Файл: Понятие контроля и его виды, отличие от ревизии.pdf

2. Персонал.

3. Производственные и управленческие процессы 11, с.224.

Для осуществления контроля необходимо:

1. Наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели.

2. Наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы 23.

Итак, контроль является одним из средств повышения эффективности, так как в результате контроля выявляются не только недостатки, но и положительный опыт, который в дальнейшем получает распространение в деятельности всей организации.

1.2. Виды и методы контроля

Вид контроля – это совокупность форм контроля, проводимая с определенной целью. Особенности видов контроля определяются спецификой их объектов и стоящих задач, а также средствами, используемыми для контроля. Метод контроля – это способ практического осуществления контроля для достижения поставленной цели 26.

Классификация по ключевым признакам и ключевым показателям представлена в Приложении 1.

Наиболее часто встречающейся в литературе является классификация по времени проведения. Контроль подразделяется на предварительный; текущий; заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ. На этом этапе контролируются правила, процедуры и линия поведения, чтобы убедиться, что работа развивается в правильном направлении. Задача предварительного контроля - проверка готовности организации к началу работы. Предварительный контроль в организациях направлен на области персонала, материальных и финансовых ресурсов 17, с.349.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ организацией в соответствии с принятыми решениями. Как правило, он осуществляется непосредственным начальником и основан на измерении фактических результатов проделанной работы. Основным инструментом осуществления контроля является обратная связь. Она позволяет установить наметившиеся отклонения в ходе выполнения работ и принять корректирующие решения 10, с.251.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Если в процессе заключительного контроля отсутствует возможность непосредственно влиять на ход выполнения работы, то результаты контроля могут быть учтены при проведении последующих работ.

На предприятиях может осуществляться непрерывный контроль в условиях применения соответствующей электронно-вычислительной техники и математического обеспечения. Это становится возможным при наличии постоянной взаимодействия на базе автоматизированной системы связи между контролирующими органами и исполнителями 29.

Большое значение в управлении имеет выборочный контроль. В задачах контроля качества продукции выборочный контроль применяется, когда сплошной контроль является разрушающим, либо по экономическим соображениям. В организационных системах первое основание для применения выборочного контроля отпадает, зато второе справедливо едва ли не чаще, чем в промышленности. Количество используемых документов (счетов, чеков, доверенностей и т.п.) в мало-мальски серьезной организации измеряется велико. Совершенно ясно, что полная проверка потребует такого объема рабочего времени контролеров, что его выделение в большинстве случаев нецелесообразно 12, с.137.

Эффективными методами контроля являются:

• наблюдение;
• анализ (разбор с выявлением причин, определение направлений развития);
• беседа (произвольная беседа и целенаправленное собеседование по специально подготовленной программе);
• изучение документации;
• анкетирование (способ исследования путем опроса);
• хронометраж (измерение затрат рабочего времени на выполнение повторяющихся операций) 31.

Другая классификация методов контроля показана на рис. 3. Рассмотрим их подробнее в практической главе.

Рис. 3. Состав методов контроля предприятия 22, с.26

О.К. Шинкевич к методам контроля и оценки относит:

– Анализ хозяйственной деятельности (АХД). Определение экономической эффективности производственно-сбытовой деятельности фирмы и выявление возможных направлений ее развития на перспективу. Направлен прежде всего на обеспечение информацией маркетинга и планирования. Формирует обратную связь в системе управления.

– Анализ финансовой отчетности предприятия. Предполагает определение показателей эффективности хозяйственной деятельности (прибыль, рентабельность продукции, активов, собственного и заемного капитала, доходность акционерного капитала) и показатели финансовой устойчивости (ликвидности и платежеспособности, структуры капитала, обеспеченности оборотными средствами, деловой активности (отдачи и оборачиваемости), рентабельности) 15, с.114.

– Сбалансированная система оценки (BSD) или сбалансированная система показателей (ССП).

– Бенчмаркетинг. Процесс, включающий установление компанией ключевых сфер совершенствования работы своей фирмы, идентификацию и изучение лучшей практики других компаний в этих сферах и внедрение новых процессов и систем, обеспечивающих рост их производительности и качества. Сравнение параметров организации с достижением других компаний. Исполнителями являются специально созданные команды или подразделения 30.

– Тотальный контроль качества и тотальный менеджмент качества (TQM). Тотальный контроль качества охватывает все этапы организационного контроля и связывает контроль с другими управленческими функциями. Тотальный менеджмент качества – подход к руководству организацией, нацеленный на качество, основанный на участии всех ее членов и направленный на достижение долговременного успеха путем удовлетворения потребителя и выгоды для всех членов организации и общества. Основан на внедрение ИСО-9000 5, с.407.

Современным видом контроля в организации является контроллинг. Контроллинг (от многозначного термина control (англ.) – руководство, регулирование, управление, контроль) – новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента. Одной из основных причин возникновения, развития и широкого внедрения концепции контроллинга стала необходимость в системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе (т.е. в организации, в торговой фирме, банке, органе государственного управления и др.) 2, с.30.

Методы взаимно дополняют друг друга, для объективного знания реального положения дел. По возможности необходимо использовать различные виды и методы контроля.

1.3. Особенности применения контроля в современной организации. Его отличие от ревизии

Контроль является важным звеном в системе управления организацией, основой управленческой информационной системы, действенным средством предотвращения неэффективной хозяйственной деятельности  и выявления резервов 7, с.136.

Место контроля в управленческой системе промышленного предприятия представлено в рисунке 4.

Рис.4. Место контроля в управленческой информационной системе предприятия 24

Процесс контроля в современной организации в общем случае должен пройти следующие стадии:

1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля или частные проверки).

2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления).

3. Планирование проверки:

– объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели);

– проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);

– субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);

– методы контроля;

– объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);

– сроки и продолжительность проверок;

– последовательность, методики и допуски проверок 17, с.349.

4. Определение значений действительных и предписанных.

5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка).

6. Выработка решения, определение его веса.

7. Документирование решения.

8. Метапроверка (проверка проверки).

9. Сообщение решения (устное, письменный отчет).

10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков) 17, с.349.

При установлении системы контроля в организации целесообразно придерживаться следующих требований, предъявляемых к контролю, как:

• осмысленность и однозначное восприятие стандартов сотрудниками;
• двустороннее общение с сотрудниками;
• отсутствие чрезмерного контроля;
• установление жестких, но достижимых стандартов;
• вознаграждение за достижение установленных стандартов и норм 18, с.20.

В интересах формирования действенной системы контроля исполнения принятых решений следует придерживаться критериев оценки организации процессов контроля. К ним относятся:

• эффективность контроля;
• эффект влияния на людей;
• выполнение задач контроля;
• границы контроля (ограничения контроля) 25.

Контроль должен быть своевременным и гибким, ориентированным на решение поставленных организацией задач и соответствующим им.

Непрерывность контроля может быть обеспечена специально разработанной системой мониторинга хода реализации работ и принятых решений.

На основании изучения проблем организации контрольной деятельности на предприятиях и опыта работы по данному направлению специалисты формулируют основные принципы организации контроля, которые имеют практическое значение для организации контроля во всех сферах деятельности хозяйствующих субъектов:

1. Структура организации контрольной деятельности должна соответствовать структуре (иерархии) управления организации. Контроль, как часть процесса управления, действует на всех уровнях управления. Каждому уровню управления (точке принятия управленческих решений) должен соответствовать свой уровень контроля (структурный принцип).
2. Система контроля должна способствовать обеспечению управляемости процессов по основным направлениям деятельности во всех подразделениях организации (принцип централизации) 29.
3. Любые действия персонала, которые привели к отрицательным последствиям для организации, должны быть расследованы, установлены причины и масштабы последствий и применены адекватные меры дисциплинарной и материальной ответственности к должностным лицам (принцип ответственности).
4. Персонал организаций не должен отвечать за результаты, достижение которых не зависит от его усилий (принцип контролируемости).
5. Лица, осуществляющие контроль процессов, не должны отвечать за реализацию этих процессов (принцип независимости).
6. Любые контрольные процессы в организации не должны обходиться дороже тех потерь, которые могут быть предотвращены в результате реализации этих процессов (экономический принцип).
7. Контролируется как соответствие процессов политике менеджмента организации (как по форме, так и по их результатам), при этом определяющим критерием являются полученные результаты достижения целей системы управления (принцип оценки по результатам) 29.

Рассмотрим отличие контроля в организации от ревизии.

Ревизия - форма документального контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, соблюдением законодательства по финансовым вопросам, достоверностью учета и отчетности; организация и методика контрольно-ревизионной работы недостач, растрат, присвоений или краж средств и материальных ценностей, предупреждения финансовых злоупотреблений. Ревизия — это разносторонняя проверка деятельности предприятия для установления законности, целесообразности и эффективности действий 19, с.7.

Если контроль связан с общим регулированием отношений на предприятии, то ревизия выступает конкретной формой такого регулирования как в пространстве, так и во времени. Ревизиям подлежат конкретные участки предприятия или органы хозяйственного управления после осуществления ими хозяйственных операций. Результаты ревизии объявляются и обсуждаются в коллективе субъекта хозяйствования, после чего обязательно применяются соответствующие мероприятия (принимаются решения), что дает возможность повсеместно обеспечить действенность ревизии.