Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» (Выбор комплекса задач автоматизации ).pdf
Добавлен: 24.05.2023
Просмотров: 236
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
1.1.Выбор комплекса задач автоматизации
1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов
1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
2.1. Информационная модель и её описание
2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.3. Характеристика результатной информации.
2.4. Характеристика результатной информации
Начальник отдела поставок организует материально-техническое обеспечение предприятия. Ему подчиняются заместитель начальника отдела поставок, логистик, заведующий складом, товаровед.
Управлением ООО «Иллона» занимается директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера.
Директор подчиняется непосредственно генеральному директору и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.
Отдельно выделен бухгалтерский отдел. В обязанности бухгалтерии входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др.
Задачами отдела закупок являются: формирование ассортимента товаров;
поиск поставщиков; организация закупок; приемка товаров; управление торговыми агентами; прием заказов на поставку товаров; организация доставки.
Менеджеры по сбыту готовят необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Они же занимаются приемом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролируют деятельность склада, следят за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности.
Продавцы – консультанты готовят и убирают рабочее место, подготавливают товары к продаже, обслуживают покупателей, выполняют расчетные операции с покупателями и т. д.
В сегодняшнем бизнесе смогли выжить только те компании, которые провели серьезные реформы в системе управления, сделав ее современной и эффективной. Недостатки и упущения в системе управления нынешнего предприятия — малого, среднего или большого — оборачиваются моментальным уменьшением его доли на рынке, неизбежным отставанием в конкурентной борьбе.
Процесс обеспечения продаж товаров в компании (рис.2).
Рис.2. Бизнес - процесс продажи товаров.
Управление продажами ведется директором и продавцами салона, оперативный и количественно – суммовой расчет производится в отделе продаж, взаимосвязь этих подсистем представлена на (рис.3).
Рис.3. Обобщенная модель управления продажами на предприятии.
1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Планирование продаж – процесс разработки тактических планов, способствующий достижения конкурентных преимуществ на постоянной основе путем интеграции клиент – ориентированных маркетинговых планов для новых и существующих продуктов с управлением цепью поставок Исходной информацией для управления являются учетные первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации, каждое подразделение предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.
Недостатком существующей технологии является то, что бухгалтерия имеет свою базу данных, а отдел закупок и сбыта, отдел выписки и касса – свою. Это приводит к частичному дублированию информации.
Избежать данного недостатка позволило бы объединение компьютеров в локальную вычислительную сеть и обмен данными между бухгалтерией и отделом продаж. Создание такой интегрированной системы обработки учетных данных почти полностью исключает дублирование информации. Такая система предполагает однократный ввод в ЭВМ первичных данных и комплексное использование для автоматизации бухгалтерского, оперативного, статистического учета и решения других задач АСУ предприятием.
Управление торговыми процессами в филиале ООО «Иллона» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товара. Движение информации между филиалом и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.
Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, приходный ордер, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.
Все документы хранятся в базе данных системы. Кроме того, в базу данных «1С: Предприятие 8. Управление торговлей» входят справочники, содержащие вспомогательную информацию об объектах, с которыми работает система: справочники товаров, поставщиков и покупателей, складов, расчетных счетов и валют.
Система реализуется только в однопользовательском варианте и состоит из следующих модулей: • Анализ товародвижения. • Анализ работы с покупателями. • Финансовый калькулятор директора. • Загрузка данных из файлов.
Рис.4. Преимущества АИС управление продажами.
Узконаправленность разрабатываемой системы является ее характерным преимуществом, так как соединяет в себе понятный и простой интерфейс и функциональную наполненность. Все это позволяет значительно облегчить работу менеджеров предприятия. Это наглядно видно на (рис.4).
Автоматизированная информационная система представляет собой программный комплекс, включающий в себя программные компоненты, работающие на сервере и клиентских рабочих местах.
Задачи решаемые в процессе разработки информационно аналитической системы обслуживания Интернет – заказов:
1)создание документального архива с функциями поиска информации, обеспечивающей повышение качества и скорости работы аналитика;
2)предоставление актуальной информации для повышения эффективности деятельности сотрудников при решении аналитических задач;
3)автоматизация процесса подготовки отчетов и аналитических записок для руководства.
4)осуществление графической оценки ситуации;
5)обновление промежуточной информации в процессе работы системы.
Предпосылками внедрения информационно аналитической системы:
- сложность использования больших объемов информации на бумажных носителях;
- низкая оперативность работы менеджеров и аналитиков;
- проблемы в организации совместной работы над информацией;
- возможная потеря информации, ненадежность хранения;
- отсутствие преемственности экспертной деятельности;
- большое количество рутинных операций.
Что даст внедрение системы:
-
- повышение эффективности управления компании;
- более результативная работа и оптимальное использование рабочего времени;
- обеспечение стабильности информационного потока;
- повышение эффективности использования трудовых ресурсов и повышение производительности труда сотрудников предприятия;
- электронная форма хранения;
- предотвращение утечки и порчи важной конфиденциальной информации различного характера (финансово-экономическая, служебная – для внутреннего использования и другой вид ценной информации)
- высокая надежность хранения информации.
Таким образом, можно сделать вывод, что данный комплекс задач на пример учета продаж, имеет значимую экономическую сущность. Это снижение затрат предприятия и рост экономических показателей в результате увеличения производительности труда работников, что ведёт к сохранению конкурентоспособности и росту экономической эффективности деятельности компании.
Глава 2. Проектная часть
2.1. Информационная модель и её описание
Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно – справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов.
Для того чтобы рассмотреть информационную модель, следует произвести декомпозицию комплекса на отдельные задачи, выделить взаимосвязи между входными, промежуточными и результатными информационными потоками.
Применительно к комплексу задач автоматизированной информационной системы управления продажами модель предназначена для структурного представления движения информационных потоков с момента поступления входной информации в учебный отдел до момента выдачи выходных форм в соответствующие подразделения.
Современную практику проектирования программного обеспечения нельзя представить без применения визуальных моделей. Моделирование является центральным звеном всей деятельности по созданию качественного программного продукта.
Модели необходимы для понимания и осмысления структуры и поведения будущей системы. Они облегчают управление процессом создания системы, позволяют документировать принимаемые проектные решения, являясь основой взаимодействия участников проекта и гарантией корректности архитектуры будущей системы.
Проблемы автоматизации визуального моделирования породили потребность в программно – технологических средствах специального класса CASE – средствах. CASE– технология представляет собой совокупность методов проектирования программного обеспечения, а также набор инструментальных средств, позволяющих в наглядной форме моделировать предметную область, анализировать эту модель на всех стадиях разработки и сопровождения ПО и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей.
Современный подход для построения схемы данных и её описания сводится к использованию CASE – средств. Современные CASE – средства охватывают обширную область поддержки многочисленных технологий проектирования ИС (информационных систем): от простых средств анализа и документирования до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл программного обеспечения.
Как известно, наиболее трудоемкими этапами разработки ИС являются этапы анализа и проектирования, в процессе которых CASE – средства обеспечивают качество принимаемых технических решений и подготовку проектной документации. При этом большую роль играют методы визуального представления информации. Это предполагает построение структурных или иных диаграмм в реальном масштабе времени. Графические средства моделирования предметной области позволяют в наглядном виде изучать ИС, перестраивать ее в соответствии с поставленными целями и имеющимися ограничениями.
Существует несколько подходов к проектированию ИС. Одним из наиболее приемлемых является структурный подход к проектированию ИС. Сущность структурного подхода к разработке ИС заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимосвязаны. При разработке системы "снизу – вверх" от отдельных задач ко всей системе целостность теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов.
В структурном анализе используются в основном две группы средств, иллюстрирующих функции, выполняемые системой и отношения между данными. Каждой группе средств соответствуют определенные виды моделей (диаграмм), наиболее распространёнными, среди которых являются следующие:
SADT (Structured Analysis and Design Technique) модели и соответствующие функциональные диаграммы;
DFD (Data Flow Diagrams) диаграммы потоков данных;
ERD (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы "сущность – связь".
На стадии проектирования ИС модели расширяются, уточняются и дополняются диаграммами, отражающими структуру программного обеспечения: архитектуру ПО, структурные схемы программ и диаграммы экранных форм.
Перечисленные модели в совокупности дают полное описание ИС независимо от того, является ли она существующей или вновь разрабатываемой. Состав диаграмм в каждом конкретном случае зависит от необходимой полноты описания системы.