоративная политика в области управления персоналом

• Профессиональное развитие: какие возможности в области обучения предоставляет компания, как работает учебный центр, библиотека
• Развитие карьеры: базовая информация об оценочных процедурах, примеры карьерного  роста работающих сотрудников
• Политика вознаграждений
• Условия работы: порядок выплаты заработной платы, возможность получения других существующих в компании льгот
• Условия быта: где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь; помощь, связанную с обслуживанием транспортного средства и т.д.
• Отношения с профсоюзной организацией

5. Экскурсия по компании

В данный блок можно включить такие мероприятия, как:

• Посещение производства
• Посещение музея компании
• Посещение «Аллеи славы» (экспозиция дипломов и наград компании)
• И т.д.

6. Просмотр фильма о компании

Фильм может содержать следующую информацию:

• О создании и процессе становления компании
• О выпускаемом продукте / оказываемых услугах
• О корпоративной жизни (этот блок обычно включает видеоряд с корпоративных мероприятий: праздников и спортивных турниров)
• Интервью с руководителями, ключевыми сотрудниками
• Репортажи из удаленных филиалов
• Обзорная экскурсия по компании с рассказом о деятельности различных подразделений.

Это может быть традиционный повествовательный или мультипликационный фильм или просто подборка историй. Подготовку фильма лучше всего проводить с привлечением профессионалов.

В конце «Welcome! Тренинга» представители компании должны ответить на вопросы новичков [31].

Адаптационный тренинг проводится ежемесячно в последнюю пятницу месяца для вновь принятых за данный срок сотрудников, но не менее чем для 3 и не более, чем для 5 человек, в противном случае срок проведения тренинга откладывается до следующего месяца либо проводится для 2 групп.

Продолжительность адаптационного тренинга варьируется от 160 до 200 минут ввиду изменения содержания тренинга в зависимости от групп участников.

При подготовке к тренингу и его проведении необходимо учитывать особенности принятой категории работников. Тренинг проводится по указанному выше плану для сотрудников, принятых на должности до начальника отдела включительно. Для более высоких по позиции должностей в данном тренинге нет необходимости. Также отдельные блоки могут корректироваться с учетом возраста принятых работников.

Тренинг должен предоставлять достоверную, современную информацию о предприятии, при необходимости дополняться, изменяться, расширяться с течением времени.

Упражнения и задания, в нем также могут меняться по усмотрению менеджера по персоналу при согласовании с директором по персоналу ОАО «Газпром».

Задача 2 этапа – практическое ознакомление со своими обязанностями и теми требованиями, которые предъявляет администрация к данной должности, взаимодействие с коллегами.

Задача 3 этапа – включение в производственный процесс и приспособление нового сотрудника к правовому, социальному и организационному статусу учреждения; интеграция в межличностные отношения. Здесь уже большую роль играет наставник в рамках своих компетенций.

Задача 4 этапа – стабильная работа. Новый сотрудник осуществляет действия согласно плану работы на неделю в пределах своей компетенции [29].

Кроме того, необходимо совершенствование контроля процесса адаптации.

В связи с тем, что оценка адаптации сотрудника проводится исключительно руководством, последнее не получает обратной связи от сотрудника по вопросам эффективности программы адаптации. Рассмотрим наиболее распространенные в российских службах персонала методы оценки адаптации:

1. Интервью с сотрудниками через один, два и три месяца работы (проводить может специалист службы персонала - как отвечающий за адаптацию, так и любой другой).

2. Анкетирование сотрудников после завершения адаптационного периода.

3. «Пульс» - опрос сотрудников, проработавших в компании менее года. Это корпоративное исследование на определенную тематику, включающее всего несколько вопросов и адресованное конкретной группе работников.

4. Включение вопросов об адаптационных мероприятиях в ежегодные комплексные исследования удовлетворенности.

ОАО «Газпром» может воспользоваться всеми указанными методиками, периодически варьируя их.

Однако важнейшим методом оценки могут служить беседы с сотрудником по вопросам адаптации (мини-собеседования).

Представим примерные вопросы для интервью с сотрудником:

1. Что было для вас самым сложным и непонятным в первый день работы в нашей компании?
2. В какой день работы вы познакомились со своим наставником?
3. В какой день работы вы первый раз побеседовали со своим непосредственным руководителем?
4. Были ли вам поставлены задачи на период испытательного срока?
5. С какими сложностями вы столкнулись за прошедший период?
6. Как часто вы обсуждали с наставником и/или непосредственным руководителем результаты вашей работы?
7. Как и когда подводились итоги вашей работы за первые месяцы?
8. Как быстро вы получали ответы на свои вопросы?
9. Из каких источников вы получили информацию о компании?
10. За какой период вы освоились в офисе, запомнили расположение подразделений компании?

Полученная от новых сотрудников обратная связь позволяет понять их отношение к проведенным мероприятиям, а самим новичкам - оценить собственные успехи и работу наставника.

Одним из инструментов управления процессом адаптации новичка является Адаптационный лист нового сотрудника (в некоторых компаниях он называется Дневник нового сотрудника, Программа адаптации, План адаптации, План стажировки).

Адаптационный лист готовится линейным руководителем и подписывается новым сотрудником в первый день его работы вместе с должностной инструкцией. Адаптационный лист может быть подготовлен как в печатном, так и в электронном виде.

Примерная структура Адаптационного листа нового сотрудника включает следующие разделы:

•   задачи на испытательный срок;

•   мероприятия по адаптации;

•   перечень мероприятий к исполнению;

•   контроль выполнения.

Задачи определяются руководителем и разъясняются новичку при подписании Адаптационного листа. Мероприятия по адаптации включают те мероприятия по адаптации, которые разработаны в компании и адресованы новому сотруднику. Перечень мероприятий к исполнению - это список так называемых контрольных точек, или обязательств нового сотрудника перед компанией. В контрольном разделе фиксируется оценка выполнения поставленных перед новым сотрудником задач, которую рекомендуется осуществлять в ходе его встреч с непосредственным руководителем один раз в две недели или в месяц.

Итак, предлагаем для каждого работника (должности/профессии) разрабатывать Индивидуальную программу адаптационного периода (готовая программа представлена нами в Приложении 5), которая должна согласовываться с руководителем департамента по персоналу и утверждаться руководством предприятия, работник должен быть ознакомлен с ней под роспись.

Справочник новичка может издаваться как в печатной форме, так и в электронной. Цель Справочника новичка - сориентировать новичка в большом объеме информации, которую ему необходимо узнать о предприятии. Очевидно, что его наличие и поддержание в актуальном состоянии пойдет на пользу и HR-департаменту, и руководству/коллегам нового сотрудника — поток вопросов серьезно уменьшится и останется больше времени и сил на конструктивное общение по рабочим вопросам.

Рассмотрим, каким должен быть действительно эффективный справочник нового сотрудника? Вкратце его основные характеристики таковы — краткий, емкий, понятный. Текст справочника не должен быть написан казенным языком — чем он будет проще, понятнее и неформальнее, тем лучше.

Вся информация в справочнике предлагаем разбить на блоки.

Во-первых, в справочнике должна быть вся административная информация — когда начинается/заканчивается рабочий день, сколько дней может длиться отпуск, как начисляется заработная плата, какие нужно принести документы в первый рабочий день, какие можно отложить "на потом", и т. д.