Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (ООО «ОфисПлюс»).pdf

4. Производится оплата страховых платежей обязательного страхования пассажиров на все виды транспорта по фактическим затратам. Не принимается для возмещения полисы добровольного страхования от несчастных случаев.

Во избежание налоговых рисков в ООО «ОфисПлюс» используется нижеуказанный порядок расчета и выдачи подотчетных сумм на хозяйственно-операционные и командировочные расходы:

1. Для выдачи наличных денежных средств из кассы сотруднику организации под отчет расходный кассовый ордер формируется в соответствии с письменным заявлением подотчетного лица, которое составлено на бланке и содержит собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денежных средств и о периоде, на который выдаются денежные средства, подпись руководителя и дата, и заявки на приобретение наличных средств в подотчет.

2. При перечислении командировочных расходов под отчет сотруднику организации на его картсчет формируется служебная записка "О перечислении денежных средств" на имя руководителя организации. После подтверждения о необходимости выдачи подотчетному лицу наличных средств на определенную сумму, бухгалтерия формирует "Служебную записку на оплату" для зачисления командировочных расходов на расчетный счет с расчетного счета ООО «ОфисПлюс». В соответствии с платежным поручением с расчетного счета на карточные счета сотрудником перечисляется подотчетная сумма.

3. Выдача денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды, реализуется только сотрудникам организациям, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Срок расходования подотчетных сумм, которые выданы на хозяйственно-операционные нужды, равен менее 15 рабочих дней.

2.3 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ОфисПлюс»

Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ОфисПлюс» ведется по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Счет активно-пассивный, по дебету отражается сумма задолженности подотчетного лица после выдачи ему аванса и до его отчета, по кредиту – погашение данной задолженности.

Расходы, связанные с использованием подотчетных сумм, отражаются в кредите счета 71 в корреспонденции с дебетом счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и прочих счетов в соответствии с назначением понесенных расходов

Возвращенные в кассу подотчетным лицом остатки неиспользованного аванса отражаются в кредите счета 71 в корреспонденции с дебетом счета 50 "Касса".

Расчеты с подотчетными лицами в ООО «ОфисПлюс» весьма разнообразны:

1. Приобретение сырья, материалов, топлива и прочих ТМЦ за наличный расчет, оплата расходов по коммунальным услугам и почтово-телеграфных расходов;

2. Оплата текущего ремонта транспортных средств и оргтехники,;

3. Расходы на командировки по территории РФ работников отделов сбыта и снабжения;

Счет 71 - активно-пассивный, т.е. сальдо данного счета в аналитическом учете может быть как дебетовым (когда подотчетное лицо не сдало авансовый отчет по выданным авансам), так и по кредиту (подотчетное лицо израсходовало суммы, превышающие аванс, а предприятие не компенсировало данные расходы).

Рассмотрим порядок отражения операций по учету расчетов с подотчетными лицами на примерах хозяйственной деятельности ООО «ОфисПлюс»

1) Заведующей хозяйством ООО «ОфисПлюс» Щумской М.А. по распоряжению директора выдан аванс в сумме 10000руб. на основании расходного кассового ордера № 63 от 15.10.2016г. в качестве аванса на командировку. Цель командировки: заключение договоров на реализацию продукции за пределами области.. На 15.10.2016 г. у Сергеева И.И. нет задолженности по невозвращенным подотчетным суммам.

Для обоснования командировки были оформлены следующие документы:

• Служебное задание по направлению в командировку №20 от 14.10.16г.;
• Приказ руководителя №21 о направлении в командировку Щумской М.А. от 13.10.2016г. сроком на 4 дня, с 16.10.2016г. по 19.10.2016 с целью заключения договоров на реализацию продукции с разрешением выдачи суточных в сумме 400 рублей в день;
• Командировочное удостоверение (КУ) №28 от 15.10.2016г. на имя Щумской М.А. заверенное подписью руководителя и печатью ООО «ОфисПлюс»

Щумская М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 15.10.2016г.

Авансовый отчет №28 на основании командировки Шумская М.А. предоставила в бухгалтерию 22.10.2016г. К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

• железнодорожные билеты на общую сумму 3800 рублей (в т.ч. НДС);
• счет №235621 от 17.11.2016г. из гостиницы «Россия» за 2 дня проживания на общую сумму 2200руб (в т.ч. НДС).;
• командировочное удостоверение (КУ) Шумская М.А.

На основании отметок в командировочном удостоверении была рассчитана сумма суточных сс 16.10.2016г. по 19.10.2014: 400 *4 = 1600 руб

Бухгалтерские проводки, выполненные бухгалтером ООО «ОфисПлюс» вследствие данных событий на основании первичных документов отражены в таблице 3.

Таблица 3 - Бухгалтерские проводки ООО «ОфисПлюс» по отражению расчетов с подотчетными лицами (по командировке, связанной с расходами на продажу продукции)

2) Работнику отдела снабжения ООО «ОфисПлюс» Пятковой Ирине Валерьевне по расходному кассовому ордеру №115 от 01.12.2016г. выдан аванс на приобретение инвентаря и канцелярских товаров для служб предприятия (бухгалтерии и отделов сбыта и снабжения) в сумме 2500 рублей. Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженность по подотчетным суммам на 01.12.2016г. у Пятковой И.В. отсутствует.

Пяткова И.В. предоставила в бухгалтерию авансовый отчет №12 от 03.12.2016г. об израсходованных суммах с приложением соответствующих расчетных документов, а именно:

• Кассовый чек на приобретение электронных калькуляторов «Citizen» - 2 калькулятора на общую сумму 2400 руб.
• Кассовый чек на приобретение бумаги офисной для принтера формата А4, 2 пачки по 500л, на сумму 1000 руб.

Сумма израсходованных по авансовому отчету средств составила 3400руб.

Перерасход по авансовому отчету в сумме 900 руб выдан из кассы по расходному кассовому ордеру № 102 от 03.12.2016г.

Бухгалтерские проводки, выполненные бухгалтером ООО «ОфисПлюс» вследствие данных событий на основании первичных документов, отражены в таблице 4.

Таблица 4 - Бухгалтерские проводки ООО «ОфисПлюс» по отражению расчетов с подотчетными лицами по приобретению ТМЦ

3) Директором ООО «Сластена» с целью расширения рынков сбыта и повышения имиджа продукции было принято решение о проведении презентации продукции в форме дегустации в местах продаж .Для организации данного мероприятия менеджеру Петренко А.А. по расходному кассовому ордеру № 116 от 13.12.16 г. выдана подотчетная сумма из кассы - 50000 руб.

Аванс был выдан на основании следующих документов:

- Приказ руководителя №59 от 13.12.16 г.

- Смета расходов на проведение презентации-дегустации ООО «Сластена» от 15.12.16 г. (предположительная сумма расходов - 50000 руб.)

20.12 2016г. менеджером Петренко А.А. был предоставлен отчет «О проведении презентации готовой продукции в торговых точках области" и сдан в кассу авансовый отчет №33 от 20.12.16 г. со всеми документами, подтверждающими расходы, на сумму 48560 руб. По приходному кассовому ордеру №43 от 20.12.16 г. возвращена в кассу неиспользованная подотчетная сумма в размере 1440 руб.

Бухгалтерские проводки, выполненные бухгалтером ООО «Сластена» на основании первичных документов, отражены в таблице 5.

Таблица 5 - Бухгалтерские проводки ООО «Сластена» по отражению расчетов с подотчетными лицами по представительским расходам

Аналитический учет по расчетам с подотчетными лицами ведется по каждой авансовой выдаче линейно-позиционным способомСначала отражается сумма выданного аванса, затем величина утвержденных расходов с указанием, на какой счет они отнесены. Данные об остатках ранее выданных подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы - из расходных кассовых ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчетов.

3. Рекомендации по совершенствованиЮ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

3.1 Совершенствование документооборота и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО ОфисПлюс»

В ходе рассмотрения организации учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «ОфисПлюс» выявлены определенные недостатки в учете расчетов с подотчетными лицами С учетом выявленных недостатков и в целях совершенствования организации учета расчетов с подотчетными лицами разработаны следующие рекомендации.

1. Работник предприятия, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания, в связи с чем возникает сложность в финансировании данных расходов на телефонную связь.

Если расходы на вышеуказанную телефонную связь оплачиваются работнику без предоставления поясняющих эти расходы документов (распечатки, предприятия связи с указанием телефонных номеров, пояснительной записки, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров), то их следует относить на счета учета расходов по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении". Расходы на производственные телефонные переговоры компенсируются сотруднику, но, компенсация в данном случае производится из прибыли после налогообложения, и включается в совокупный облагаемый доход физического лица при расчете налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность отечественной экономической базы по этому вопросу следует относить расходы работника, который находится в командировке, на телефонные переговоры в счет суточных для избежания штрафных санкций налоговых органов.

2. При получении материальных ценностей (работ, услуг) предприятиями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле), приобретение от этих продавцов товарных и кассовых чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, которые оформлены так же, как и при покупках у юридических лиц, и по действующему НК РФ гл.23 "О налоге на доходы физических лиц" не освобождает компанию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, которые были получены гражданами-предпринимателями от данного предприятия.