Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Понимание процессного подхода).pdf

2. Беннмаркинг процесса основан на сравнительном анализе хозяйственных процессов организации с эталонными процессами организаций, выполняющих одинаковые или схожие процессы, но лучше функционирующих. Целью бенчмаркинга является определение причин оптимального функционирования бизнес-процессов эталонных организаций и предотвращение нежелательных расхождений с ними в организациях, проводящих исследование.

3. Перепроектирование процесса концентрирует внимание и усилия на совершенствовании существующего процесса. Перепроектирование зачастую используют в процессах, которые успешно функционируют и в настоящий момент, но должны корректироваться под влиянием изменений требований и потребностей потребителя. При перепроектировании, которое имеет достаточно широкий спектр применения, разрабатывается имитационная модель текущего состояния процесса.

4. Инжиниринг как метод совершенствования процессов функционирующей организации сложно представить исходя лишь из того, что если функционирует организация, то уже осуществляется деятельность, значит, хотим мы того или нет, существуют и процессы деятельности. Его можно решить посредством различных подходов к проектированию.

5. Реинжиниринг — наиболее радикальный из приведенных выше методов совершенствования бизнес-процессов, за исключением инжиниринга, поскольку в прямом смысле не является методом совершенствования, в большей степени это метод процессного управления. Реинжиниринг обеспечивает свежий взгляд на сущность и содержание процесса и полностью игнорирует существующий процесс и структуру организации. Объектом реинжиниринга являются бизнес-процессы, определяющие деятельность организации. Как правило, реинжиниринг может осуществляться многократно до тех пор, пока большинство процессов компании не будет полностью перепроектировано^[41].

Таким образом, работа разбивается на фазы, каждая из которых имеет четкую цель — существенно улучшить работу организации. Следовательно, можно сказать, что управление бизнес-процессами организации требует постоянного их улучшения и оптимизации, для чего используют подходы и методы совершенствования бизнес-процессов.

2.3. Процессный подход и информационные технологии управления организацией

Методики моделирования и анализа бизнес-процессов являются в настоящее время одним из важнейших инструментов повышения эффективности бизнеса^[42].

Использование подобных методик и соответствующих программных средств имеет своей конечной целью реорганизацию бизнес-процессов и, как следствие, ‑ увеличение выручки; сокращение затрат на производство продукции и услуг; повышение качества продукции; оптимальное использование оборотного капитала; внедрение систем автоматизации и многое другое^[43].

Обычно руководящий состав компании ждет от внедрения значительного повышения результата деятельности, например, снижение затрат. Однако практический результат от внедрения систем трудно измерим. Большие финансовые вложения в системы управления и отсутствие видимого результата приводят как к формированию негативного отношения, так и к дискредитации самого управления на основе процессного подхода.

Основными причинами бед организаций является недостаточное внимание руководящего состава к проекту или некое непонимание конечных целей проекта. Если руководители не имеют интереса к описанию бизнес-процессов компании, то это производят специалисты, которые хорошо знакомы с техникой описания, но имеют связи с реальным менеджментом.

В этом случае из числа моделей бизнес-процессов могут оказаться полностью или частично исключенными функции: руководителей (владельцев бизнес-процессов); контроля эффективности и качества бизнес-процессов; управления несоответствующей продукцией; сбора фактической информации по показателям эффективности бизнес - процессов и т.д^[44].

Такое описание процессов является формальным, так как невозможно себе представить организацию, где есть здания, станки и рабочие, но нет ни одного руководителя. В моделях, оторванных от реальной деятельности организации, бывает так, что прием на работу и обучение персонала происходит сам собой, технологические процессы не нуждаются в совершенствовании, результат их всегда положительный — брака не бывает.

Основополагающей базой современных подходов к управлению является процессный подход, который предполагает определение набора бизнес-процессов, выполняемых в организации, и дальнейшую работу с ними. Предлагаемые сегодня системы управления базируются в основном, на следующих подходах:

• TQM (Total Quality Management) — система всеобщего управления качеством;
• PIQS (Process Integrated Quality System) — система менеджмента качества, интегрированная с бизнес-процессами;
• МС ИСО серии 9000 версии 2000 г. — регламентирующие требования к системам менеджмента качества;
• WFMS (Work Flow Management System) — система управления потоками работ;
• ERP (Enterprise Resource Planning) — комплексная система планирования и управления ресурсами организации.

Большинство современных систем управления используют информационные технологии как инструменты для создания моделей бизнес-процессов. Например, при внедрении WFMS работа начинается с описания бизнес-процессов, которые система будет обслуживать. В начале работ определяются бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать. Это могут быть: процесс обслуживания клиента в отделе продаж, процесс выставления счетов-фактур, процесс формирования финансового плана организации. Определяются рабочие места исполнителей бизнес-процесса, затем описывают поток работ, переходящий от одного рабочего места к другому. Таким образом, формируется схема бизнес-процесса, которая будет автоматизирована при помощи WFMS. Основной эффект достигается за счет устранения потерь времени и информации при передаче потока работ между исполнителями, бумажного документооборота и т.д^[45].

В большинстве современных систем автоматизации существуют встроенные конструкторы схем бизнес-процессов, позволяющие описать поток работ, переходящий от одного рабочего места к другому. Характерным примером являются программные продукты класса ERP. Так, в системе BAAN осуществляется моделирование бизнес-процессов организации с возможностью последующего запуска различных транзакций непосредственно со схемы модели^[46].

В системе R/3 (компания SAP) процессы описаны по определенной методике и существует программное средство (ARIS for R/3), позволяющее просматривать и редактировать поддерживаемые системой процессы. Одним из ключевых преимуществ ERP-системы является комплексность решения — автоматизированы и тесно взаимодействуют основные процессы организации: маркетинг и сбыт, планирование и управление производством, планирование материальных запасов, планирование закупок, управление финансами, учет и т.д. Эффективное использование ERP-системы предполагает описание существующих в организации бизнес-процессов и их тесную интеграцию^[47].

Современные подходы к управлению качеством предполагают определение сети бизнес-процессов компании и последующий переход от функционального подхода к управлению, функциональной декомпозиции (на основе стандарта IDEF0 и программного продукта BPWin) — к процессному (моделирование бизнес-процессов в ARIS)^[48].

BPWin и ARIS являются инструментальными средствами для описания деятельности организации. В основе обеих систем лежат свои нотации описания процессов. В BPWin - это IDEF0, IDEF3 и DFD, в ARIS - еЕРС (расширение IDEF3) и др. Все эти нотации служат исключительно, как средства для описания деятельности организации и ни в одну из этих систем не заложены принципы управления на основе процессного подхода. В документации к системам они не сформулированы, не даны четкие методики внедрения процессного подхода к управлению и т.д.

BPWin- мощный инструмент моделирования, разработанный фирмой Computer Associates Technologies который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес-процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT. В руках же системных аналитиков и разработчиков BPwin - еще и мощное средство моделирования процессов при создании корпоративных информационных систем (КИС

Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес-процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высокозатратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации^[49].

Внешние обстоятельства зачастую вынуждают вносить изменения в деятельность организации. Последствия этих изменений должны быть тщательно изучены и осмыслены перед тем, как система будет переделана с их учетом. BPwin может помочь пользователю на протяжении всего цикла, предоставив возможность оптимизировать бизнес-процесс, которого коснутся эти изменения^[50].

С помощью BPwin пользователь может сделать свою работу более продуктивной. Действия и другие объекты создаются буквально несколькими щелчками мыши, а затем легко отбуксированы в нужное место. Интерфейс BPwin, выполненный в стиле "проводника" облегчает навигацию и редактирование сложных процессов с иерархической структурой. Развитые возможности изменения масштаба представления позволяют быстро найти и сосредоточиться на необходимой для работы части модели процесса.

BPwin позволяет:

• Обеспечить эффективность операций, рассматривая текущие бизнес-операции через мощные инструменты моделирования.
• Совершенствовать бизнес-процессы, формулируя и определяя альтернативные реакции на воздействия рынка.
• Быстро исключать непродуктивные операции, легко и интуитивно сопоставляя операционные изменения. Неэффективные, неэкономичные или избыточные операции могут быть легко выявлены и, следовательно, улучшены, изменены или вовсе исключены - в соответствии с целями компании.

ARIS - методология и тиражируемый программный продукт для моделирования бизнес- процессов организаций. Продукт и методология принадлежат немецкой компании Software AG как результат поглощения компании IDS Scheer автора методологии Августа-Вильгельма Шеера ( Рис. 2.3)

Рисунок 2.3 Одна из иллюстраций структурированного подхода ARIS к проекту реинжиниринга

Любая организация в методологии ARIS рассматривается с пяти точек зрения: организационной, функциональной, обрабатываемых данных, структуры бизнес-процессов, продуктов и услуг. При этом каждая из этих точек зрения разделяется ещё на три подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Для описания бизнес-процессов предлагается использовать около 80 типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту^[51].

ARIS предоставляет визуальный инструментарий для обеспечения наглядности моделей. В соответствии с методологией ARIS каждый процесс может быть рассмотрен в пяти аспектах^[52]:

• Организационный аспект — представляет собой совокупность организационных единиц, их взаимосвязей и соответствующих структур, участвующих в процессе;
• Информационный аспект — отображает состав данных и информации, задействованной в процессе;
• Управляющий аспект — описывает взаимосвязь между моделями процессов различных типов;
• Функциональный аспект — содержит описаний функций, отдельных подфункций и их связей между собой, и с основными функциями.
• Продуктовый аспект — определяет состав продуктов и ресурсов процесса, а также их взаимосвязь между собой и с элементами других моделей.

Эти аспекты представляют архитектуру ARIS. Для описания процессов и построения моделей каждый из аспектов архитектуры ARIS содержит различные типы моделей. Модели позволяют представить широкий спектр процессов с точки зрения данных, функций, организационных единиц, ресурсов, материалов, включая взаимосвязи между ними.

В рамках каждого из аспектов модель процесса может детализироваться по уровням. Уровни зависят от «близости» модели к формальным языкам программирования и создания информационных систем.

ARIS разделяет модели на три уровня детализации:

• Уровень формулировки требований. Этот уровень ближе к описанию проблем бизнеса, поэтому модели этого уровня относятся к смысловым моделям. На этом уровне описываются функции, задачи, документы, различные ресурсы и продукты, вовлеченные в бизнес процесс.
• Уровень спецификации проекта. На этом уровне ARIS модель представляет элементы связанные с информационными технологиями. Здесь осуществляется переход от понятий бизнес процессов к понятиям информационных систем. Модели этого уровня описывают пользовательские и модульные транзакции, которые выполняют элементы бизнес процесса.
• Уровень описания реализации. Этот уровень является самым близким к информационным системам. Модели этого уровня содержат описание аппаратных и программных компонентов.