Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Организация ООО "СМУ-1 Метростроя").pdf

Введение

Коммуникация - это очень сложный процесс, который включает в себя обмен информацией, опытом, сведениями. Для полноценного функционирования любого предприятия необходима коммуникация.

Коммуникация в организации любого типа реализует целый спектр задач:

• обеспечивает горизонтальный (сотрудник-сотрудник) и вертикальный (сотрудник-начальник) тип коммуникации,
• доводит до сотрудников планов, решения, приказы, распоряжения руководства,
• способствует боле сплоченной и продуктивной работе в коллективе,
• является фактором точного и своевременное выполнение заданий,
• вносит свой вклад в достижения итоговой цели работы компании, ее миссии.

С помощью коммуникационного процесса не только регулируется внутренняя работа, но и так же координируются внешние контакты. Поэтому организация коммуникативных процессов в организации занимает 50-90% рабочего времени.

Актуальность работы состоит в том, что сегодня коммуникация является фактором создания добавленной стоимости. Стоимость, создаваемая коммуникационным процессом, проявляется в виде репутации организации, деловых связей, торговой марки, брэнда, патентов, авторских прав, потенциала сотрудников, ключевых компетенций.

Коммуникация в организации - одна из сложнейших проблем менеджмента. Среди ученых, занимающихся изучением коммуникации в организации, ее видами, структурой, а так же проблемами, возникающими в процессе ее не правильного выстраивания, стоит отметить таких как О.С. Виханский, Р.А. Фатхутдинов, М. Мескон, Е. А. Репинах, Р. Л. Дафт, А. Б. Зверинцев, В. П. Конецкая и т.д.

Объектом данной курсовой работы выступает организация ООО "СМУ-1 Метростроя".

Предметом исследования является  процесс коммуникации в организации ООО "СМУ-1 Метростроя".

Цель работы - изучение влияния процесса коммуникаций на реализацию организационного потенциала и на поведение сотрудников.

В связи с поставленной целью необходимо реализовать следующие задачи данного исследования:

1. Изучить процесс коммуникации в менеджменте;
2. Рассмотреть коммуникативную сеть в организации как фактор управления коммуникативными потоками;
3. Провести теоретический анализ деловой коммуникации, рассмотреть ее структуру и функции;
4. Описать технико-экономическую характеристику организации ООО "СМУ-1 Метростроя";
5. Провести анализ коммуникативных потоков в ООО «СМУ-1 Метростроя»;
6. Разработка и внедрение методических рекомендаций по улучшению коммуникативных связей в ООО "СМУ-1 Метростроя".

Теоретическую основу исследования составляют работы отечественных и зарубежных ученых в области управления персоналом, коммуникационной политики, социологии коммуникаций, а также данные предприятия ООО "СМУ-1 Метростроя".

В ходе написания курсовой работы автором были использованы следующие методы исследований: системный анализ и комплексный подход, сравнительный анализ.

Глава 1. Понятие коммуникации и ее виды

1.1. Коммуникация в менеджменте: основные понятия, принципы, виды

Коммуникация в менеджменте - это специфическая функция управления, представляющая собой процесс взаимодействия общественных субъектов (социальных групп, общностей или личностей), с помощью которого происходит обмен информацией, опытом, знаниями, эмоциями, способностями и результатами деятельности на основе общей системы символов.

Определений понятия «коммуникации» достаточно много, что требует ее рассмотрения в«широком» и «узком» смысле.

В широком смысле,коммуникация - это «обмен информацией между людьми»^[1]. Понимание обмена информацией как производство общего, объединяющего людей в процессе их совместной деятельности, предполагает, что этим общим прежде всего является язык как средство общения. Именно с помощью языка формируется вербальная коммуникация, которая представлена речью.

В этом смысле обращение к широкому значению слова «коммуникация» является связующим мостом между пониманием процесса коммуникации как обмена информацией, до его конкретных вербальных выражений в спектре проблем «коммуникациипри управлении организацией».

Именно тут реализуется понимание «коммуникации» в узком смысле как общение людей в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, мыслями, чувствами, информацией^[2].

И частью этого процесса как раз является коммуникация в профессиональной сфере. Коммуникации в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение^[3].

Обмен информацией – важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности, необходимой и при реализации любой их функций менеджмента (планирование, организация, мотивация и контроль). Большую часть своего рабочего времени менеджеры всех уровней тратят на различные виды коммуникации.

Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит, прежде всего, от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.п.

Какие цели преследуются в процессе профессиональной коммуникации? В процессу коммуникации при реализации функций управления организацией реализуется широкий спектр целей:

• обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления;
• совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
• создание информационных каналов для обмена информацией между сотрудниками и группами, а так же координации их задач и действий;
• регулирование и рационализация информационных потоков;

Выделяют систему целей по характеру обмена информацией:

• межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;
• коммуникации на основе письменного обмена информацией;

В свою очередь межличностные коммуникации делят на:

• формальные или официальные. Данные коммуникации определяются строгими формальными отношениями, основанными на правилах или должностных инструкциях и осуществляемые по формальным каналам.
• неформальные.

Коммуникации такого типа формируется на основе межличностных отношений, сложившихся между сотрудниками внутри организации. Неформальные коммуникации не подчиняются официальным правилам или предписаниям организации.

С помощью неформальной организационной коммуникации сотрудники получают возможность получить доступ к той информации, которую они не могли бы получить с помощью формальных организационных коммуникаций.

По неформальным каналам коммуникации может передаваться информация следующего типа:

• возможные сокращения рабочих мест;
• новая система стимулирования повышения работоспособности;
• совокупность мер, предусматривающих систему штрафов за опоздание;
• текущие изменения в структуре организации;
• возможные должностные перемещения, повышения по службе;

Существует две модели, как избежать неформальной коммуникации такого типа:

• передача наиболее важной информации своевременно через каналы формальной информации;
• регулирование и контролирование неформальных коммуникационных сетей, через включение менеджеров в эти сети для обратной связи.

В системе формальных организационных коммуникаций выделяют:

• вертикальные. Вертикальные коммуникации – это перемещение информации с одного уровня на другой.
• горизонтальные. Горизонтальные коммуникации – это перемещение информации между различными структурными подразделениями, которые предназначаются для координации деятельности различных подразделений.

Среди вертикальных коммуникаций выделяют:

• восходящие коммуникации. Данный вид коммуникаций подразумевает передачу информации снизу вверх. В этом типе коммуникации содержится информация, необходимая для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность.
• нисходящие коммуникации. Данный вид коммуникации предусматривает передачу информации сверху вниз, при котором, непосредственно участвуют руководители с целью контроля за работниками.

Рассмотрим классификацию межличностной коммуникации. Принято выделять два вида^[4]:

• вербальные, т.е. словесные;
• невербальные, которые осуществляют обмен информацией без использования слов, с помощью жестов или интонаций голоса.

Как правило, вербальные и невербальные формы межличностной коммуникации используют одновременно, так как послания строятся н только на словах, но и на жестах.

В процессе коммуникации реализуются такие функции как:

• коммуникативная (в ее рамках реализуется побудительный характер управленческого воздействия – убеждение, внушение, приказ, просьба);
• информативная (сообщение, передача идей, понятий, мыслей);
• эмотивная (передачи информации сопутствуют эмоции);
• фактическая (функция, связана с установлением контактов);
• этническая;
• биологическая.

Выделяют принципы эффективной коммуникации. Рассмотри их подробнее:

• принцип единства рационального и эмоционального в поведении человека.

Здесь речь идет об иррациональном поведении человека, особенно с субъектной точки зрения. Данное поведение мы идентифицируем, когда наблюдаем с нашей точки зрения неправильное поведение, которое не укладывается в нашей модели поведения, не соответствует нашим ожиданиям;

• принцип ситуативности, состоящий из: необоснованности ожиданиям именно той реакции на коммуникативное воздействие, которая имела место в прошлом и является желательной; возможности нахождения объекта воздействия в состоянии напряженности, которую трудно распознать; субъективность в интерпретации ситуаций;
• принцип стремления к повышению объективности, складывается из представлений о партнере по взаимодействию, признания недостаточности своего опыта для прогнозирования его поведения;
• принцип учета развития и онтогенеза субъектов общения и динамики психических процессов и состояний. Например, изменения поведения субъекта, мотивы которого ранее Вам были не понятны.
• принцип гуманизма в построении коммуникации;
• принцип ориентации на сотрудничество;
• принцип развития субъектов общения и динамики психических процессов и состояний;
• принцип системности субъектов коммуникации (любая сложная система – динамична и открыта, не поддается полному моделированию процессов и состояний);
• принцип неполной адекватности любой сложности модели поведения субъекта, на основе которых строятся прогнозы и ожидания;
• принцип наличия скрытых факторов поведения;
• принцип бесконечности процессов познания;
• принцип научности;
• принцип познания.

Кроме того существуют факторы, направленные на уменьшение эффективности коммуникации – их называют коммуникационными барьерами.

Одним из главных условий повышения эффективности деятельности предприятия является грамотно построенное деловое общение на всех уровнях управления, в том числе между руководителем и персоналом.

Ясное понимание своих задач и обязанностей, умение донести необходимой информацию вовремя и правильно - вот что поможет внутри организации создать атмосферу взаимопонимания, доверия и сотрудничества.

На протяжении работы в той или иной организации работник (как и руководитель) осваивает нормы и правила общения, принятые в этой фирме. Но для руководителя этого явно недостаточно. Поэтому необходимо систематическое обучение руководителей тем аспектам делового общения, которые имеют более или менее надёжную научную базу^[5].

Актуальной задачей является научная разработка тех вопросов общения, которые обусловлены спецификой управленческой деятельности. Но такая коммуникация будет «односторонней»!

Нельзя забывать, что подчинённые также играют большую роль в межличностном общении. Именно они помогают руководителю выбрать правильную тактику общения и корректируют недоработки начальника. Персонал часто сталкивается с проблемами в общении с руководством. Это, например, проблема коммуникативного барьера – ввиду своего статуса, неумения говорить и выражать свои мысли устным способом, «страх» перед руководством и т.п.