Файл: Основные функции в системе менеджмента (Координация).pdf

В управлении различают три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Текущий контроль – используется в ходе проведения работ. Его объекты - рабочие, а сам он является прерогативой их начальника. За деятельностью текущего контроля продавцов, следит заведующий магазина, а за заведующим – заместитель магазина, следовательно, за заместителем – директор, и т.д. Формой проявления текущего контроля является

выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу.

Начальники, соблюдающие демократического или либерального стиля управления, должны учитывать возможность появления негативных эмоций работников. Для исключения этого необходимо осуществлять контроль не навязчиво, не вызывая у сотрудников страха перед возможным увольнением за выявленные ошибки. При этом на передний план выдвигается положительная сторона контроля, т.е. менеджеры заявляют о своей поддержке при успешной сдаче своей работы.

Иная точка зрения на применение контроля в управленческих делах присуща менеджерам более строгого стиля управления, которые намеренно делают процесс контроля видимым, показывают работникам, по каким критериям и параметрам он будет осуществляться. Такой контроль имеет цель не выявить ошибки или нарушения дисциплины, а избежать их.

Используя данный метод, предполагают, что работники, зная о том, что за ними ведется постоянный контроль, будут стремиться не допускать ошибок, избегать рискованных решений, и не нарушать правила и дисциплину. Из-за частых стрессов, и срывов работников данный метод советуют исключить, или хотя бы сочетать его с другими менее стрессовыми формами контроля.

Заключительный контроль реализовывается непосредственно после того, как работа осуществлена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности. Хоть заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы решить проблемы в момент их проявления, он имеет значимую функцию. Она дает начальству информацию, нужную для того, чтобы избежать ошибки или недочеты в аналогичных работах, которые могут проводиться в будущем. Сравнивая полученные раннее результаты, начальство может оценить, насколько они реалистичны, и стоит ли использовать те или иные способы в будущем.

Предварительный контроль обычно рассматривается в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он используется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Основное средство реализации предварительного контроля - реализация определенных правил, процедур и линий поведения

---

Для оценки результативности работы рабочих предприятия есть различные методы, позволяющие объективно оценить трудовой вклад каждого работника и соответственно решать вопросы, поощрять его, или же делать выговор.
Оценка трудовой деятельности при сдельной оплате не представляет трудностей. Очевидно, чем больше и качественнее объем сделанной работы, тем выше производительность, следовательно, и оценка труда. Сложнее оценить труд работника при почасовой работе. Для этого вводят различные способы оценок труда, которые могут оценивать такие показатели, как профессиональные знания и навыки, объем и качество работ, инициативность и творчество, коммуникативные навыки, надежность, и др.
Оценивание результатов деятельности необходимо для реализации следующих функций:

Информационной, предполагающей информированность каждого работника об эффективности труда;
Административной, когда, основываясь на оценке работы рабочего, начальство может принять решение о переводе его по должности, переводе на другой филиал или уволить его;
Мотивационной, разрешающей работнику на основе сведений об оценке руководством его дел, надеяться на моральное или материальное поощрение, продвижение по службе, либо увольнение.

Кто должен осуществлять контроль? Ответ на этот вопрос основывается на следующих взглядах:

• Индивидуальный подход к контролю. Контроль, как и вся управленческая деятельность в целом, строго индивидуальны. Каждый руководитель выбирает те средства контроля, которые ему больше подходят, и дают наилучшие результаты. Выбор прямых или косвенных методов контроля, контроль по критическим точкам или отклонениям – выбор конкретного руководителя. Важно только, чтобы этот контроль был эффективным.
• Организационное соответствие контроля. Любая компания обладает организационным строением, в котором любое подразделение несет ответственность за соответствующий участок работы
• Персональная ответственность. Какая бы система контроля ни была выбрана руководителем, он должен помнить, что именно он персонально отвечает за результаты своей деятельности и деятельности своих подчиненных.
• Использование прямых методов контроля. Руководители реализовывают контроль производства и работы своих подчиненных по данным отчетов, рекомендациям резервов, консультантов и др. В этом случае довольно трудно бывает оперативно подметить промах и принять меры по своевременному их устранению. Нужно, чтобы начальник периодически непрямую проверял работу своих подчиненных.

---

Оценка результатов деятельности работника – это изучение процесса труда индивидуума и его достижений; полученные данные обычно используются для разработки планов.

Методы оценки должны отвечать структуре компании, характеру деятельности персонала, целям, стоящим перед оценкой, быть простыми и понятными. Самыми известными и распространенными средствами оценки являются тесты.

Выделяют следующие основные методы оценки работы персонала:

• Установление стандартов и нормативов. При использовании этого метода оценка работы заключается в установлении стандартов и нормативов и в последующем сравнении рабочих показателей каждого работника с этими стандартами. Данный метод чаще всего применяется в условиях производства.
• Оценочные шкалы. Шкала оценки дает возможность начальнику оценить уровень развития у рабочих деловых качеств, склонность к определенным видам рабочего поведения или готовность к достижению определенных рабочих результатов. Шкала оценки предполагает применение особых оценочных форм. Оценочная форма состоит из ряда шкал, оценивающих разные аспекты работы.Эти формы могут использоваться как при проведении аттестации, так и в практике работы оценочных центров.
• Оценка рабочего поведения. При оценке рабочего поведения применяются оценочные формы, содержащие утверждения или формулировки, которые описывают эффективные и неэффективные виды рабочего поведения. При заполнении вопросника руководитель, проводящий оценку, отвечает «Да» или «Нет» на серии вопросов, касающихся рабочего поведения. При оценке рабочего поведения в некоторых организациях используется и самооценка. 
• Заданное распределение. Заданное распределение - форма сравнительной оценки, при которой начальник относит подчиненных к установленной категории в соответствии с заранее заданным правилом. При этом исходят из того, что проявление оцениваемых рабочих характеристик подчиняется закону нормального распределения.
• Управление по целям. Оценка персонала через управление по целям организована на постановке перед руководителями целей, которые должны быть достигнуты за определенный период времени (месяц, квартал, год). Чаще всего этот метод применяется для оценки работы специалистов и руководителей разного ранга.

Основная цель процедуры оценки результатов деятельности состоит в повышении качества труда сотрудников, хотя этот процесс имеет большое значение, как для определения размеров заработной платы, так и для целей обучения и развития в долгосрочном периоде.

---

Мотивация

Мотив - это побудительная причина, повод к деятельности, (motif — фр. побудительная причина, повод к тому или иному действию).

Мотивами могут быть:

• политические идеалы, планы на будущее;
• действенные увлечения к получению впечатлений;
• стремление к организации жизни и быта, влечение к труду;
• сильная нужда в чем-то;
• сильное чувство;
• моральные убеждения;
• привычки;
• копирование идеала.

То есть, «любой фактор, влияющий на возникновение побуждения и принятие решения, объявляется мотивом»

Мотивация - процесс активизации мотивов работников (внутренняя мотивация) и создания стимулов (внешняя мотивация) для их побуждения к эффективному труду.

Внутренняя мотивация у разных людей проявляется различно, в зависимости от их характера. Образцы мотивации – стремление к достижению результата, к окончанию работы, к интересному занятию.

Внешняя мотивация – это процесс выбора личностью способа поведения, вызванный внешними стимулами. В данном случае мотивы могут быть вызваны воздействием со стороны руководства различными мотивационными предметами, официальным приказом и т.д.

Что бы обеспечить успешное выполнение работы, ме­неджеру необходимо побуждать людей к эффективному выполнению заданных задач. Для этого, прежде всего нужно обеспечить рабочих материальным и моральным стимулированием.

Мотивы, складывающиеся у человека под влиянием множества внешних и внутренних, факторов, работают из-за стимулов (stimulus — лат. заостренная палка, которой в древнем Риме погоняли животных). В качестве стимулов могут выступать материальные предметы, действия других людей, дающие потенциал, надежду и др.

Стимулирование – использование по отношению к работнику стимулов для воздействия на его старание, усердия, упорство, добросовестность, целеустремленность в решении задач, стоящих перед компанией, и введения соответствующих мотивов. По содержанию стимулы могут быть экономическими и неэкономическими. Неэкономические делятся на организационные и моральные. Однако на практике они тесно связанны друг с другом, обусловливают друг друга, и зачастую их просто невозможно разделить. Например, повышение в должности, и, следовательно, повышение денежной награды, дают возможность покупки не только каких-то дополнительных материальных благ, но популярности, почтения, чести.

Необходимые мотиваторы для улучшения качества работ в организации:

---

1.  Интересная работа. Надобность в чувстве востребованности в увлекательной общественно полезной работе.

2.   Физические условия работы. Надобность в хороших условиях работы и комфортной окружающей обстановке.

3.   Структурирование работы. Надобность в четком структурировании работы, наличии обратной связи и информации, позволяющей судить о результатах своей работы, потребность в снижении неопределенности и установлении правил и директив выполнения работы.

4.   Креативность. Надобность быть креативным, анализирующим, размышляющим работником, открытых для свежих идей

5.   Взаимоотношения. Надобность развивать и поддерживать постоянные долгосрочные взаимоотношения, малое число коллег по работе, значительная степень близости взаимоотношений, доверительности.

6.   Признание. Надобность в покорении признания со стороны других людей в том, чтобы окружающие дорожили заслуги, достижения и успехи личности.

7.   Стремление к достижениям. Надобность ставить для себя сложные цели и достигать их – это показатель потребности следовать поставленным целям.

8.   Влиятельность. Надобность во влиятельности и власти, стремление возглавлять других; упорное стремление к соперничеству и влиятельности.

9.   Разнообразие и перемены. Надобность в многообразии, переменах и стимуляции стремление сторониться рутины.

10. Социальные контакты. Надобность в социальных контактах: общение с обширным кругом людей, легкая степень доверительности, близких связей с коллегами.

11. Самосовершенствование. Надобность в улучшении, росте и формировании как личности.

12. Высокий заработок. Надобность в высоком заработке и материальной награде; желание иметь работу с хорошим комплектом льгот и надбавок. Данная потребность выявляет тенденцию к изменению в процессе трудовой жизни; увеличение расходов обуславливает повышение значения этой надобности.

Истинные побуждения, лежащие в основе поведения человека, трудно определить - они весьма сложны. Ученным было необходимо систематизировать мнения о том, что движет человеком. Так появились бесчисленные теории мотивации. Перечислим несколько из них:

• «Политика кнута и пряника»: Сторонники этой теории придерживались мнения, что человек по своей природе ленив, хитёр, эгоистичен, хочет поменьше дать и побольше взять. Таким образом, необходимо заставлять его работать. Чтобы ему было не в тягость постоянное принуждение к труду его необходимо систематически поощрять за хороший труд;
• «Содержательная теория мотивации»: Потребности заставляют человека действовать, работать;
• «Процессуальная теория мотивации»: Мотивация возникает в процессе труда.

---