Файл: Автоматизация складского учета(Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия).pdf

-подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям;

-согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров;

-управление кредиторской задолженностью поставщиков;

-организация работы складского хозяйства, контроль за соблюдением необходимых условий хранения фармацевтических товаров;

-учет движения материальных ресурсов на складах организации, участие

в проведении инвентаризации материальных ценностей.

Отдел логистики занимается следующей деятельностью:

-изучение внешней и внутренней среды предприятия, а также рынка отдельных товаров;

-прогнозирование и определение потребности всех видов материальных ресурсов, планирование оптимальных хозяйственных связей;

-оптимизацию товарных запасов;

-оперативное планирование снабжения;

-сбор информации о потребной продукции, участие в ярмарках, выставках-продажах, аукционах и т. п.;

-анализ всех источников удовлетворения потребности в товарах, с целью выбора наиболее оптимального;

-заключение с поставщиками хозяйственных договоров на поставку продукции;

-получение и организация транспортировки товаров;

-организацию складской деятельности;

-контроль за выполнением договорных обязательств поставщиков, выполнение ими сроков поставки продукции;

-контроль за расходованием товарных запасов компании;

-входной контроль качества поступающих товаров;

-выдвижение претензий поставщикам и транспортным организациям;

-разработка мероприятий по координации логистической деятельностью и повышение ее эффективности.

Бухгалтерия, оперируя представленными документами, сопоставляет сведения о стоимости отпущенных и принятых товаров с размером средств, перечисленными клиентами и поставщикам, ведет сводку и учет средств на расчетном счете фирмы.

Одел кадров осуществляет всю кадровую работу компании (прием и увольнение сотрудников, предоставление отпусков, ведение личных дел сотрудников компании и т.д.).

Как можно видеть из представленной организационной диаграммы, в ООО «Фридж» используется линейная организационная структура управления. При такой структуре, каждое структурное подразделение компании возглавляет отельный руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными. Таким образом, каждый отдел компании и каждый сотрудник отдела имеют одного руководителя, через которого проходят все команды управления [13].

Организационная структура ООО «Фридж» обладает рядом преимуществ, а именно:

-единство и четкость распорядительства;

-согласованность действий исполнителей;

-простота управления;

-четко выраженная ответственность;

-оперативность в принятии решений;

-личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности отдела компании.

Тем не менее, данная организационная структура не лишена также, определенных недостатков:

-повышенные требования к руководителям отделов компании, которые должны иметь всестороннюю подготовку.

-отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений;

-перегрузка информацией, множество контактов с сотрудниками руководимого отдела;

-затруднительные связи между инстанциями;

-концентрация власти в управляющей верхушке.

На рисунке 1.2 представлена организационная структура склада рассматриваемого предприятия.

Рисунок 1.2 - Организационная структура склада

Организацией складской деятельности в компании занимаются следующие сотрудники:

-отдел по работе с ключевыми клиентами;

-генеральный директор;

-бухгалтерия;

-отдел логистики;

-складские сотрудники (кладовщики, заместитель начальника склада).

Всеми операциями по движению товаров на складе руководит начальник склада (менеджер), являющийся одновременно и материально ответственным лицом. В обязанности начальника склада входят также следующие обязанности:

-постановка, организация и полное руководство работой склада;

-обеспечение необходимых санитарно-гигиенических, технологических и иных условий хранения товарно-материальных ценностей;

-обеспечение контроля ведения учета складских операций;

-составление и предоставление необходимой отчетности, в соответствии с действующим законодательством нормами, и правилами, установленными на данном предприятии. Диаграмма процесса учета и анализа складской деятельности приведена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 - Процесс учета и анализа складской деятельности

С учетом большого количества одновременно производимых операций, связанных с приемкой и отпуском товаров, на предприятии ООО «Фридж» используется структурное деление материальной ответственного персонала склада, работающего непосредственно с товарами. Материально ответственными лицами также являются:

-старший кладовщик;

-кладовщик;

-карщик;

-грузчик.

При приеме на работу с данным персоналом заключают договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Отдел контроля качества выполняет следующую деятельность:

- проверка и учет приходящих грузов,

-проверка укомплектованного заказа,

Отдел оформления документов занимается ведением необходимой документации.

Отдел логистики слада выполняет следующие функции:

-предварительная проработка и оформление заказа;

-перемещения грузов в зону комплектации заказа;

-комплектация заказа;

-перемещение заказа в зону отгрузки;

-ожидание подачи транспорта;

-погрузка в транспорт;

-учет отпущенных товаров.

Как можно видеть из представленной диаграммы, склад имеет классическую линейную организационную структуру, преимущества которой заключается в том, что в организации присутствует единоначалие, то есть начальник склада сосредотачивает в своих руках руководство всех подразделений. Одновременно с этим, данная структура достаточно проста и экономична [13].

Среди недостатков данной организационной структуры можно выделить следующие:

-повышенные требования к начальнику склада;

-отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений;

-перегрузка информацией, множество контактов с сотрудниками склада;

-затруднительные связи между инстанциями;

-концентрация власти в управляющей верхушке.

1.2 Выбор комплекса задач автоматизации учета логистических процессов  и характеристика существующих логистических процессов

В данной работе рассматривается автоматизированная система, предназначенная для сбора, хранения и обработки складской информации, рассмотрим более подробно именно такую АСУ (АИС).

С целью описания существующей складской деятельности рассматриваемого предприятия, в данной работе будет использоваться

нотацию BPMN [5]. Процесс складирования товара приведен на рисунке 1.4 [15].

Операция приема товаров от поставщика осуществляется следующим образом: 

-формируется заказ поставщику, в котором указывается необходимый товар;

-поставщик доставляет товар;

-считывание штрих - кодов товаров, и ввод их в базу данных.

Рисунок 1.4 - Складирование товара

По прибытии транспортных средств на склад ООО «Фридж», в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов:

-товарно-транспортная накладная;

-счет-фактура;

-технический паспорт;

-сертификат соответствия ГОСТу,

-удостоверение о качестве и их содержание на предмет соответствия условиям (отправитель, получатель, количество, ассортимент, упаковка и т.д.), зафиксированным в договоре поставки.

Отсутствие какого-либо из этих документов не приостанавливает приемку товара, в этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывают, какие документы отсутствуют.

Основным товаросопроводительным документом является товарная накладная. В товарной накладной указан номер и дата оформления, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание оборудования, его количество (единицы измерения), цена и общие суммы с учетом и без учета НДС.

Товарная накладная подписывается работником склада, принявшим товар, и заверяется печатью организации поставщика и печатью ООО «Фридж».

В процессе приемки товаров ООО «Фридж» выполняются следующие этапы:

-получение у водителя либо экспедитора сопроводительных транспортных документов и документов, подтверждающих качество товара;

-разгрузка товаров с автотранспорта;

-проверка соответствия доставленных товаров сопроводительным транспортным документам, а также приемка по количеству;

-оформление сопроводительных транспортных документов;

-приемка поступившего товара по качеству, а также отбор образцов для анализа;

-составление приемного акта, формирование цен, внесение информации о поступившем товаре в компьютерную базу данных аптечного склада;

-передача товара в отделы хранения аптечного склада и его размещение;

-подписание приемного акта и оприходование товара;

-работа, связанная с претензиями (рекламациями).

Основным недостатком описанного процесса, является отсутствие информационной поддержки. Все операции по заполнению необходимых документов осуществляются вручную, что значительно увеличивает время обработки документации и способствует возникновению ошибок, обусловленных человеческим фактором [15].

Работник склада регистрируют поступившие товары по номерам накладных в «Журнале регистрации поступающих грузов на склад ООО «Фридж». Далее работником приемного отдела составляется приемный акт, а работником бухгалтерии формируются цена на товар. На каждый отдел хранения составляется отдельный акт. Приемный акт подписывается начальником склада, после этого товар вносится в «Журнал учета движения товаров».

После приемки товара, он направляется на складирование и хранение, при этом осуществляется контроль товара, ведение его учета, проводится инвентаризация и при необходимости оформляется перемещения товара [15].

На рисунке 1.5. приведена диаграмма процесса хранения и учета товара.

Рисунок 1.5 - Распределения поступающих товаров

На складе ООО «Фридж» хранится большая номенклатура холодильного оборудования, а также запасных частей и расходных материалов к нему, поэтому правильное их размещение по камерам и местам хранения значительно упрощает дальнейшую работу склада.

Условия и технология хранения холодильного оборудования, запасных частей и расходных материалов зависят от их физико-химических свойств, следовательно, условия хранения на складе определяются применительно к отдельным товарным группам.

Правильное товарное соседство обеспечивается путем совместного размещение товаров, близких по своим физико-химическим свойствам, то есть товаров однородного режима хранения, исключающее возможность вредного воздействия товаров друг на друга при совместном хранении.

Для некоторых групп товаров, условием возможности совместного хранения является взаимосвязанность в ассортименте и товаров, в общей партии. Это позволяет сократить количество движения на складе [11].

Товары поступают в ООО «Фридж» при наличии документов подтверждающих проведение производителем процедуры подтверждения качества и получения необходимых документов, свидетельствующих о соответствии товара установленным требованиям.

Таким образом, исключается предотвращение проникновения на склад ООО «Фридж» недоброкачественной продукции.

Одновременно с проверкой по количеству поступившего товара проводится приемка по качеству. Приемка продукции по качеству и комплектности производится по сопроводительным документам, удостоверяющим качество товара.

Основным недостатком описанного процесса, также является отсутствие информационной поддержки. Обработка сопроводительных документов осуществляется вручную, что соответственно, увеличивает затраты на хранение и обработку грузов [11].

На текущий момент торговое предприятие представлено в виде сети офисов с предоставленной клиенту возможностью выбрать и заказать товар. Полученный заказ обрабатывается отделом продаж. Клиенту отправляется счет на оплату. При получении оплаты формируется требование на склад для отгрузки товара клиенту. Все операции с товаром осуществляются с использованием штрих-кода. На рисунке 1.6 отражен общий вид процесса выдачи товаров со склада.