Файл: Общие особенности кадровой стратегии организаций бюджетной сферы (Структура и функции ERP-системы).pdf

 пересмотр, анализ и уточнение исходной модели. На этой стадии выявляются противоречия и дублирование действий в процессе, определяются ограничения процесса, взаимосвязи процесса, устанавливается необходимость изменения процесса. В результате формируется окончательный вариант модели "как есть".

 разработка модели "как должно быть". После анализа существующей ситуации, необходимо определить желаемое состояние процесса. Это желаемое состояние представляется в модели "как должно быть". Такая модель показывает, как процесс

 должен выглядеть в будущем, включая все необходимые улучшения. В ходе этой стадии моделирования бизнес процессов и разрабатываются такие модели.

 тестирование и применение модели "как должно быть". Эта стадия моделирования связана с внедрением разработанной модели в практику деятельности организации. Модель бизнес процесса проходит апробацию, и в нее вносятся необходимые изменения [15].

Моделирование бизнес процессов может иметь различную направленность. Это зависит от того, какие проблемы предполагается решить с его помощью. Учет абсолютно всех воздействий на процесс может значительно усложнить модель и привести к избыточности описания процесса. Чтобы этого избежать, моделирование бизнес процессов разделяют по видам. Вид моделирования выбирается в зависимости от исследуемых характеристик процесса.

Наиболее часто, для целей совершенствования процесса применяют следующие виды моделирования:

 Функциональное моделирование. Этот вид моделирования подразумевает описание процессов в виде взаимосвязанных, четко структурированных функций. При этом строгая временная последовательность функций, в том виде, как она существует в реальных процессах, не обязательна.

 Объектное моделирование - подразумевает описание процессов, как набора взаимодействующих объектов - т.е. производственных единиц. Объектом является какой-либо предмет, преобразуемый в ходе выполнения процессов.

 Имитационное моделирование - при таком виде моделирования бизнес-процессов подразумевается моделирование поведения процессов в различных внешних и внутренних условиях с анализом динамических характеристик процессов и с анализом распределения ресурсов[38].

Так же моделирование бизнес процессов основывается на ряде принципов, которые дают возможность создать адекватные модели процессов. Их соблюдение позволяет описать множество параметров состояния процессов таким образом, чтобы внутри одной модели компоненты были тесно взаимосвязаны, в то время как отдельные модели оставались в достаточной степени независимыми друг от друга.

Главными принципами моделирования бизнес процессов являются следующие:

 Принцип декомпозиции - каждый процесс может быть представлен набором иерархически выстроенных элементов. В соответствии с этим принципом процесс необходимо детализировать на составляющие элементы.

 Принцип сфокусированности - для разработки модели необходимо абстрагироваться от множества параметров процесса и сфокусироваться на ключевых аспектах. Для каждой модели эти аспекты могут быть свои.

 Принцип документирования - элементы, входящие в процесс, должны быть формализованы и зафиксированы в модели. Для различных элементов процесса необходимо использовать различающиеся обозначения. Фиксация элементов в модели зависит от вида моделирования и выбранных методов.

 Принцип непротиворечивости - все элементы, входящие в модель процесса должны иметь однозначное толкование и не противоречить друг другу.

 Принцип полноты и достаточности - прежде чем включать в модель тот или иной элемент, необходимо оценить его влияние на процесс. Если элемент не существенный для выполнения процесса, то его включение в модель не целесообразно, т.к. он может только усложнить модель бизнес-процесса[16].

На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнес процессов. Эти методы относятся к разным видам моделирования и позволяют сфокусировать внимание на различных аспектах. Они содержат как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядно представить основные компоненты процесса и дать точные определения параметров и связей элементов. Наиболее часто в менеджменте качества моделирование бизнес-процессов выполняют с помощью следующих методов:Chart Diagram (диаграмма потока работ) - это графический метод представления процесса в котором операции, данные, оборудование процесса и пр. изображаются специальными символами. Метод применяется для отображения логической последовательности действий процесса. Главным достоинством метода является его гибкость. Процесс может быть представлен множеством способов[14].Flow Diagram (диаграмма потока данных). Диаграмма потока данных или DFD применяется для отображения передачи информации (данных) от одной операции процесса к другой. DFD описывает взаимосвязь операций за счет информации и данных. Этот метод является основой структурного анализа процессов, т.к. позволяет разложить процесс на логические уровни. Каждый процесс может быть разбит на подпроцессы с более высоким уровнем детализации. Применение DFD позволяет отразить только поток информации, но не поток материалов. Диаграмма потока данных показывает, как информация входит и выходит из процесса, какие действия изменяют информацию, где информация хранится в процессе и пр.

Role Activity Diagram (диаграмма ролей). Она применяется для моделирования процесса с точки зрения отдельных ролей, групп ролей и взаимодействия ролей в процессе. Роль представляет собой абстрактный элемент процесса, выполняющий какую-либо организационную функцию.

Диаграмма ролей показывает степень "ответственности" за процесс и его операции, а также взаимодействие ролей. Большинство из указанных методов реализованы в виде программного обеспечения. Оно позволяет осуществлять поддержку бизнес-процессов или проводить их анализ. Нотация Value-added Chain Diagram (VAD)- Диаграмма цепочки процесса, добавляющего стоимость, используется при описании бизнес-процессов организации на верхнем уровне. Как правило, консультанты, использующие ARIS, рекомендуют выделять шесть-восемь бизнес-процессов верхнего уровня и описывать их в нотации VAD. Затем проводится декомпозиция полученных процессов верхнего уровня, при этом используется либо нотация VAD, либо eEPC. Фактически это процесс или группа функций организации, которые служат для получения добавленной стоимости. Объекты соединяются между собой пунктирной стрелкой, имеющей тип is predecessor of ("является предшественником"). Этот тип связи показывает, что один процесс предшественник другого. Очевидно, однако, что на практике все основные процессы цикличны. Кроме того, они имеют обратные связи. Поэтому термин is predecessor of, на наш взгляд, неудачный. Между процессами, могут быть отображены потоки материальных ресурсов и информации. Для их описания можно воспользоваться объектами типа Cluster (для описания информации) и Technical Term (для описания материальных потоков). Для описания инфраструктуры, необходимой для выполнения процесса выбраны типы объектов Product/Service и Information Service. Выбор типов объектов для отображения реальных потоков в достаточной степени условный. Очень важно в начале работ по моделированию процессов определить, какие именно типы объектов будут использованы, и какие объекты реального мира они будут отображать [25]. Объекты связываются между собой при помощи связей определенного типа. Принципы построения диаграммы процесса верхнего уровня в VAD существенно отличаются от IDEF0: в VAD стрелки могут входить в любую сторону объекта Value added Сhain. указанная нотация в большей степени носит иллюстративный характер и не предназначена для создания комплексных моделей процессов верхнего уровня организации.

В любой компании можно найти недостатки в определенных подразделениях или структурах. Нужно учитывать влияние технического прогресса и инноваций на нашу жизнь и экономические отношения, это также заставляет задуматься о модернизации производственных процессов и схем управления на предприятии. Научный прогресс непрерывен, поэтому надо постоянно поддерживать необходимый для нормального функционирования фирмы уровень технологий и соответствующие принципы управления ими и персоналом [3].

Процессы связывают воедино деятельность нескольких структурных подразделений, предназначенных для производства конкретного конечного продукта или услуги. Весь путь от поставщиков сырья и материалов до потребителя готовой продукции можно представить в виде следующей цепочки (схема изображена на рисунке 6):

Рисунок 6 - Путь от поставщиков сырья и материалов до потребителя готовой продукции [28].

Взаимодействие с потребителем начинается с разработки продукта (товара или услуги), конкурентные преимущества которого должны опираться на стратегические факторы успеха, те явления, которые могут рассматриваться как благоприятствующие конкурентоспособности предприятию и его продуктам и стабильные в стратегической перспективе. Это различные системы обратной связи (анкетирование, телефонный опрос о качестве товара или услуги) и стимулирования повторного приобретения продукта или нового товара или услуги предприятия (предложение скидок и бонусных программ для постоянных клиентов, розничных акций) [8].

Бизнес-процесс всегда направлен на достижение производственной или непроизводственной цели. На его выходе появляется продукт, имеющий ценность для потребителя. Важнейшим шагом при создании информационных систем данной ориентации является выделение одного или нескольких бизнес-процессов.

Типовые бизнес-процессы:

1. Производственные процессы, включающие планирование производства, управление запасами, планирование потребностей в материалах, планирование производственных мощностей, управление поставками;

2. Бухгалтерские и финансовые процессы, включающие управление наличными средствами, учет дебиторов и кредиторов и прочие операции;

. Процессы продажи и маркетинга, включающие обработку заказов, ценообразование, поставки, выписку счетов, планирование продаж и т.д.;

. Процессы управления кадрами, включающие учет рабочего времени и заработной платы, прибылей, отчеты о командировках и т.д.

Бизнес-процессы классифицировать можно как основные и как вспомогательные [8]. Основные бизнес-процессы - это процессы, которые создают то главное, ради чего и существует предприятие (конечный товар или услугу). Вспомогательные бизнес-процессы, как правило, соответствуют управленческой деятельности:

 управление персоналом;

 техническим развитием;

 инфраструктурные услуги для внутренних управленческих подразделений;

 планирование;

 учет;

 процессы на складе; маркетинг;

 финансовая деятельность и.д.

Каждый бизнес-процесс характеризуется:

 определенным во времени началом и концом,

 интерфейсом с другими процессами,

 последовательностью выполнения бизнес-операций,

 владельцем бизнес-процесса, т.е. лицом, которое несет ответственность за его выполнение [28].

Оптимизация бизнес-процессов - это изменения в структуре деятельности компании, направленные на повышение эффективности существующих бизнес процессов[41].

Оптимизация нужна, если:

 в целом бизнес-процессы работают, не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия), и, следовательно, нет потребности в коренных изменениях;

 ваша оценка фактических показателей затрат, качества вашей продукции, уровня обслуживания клиентов и оперативности Вашей работы менее чем на 15 % отличается от желаемого;

 компания бурно развивается, рано или поздно ее руководитель сталкивается с необходимостью заниматься оптимизацией бизнес-процессов системно и постоянно [37].

Это позволяет упорядочить взаимоотношения, более четко разделить зоны ответственности, определить полномочия каждого подразделения и каждого сотрудника, разработать регламенты.

Оптимизация бизнес-процессов повышает эффективность следующих подразделений компании:

 Маркетинг и продажи;

 Управление персоналом;

 Закупки и снабжение;

 Производство;

 Логистика и склад;

 Финансы и бухгалтерия;

 ИТ и административные отделы

Оптимизация проводится в несколько этапов:

. Описание бизнес-процесса "как есть": анализ существующей организационной структуры, выявление неэффективных, неоптимальных процессов, анализ стратегии компании, анализ системы показателей, анализ системы контроля и т.п. Описания должны быть четкими и направлены лишь не тот вид деятельности, где видна конкретная работа сотрудника.

. Анализ полученного результата и разработка нового бизнес- процесса: разработка рекомендаций по улучшению состояния структуры компании, моделирование новой системы управления, написание должностных инструкций.

. Внедрение: реализация, нового разработанного бизнес-процесса.

. Консультационная поддержка: сопровождение внедрения изменений[50].

Основными признаками любого процесса являются целенаправленность, взаимодействие и последовательность.

Целенаправленность - способность процесса достигать определенного результата (цели). Процесс, выполняемый без цели и результата, не может быть определен как бизнес-процесс.