Файл: Управление запасов на предприятиях гостиничного комплекса.pdf

При транзитной форме снабжения, материальные ресурсы перемещаются от поставщика до предприятия гостиничного комплекса напрямую, минуя промежуточные базы и склады организаций перекупщиков. Помимо всего этого, предприятие гостиничного комплекса, получая материал прямо от поставщика, ускоряет доставку и сокращает транспортно-заготовительные расходы. Однако, стоит отметить, ее использование ограничено временными нормами отправки. Использование такой формы снабжения для материалов с небольшой потребностью ведет к росту товарно-материальных запасов на собственном складе предприятия гостиничного комплекса и связанных с этим расходов.

При складской форме, материальные ресурсы завозятся на склады и базы организаций перекупщиков, а затем с них отгружаются непосредственно гостиничным структурам.

Складская форма снабжения важна для обеспечения мелких нужд. Она позволяет заказывать нужные материалы в малом количестве установленной транзитной нормы, под которой понимается минимально допустимое количество товарно-материальных ресурсов. При складской форме снабжения товарно-материальные ресурсы со складов организаций перекупщиков могут поставляться малыми партиями большим количеством, что ведет к сокращению товарно-материальных запасов на складе предприятие гостиничного комплекса. Однако в этом случае последнее несёт дополнительные расходы за складскую переработку, хранение и транспортировку с баз посредников. Благодаря этому в каждом конкретном случае нужно экономическое обоснование выбора форм снабжения.

Так же специфика ресурсов и заключение хозяйственных договоров по поставкам товарно-материальных ресурсов это важные этапы в организации материально-технического снабжения предприятий гостиничных комплексов. Специфика (перечень) ресурсов понимает под собой более крупный ассортимент ресурсов по конкретным маркам, профилям, видам, сортам, типам, размерам и остальным признакам. От того, насколько правильно составлен перечень материальных ресурсов, во многом зависит материальное обеспечение предприятия гостиничного комплекса. Если в перечне допущена неточность, это приведет к тому, что фактические поставки не будут соответствовать настоящей потребности. Тем самым гостиничное дело будет поставлено под угрозу срыва программ по предоставлению, продвижению и продаже гостиничных услуг.

В договорах указываются наименования товарно-материальных ресурсов, ассортимент, количество, качество, комплектность и сортность с указанием стандартов и технических условий, требования к упаковке и таре, сроки поставки, общий срок действия договора, цена товарно-материальных ресурсов, их общая стоимость, условия оплаты, предусматривается ответственность сторон за соблюдение и не соблюдение условий договоров.

После заключения договоров, гостиничный бизнес должен обеспечить комплексное и своевременное получение материалов, их качественную и количественную приемку, а так же правильное хранение на складах предприятия. Оперативная работа по доставке материалов осуществляется на основе планов поставленных на месяц, в которых прописываются объемы и календарные сроки поставок по важнейшим видам материальных ресурсов. Копии таких планов передаются на соответствующие склады и используются ими для организации подготовительных работ.

Существуют два варианта организации доставки материальных ресурсов: само-вывоз и централизованная доставка.

Само-вывоз существует при отсутствии единого органа, обеспечивающего оптимальное использование транспорта. Гостиничная структура самостоятельно договаривается с транспортными организациями, не предъявляет жестких требований к типам используемого транспорта, главное для нее, это вывезти материальные ресурсы. При этом применяются технологии грузоперевозки, как правило, несогласованные между собой. Отпадает необходимость использовать строго определенные виды тары, часто отсутствуют условия для беспрепятственного подъезда транспорта, быстрой разгрузки и приемки материальных ресурсов.

При централизованной доставке поставщик и отель создают единый орган, цель которого оптимизировать общий материальный поток. Для этого разрабатываются схемы завоза товарно-материальных ресурсов, определяются оптимальные объемы партий поставок и частота завоза; разрабатываются оптимальные маршруты и графики завоза; создается парк специализированных автомобилей и выполняется ряд других мероприятий.

Таким образом, централизованная доставка позволяет:

- повысить степень использования транспорта и складских площадей;

- оптимизировать товарно-материальные запасы;

-повысить качество и уровень материально-технического обеспечения производства товаров и услуг;

-оптимизировать размеры партии поставок товарно-материальных ресурсов.

Глава 4. Структура и функции управления запасов на предприятии гостиничного комплекса

Содержание функций управления запасов отеля включает три направления.

1. Планирование, которое рассчитывает:

- изучение внешней и внутренней среды гостиничного комплекса, а также рынка отдельных материальных ресурсов;

- прогнозирование и определение потребности всех видов материальных ресурсов, планирование наиболее выгодных хозяйственных связей;

- более рациональное использование товарно-материальных запасов;

Составление плана потребностей в материалах и установление их лимита на отправку отделам;

- своевременное и качественное составление плана снабжения.

2. Организация, которая содержит в себе:

- сбор информации о необходимых товарно-материальных ресурсах, участие в ярмарках, выставках-продажах и т.д.;

- исследование всех материальных ресурсов, с целью выявления наиболее оптимальных источников удовлетворения потребности;

- составление и подписание с поставщиками хозяйственных договоров на поставку материальных ресурсов;

- получение и организацию завоза реальных ресурсов;

- формирование складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения;

- обеспечение отделов, участков, рабочих мест необходимыми материальными ресурсами;

3. Инспектирование и координирование работ, в состав которых входят:

- надзор за выполнением договорных обязательств поставщиков, своевременное соблюдение ими сроков поставки;

Инспектирование затрат материальных ресурсов;

- входной контроль за качеством и достаточностью поступающих материальных ресурсов;

- контроль товарно-материальных запасов;

- выставление претензий поставщикам и транспортным компаниям;

- сбор информации о деятельности снабженческой службы, планирование и формирование мероприятий по координированию снабженческой деятельности и повышение ее коэффициента полезности. По материалам: Учебного пособия: [Лук’янов В. О. Організація готельно-ресторанного обслуговування : навч. посіб. / В. О. Лук’янов, Г. Б. Мунін. – 2-е вид., перероб. і доп. – К. : Кондор, 2012.]

Более того, служба снабжения отвечает за актуальную и качественную подготовку материальных ресурсов к производственному потреблению. Для этого выполняется ряд работ по распаковке, расконсервированию, комплектации, которые проходят согласование с технологической службой гостиничного комплекса.

Экономичные и целенаправленные затраты материальных ресурсов в подразделениях находятся под постоянным контролем службы снабжения и управления запасов. Такие затраты циклично проверяются путем инспектирования материального учета. По результатам проверки принимаются определенные меры по устранению обнаруженных недостатков.

Работа отдела управления запасов прямо или косвенно влияет на уровень основных технико-экономических показателей гостиничного комплекса.

К показателям материально-технического обеспечения относятся, количественные и качественные показатели плана завоза материальных ресурсов (номенклатура, количество и стоимость материальных ресурсов);

транспортно-заготовительные расходы (стоимость перевозки материалов до отдела приемки и расходы на доставку материалов до склада гостиничной структуры;

наценки снабженческих и торговых компаний;

затраты на тару и прочее;

издержки на хранение, выдачу в производство гостиничных услуг и отгрузки материальных ресурсов;

административно-хозяйственные расходы и прочее.

Основанием для положительной оценки деятельности отдела управления запасов служат:

отсутствие перебоев снабжения гостиничного комплекса товарами и услугами, превышающих норму товарно-материальных запасов,;

своевременное заключение договоров, снижение затрат на снабжение и другое.

Своевременное обеспечение производства материальными ресурсами зависит от величины, комплектации производственных товарно-материальных запасов на складах предприятия гостиничного комплекса.

Сокращение товарно-материальных запасов снижает расходы по их содержанию, уменьшает издержки, ускоряет оборот средств, что ведет к повышению выгоды и доходности гостиничного комплекса. Поэтому очень важно оптимизировать величину товарно-материальных запасов.

Дня полноценной работы гостиничного комплекса необходимо хорошо налаженное материально-техническое обеспечение, которое в гостиницах осуществляется отделом управления запасов.

Главной задачей отдела управления запасов гостиничного комплекса является своевременное и оптимальное обеспечение гостиниц и отелей необходимыми материальными ресурсами, которые соответствуют их качеству и наличию всего необходимого.

Решая эту задачу, работники отдела управления запасов должны рассматривать и учитывать спрос и предложение на все потребляемые гостиничным комплексом материальные ресурсы, уровень и изменение цен на них и на услуги организаций посредников, выбирать наиболее выгодный характер движения товарно-материальных ресурсов, оптимизировать товарно-материальные запасы, снижать транспортно-заготовительные и складские расходы.

В условиях гостиничного рынка возникает право выбора поставщика, а значит, и право закупки более действенных материальных ресурсов. Это заставляет персонал снабжения гостиницы внимательно изучать качественные характеристики товарно-материальных ресурсов, поставляемых различными поставщиками.

Условием в пользу выбора поставщика может служить надежность поставки, возможность выбора способа доставки, минимальное время, требуемое для осуществления заказа, возможность предоставления кредита, уровень сервиса. Причем показатель значимости отдельных условий с течением времени может изменяться.

Организационный механизм, форма и методы работы отделов управления запасов в гостиничных комплексах характеризуется определенными особенностями. В зависимости от объемов, типов и специализации производства, материалоемкости гостиничных услуг и территориального размещения гостиничного комплекса складываются различные условия, которые требуют целесообразного разграничения функций и выбора типа структуры, отдела управления запасов. В небольшой гостинице, которая потребляет малые объемы материальных ресурсов в ограниченном ассортименте, функции снабжения возлагаются на небольшие группы или отдельных работников хозяйственного отдела гостиничной структуры.

В большинстве отелей эту функцию выполняют специальные отделы управления запасов, которые построены по функциональному или материальному признаку. В первом случае каждая функция снабжения (планирование, заготовка, хранение, отправка материалов) выполняется отдельной группой работников. При построении снабженческих органов по материальному признаку определенные группы работников выполняют все функции снабжения по конкретному виду материалов.

Характерный тип структуры отдела снабжения - смешанный, это когда товарные отделы или группы специализируются на снабжении определенными видами полуфабрикатов, материалов и оборудования. Тем не менее, наряду с коммерческими, в составе отдела снабжения есть функциональные подразделения: плановое, диспетчерское.

Смешанный тип структуры отдела снабжения это наиболее подходящий метод строения, который способствует повышению ответственности работников, улучшению материально-технического обеспечения отеля.

Плановый отдел, выполняет функции по анализу окружающей среды и рыночным исследованиям. Определяет потребности в материальных ресурсах, оптимизирует рыночное поведение по наиболее выгодному обеспечению, формированию нормативной базы, разработке планов снабжения и их выполнения, а так же контролирует выполнение поставщиками договорных обязательств.

Товарный отдел выполняет комплекс оперативно-плановых функций по обеспечению предприятия гостиничного комплекса конкретными видами материальных ресурсов, а так же планированию, учету, завозу, хранению и отпуску материалов на производство, т. е. регулирует работу материальных складов.