Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Понимание процессного подхода).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной экономики целью любой коммерческой деятельности является получение прибыли. Каждая организация должна регулярно увеличивать свой потенциал - предполагаемый уровень получения прибыли в будущем.

Степень конкурентоспособности компании считается интегральным признаком ее возможностей. Увеличения потенциала предполагает совершенствование деятельности организации: повышения качества, снижения себестоимости товара, выполнение заказов в запланированные сроки и т. д.

В современной экономике процессный подход является признаком совершенного менеджмента. Данный вид подхода является базовым в международных стандартах ИСО серии 9000:2000, на самом деле не новшество. Еще в конце 60-х годов была разработана методология структурного анализа и проецирования сложных систем SADT .

Улучшение работы организации  может  реализовываться за счет использования процессного подхода  к его управлению, что дает возможность:

• составить перечень основных бизнес-процессов и на основании полученных данных сделать выводы о рациональности использования ресурсов, численности и загрузке персонала и т. д.;
• определить недостающие и дублирующиеся бизнес-процессы и внести соответствующие коррективы;
• определить перечень функций каждого подразделения предприятия; 
• установить взаимосвязи подразделений и выполняемых в них функций.

Определенные особенности внедрения процессного подхода к управлению и определили актуальность данной темы.

Целью данной работы ставится рассмотрение особенностей процессного подхода к управлению.

В соответствии с указанной целью курсовой работе поставлены следующие задачи:

- рассмотреть концепцию процессного подхода;  

- изучить ресурсную базу и декомпозицию процесса;

- рассмотреть подходы и методы процессного подхода;

-изучить эффективность процессного подхода;

- рассмотреть информационные технологии процессного подхода.

Объект исследования – процессный подход, предмет – применение процессного подхода для оптимизации бизнес- процессов.

Курсовая работа состоит из введения, 2 глав, 6 параграфов, заключения, списка использованных источников.

Теоретико-методологической базой курсовой работы послужили труды отечественных ученых, изучающих роль информации в современном мире и ресурсы интернет.

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА

1.1. Концепция процессного подхода

Процессный подход занимает важное место в современном управление и является признаком совершенного менеджмента. Данный подход является базовым видом, утвержденным международным стандартом ИСО серии 9000:2000.

Еще в конце 60-х годов была разработана методология структурного анализа и проецирования сложных систем SADT .

На рынок методология SADT вышла в 1975 г. В более позднее время данный подход к описанию процессов был оформлен в виде Федерального стандарта США под названием IDEFO . Наибольший интерес к процессам появился после публикаций М. Хаммера, Д. Чампи и др. в середине 80-х. В 1988 г. процессный подход был включен в модель премии Малкольма Болдриджа, а в 1991 г. - в модель совершенного бизнеса Европейской премии по качеству^[1].

Процессом называют совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которая преобразует входы в выходы (ИСО 9000 2000). Выход процесса (продукт) обладает ценностью для потребителя^[2]. Когда говорят о процессном подходе, имеют в виду прежде всего то, что управление процессом и каждой из входящих в него работ (деятельностью, подпроцессом, процессом второго или последующих уровней или функцией) происходит с применением особых методических приемов, достаточно хорошо разработанных и позволяющих исключить многие ошибки.

Ниже описаны некоторые стандартные ситуации в организациях, когда процессный подход используется как средство повышения эффективности деятельности:

Вариант 1. У организации дела идут достаточно хорошо, но руководители или собственники, прогнозируя снижение темпов роста организации, усиление конкуренции на рынке, принимая во внимание другие факторы риска для существования организации, начинают искать способы повышения эффективности организации путем оптимизации бизнес-процессов^[3].

Вариант 2. Рыночная конъюнктура складывается для организации очень удачно, но скорость роста размеров и бизнеса организации опережает скорость развития системы управления, и собственники, озабоченные потерей управляемости бизнеса, начинают искать новые способы удержания ситуации под контролем путем описания и автоматизации бизнес-процессов организации^[4].

Обычно собственники и руководящий состав ждут от использования процессного подхода к менеджменту решения некоторых основных проблем, а именно:

• снизить издержки;
• повысить рентабельность;
• повысить управляемость (модернизация системы отчетности организации, создать прозрачную систему управления, ускорить процедуру принятия управленческих решений); снизить влияние человеческого фактора при менеджмента организацией.

В своем большинстве у фирм не получается достичь значительных долговременных итогов посредством координационных перестановок и увеличения интенсивности труда исполнителей. Зачастую главы фирм решают прибегнуть к высококлассным консультантам. Управление и эксперты приступают розыски консультационной компании, которая сумела бы помочь в данной проблеме. К сожалению, советы консультантов зачастую имеют общий вид, что не приносит желаемого результата. Непосредственно по этой причине главам компании необходимо овладеть технологией процессного управления без помощи других и при изменениях в фирме надеяться и опираться на свои силы.

Зачастую руководители организаций стараются построить точную концепцию управления в одном отдельном пилотном процессе, описание и модернизацию которого поручают сделать внешнему эксперту. Но практика демонстрирует, что данный подход не эффективен, так как каждая фирма это сложная система взаимодействий и, если описать только один сегмент деятельности, проблемы в управлении всей организацией не будут устранены.

При выстраивании системы управления и взаимодействия в одном процессе непременно придется захватить взаимодействие данного пилотного процесса с другими. При одностороннем описании взаимодействия возможны следующие ситуации^[5]:

• появление эффекта «перетягивания одеяла», когда руководитель пилотного процесса добивается регламентации и последующего выполнения совместных работ с точки зрения выгоды и преимуществ своего процесса, а не всей организации;
• отсутствие необходимого опыта в создании системы регламентации деятельности со стороны руководителей и владельца пилотного процесса приводит к тому, что созданную, согласованную и утвержденную документацию придется корректировать и исправлять каждый раз, когда будет создаваться документация следующего процесса, взаимодействующего с пилотным^[6]. 

Создание системы процессного управления подразумевает создание системы планирования показателей процессов сверху вниз и системы управленческой отчетности снизу вверх. Построить эти системы можно только сверху вниз, начиная с планов высшего руководства организации^[7]. 

В основу концепции процессного похода к управлению положены: 

1. Принципы построения систем менеджмента качества, предложенные в стандартах MS ISO серии 9000 версии 2000 г.;

2. Цикл P-D-C-A (Plan-Do-Check-Action), который часто называют циклом Деминга-Шухарта (Рис. 1.1);

Рисунок 1.1 Процессный подход согласно ISO 9000 и Цикл Деминга- Шухарта ( PDCA)

3. Принципы построения BSC (Balance ScoreCard), разработанные Нортоном и Капланом; 

4. Принципы управления проектами, так как любые изменения в организациях, в том числе и внедрение процессного подхода, выполняются как проект; 

5. Лучший мировой опыт в области построения систем менеджмента и улучшения деятельности организаций.

В основе процессного подхода к управлению организацией лежит выделение в организации бизнес-процессов и управление этими бизнес-процессами^[8].

Чтобы было проще излагать заменить термин «бизнес-процесс» на термин «процесс». Кроме того, основные принципы менеджмента не зависят от типа, профиля и области деятельности компании, поэтому в дальнейшем для обозначения компании, строящей систему процессного управления, будет применяться термин «организация». Этот термин в равной степени применим для промышленного предприятия, управляющей компании, консалтинговой или юридической конторы, коммерческой или государственной структуры^[9].

Для всех типов организаций самой актуальной задачей является построение эффективной системы менеджмента, которая будет обеспечивать выполнение задач организации и достижение успеха во внешней среде. 

Процесс – это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Выделяют три основных группы процессов:

• сквозные (межфункциональные) процессы, проходящие через несколько подразделений организации или через всю организацию, пересекающие границы функциональных подразделений;
• процессы (внутрифункциональные) и подпроцессы подразделений, деятельность которых ограничена рамками одного функционального подразделения организации; 
• операции (функции) самого нижнего уровня декомпозиции деятельности организации, как правило, выполняются одним человеком.

Термин «подпроцесс» используется в тех случаях, когда требуется рассмотреть процесс более, подробно как совокупность составляющих его подпроцессов^[10].

Поскольку процессы или подпроцессы по своей сути являются действиями, то для обозначения этих действий необходимо, чтобы названия процессов, подпроцессов (или функций) были выражены глаголом или отглагольным существительным, например, «Процесс производства», «Процесс продаж»^[11].

Осуществляя руководство процессом, необходимо назначить ответственное должностное лицо, которое будет следить за выполнением процесса и отслеживать результат. Для эффективного управления процессом должностному лицо должны быть предоставлены необходимые ресурсы, делегированы права и полномочия. Определенный процесс не автономен в своем существовании, он подконтролен высшему руководству компании. Так как порой процессом может руководить не один сотрудник, а коллегиальный орган управления, то определение владельца процесса будет следующим.

Владелец процесса, как правила представляет должностное лицо или коллегиальный орган управления, который имеет в распоряжении ресурсы, способствующие реализации процесса, а также несет ответственность для исходный результат.

Владелец процесса ведет управление процессом и является неотъемлемой составной частью процесса.

Вход бизнес-процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.

Вход всегда должен иметь своего поставщика. К входам процесса могут относиться: сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, персонал (для процесса «Обеспечение кадрами»), услуги и т.д.

Входы процесса:

1. поступают в процесс извне;
2. их объем планируется на один или несколько циклов работы процесса, или выпуск определенного объема продукта. 

Выход (продукт) – материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами^[12].

Выход (продукт) процесса всегда имеет потребителя. В случае, если потребителем является другой процесс, то для него этот выход является входом. Выход (продукт) процесса также может использоваться в качестве ресурса при выполнении другого процесса. К выходам процесса могут относиться: готовая продукция, документация, информация, в т. ч. отчетная, персонал, услуги и т.д^[13]. 

Ресурс бизнес-процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса.