Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Организация ООО "СМУ-1 Метростроя").pdf

2. Разработка систем сбора предложений для дальнейшего обеспечения более легкого протекания процесса коммуникации внутри организации (на разных уровнях, между уровнями). Т.е., все работники могут предлагать свои идеи, высказывать своё мнение, влиять на процесс коммуникаций. Цель такого мероприятия – генерация идей, поиск и решение проблем. Такие идеи можно «добывать» официально на общем собрании, или анонимно (когда каждый может позвонить и предложить что-то свое по телефону горячей линии). Такая система работает на крупных предприятиях, где за телефоном сидит менеджер, записывающий звонки и важную информацию. Возможна также организация группы ответственных лиц, которые будут собираться и обсуждать важные события отдельно ото всех. В группу могут войти отличившиеся представители других звеньев.

3. Совершенствование правленческих решений и действия (собрания, совещания, приказы и прочее). Наличие собраний обязательно, однако их частоту, продолжительность, состав участников можно и нужно корректировать индивидуально в каждом предприятий. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.

4. Совершенствование систем обратной связи. Имеется в виду обратная связь между участниками коммуникаций на разных уровнях управления, для этого можно проводить наблюдения или опросы на тему реализации обратной связи. Например, можно узнать у подчиненных, четко ли доводят до их сведения все новости, приказы? Информация поступает вовремя? Руководитель ведёт открытую политику по принятию предложений? И т.д.

5. Применение современных информационных технологий (ИТ). Например, Интернет, сеть, почта и прочее. Конечно, это уже не новшество сегодня, но внутри организации можно также вводить корпоративную связь или общий чат (что будет экономить время и деньги). Желательно. Чтобы у каждого сотрудника был персональный компьютер и средство связи (телефон, планшет). Почта позволяет обмениваться данными опосредованно, на расстоянии.

6. Выпуск информационных бюллетеней. В эти выпуски могут входить статьи с предложениями в рамках управления, все новости, касающиеся системы управления и коммуникации в организации. Это могут быть журналы, стенды, газеты. В журнале можно опубликовать опрос, где каждый желающий сможет ответить на вопросы теста.

Коммуникационная среда неразрывно связана с социально-психологическим климатом в организации. Рассмотрим эту связь более подробно.

Исследователи выделяют в качестве социально-психологических факторов эффективности организаций следующие:

1.Целенаправленность, характеризующая цели совместного взаимодействия, т.е. потребности, ценностные ориентации членов организации, средства и способы взаимодействия.

2. Мотивированность, раскрывающая причины трудовой, познавательно, коммуникативной и прочей активности членов организации

3.Эмоциональность, проявляющаяся в эмоциональном отношении людей к взаимодействию, в специфике эмоциональных, неформальных отношений организации.

4. Стрессоустойчивость, характеризующая способность организации согласованно и быстро мобилизовать эмоционально-волевой потенциал людей для противодействия деструктивным силам.

5. Интегративность, обеспечивающая необходимый уровень единства мнений, согласованности действий.

6. Организованность, обусловленная особенностями процессов управления и самоуправления.

Важным условием эффективности функционирования организаций является наличие в ней благоприятного социально-психологического климата (СПК), который включает многие вышеперечисленные факторы.

Психологический климат – это эмоциональная окраска психологических связей членов коллектива, возникающая на основе их симпатии, совпадения характеров, интересов, склонностей. Климат в организации бывает 3 типов: моральный, психологически и социальный. Часто вместо «климат» употребляют понятие «атмосфера».

Каким образом проявляется социально-психологический климат внутри организации? Обратимся к рисунку 9:

Рисунок 9 – проявления СПК

В целом этот феномен принято называть социально-психологическим климатом коллектива организации. Взаимосвязь между эффективностью организации и ее социально-психологическим климатом – важнейшая проблема для руководителей компании, фирмы.

Впервые термин «психологический климат» использовал Н.С. Мансуров, который изучал производственные коллективы. В.М. Шепель описывает психологический климат как эмоциональную окраска психологических связей членов коллектива, возникающую на основе их близости, симпатии, совпадения характеров, интересов, склонностей».

В отечественной психологии сформировались четыре основных подхода к пониманию природы социально-психологического климата.

Одним из важных показателей социально- психологического климата в коллективе являются конфликтные ситуации. Конфликты – неотъемлемая составляющая функционирования любой современной организации. Конфликтность или социально-психологическая напряженность в коллективе негативно отражается на всех сторонах его жизнедеятельности. Конфликт или конфликтная ситуация является причиной возникновения стрессовых ситуаций в процессе коллективной трудовой деятельности.

Один из первых руководителей, который обратил внимание на это – это известный Г. Форд, который относился с пониманием к структуре организации, её климату, к предпочтениям коллектива. Форд считал, что причины конфликтов внутри фирмы лежат в социальных условиях работы и рабочих мест, а также в нерациональном распределении труда. Поэтому он как руководитель машинного производства часто устраивал собрания, где каждый сотрудник мог высказать своё недовольство и предложить свои изменения. Такой подход намного повысил производительность труда на его предприятии Форда и понизил частоту конфликтов внутри фирмы. Известная поговорка «Зри в корень» здесь оказалась актуальной: так, чтобы рабочие были довольны, Форд всего на всего перешил цвет формы для сотрудников (по их желанию) и лишь немного повысил зарплату, организовал отдельное помещение для приёма пищи. Сделано было немного, зато результат был потрясающим .

3.2. Разработка и внедрение методических рекомендаций по улучшению коммуникативных связей в ООО "СМУ-1 Метростроя"

В организации ООО "СМУ-1 Метростроя" необходимо организовать дополнительные собрания между управленцами высшего звена и остальными сотрудниками. Также, можно внедрить следующие мероприятия:

• Внедрение общей формы для сотрудников
• Создание общего портфолио фирмы и портфолио на каждого сотрудника (для демонстрации клиентам)
• Тренинги для руководителей
• Тренинги для основных сотрудников, среднего звена
• Создание журнала (бюллетеней)
• Организация опросов (исследований) внутри фирмы на коммуникативные темы

Также, мы установили, что в данной фирме коммуникации осуществляются между людьми, расположенными рядом друг с другом. Тип связи (коммуникации) – круг.

В «круге» благоприятный климат. В сетях типа «круг» члены группы могут коммуницировать только с тем, кто расположен рядом с ними. «Круг» более эффективен при выполнении заданий, требующих адаптации и творческого подхода (см. рис. 10).

Рисунок 10 - Сеть «Круг» между отделами ООО «СМУ-1 Метростроя»

Данная сеть не очень подходит для данной организации. Но администрация фирмы довольна тем, как осуществляется коммуникация внутри фирмы.

Таблица 8

Содержание групповых коммуникаций

В таблице 8 мы представили основные пояснения к форме и видам коммуникаций, которые характерны для данной организации.

На наш взгляд в организации следует ввести сеть «Тент» (рис. 11):

Рисунок 11 - Сеть «Тент»

«Тент» - конфигурация сети, которая часто используется в продуктовых или многопрофильных структурах управления. Здесь предусматривается прохождение информации по отдельным ветвям структуры с разделением по отдельным регионам или продуктам.

Также, рассчитаем экономическую эффективность разработанных мероприятий по оптимизации коммуникационных поток внутри фирмы ООО «СМУ-1 Метростроя»:

Таблица 9

Затраты на разработанные мероприятия

Из таблицы 9 можем сделать вывод, что на все мероприятие необходимо не более 748000 р. Эффективность мероприятий можно рассчитать так:

∆ Д = Во х 0,1 (1)

где ∆ Д - планируемый уровень прибыли организации, тыс. р.;

Во - прибыль в последнем отчетном периоде, тыс. р.

0,001 - нормативный коэффициент, принимаемый при определении результатов от проведения маркетинговых мероприятий (при расчета на млн. рубл.).

Во= 760000000 прибыль за отчетный период 2017 год.

Определим объем прибыли (прирост доходов) в результате проведения мероприятий в системе управления и оптимизации СПК:

∆ Д = 760000000х0,001 = 760 тыс. р.

Подсчитаем общие затраты по формуле:

∆Р = З1 + З2 + З3 + З4 + … Зn (2)

где ∆ Р - общие затраты,

З1,2…n - затраты по каждому отдельному мероприятию.

Итого затрат – 748 тыс. р.

Рассчитаем экономический эффект от внедряемых мероприятий:

∆ П = ∆ Д - ∆ Р (3)

где ∆ Р - общие затраты,

∆ Д - прирост доходов.

∆ П = 760 - 748 = 12 тыс. р.

Эффективность в процентном соотношении рассчитаем по формуле:

Э = ∆ П / ∆ Р х 100% (4)

Э = 12/748 х 100 = 1,6 %.

Итак, эффективность внедряемых мероприятий по совершенствованию коммуникаций составит 1,6%, т.е. мероприятия эффективные и требуют реализации. Эффективность не очень высокая, однако компании потребуется время с последующим проведением исследований, чтобы выяснить, какой эффект принесли эти мероприятия.