Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Роль коммуникаций в управлении современной организацией).pdf
Добавлен: 22.05.2023
Просмотров: 319
Скачиваний: 3
- интервью с работниками и руководителями организации;
- колонка редактора или директора компании (место официальных заявлений);
- письма рабочих и служащих компании (обратная связь).
Кроме того, корпоративные издания обеспечивают двустороннюю коммуникацию, выражая не только позиции менеджеров, но и мнения других сотрудников. Как известно, двусторонние коммуникации предполагают доверие. Поток информации может строиться следующим образом: издание предлагает тему, задает вопросы для обсуждения, проводит исследования, а затем публикует результаты.
Также следует иметь в виду, что газета воспринимается более серьезно, т.к. именно в ней публикуются официальные объявления позиций организации по ряду вопросов; информация, значимая для достижения организационных целей. С целью сокращения издательских затрат в газете может размещаться реклама.
Учитывая, что газета в отличие от управленческих публикаций, ежегодных отчетов ориентирована как на управленческий состав, так и на простых рабочих, регулярное общение с руководителями подразделений, сотрудниками служб управления персонала, профсоюзными и молодежными лидерами, простыми рабочими и служащими – единственный способ сбора информации для качественного корпоративного издания.
Управленческие публикации отличаются от остальных печатных средств коммуникации тем, что они ориентированы только для менеджеров, т.к. им необходимо знать достаточно подробно то, что происходит в организации, поскольку они должны постоянно обеспечивать взаимодействие ее отдельных компонентов. Многие компании публикуют частые бюллетени для менеджеров с информацией о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах и пересмотренной политики компании [4, 156 с.].
Существуют и более формальные публикации – такие как журналы для менеджеров. Так, например, компания может идентифицировать свою корпоративную миссию для всех сотрудников через листок новостей и при этом раскрыть конкретные цели прибыльности на уровне цифр только в журнале для управленцев. Следует иметь в виду, что в отличие от газет такие публикации не имеют обратной связи.
Поскольку менеджеры персонально заинтересованы в деятельности организации, управленческие публикации имеют успех у своих читателей и должны использоваться топ-менеджментом для создания и поддержки корпоративного духа. [6, 249 с.]
Ежегодный отчет является одним из эффективных инструментов. Главным отличием от всех ВК является то, что в ежегодном отчете оглашаются конкретные цифры и факты, благодаря чему сотрудники получают полное представление о готовых итогах развития и перспективах роста компании. Отличительной чертой является также периодичность выпуска – отчет выпускается один раз в год и несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании за отчетный год. При этом он несет и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма сотрудников.
Ежегодный отчет может иметь разный формат [19, 58 – 59 с.]:
- письмо руководителя, в котором выражается благодарность сотрудникам и описывается работа компании, ее основные достижения в течение года;
- отчет об исполнении фондов. Этот документ часто оформляется в виде графика и диаграмм, характеризующих использование организацией поступивших средств;
- анализ финансового положения предприятия, данный, как правило, в диаграммах, отражающих активы и пассивы компании, доли ее акционеров;
- характеристика основных средств компании, данная в простой графической форме: что представляет из себя предприятие, где и в каком виде находятся ее основные средства;
- отчет об участии компании в социальных программах. Обсуждение роли организации в решении социальных задач предприятия – финансовая поддержка и участие сотрудников в течение года.
- характеристика отчетов на аппарат. В большинстве случаев основной статьей расходов компании является именно содержание аппарата. Освещение расходов на зарплату и прочие издержки, связанные с содержанием сотрудников и управленческого аппарата, является важной частью подобного отчета;
- вопросы управления. В этой части, как правило, дискутируются наиболее важные действия топ-менеджеров, положительный и отрицательный опыт в этой области.
Как и все формы внутрикорпоративных коммуникаций, годовой отчет содержит информацию о сотрудниках. Это ключевая тема, которая призвана проходить «красной нитью» через весь отчет, поддерживая важность тех людей, которые работают в организации: интервью с сотрудниками, их комментарии по поводу условий и результатов работы в компании, фотографии сотрудников на рабочих местах и т.д.
Несмотря на то, что годовой отчет является общедоступным для всей внутренней аудитории, он, как и управленческие публикации, в основном интересен менеджерам высшего и среднего звена. Это происходит из-за того, что многие факты, цифры и информация излагается на «деловом языке» с использованием профессиональных терминов, в большей степени, которые непонятны простым рабочим.
К сожалению, для подавляющего большинства российских компаний проблемой в подобных публикациях, как правило, является несоответствие представляемых в них данных реальной ситуации, особенно в части, описывающей финансовые активы и результаты организации.
Брошюры, руководства, справочники играют обеспечивающую роль в информировании сотрудников, дополняя новостную информацию о текущих событиях подробным и системным описанием деталей важных для компании вопросов. Брошюры, справочники, руководства, как и ежегодные отчеты, и управленческие публикации ориентированы на конкретную целевую аудиторию. В отличие от корпоративных газет, данные виды коммуникаций носят методический характер. В них может рассказываться о правилах, нормах, принятых в компании, содержаться описание продуктов, технологий и т.д. Одним словом всем, что необходимо значь для того, чтобы чувствовать себя полноценным сотрудником компании. Данные издания можно разделить на три вида [6, 250 – 251 с.]
- литература общего плана, типа проспектов, брошюр предназначенная для новых сотрудников, студентов-практикантов или визитеров. Они содержат правила организации, отмечают преимущества, которые может получить новый сотрудник (клиент, партнер) организации, если будет с ней сотрудничать и придерживаться этих правил. Такая литература необходима новичку для адаптации, она дает возможность проникнуться в идеи организации, ознакомиться с ее культурой;
- справочная литература. Корпоративные публикации могут детально объяснить корпоративную политику по конкретному вопросу, что трудно сделать в небольшой газете. Это может быть история развития компании, программа повышения квалификации, правила техники безопасности, организационная политика и процессы профессионального роста. Такие справочники предназначены для обеспечения сотрудников специфичной информацией по тому или иному важному вопросу;
- институциональная литература служит для понимания философии организации. Она описывает ее ценности, принципы функционирования (управления), а также касается качества работы, конкурентоспособности, социальной ответственности, роли организации в обществе. Здесь могут описываться празднования юбилеев, вручение наград, рассказываться об истории, успехах, деятельности основателей и «героев» организации.
Данная литература выпускается один раз, а стечением времени дополняется, корректируется или заменяется более новой литературой.
В организациях, где действует внутренняя почта, письма – значимое средство коммуникаций – не только внешних, но и внутренних. Главной отличительной особенностью письма является то, что оно позволяет контактировать с сотрудниками в персонализированной форме. [27, 65 с.] Обозначим следующие преимущества писем:
- письмо может быть оригинально оформлено в фирменном стиле;
- корпоративная, имиджевая функция почтового отправления заключается именно в его относительно высокой значимости. Например, красивый конверт или письмо приобретают дополнительную ценность для адресата, потому что показывают степень уважения к нему;
- письма незаменимы, когда у адресатов нет других средств принятия печатного сообщения (факса или компьютера);
- возможность знакомиться с информацией в удобное время.
Вкладыши и приложения – информация, дополняющая письма и периодические издания. Вкладыши могут раскладываться в конверты с другими материалами и используются для обращения к сотрудникам с предложением принять участие в каком-либо событии. Например, в опросе для исследования общественного мнения или в праздничном фуршете. [6, 252 с.]
Памятки и репринты отвечают за необходимые вопросы в выступлениях руководителей, а также на слушаниях, обсуждениях, пресс-конференциях. Распечатка выступлений и их опубликование иногда является средством защиты организации от недобросовестных журналистов, использующих отдельные реплики из выступлений руководителей компании в средствах массовой информации.
Основной целью использования данного метода коммуникации является необходимость проинформировать и успокоить людей, озабоченных теми или иными проблемами, связанными с организацией. Такие материалы рассылаются сотрудникам, руководителям групп и т.д.
Для доведения позиции компании до занятых по важным вопросам используются репринты публикаций других изданий. Копии публикаций выступлений менеджеров, экспертных оценок рассылаются сотрудникам, а также государственным деятелям, финансовым аналитикам, лидерам групп давления. [22, 60 с.]
Доски объявлений весьма распространены в организациях. Однако менеджеры не всегда помнят, что они могут использоваться не только для информирования в чрезвычайных ситуациях, но и для улучшения производительности труда, сокращения потерь и инцидентов. Доски объявлений, как и корпоративные газеты, содержат базовую структуру, состоящую из следующих разделов:
- приказы и назначения;
- публикации о компании в прессе;
- мероприятия на месяц;
- объявления сотрудников.
Также можно рассказать о почетных работниках или работниках месяца, если подобные методы признания заслуг сотрудников практикуются в компании. Для повышения привлекательности досок объявлений используются графика, фотографии, элементы декора, цветное оформление и т.д. Такие доски могут быть центрами сегодняшних текущих новостей. Информационные доски должны висеть у входа в компанию, внутри или в другом месте интенсивного потока сотрудников – в переходах и коридорах.
Главной особенность является периодичность обновления информации - их следует регулярно обновлять, например, еженедельно для того, чтобы сделать ее более читаемой. Если сотрудники видят на доске одну и туже информацию, они перестают обращать на нее внимание, а значит, данный канал внутрикорпоративных коммуникаций будет терять свою эффективность. [6, 254 с.]
Сравнивая бумажные средства ВК, не стоит забывать о вещательных средствах коммуникаций. К данным средствам относится корпоративное радио. Корпоративное радио используется для трансляции новостей компании, объявлений и срочных сообщений. Радиосообщения могут дублировать другие формы коммуникаций. Преимуществами радио являются следующие [19, 54 с.]:
- использование устной речи создает эффект прямого обращения к слушателю (радио – это средство коммуникаций «персона – персоне»);
- радио вездесуще (люди слушают радио, занимаясь другими делами).
Если сравнивать радио с печатными средствами (например, с корпоративными газетами), то эти средства коммуникации имеют ряд одинаковых преимуществ [1, 256 с.]:
- общедоступность: оба средства доступны большому количеству персонала;
- контактной аудиторией выступает весь персонал все зависимости от положения и статуса;
- наличие двусторонней связи: по радио можно предлагать сотрудникам высказать свои идеи по конкретным вопросам, например, позвонив по данному телефону, где идеи будут записаны на автоответчик.
В настоящее время в стабильных, крупных корпорациях начинают внедрять некоторые другие виды вещательных коммуникаций: горячие линии, видеофильмы, телеконференции. [8, 76 с.] Например, канал горячих линий обеспечивается путем создания специального бесплатного телефона, по которому любой сотрудник может выразить сове мнение и высказать пожелания. Очень эффективным средством информирования и контактирования стали внутрифирменные видеофильмы. Десятиминутный видеоролик с записью речи руководителя, рассказывающей о новой политике компании, воспринимается доходчивее, чем большая статья. Особенно если он обладает заметной харизмой. Видеофильм сокращает дистанцию между аудиторией и руководителем, персонализирует политику компании.
Расширяют возможности для различных встреч и выступлений технологические преимущества спутниковой коммуникации. Выступления докладчиков, не имеющих времени для того, чтобы лично приехать и присутствовать при встрече, в режиме телеконференций могут транслироваться через спутниковые средства телекоммуникаций.
Внутренне телевидение позволяет пересылать по сети. Это помогает обсуждать видеоматериал в процессе его трансляции, что способствует появлению новых идей, различных инноваций. Телекоммуникационные технологии пока довольно дороги, но, несмотря, на это, при обсуждении важной проблемы с сотрудниками единой организации, находящимися в разных странах, гораздо дешевле организовывать «виртуальное совещание» чем им встречаться в одном месте.
Несмотря на то, что указанные средства пока являются дорогостоящими и не все компании могут себе позволить их приобретение, с уверенностью можно сказать, что с развитием различных информационных технологий в скором будущем они будут являться одними из самых эффективных средств внутрикорпоративной коммуникации [9, 58 с.].