Файл: Особенности управления организации в современных условиях и пути его совершенствования.pdf

Возможности анализа бизнес-данных с разным уровнем глубины позволяют следить за состоянием дел, выявлять «узкие места», определять эффективность работы отдельных подразделений и сотрудников, выявлять перспективные направления бизнеса и принимать оптимальные управленческие решения. Аналитика, ориентированная на анализ спроса и поведения покупателей, обеспечивает возможности по выявлению и поощрению лояльных клиентов, планированию маркетинговых мероприятий, выявлению ходовых товаров и перекрестных продаж, определению правильности ценообразования и эффективности используемой системы скидок и бонусов.

Кроме всего прочего, внедрение АСУ для торговли предполагает использование опыта управления бизнесом, накопленного в процессе развития системы. Он может быть формализованным, как в зарубежных «тяжелых» АСУ, или заключенным в отраслевой экспертизе разработчиков и внедренцев. Так или иначе, развитое решение может оказаться существенным подспорьем для ведения и развития бизнеса торговой компании, так как часто оно содержит функциональность «на вырост», позволяющую достаточно легко реализовывать новые инициативы без необходимости доработки программного обеспечения.

Правильно построенная АСУ, поддерживаемая удобными программными средствами, позволяет предприятию:

1. Сосредоточить все свои ресурсы (финансовые, кадровые, технологические, информационные) на реализации стратегии и добиться неуклонного движения предприятия к поставленным целям;

2. Обеспечить связь между стратегическими целями и ежедневной работой коммерческих, производственных и административных структур (за счет введения измеримых показателей, связанных с целями);

3. Повысить управляемость и эффективность деятельности предприятия, а также снизить риски.

Таким образом, автоматизация системы управления – это комплексная автоматизация задач оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций с целью повышения эффективности функционирования бизнеса.

Жизненный цикл проекта внедрения АСУ можно условно разделить на этапы: 1. Выбор; 2. Приобретение и Внедрение; 3. Эксплуатация.

1. Выбор. Автоматизация торгового предприятия предполагает внедрение программно-аппаратного комплекса, включающего, помимо системы учета и управления товародвижением, широкий спектр кассового оборудования различного назначения.

Внедрение АСУ предлагается осуществить на базе решений «1С: Предприятие», которое представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе.

Состав программ системы «1С: Предприятие» ориентирован на актуальные потребности отечественных предприятий.

Фирма «1С» выпускает тиражные программные решения, предназначенные для автоматизации типовых задач учета и управления в коммерческих предприятиях реального сектора и бюджетных организациях. В каждом программном продукте сочетается использование стандартных решений (общих для всех или нескольких программ) и максимальный учет специфики задачи конкретной отрасли или рода деятельности предприятия.

Отличительной особенностью тиражных решений фирмы «1С» является тщательная проработка состава функциональности, включаемой в типовые решения. Фирма «1С» анализирует опыт пользователей, применяющих программы системы «1С: Предприятие» и отслеживает изменение их потребностей. В типовые решения включаются те функции, которые реально нужны существенной части предприятий. Это позволяет обеспечить соответствие типовых решений отечественной специфике, как в части методологии учета, так и в части управления деятельностью предприятия и, в то же время, сделать эти решения достаточно компактными и простыми в использовании, обеспечить их эффективную поддержку и развитие.

Руководитель при принятии решения может выбирать необходимый уровень автоматизации. Наряду с созданием мощных комплексных решений, разработчики фирмы «1С» уделяют существенное внимание развитию решений для небольших фирм, для которых особенно важна простота применения программы. Вместе с тем, внедрение даже самых простых решений системы программ «1С: Предприятия» обеспечивает возможность плавного развития автоматизации – путем постепенного перехода на более мощные и комплексные прикладные решения или интеграции внедренного решения с другими программами системы.

С точки зрения руководителя, при выборе системы автоматизации очень важно определить, какие задачи ему необходимо решить средствами «1С: Предприятия». Функции «1С: Предприятия» можно разделить по целям автоматизации и, соответственно, группам ответственных пользователей:

1. Анализ и управление эффективностью работы предприятия. Эти функции системы ориентированы на решение задач руководителя предприятия и на управленцев, отвечающих за рентабельность бизнеса и его развитие. Их назначение – обеспечить руководителей актуальной информацией, необходимой для оценки ситуации и принятия решений.

К ним относятся такие механизмы, как бюджетирование (планирование финансовой деятельности и сопоставление планов с фактическими данными), анализ рентабельности производственной деятельности, анализ сбыта товаров и продукции, прогнозирование продаж и т.д.;

2. Учет и управление оперативной деятельностью предприятия. Эта функциональность решает задачи менеджеров и работников, непосредственно занимающихся торговой, производственной деятельностью или деятельностью в области оказания услуг.

Она обеспечивает эффективную ежедневную работу предприятия: подготовку документов, управление движением товаров, управление производственными запасами и выпуском продукции, прием заказов и контроль их исполнения и т.д.;

3. Регламентированный учет и отчетность. Эти функции системы решают задачи бухгалтеров и расчетчиков зарплаты. Их цель – обеспечить ведение учета в полном соответствии с требованиями законодательства.

В эти функции входит собственно ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет заработной платы, составление бухгалтерской и налоговой отчетности, отчетности в фонды и т.д.

После выбора основного продукта были рассмотрены возможности различного ПО для розничных магазинов (табл. 3.1).

Для реализации АСУ выбрано программное обеспечение – «1С: Торговля и склад», как наиболее подходящее по цене и сложности. Типовая конфигурация 1С «Торговля и Склад» обладает широкими возможностями для ведения управленческого и складского учета – широкий выбор отчетных форм, множество аналитических разрезов (как фиксированных, так и задаваемых пользователем), наглядные графики.

Таблица 3.1

Выбор программного обеспечения

Важным этапом автоматизации предприятия розничной торговли, является его оснащение современными контрольно-кассовыми аппаратами. Применяемые в организации кассовые аппараты характеризуются низкой функциональностью и сложностью ее наращивания. В случае использования компьютерно-кассовых систем функциональность практически полностью определяется программным обеспечением. Любое же периферийное оборудование (сканеры штрих-кода, дисплеи покупателя, принтеры и т.д.), при необходимости, может быть подключено через стандартные порты ввода-вывода (COM, LPT, USB, PS/2).

Предполагается создание эффективной компьютерно-кассовой системы на основе торгового оборудования и ПО фирмы «Атол технологии».

Состав типовой компьютерно-кассовой системы: персональный компьютер; обычная или специализированная клавиатура; небольшой дисплей кассира; сканер штрих-кода; дисплей покупателя; фискальный регистратор; денежный ящик.

2. Приобретение и внедрение.

Для успеха внедрения, необходимо:

• сформировать высокопрофессиональную команду в составе менеджера проекта, товароведа магазина и специалистов группы внедрения компании- разработчика АСУ и перенести центр тяжести при внедрении на команду внедрения;
• обеспечить обязательные обучение и практику сотрудников магазина работе с информационной системой;
• унифицировать состав техники и ПО и сформировать стандартные обновляемые рабочие места с максимально настроенным ПО, включая заполненные базовые справочники;
• предусмотреть обязательное обучение обслуживающего персонала вместе с сотрудниками магазина;
• усилить проектную дисциплину.

Обмен торговых точек с центральной базой делается с помощью специальной компоненты (УРИБ). Это позволит в центральной базе иметь сводную картину по сети в целом, а на каждой точке – корректные, относящиеся к ней остатки. Оптимальная периодичность обмена составляет 1 раз день.

Рабочее место для ведения бухгалтерского учета выделяем, поскольку совместное ведение складского и бухгалтерского учета, как показывает опыт, довольно затруднительно (требуется более сложная и дорогая комплексная конфигурация).

Обмен торговой базы с бухгалтерией (выгрузка-загрузка) делается с помощью регламентированных обработок, входящих в комплект поставки «1С», также периодически (период выгрузки задается пользователем – сводно за период, по дням, по документам).

Стоимость программного обеспечения по проекту приведена в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Стоимость программного обеспечения

Расчет стоимости оборудования приведен в табл. 3.3.

Таблица 3.3

Стоимость торгового оборудования и оргтехники

Фактически на этапе внедрения формируется основная стоимость проекта: