Файл: Понятие контроля и его виды, отличие от ревизии.pdf

Для построения эффективной работы с договорами всех сотрудников создано специализированное бизнес-решение — «DIRECTUM: Управление договорами». Основная задача при внедрении бизнес-решения — не просто автоматизировать процесс управления договорами, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение технического решения.

Контроль согласования договоров. Ответственный за договор сотрудник всегда может проконтролировать ход согласования договорного документа, используя возможности workflow и разнообразные отчеты.

При необходимости оперативно найти электронный документ по бумажному аналогу и отследить, на каком этапе согласования он находится, используется технология быстрой идентификации DIRECTUM RapID и штрих-кодирование бумажных документов. Также для ответственных сотрудников можно настроить напоминания о приближении контрольных дат, этапов и сроков договора.

Контроль исполнения обязательств по договору. В ходе выполнения обязательств по договору появляется ряд сопутствующих договорных документов: акты, графики, дополнительные соглашения, сметы, спецификации и т.д. Чтобы эти документы не хранились разрозненно, бизнес-решение «DIRECTUM: Управление договорами» позволяет связывать их между собой. Согласование договорных документов, появляющихся в ходе исполнения договора, проходит аналогично согласованию основного договора (возможно, по своим типовым маршрутам).

В карточке договора имеется возможность определения и задания этапов исполнения договора с указанием дат начала и завершения каждого этапа. Это позволяет отслеживать сроки действия этапов договора и обеспечить их исполнение.

3) Система подтверждения полномочий

Процедуры контроля, осуществляемые на основе системы подтверждения полномочий, имеют много разновидностей, две из которых - специальная система паролей, дающая возможность тем или иным людям пользоваться компьютером и получать доступ к определенным базам данных, и специальные карточки с собственноручной подписью, позволяющие людям обналичивать чеки и совершать иные операции в финансовых учреждениях. В ООО «Консультант» такая форма контроля развита.

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

Электронная подпись (ЭП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания. С помощью ЭП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Одной из важнейших функциональных задач системы DIRECTUM является защита информации от несанкционированного доступа.

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:

• контроль и настройка прав доступа на любой объект системы, (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа;
• шифрование электронных документов, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор»; шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном ключе), так и установкой обычного пароля;
• протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.

Для дополнительной защиты всего семейства задач в системе DIRECTUM предусмотрена возможность шифрования. Чтобы прочитать зашифрованный текст задачи, пользователь должен иметь права на задачу, личный сертификат шифрования, зарегистрированный в системе DIRECTUM, или пароль зашифрованной задачи. Для задач, как и для документов, предусмотрено два способа шифрования: на основе сертификата и с паролем.

Для улучшения взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов и повышения эффективности работы организации в системе DIRECTUM существует модуль «Управление деловыми процессами». Если в процессе выполнения задания сотрудник-исполнитель должен подготовить какой-либо документ, то этот документ вкладывается в задание, после чего любой следующий участник процесса при наличии у него прав может легко с ним ознакомиться, высказать замечания и т.д.

4) Физические способы контроля

Физические способы контроля подразумевают охрану имущества, ограничение доступа к нему и проведение периодической инвентаризации. Физическая охрана средств ООО «Консультант» должна применяться для их защиты от хищений или других злоупотреблений. Физические способы охраны и контроля, такие, как банковские хранилища, сейфы, решетки на окнах, запоры, ключи «с секретом», затрудняют доступ к содержимому хранилищ и тем самым снижают вероятность совершения мошеннических действий. Физические способы контроля часто применяются для хранения компьютерного оборудования, программного обеспечения, а также наличных денег и документов, хранящихся обычно в сейфах.

Простейшие формы физического контроля предполагают установку прочных, запирающихся дверей, проведение сигнализации, привлечение охранников и использование других средств, предупреждающих доступ к активам лиц, не имеющих на то разрешения.

5) Система независимых проверок

Система независимых проверок основывается на следующем психологическом факторе: люди знают, что их работа контролируется кем-то другим. Виды независимых проверок в ООО «Консультант»: периодическая ротация кадров, проведение аттестаций персонала, ревизий, мониторинга финансовой и операционной эффективности.

Инспекционные процедуры контроля снижают риск сбоев при осуществлении бухгалтерского учета. Они также способствуют своевременному обнаружению ошибок.

2.3. Анализ особенностей применения контроля в ООО «Консультант»

Целями организации системы контроля на предприятии ООО «Консультант» являются:

• осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;
• обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;
• обеспечение сохранности имущества предприятия.
• Основными этапами контроля в ООО «Консультант» можно назвать:
• определение фактического состояния деятельности коллектива;
• оценка качества и своевременности исполнения распоряжений самих руководителей органов (подразделений) по их реализации, выполнения других функциональных обязанностей контролируемыми;
• упреждение ошибок и просчетов в процессе осуществления служебной деятельности проверяемых подразделений, сотрудников, выявление условий и причин их порождающих, разработка предложений по их предотвращению и устранению. Система контроля позволяет выделить и классифицировать просчеты, анализировать количественные и качественные характеристики ошибок, подбирать пути исправления и прежде всего пути устранения условий и причин, приводящих к нарушениям стройной системы исполнения принятых решений;
• выявление резервов и новых возможностей в организации служебной деятельности. Всесторонний анализ информации, получаемой в ходе контроля, позволяет выделять узкие места, затраты времени, возможности минимизации и оптимизации проводимых мероприятий. В этом ключе можно рассматривать задачу выявления резервов и новых возможностей как основную в реализации содержания управления — с минимальными затратами к достижению максимального результата;
• выявление позитивного опыта решения управленческих задач с учетом складывающейся обстановки, вскрытие потенциальных, неиспользованных резервов и возможностей их использования в целях обобщения и распространения такого опыта, совершенствования деятельности организации (подразделений, сотрудников);
• оказание в ходе контроля и по его результатам конкретной практической помощи контролируемым подразделениям, сотрудникам в совершенствовании их служебной деятельности и повышении ее эффективности;
• оценка по итогам контроля результатов работы контролируемых подразделений, сотрудников, соответствия занимаемым должностям определенных должностных лиц, разработка (при необходимости) предложений по более эффективному использованию сотрудников или отстранению их от занимаемой должности.

Структура контроля в ООО «Консультант» может быть подразделена на три составляющих: контрольная среда - набор характеристик, который определяет служебные взаимоотношения, благоприятные для контроля на предприятии; система бухгалтерского учета предприятия политика и процедуры, касающиеся соответствующей записи хозяйственных операций; процедуры контроля - специальные проверки, выполняемые персоналом предприятия. Эти три составляющие во взаимосвязи обеспечивают предотвращение, выявление и исправление существующих ошибок информации и ее искажения.

Контрольная среда в ООО «Консультант» состоит из следующих элементов:

• политика и методы управления;
• организация структура предприятия;
• деятельность исполнительного органа;
• методы распределения функций управления;
• управленческие методы контроля, в том числе внутренний аудит;
• кадровая политика;
• внешние воздействия (например, проверка со стороны банковских органов).

Схематично систему контроля на предприятии ООО «Консультант» можно представить на примере соподчиненности сотрудников и руководителей организации (таблица 1).

Как уже было отмечено, в компании применяется система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management) – DIRECTUM, которая позволяет построить полноценную систему электронного документооборота (СЭД) предприятия. Внедрение системы электронного документооборота позволило предприятию выстроить инфраструктуру управления всем корпоративным контентом, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников в компании и даже за пределами офиса.

Таблица 1

Схема контроля на предприятии

Рассмотрим процесс контроля на примере Мониторинга финансовой и операционной эффективности.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа (рисунок 6).

Этап А.

Установление стандартов

Этап Б.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами

Этап В.

Принятие необходимых корректирующих действий

Рис.6. Процедура контроля в ООО «Консультант»

Установление показателей. К основным отслеживаемым показателям успешности деятельности (цифровые значения определены в бизнес-плане) в ООО «Консультант» можно отнести следующие:

• поток наличности, т.е. достаточное количество денежных средств для оплаты по обязательствам текущего отчетного периода;
• расходы с учетом их направлений и характера (постоянные и переменные);
• накладные расходы, поддерживающие функционирование бизнеса;
• доходность, позволяющая выявить наиболее выгодные контракты;
• капитал, показывающий, какие расходы на ведение бизнеса можно рассматривать как хорошие инвестиции;
• счета по способам их оплаты.

Сопоставление результатов. Основными методами мониторинга операционной и финансовой эффективности в ООО «Консультант» являются:

• сравнительный анализ;
• оперативные проверки.

Сравнительный анализ – основной метод контроля выполнения договорных обязательств и представляет собой сравнение достигнутых результатов с запланированными. Основными документами, необходимыми для осуществления сравнительного анализа служит годовой операционный план работы и операционный бюджет. Сравнение эффективности текущей прошлой работы может выявить тенденции в деятельности фирмы, а также изменения влияющих на нее факторов.

Модуль DIRECTUM «Управление показателями эффективности» предназначен для работы с количественными оценками тех или иных процессов организации. Он позволяет разрабатывать алгоритмы получения оценок, накапливать статистику и наглядно отображать значения в виде таблиц, графиков и диаграмм.

Основу модуля составляют следующие элементы:

• «Контрольная панель» предназначена для просмотра значений показателей за разные периоды в разных представлениях;
• справочники, отчеты и сценарии, которые используются при разработке показателей, расчете значений показателей и настройке оповещений по показателям 28.

«Контрольная панель» предназначена для руководителей среднего и высшего звена. Для каждого из них может быть настроен состав необходимых показателей и удобный способ представления значений (рисунок 7).

Со справочниками, отчетами и сценариями работают пользователи, ответственные за ввод и расчет значений, разработчики, ответственные за разработку показателей и оповещений, и администраторы, ответственные за техническую настройку модуля.