Файл: Автоматизация складского учета(Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия).pdf

Рисунок 1.6 - Процесс выдачи товаров со склада

Процесс отгрузки товаров клиенту осуществляется следующим образом: 

-менеджер по продажам оформляет заказ клиента;

-после оплаты товара (или безе нее, если предприятие отпускает товар в кредит) менеджер оформляет документ реализации товара;

-склад собирает и отпускает товар, заказанный клиентом.

При отсутствии необходимого товара, процесс происходит следующим образом:

-менеджер резервирует товар по заказу клиента;

-менеджер дает складу задание собрать заказ;

-склад на основании заказа оформляет документ «Товарно-транспортная накладная», где проводит необходимые данные о собранном по заказу товаре.

Потребность в закупках определяется отделом закупки на основании данных об остатках складских запасов товаров. Формируется запрос на коммерческое предложение поставщику. Если коммерческое предложение удовлетворяет условиям закупки по цене, срокам и качеству товаров с поставщиком заключается договор и на основании счета формируется платежное поручение на оплату.

На складе ведется деятельность по учету прихода и расхода товаров для формирования данных по движению и остаткам товаров на складе.

На текущий момент, система формирования заказов клиента через Интернет, не связана с процессами подготовки заказа, ведения складской и закупочной деятельности. Заказ клиента переносится в Excel для дальнейшей обработки. Взаимодействие между отделами происходит по электронной почте путем обмена файлами. В результате заказы обрабатываются не достаточно оперативно. Данные в отдел закупок поступают несвоевременно. Возможна существенная задержка выполнения заказа.

Анализ складской деятельности компании ООО «Фридж» показал, что существует зависимость между основными экономическими показателями их работы и подходами к управлению запасами и складами.

В условиях роста оборота компании, ошибки управления складскими процессами негативно сказываются на уровне удовлетворения спроса и влекут непропорциональный рост потребностей в складских площадях [11].

Последствиями ошибок управления складскими процессами являются:

-дефицит площадей;

-неэффективное использование оборудования и технических ресурсов;

-высокие затраты на хранение и обработку грузов.

Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки информации как человека, так и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном понимании, термин «информационная система» вкладывается обязательно понятие автоматизированной системы.

В ООО «Фридж», в настоящее время учет товарооборота на складе ведется с помощью табличного процессора Microsoft Excel, что позволяет предприятию формировать и распечатывать сводки по продажам, наличию, ассортименту и стоимости товара, вести общую клиентскую базу.

Новая технология в разрабатываемой ЭИС, заключается в автоматизации всех этапов рассматриваемого процесса, результатом которой является возможность объединения и выполнение без участия человека некоторых этапов [14].

Для разработки новой технологии управления складской деятельности компании ООО «Фридж» используется функциональное моделирование в спецификации BPMN.

Функциональное моделирование является процессом, в ходе которого осуществляется моделирование функций, выполняемых информационной системой. Реализация данного процесса осуществляется посредством создания описательного структурированного графического изображения, отражающего, что, как, а также кем делается, в рамках функционирования объекта с учетом имеющейся информации.

Спецификация BPMN является системой условных обозначений (нотация) для моделирования бизнес-процессов.

Спецификация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов и ориентирована как на технических специалистов, так и на бизнес-пользователей.

На рисунке 1.7 представлена диаграмма новой технологии процесса получения товара от поставщика.

После полученя сообщения об отправке товара, отдел логистики посылает запрос на склад об фактическом поступлении товара.

После приемки товара, работнак склада подтверждает данный факт, сообщая в отдел логистики, и производит проверку товара на соответствие товарной накладной.

Рисунок 1.7 - Диаграмма процесса получения товара от поставщика

После успешной проверки товар принимается на хранение и в БД заносятся необходимые данные и формируется акт приемки товара.

В случае непоступления или несоответсвия товара товарной накладной, работник склада, сообщает об этом в отдел логистики. Поставщик получает от отдела логистики соответствующее уведомление и проводит соответствующие действия.

В случае получения акта приемки товара, отдел логистики производит проверку данных о поступившем товаре и заносит соответствующие данные в БД. Поставщику посылается уведомление о поступишем товаре и копия акта приемки товара.

На рисунке 1.8 представлена диаграмма новой технологии процесса обслуживания заказов.

После получения заявки клиента, отдел менеджмента выполняет анализ запроса, в ходе которого проверяет по базе данных (БД) наличие товара на складе. В случае отсутствия необходимого товара, клиенту отправляется уведомление о невозможности выполнения данного заказа.

В случае наличия необходимого товара в БД, отдел менеджмента формирует счет на оплату данного товара и отсылает его клиенту. После получения от клиента подтверждения об оплате заказа, на склад подступает заявка на подготовку заказа [15].

Работник склада, проверяет фактическое наличие товара на складе. В случае отсутствия товара, работник уведомляет об этом отдел менеджмента. Клиенту отсылается соответствующее сообщение.

В случае фактического наличия необходимого товара, работники склада формируют товарную накладную, собирают заказ, и после его регистрации, осуществляют упаковку и отгрузку товара.

После регистрации заказа, клиенту отсылается сообщение о времени доставки товара.

После получения заказа, клиент подтверждает получение и данные о выполненном заказе заносятся в БД.

В БД также заносится информация товарной накладной, регистрационные данные, данные об оплате товара и информация о невыполненном заказе.

На рисунке 1.9 представлена диаграмма новой технологии процесса хранения и учета товаров.

Рисунок 1.8 - Диаграмма новой технологии обслуживания заказов

Основанием для очередного процесса учета наличия товара, служит распоряжение о проведении очередной ревизии склада. После получения распоряжения, работники склада приступаю к проведению учета товара на складе.

Вначале производится проверка фактического наличия товара, в соответствии с данными БД. В случае отсутствия. В случае установления факта отсутствия товара, работник склада уведомляет об этом отдел менеджмента [16].

В случае наличия проверяемого товара на складе, производится проверка на соответствие условий хранения данного товара. При нахождении несоответствий, работник склада устраняет их, и уведомляет отдел менеджмента об устранении.

Рисунок 1.9 - Диаграмма новой технологии процесса хранения и учета товаров

Далее проводится подсчет количества хранящегося на сладе товара, и проверка результатов на соответствие с информацией в БД. При наличии недостатка или излишков товара, в отдел менеджмента посылаются соответствующие уведомления.

По окончании проведения товарного учета, заведующий складом составляет акт ревизии и пересылает его в отдел менеджмента.

После получения акта ревизии, отдел менеджмента производит проверку, полученной в ходе проведения учета информации, и вносит соответствующие изменения в БД. В период проведения товарного учета, работники склада не имеют возможности вносить изменения в БД.

В случае правомерного отсутствия каких либо товарных наименований, отдел менеджмента принимает то или иное решение о закупке товара. В случае принятия отрицательного решения о закупки недостающего товара, на склад посылается соответствующее уведомление и работник склада удаляет из БД данное наименование товара [16].

В случае принятия решения о необходимости закупки товара, отдел логистики уведомляется об этом, и приступает к поиску соответствующего поставщика. При этом, сначала проверяются поставщики, информация о которых хранится в базе данных, а в случае необходимости производится поиск новых.

После нахождения поставщика, отдел логистики формирует соответствующую заявку и, при необходимости вносит данные о поставщике в БД.

Как можно видеть из представленных диаграмм, в основе организации всех описанных процессов, лежит использование информации из единой базы данных склада предприятия.

В качестве транспорта сообщений внутри отделов компании предусматривается использование корпоративной локальной сети предприятия.

В качестве основного транспорта внешних сообщений с клиентами и поставщиками предусматривается использование электронной почты через сеть Интернет. В качестве дополнительно транспорта можно использовать телефонные SMS – сообщения.

Предлагаемая технология организации процессов позволит существенно уменьшить время обработки заказов и проведения товарного учета, а также оптимизировать процесс получения и хранения товара, за счет отказа от проведения операций сканирования товара при приемки на склад.

Использование базы данных позволит максимально автоматизировать большинство этапов рассматриваемых процессов, посредством их объединения и выполнения без участия человека.

Выводы по главе

Таким образом, в первом разделе курсовой работы была рассмотрена характеристика предмета и объекта исследования, на основании которого можно сделать следующие выводы:

Существует зависимость между основными экономическими показателями их работы и подходами к управлению запасами и складами.

В условиях роста оборота компании, ошибки управления складскими процессами негативно сказываются на уровне удовлетворения спроса и влекут непропорциональный рост потребностей в складских площадях.

Последствиями ошибок управления складскими процессами являются:

-дефицит площадей;

-неэффективное использование оборудования и технических ресурсов;

-высокие затраты на хранение и обработку грузов.

На основании приведенной информации были определены задачи на разработку автоматизированной системы поддержки складской деятельности предприятия.

Глава 2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и ее описание

Информационная модель отражает движение входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области и выполняется в виде схемы [15]. Помимо этого, с помощью информационной модели определяются входные документы и нормативно-справочная информация, на основе которых осуществляется выполнение функций обработки информации и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель разрабатываемой ИС представлена на рис. 2.1.

Отчет по продажам

Договора

Товары

Группа товара

Поставщики

Клиенты

Заказы

Приход

Расход

Операции

Главное окно программы

Справочники

Прайс-лист

Документы

Ввод пароля

Рисунок 2.1 - Информационная модель системы

В соответствии с представленной информационной моделью сотрудник склада (логист) заполняет необходимые справочники. На основании введенных и сохраненных данных, сотрудник или руководитель получает экранные формы выходных документов.

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования