Файл: Понятие контроля и его виды, отличие от ревизии.pdf

В отличие от других форм контроля, ревизия имеет четкий правовой статус, который закрепляет границы ее распространения, сроки проведения, права и обязанности должностных лиц, порядок оформления и рассмотрения результатов 19, с.8.

Итак, контроль как функция менеджмента — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.

Целью контроля выступают: 1. Выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения. 2. Обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.

Чаще всего выделяют три основных вида управленческого контроля: Предварительный, текущий и заключительный контроль. Отличие контроля от ревизии состоит в том, что ревизия – это строго определенная проверка хозяйственного участка, а контроль связан с общим регулированием отношений на предприятии.

Для принятия решения о контроле и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.

2. Анализ системы управленческого контроля в ООО «Консультант»

2.1. Общая характеристика ООО «Консультант»

Компания ООО «Консультант», образованная в 2007 году, являет собой пример успешной, стабильно развивающейся компании в сегменте малого предпринимательства, предоставляющей своим заказчикам широкий спектр профессиональных услуг по управленческому консалтингу и автоматизации систем управления.

Основные направления деятельности:

• Управленческий консалтинг.
• Системы автоматизации бизнес-процессов и классического документооборота DocsVision, Directum.
• Медицинские информационные системы, автоматизация мониторинга медицинской статистической информации, электронная регистратура.
• Электронные информационные on-line системы: «Госзаказ», «Кадры», «Охрана труда», «Образование» и др.
• Разработки электронных курсов и электронных систем для специалистов.
• Подготовка компаний к проведению сертификации по системе менеджмента качества.

За годы работы на российском рынке специалисты компании «Консультант» приобрели уникальный опыт реализации проектов различного масштаба и уровня сложности. Компания внедряет специализированные решения, производит доработки по заказу клиентов, адаптирует решения для предприятий различных отраслей, в числе которых: государственные структуры, управляющие компании, предприятия торговли.

Компания «Консультант» имеет партнерские сертификаты, дающие ей право на:

• деятельность в области автоматизации на базе платформы DocsVision,
• деятельность в области автоматизации на базе системы Directum
• деятельность в области автоматизации медицинских учреждений на базе комплексной медицинской информационной системы КМИС.
• деятельность в области предоставления информационных on-line услуг нормативно-правового характера с помощью электронных продуктов Международного центра финансово-экономического развития (МЦФЭР).

В компании «Консультант» работает 39 человек, часть сотрудников - сертифицированные специалисты.

Стратегическими партнерами компании являются российские разработчики ИТ-систем, лидеры российского рынка, входящие в пятерку компаний в соответствии с рейтингом CNews и DSS-консалтинг.

Директор компании имеет несколько профильных образований, в том числе по системе менеджмента качества, опыт работы топ-менеджером у крупнейших вендоров – СПС ГАРАНТ и БОСС-Референт, опыт работы в различных субъектах федерации по направлениям реализации задач построения электронного правительства.

Компания Консультант оказывает помощь учебным заведениям для организации поставки бесплатного программного обеспечения по профильным направлениям деятельности компании – системам классического электронного документооборота и медицинского документооборота, с целью использования ПО в учебных целях, а также оказывает безвозмездную помощь в установке и обучении преподавательского состава.

В соответствии с Уставом компании ООО «Консультант» органами управления являются:

Общее управление – Генеральный директор;

Исполнительный орган управления – Заместитель Генерального директора Исполнительный директор.

• Бухгалтерия в лице Главного бухгалтера отвечает за:
• ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями действующего законодательства;
• осуществление контроля за исполнение смет доходов и расходов в соответствии с заключенными договорами; 
• разработка проектов сметы доходов и расходов;
• составление и представление в установленном порядке и в предусмотренные сроки оперативной, статистической, налоговой и бухгалтерской отчетности;
• обеспечение хранения бухгалтерских документов в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Отдел информационных технологий отвечает за:

• высоконадежное серверное оборудование,
• системы хранения и передачи данных,
• программное обеспечение,
• архитектурно-технические решения,
• обеспечивающую инженерную инфраструктуру,
• физическую защиту помещений,
• реализацию и сопровождение ИТ-проектов,
• систему мониторинга и управления.

Отдел развития отвечает за оперативный рабочий процесс в компании (разработка комплексных планов, реализация и сопровождение проектов).

Организационная структура компании ООО «Консультант» линейная и позволяет эффективно решать стратегические цели и задачи. Каждая служба в компании отвечает и решает свои задачи в полном объеме. Обязанности всех специалистов прописаны в должностных инструкциях.

Потребителями услуг компании ООО «Консультант» являются крупные, средние и малые предприятия региона. Клиенты ООО «Консультант» распределились по отраслям следующим образом: лидирующие позиции занимают предприятия, осуществляющие свою деятельность в сфере строительства и торговли, как оптовой, так и розничной. Наименьший удельный вес приходится на страховые и транспортные предприятия. Средний процент занимают предприятия легкой, пищевой промышленности, туристический бизнес, финансово-банковский сектор (рисунок 5).

Рис. 5. Распределение клиентов по отраслям

В компании ООО «Консультант» взаимодействие с клиентами строится следующим образом. Компания-клиент, обратившаяся в фирму, является для нее потенциальным клиентом и уже от первого телефонного разговора или личной встречи с консультантом зависит дальнейшее развитие событий. Основной целью личных встреч консультанта с потенциальным клиентом является демонстрация компетентности и, что самое главное, завоевание его доверия. Консультанты пытаются узнать своего потенциального клиента как можно лучше. Для этого перед встречей они внимательно изучают сайт своего клиента, ищут информацию о нем, которая никогда не бывает лишней.

Встречи с потенциальными клиентами, как правило, проходят на территории ООО «Консультант», но возможны так же выезды к клиентам, если этого требуют обстоятельства. Для проведения встреч с клиентами в компании существует комната переговоров – небольшой уютный кабинет с круглым столом. Данная обстановка располагает к доверительному общению, что в консалтинге играет далеко не последнюю роль. При первых встречах клиент рассказывает о проблемах в своем бизнесе, консультант предлагает возможные варианты решения этих проблем. Важно то, что консультанты ООО «Консультант» предоставляют клиентам возможность выбора, не пытаясь загнать его в рамки готовых методологий, демонстрируя индивидуальный подход. Консультанты, показывая свою компетентность, предоставляют описание решения подобных проблем для предыдущих клиентов (естественно, с учетом конфиденциальности). На этапе, когда последовательность и условия взаимодействия консультанта с клиентом оговорены, подписывается договор, в котором указывается: Стороны договора; Предмет договора; Содержание услуг; Обязанности сторон; Стоимость услуг и порядок оплаты; Ответственность сторон; Конфиденциальность; Разрешение споров; Срок действия договора; Местонахождение и банковские реквизиты исполнителя и заказчика. Следующим этапом следует непосредственное оказание услуги. В процессе консультирования может потребоваться коррекция достигнутого понимания распределения ролей и организации работы.

Специалисты ООО «Консультант» в процессе оказания услуг ищут индивидуальный подход к клиенту с ориентацией на специфику его деятельности, что позволяет более точно определить проблему и найти оптимальное решение. Как правило, организации, которые получали консультации однажды - возвращаются вновь. Руководители организаций, убедившиеся на личном опыте в компетенции специалистов, в качестве оказываемых консультантами услуг нередко становятся корпоративными клиентами ООО «Консультант», получая консультации и помощь в ведении бизнеса по всем направлениям.

2.2. Анализ методов контроля в ООО «Консультант». Автоматизация контрольной функции на предприятии

Рассмотрим основные методы контроля, применяемые на данном предприятии. Основные методы контроля предприятия ООО «Консультант»:

1) Разделение обязанностей

В ООО «Консультант» процессом управленческого контроля занимается в соответствии с иерархией и организационной структурой генеральный директор и руководители структур. Однако в ходе бизнес-процессов каждый сотрудник вовлекается в процесс контроля, что будет показано ниже.

Установление границ полномочий тех или иных сотрудников заставляет их не выходить за пределы действий, в рамках которых он может принимать решение, или должностных обязанностей. Распределение обязанностей также предусматривает выдачу разным лицам разрешения на ведение какого-либо определенного класса операций, выполнение процедур контроля в процессе обработки данных, осуществление контроля за выполнением таких процедур, составление соответствующих документов. Такая организация позволяет уменьшить вероятность возникновения ошибок, исключить другие виды намеренного искажения информации в документах.

Разделение обязанностей также снижает риск намеренного воровства или сговора. Например, разделение обязанностей по физической защите средств и ведению документации является эффективным механизмом борьбы с потенциальным мошенничеством.

2) Документальный контроль

Другим видом контроля ООО «Консультант» является использование документов на машиночитаемых носителях. Процедура контроля полноты данных, использующаяся в компьютерной системе ООО «Консультант», разработана для удостоверения в том, что все первичные данные введены и приняты на обработку. При отсутствии соответствующих процедур контроля полноты данных существует вероятность утери документов или их неправильной сортировки, что в свою очередь может привести к неправильной работе предприятия. Процедуры контроля полноты данных также необходимы для удостоверения в том, что информация отражена правильно, а отчеты, предназначенные для внутреннего и внешнего пользования, составлены должным образом.

В терминах системы DIRECTUM (система электронного документооборота, применяемая на предприятии 28) в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача. Т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута.

Каждый пользователь в системе может инициировать создание задачи, при этом состав участников задачи может быть назначен вручную или с использованием типовых маршрутов. Кроме того, для задачи могут указываться наблюдатели – условно-пассивные участники задачи, которые не являются исполнителями, но, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и по желанию могут вмешаться в процесс ее выполнения.

Каждое задание и каждый его этап имеют свой контрольный срок – дату и время, до которого они должны быть выполнены.

Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи; инициатор также может быстро найти просроченные задачи.

Возможность установки напоминаний о подходе срока задачи/задания позволяет пользователям запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению или контролю задачи/задания. Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (например, через 1 час).

Управление бизнес-процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам, но и контроль выполнения задачи. По итогам выполнения всех заданий, если это необходимо, задача возвращается инициатору, и он осуществляет ее приемку (контроль) и, при необходимости, может отправить задачу на доработку. Инициатор задачи (или его замещающий) в любой момент времени может на закладке «Состояние» или на графической схеме посмотреть, на каком этапе выполнения находится задача, определить исполнителей, задерживающих выполнение работы. И принять соответствующее решение:

• изменить схему движения документов для ускорения процессов;
• назначить другого исполнителя;
• прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т.п. 28.

Для удостоверения и гарантии подлинности задач и заданий, а также содержащейся в них информации, может использоваться электронная подпись.