Файл: Особенности управления организации в современных условиях и пути его совершенствования.pdf

Управление процессом выполнения задач осуществляется «ответственным исполнителем» - одним из заместителей директора компании, например, или начальником отдела. Процедура управления не регламентирована и не является общепринятой, а зависит от особенностей каждого руководителя. Уровень детальности управления зависит от квалификации исполнителя и отношению к нему руководителя. Можно отметить только одну закономерность - в отделах не принято осуществлять управление по критическим точкам планов выполнения работ. Например, практически нет случаев документированного пересмотра планов работ в связи с изменениями условий их реализации.

Координация взаимодействия между отделами не регламентирована. Поэтому основная часть взаимодействий осуществляется на уровне личных связей. При передаче материалов в другой отдел для рассмотрения и доработки необходимо постоянное поддерживать актуальность данной работы на уровне личных контактов с руководителем и сотрудниками. Неформальный порядок взаимодействия сотрудников отделов между собой не является отрицательным сам по себе и даже способствует формированию командного духа, но значительно снижает эффективность деятельности, если параллельно не действует официальный порядок.

Система внутренней информации, планирования и контроля. Данный параметр использовался для оценки того, насколько взаимосвязанной и направленной на достижение единых целей может быть работа отделов и сотрудников предприятия.

Влияние данного параметра на эффективность управления организацией бесспорно. При управлении предприятием именно информация является одним из основных объектов деятельности и от того, как оперативно она собирается и передается, насколько содержательной и адекватной деятельности является, зависит эффективность принимаемых решений и качество их реализации.

В настоящее время компания находится в стадии становления информационных потоков. Пока определен только ряд финансовых параметров в рамках единой системы бухгалтерского учета, предоставление и обработка которых осуществляется в обязательном порядке. Данные о состоянии рынка, ресурсов, товаров, возможностях сбыта собираются и анализируются не систематически.

В частности, нет ни одной компьютерной базы данных, в которой бы систематизировалась информация. Нет единой компьютерной сети, что при отсутствии баз данных, в общем-то не принципиально, но показательно.

Сбор информации в виде официальных документов и рабочих материалов осуществляется в каждом отделе самостоятельно. Соответственно сотрудникам для получения необходимых данных необходимы непосредственные контакты с коллегам на уровне личных контактов. Но это не всегда возможно, особенно для новых сотрудников.

Необходимо также отметить существование возможности доступа к информации посторонними лицами (создание предпосылок к утечке коммерческой информации). Так, к выполнению своих функциональных обязанностей штатные менеджеры, под предлогом своей загруженности, привлекают сторонних лиц (в т. ч. и бывших сотрудников компании) – поручают им работать на своих компьютерах и дают возможность знакомиться с данными своего отдела.

В аналитической части работы проведен анализ объекта исследования - общества с ограниченной ответственностью «КЛМ Сервис», которое работает в сфере торговли. Проанализированы подсистемы организации, в том числе более расширено - подсистемы персонал, финансы, структура.

Структура организации относится к линейно-функциональному типу, который характеризуется разделением деятельности линейных и функциональных звеньев и усилением координации и функционирования в процессе осуществления управленческой деятельности.

Фактическое отсутствие т. н. горизонтальных связей между структурными подразделениями предприятия номинально не вступает в противоречие с существующей организацией ООО «КЛМ Сервис».

Однако такое положение дел не удовлетворяет целям развития бизнеса, не способствует стабильному функционированию ООО «КЛМ Сервис».

Если перед ООО «КЛМ Сервис» будет поставлена задача на развитие, то существующая его структура и система управления вступят в явное противоречие с вновь поставленной задачей, будут являться тормозом.

Также был проведен анализ системы управления на предприятии, что позволило выявить основные факторы, препятствующие эффективному организационному развитию предприятия, на основе которых разрабатываются рекомендации по их устранению.

2.4. Основные проблемы управления предприятием на примере ООО «КЛМ Сервис»

Основополагающими факторами, отрицательно влияющими на приведение управления в состояние, достаточное для начала процесса качественной оптимизации и совершенствования функционального взаимодействия между руководителями, являются следующие:

• отсутствие четкого понимания персоналом своих зон функциональной ответственности;
• отсутствие отлаженной системы функциональной взаимосвязи между руководителями;
• работники фирмы (менеджеры) не рассматриваются руководителями как один из видов ресурсов организации, который, кстати, должен использоваться наравне с материальными и финансовыми ресурсами.

Кроме того, ключевой среди проблем управления является тот факт, что информационное взаимодействие все более вступает в противоречия с потребностями в информации. Основной причиной неэффективности организации управления является недостаточное понимание руководством компании, того, что она уже переросла тот уровень, при котором эффективное управление может осуществляться непосредственным вмешательством высшего руководства в каждую проблему и каждый вопрос.

В целом, систему управления на предприятии следует охарактеризовать как не вполне удовлетворительную. Для ее совершенствования необходимо провести ряд мероприятий, которые бы не только позволили улучшить координацию работ и качество информационного взаимодействия, но и положительно сказались бы на общих результатах деятельности компании.

На предприятии имеется три рабочих места (кассы), каждый со своими остатками, склад и офис, где необходима консолидированная информация по всем рабочим местам. В офисе рабочих места (руководитель и бухгалтер), в складе 1 рабочее место. Схема внедряемой информационной системы приведена на рис. 2.10.

Склад и офис

1С (3 рабочих места)

«1С Торговля и склад»

Торговая точка

(1 рабочее место)

1С «Торговля и склад»

Бухгалтерия (1 рабочее место)

1С «Бухгалтерия»

Торговая точка

(1 рабочее место)

1С «Торговля и склад»

Торговая точка

(1 рабочее место)

1С «Торговля и склад»

Рис. 2.10 Схема информационной системы

Анализ системы управления ООО «КЛМ Сервис» позволил выявить определенные проблемы, препятствующие эффективному развитию предприятия.

Так, существующая на данный момент времени организационная структура ООО «КЛМ Сервис» формально соответствует документально определенной цели – получение прибыли. Однако она не позволяет эффективно развивать бизнес, в том числе и увеличивать прибыль.

Кроме того, в своей практической деятельности руководители слабо претворяют в жизнь (реализуют) основные функции, которые обязан комплексно выполнять любой управленец: планирование; организация; управление персоналом; руководство; контроль.

Общая система управления имеет четко выраженные т. н. «вертикальные» связи и гораздо менее – т. н. «горизонтальные», что делает ее крайне неустойчивой по отношению к внешним воздействиям а, по сути, зависимой по критерию эффективность только от физического здоровья и желания трудиться Генерального директора. При таком подходе практически исключается творчество и инициатива со стороны руководителей отделов – они выполняют только исполнительские функции.

ГЛАВА 3 . МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

3.1. Использование информационных технологий в системе управления компании

Для устранения противоречий необходимо проведение следующих мероприятий:

• • расширение параметров собираемой и анализируемой информации;
  • определение критериев систематизации и подразделений, отвечающих за сбор и анализ;
  • создание компьютерных баз данных (при необходимости с ограничением уровня доступа) и единой компьютерной сети;
  • разработка и внедрение стандартов на содержание и оформление информационных материалов.

Проведение данных мероприятий позволит поднять уровень согласованности действий сотрудников компании, но только при условии наведения порядка в структуре управления компанией и конкретизации ответственности всех руководителей и хотя бы большей части исполнителей.

Таким образом, совершенствование системы управления организацией может идти по следующему пути:

1. Во-первых, необходимо делегирование ответственности сверху вниз, т.е. ее передача от высших руководителей к руководителям среднего звена, а затем и к специалистам подразделений;

2. Во-вторых, в ходе реализации этого необходимо конкретизировать структуру управления компанией (организационную структуру), а также процедуры выполнения работ и информационного взаимодействия.

Основным же мероприятием по совершенствованию системы управления организацией является предложение по внедрению информационных технологий в систему управления.

Возникновение потребности в автоматизации  результат анализа недостатков работы фирмы (проблемы организации обмена информацией внутри фирмы, большой объем операций, выполняемых вручную, нерациональное хранение данных и большие временные затраты на их обработку).

Использование информационных технологий в системе управления компании может дать огромные преимущества предприятию в организации эффективного управления компанией, увеличении быстроты реакции на изменения внешней среды, повышении качества обслуживания клиентов.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

В производственно-хозяйственном подразделении предприятия обеспечивается обобщение информации «снизу вверх», а также, конкретизация информации «сверху вниз».

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

АСУ позволит руководителям всех уровней получать согласованную информацию о совершенных, текущих и будущих бизнес-операциях, на основе которой можно уверенно планировать деятельность компании. Реализуя принцип «от понимания к действию», можно повышать эффективность бизнеса и обеспечить его успешное развитие.

Ключевые составляющие АСУ: отчетность и аналитика, справочные данные, исходные системы и приложения: все они должны быть связаны через единую информационную платформу.

Автоматизированная система управления при правильной организации внедрения, в общем случае должна обеспечивать: управление цепочками поставок, управление транспортом и логистикой, управление складскими операциями, запасами и товародвижением, управление взаимоотношениями с поставщиками, контроль исполнения заказов, поддержку электронной коммерции, управление персоналом, финансовый учет и планирование, консолидацию данных, управление сборочным или рецептурным производством, управление ценообразованием и скидками, бизнес-аналитику, управление ассортиментом, мерчандайзингом, перекрестными продажами, маркетинговыми акциями, поддержку дисконтных и накопительных карт, управление работой POS-терминалов и торгового оборудования.

Все указанные функции (или определенное их подмножество, в зависимости от «мощности» системы) работают с единой базой данных, в рамках единого интерфейса и программно-аппаратной платформы, реализованы и поддерживаются одним разработчиком. Кроме общих преимуществ подхода «все в одном», АСУ обеспечивает, с одной стороны, гибкую настройку, а с другой - жесткую фиксацию бизнес-процессов, невозможность «отката назад» выполненных транзакций и их протоколирование, что повышает прозрачность торговых операций и сокращает потери, связанные с ошибками и мошенничеством персонала.