Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (ООО «ОфисПлюс»).pdf

– лимит определяется на один платеж, который является платежом по одному документу или платежом в один день по некоторому количеству документов;

– платежи следует вносить в кассу компании– продавца;

– при реализации покупки продукции у физических лиц сделки необходимо реализовывать в письменной форме и заверять нотариально, если это предусмотрено соглашением сторон или законодательством [2].

1.2 Документальное оформление учета денежных средств

Выдача денежных средств из касс компаний подотчетным лицам следует производить по расходным кассовым ордерам или должным образом сформированным иным документам (заявлениям на выдачу наличных средств, платежным ведомостям (расчетно-платежным), счетам и т.д.) с обязательным присутствием на данных документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств необходимо подписывать руководителем, главным бухгалтером организации или лицами на это уполномоченными.

В некоторых случаях, когда на данных документах, счетах, заявлениях и т.д. имеется в наличии разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не является обязательной.

Для учета денежных средств, которые выданы подотчет на административно – хозяйственные расходы, необходимо применять унифицированную форму "Авансовый отчет" (форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55)

Авансовый отчет используется для учета наличных средств, которые были выданы подотчетным лицам на административно - хозяйственные затраты.

Формируется в одном экземпляре подотчетным лицом и сотрудником бухгалтерии.

Авансовый отчет разрабатывается на машинном и бумажном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо пишет список документов, которые подтверждают произведенные расходы (квитанции, командировочное удостоверение, чеки ККМ, транспортные документы, товарные чеки и иные оправдательные документы), и суммы расходов по ним (графы 1 - 6). Документы, которые приложены к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Службе бухгалтерии необходимо проверить целевое расходование денежных средств, наличие оправдательных документов, которые подтверждают произведенные затраты, корректность их оформления и подсчета итогов, а также на оборотной стороне формы указать суммы затрат, которые приняты к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), дебетующиеся на данные суммы (графа 9).

Реквизиты, которые относятся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), следует заполнять только в случае передачи подотчетному лицу наличных средств в иностранной валюте согласно установленному порядку, в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации.

Руководитель или уполномоченное на это лицо утверждает проверенный авансовый отчет, и он принимается к учету. Остаток не применённого аванса подотчетное лицо сдает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету передается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

С использованием данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией следует производить списание подотчетных денежных сумм согласно установленному порядку.

Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. N 26 при направлении сотрудников в командировки и по возвращении из них применяются нижеуказанные унифицированные формы:

N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении сотрудника организации в командировку";

NТ-9а "Приказ (распоряжение) о направлении сотрудников в командировку";

N Т-10 "Командировочное удостоверение (КУ)";

N Т-10а "Служебное поручение для направления в командировку и отчет о его исполнении".

Форма N Т-9 используется для формирования и учета направления сотрудника организации в командировку, а форма N Т-9а используется для формирования и учета при направлении сотрудников в командировку. Они различаются тем, что форма N Т-9 предполагает одно командированное лицо, а форма N Т-9а формируется на группу лиц (бригаду, комиссию), которые направляются в командировку. В приказе (распоряжении) необходимо указывать фамилию и инициалы сотрудника организации, структурное отделение, должность, профессию, а также время, цель и место командировки. Формирует приказ (распоряжение) сотрудник кадрового отдела (при отсутствии в организации отдела кадров – иное уполномоченное лицо), а подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Специалист отдела кадров должен сформировать приказ (распоряжение) о направлении сотрудников в командировку (унифицированная форма Т-9а).

В качестве наиболее известного основания для формирования приказа о направлении сотрудника организации (сотрудников) в командировку в формах Т-9 и Т-9а указывается служебное поручение (форма Т-10а) [20].

Унифицированная форма N Т-10а используется для формирования и учета служебного поручения при направлении сотрудника организации в командировку, а также служит отчетом о его исполнении. Без данного документа формирование приказа и выписка командировочного удостоверения (форма N Т-10) не следует производить. По возвращении из командировки сотрудник создает краткий отчет об исполненной работе, который необходимо согласовать с руководителем отдела и предоставить в бухгалтерию вместе с "Командировочным удостоверением" (форма N Т-10) и авансовым отчетом.

Итак, служебное поручение – это и завершающий документ в комплекте первичных документов, который составляет командированное лицо. После утверждения авансового отчета следует производить или возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, или возмещение сотруднику организации понесенных затрат (в случае, если они больше ранее выданного аванса).

Проверка целесообразности расходования наличных средств и итогов командировки исполняется руководителем отдела и утверждается руководителем организации. Для оценки полноты и качества исполнения командировочного задания и используется унифицированная форма Т-10а.

Командировочное удостоверение (КУ) (форма Т-10) формируется в одном экземпляре сотрудником этой организации отдела кадров (иным уполномоченным сотрудником этой организации) согласно приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма Т-9) и является документом, который удостоверяет время пребывания в служебной командировке, определяющееся по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.

В состав командировочного удостоверения (КУ) должны входить отметки о прибытии и выбытии сотрудника организации, которые заверены подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью. Если сотрудник командируется в различные населенные пункты, то определенные отметки необходимо заверять печатью организации, которая отправляет и принимает сотрудника организации.

Командировочное удостоверение (КУ) следует не выписывать на однодневные командировки, если по ним не предусмотрена выплата суточных.

С 8 января 2015 года, в итоге корректировок, которые были внесены в постановление правительства, которое было принято 13.10.2008, под номером 749, у работодателя нет обязанности формировать служебное поручение, командировочное удостоверение (КУ) и создавать отчет по поводу проведенной работником работы. С иной стороны запрета на ведение этих документов нет. Поэтому, при желании работодателя, он вправе их применять для внутренних целей. Формирование затрат, в соответствии со статьей 252 НК, реализуется согласно документам, оформленным в соответствии с требованиями законодательства, либо другими документами, оформленными в соответствии с требованиями делового документооборота, и которые могут косвенно подтверждать понесенные затраты. К ним относить нижеуказанные документы: приказ руководителя о направлении работника в командировку, проездные билеты. Использование командировочного документа может быть установлено, в соответствии с правилами нормативных актов по кадровой политике (положений о командировках), так и в соответствии с учетной политикой организации.

Согласно новых правил отменено обязательное использование некоторых документов. На текущий день нет необходимости в составлении ряда документов, хотя их применение и не запрещено: отсутствует необходимость в постановке служебного поручения [17].

Так же не требуется отчет работника о произведенной работе

1.3 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Общий порядок отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций организация с применением денежных наличных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, устанавливается Планом счетов бухгалтерского учета деятельности организаций и Инструкцией по его использованию [6].

Для обобщения информации о расчетах с сотрудника организациями по суммам, которые выданы им под отчет на операционные и административно – хозяйственные расходы, используется активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых необходимо учитывать расходы и приобретенные ценности, или иными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Типовые бухгалтерские проводки по расчетам с подотчетными лицами указаны в таблице 1.

Таблица 1 - Типовые бухгалтерские проводки по расчетам с подотчетными лицами

Основной элемент внутреннего контроля за денежными суммами, которые выданы под отчет, – это порядок отражения в учете подотчетных сумм, которые не возвращены сотрудником организации в определенные сроки. Данные суммы следует отражать по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". После этого они списываются: со счета 94 в дебет счета 70 – если они могут быть удержаны из оплаты труда сотрудника организации, или в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" – когда их нельзя удержать из оплаты труда сотрудника организации.

Если организация в Приказе об учетной политике определила выплаты по командировочным затратам сверх нормы в качестве затрат по обычной деятельности, то их учет необходимо производить на счете 91 "Прочие доходы и расходы" с дальнейшем отнесением на счет 99 "Прибыли и убытки" и включением суммы затрат в базу налогообложения для определения единого социального налога [12].

В 2016 году в Трудовом кодексе России отсутствует понятие минимального размера командировочных расходов – оно было убрано уже достаточно давно, т.к. не имело смысла. В среднем командировки выплачиваются следующим образом: около 300 рублей в сутки при поездках по своему региону, не более 700 р. во время поездок на территории РФ, до 2500 р. при выезде за пределы территории России.

Денежный объем суточных рассчитывается организацией своими силами, основываясь на заключенном коллективном договоре и может фиксироваться в учетной политике компании и в трудовых договорах. Для целей бухгалтерского учета не имеется максимальных объемов этих компенсаций. Для налогового учета существуют нормы суточных: при командировках по России — не более 700 рублей в день на одного человека; при командировках за территорией РФ — не больше 2500 рублей на одного человека. Предприятие может установить суточные в объеме и больше этих нормативов. Тогда компания на данные суммы увеличения не сможет уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Также данные средства следует включать в доход сотрудника, и с них нужно удержать НДФЛ.

2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии