Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (ООО «ОфисПлюс»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Проблема корректного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами является наиболее основной в деятельности бухгалтерского учета в организации, так как в процессе этих расчетов применяются денежные средства, являющиеся одними из важных основ производственной деятельности современной организации.

Каждое из предприятий вынуждено выдавать своим сотрудникам наличные денежные средства под отчет для оплаты затрат по служебным командировкам, реализации расчетов с продавцами (поставщиками) и других затрат.

При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражать уже даже легко. Однако, практика аудиторских проверок указывает на тот факт, что из всех проверяемых объектов наибольшее число нарушений и ошибок допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие некорректного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с сотрудниками. Часто ошибки допускают сами руководители предприятий.

Корректный учет и рациональная организация расчетов с подотчетными лицами должны способствовать укреплению расчетной дисциплины внутри организации, увеличению ответственности за соблюдение расчетов, заметному уменьшению кредиторской и дебиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств компаний и организаций всех форм собственности. В связи с этим несомненно улучшается финансовое состояние организаций и компаний, что особо актуально в текущих рыночных условиях, так как денежная стадия кругооборота средств играет важную роль в жизни организации всех формы собственности.

Большая роль при всем вышесказанном отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции при расчетах с подотчетными лицами, чем обеспечивается корректность, современность и достоверность информации.

Своевременная и корректная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за применением в организации денежных средств. Необходимо отметить, что, виду того что налоговые и другие контролирующие органы обращают внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы исследования и корректного практического использования порядка отражения в налоговом и бухгалтерском учете этих операций имеют исключительно особое значение.

С этих позиций и формируется актуальность данной темы выпускной квалификационной работы.

Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью «ОфисПлюс».

Предметом исследования выступает учет наличных денежных средств в кассе предприятия в ООО«ОфисПлюс».

Цель настоящей работы – анализ учета и аудит наличных денежных средств в кассе.

Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

- определение экономической сущности расчетов с подотчетными лицами;

- рассмотрение организации бухгалтерского учета денежных средств в кассе;

- проведение оценки организации бухгалтерского учета денежных средств в ООО «ОфисПлюс».

Теоретическую, методологическую и информационную основу работы составили учебные пособия, периодические издания, данные финансовой и бухгалтерской отчетности ООО «ОфисПлюс».

Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в контроле расходов денежных средств и соблюдений правил учёта этих средств в организации на примере ООО «ОфисПлюс»

1. Теоретические аспекты учета НАЛИЧНЫХ СРЕДСТВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1 Общее понятие и законодательная база расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица - работники предприятия, получившие в качестве аванса наличные деньги в кассе на возможные хозяйственные и командировочные расходы, с условием предоставления отчета об их использовании.

Документами, которые регулируют правила совершения операций с подотчетными лицами, являются нормативные документы, регулирующие порядок операций с наличными денежными средствами в целом:

– Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 4-П "О правилах предприятия наличного денежного обращения на территории РФ";

– Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 г. N 40.

В соответствии с этими документами все предприятия и учреждения независимо от правовой формы собственности должны:

– приходовать поступающие наличные средства в кассу с оформлением соответствующих документов, хранить свободные безналичные денежные средства в учреждениях банков;

– осуществлять платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями в безналичном порядке, а наличными денежными средствами – в пределах установленной ЦБ РФ суммы.

– для осуществления расчетов наличными денежными средствами иметь кассу и кассовую книгу, хранить в кассе наличные денежные средства, не превышая установленный банком лимит [8].

Согласно законодательным документам предприятия могут выдавать работникам предприятиям под отчет из кассы наличные средства на следующие цели:

– расходы по командировке;

– хозяйственно – операционные нужды;

– расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

– расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности предприятия.

В процессе реализации данных операций компаниям следует соблюдать нижеуказанные требования Порядка ведения кассовых операций:

1) Подотчетному лицу необходимо в срок, который не превышает трех рабочих дней после дня истечения периода, на который переданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предоставить бухгалтеру или главному бухгалтеру, а при их отсутствии – непосредственному начальнику авансовый отчет и приложить необходимые подтверждающие документы. Проверка авансового отчета сотрудниками бухгалтерии, а при их отсутствии - начальником, его утверждение руководством и итоговый расчет по авансовому отчету реализуется в период, который установлен руководителем.

2) Выдачу наличных денег под отчет необходимо проводить при условии полного погашения подотчетным сотрудником задолженности по ранее приобретенной под отчет сумме наличных денег.

В командировки направляются сотрудники, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем.

Сотрудники направляются в командировки, основываясь на письменное решение работодателя на конкретный период для исполнения служебного задания вне места постоянной работы. Поездка сотрудника, который направляется в командировку в обособленное отделение командирующей компании, которое находится вне места постоянной работы, также считается командировкой.

Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых реализуется в пути или имеет разъездной характер, командировками не считаются.

Период командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и иных особенностей служебного задания.

День выезда в командировку является датой отправления самолета, поезда, автобуса или иного транспортного средства от места постоянной работы командированного, а день приезда из командировки является датой прибытия выбранного транспортного средства в место постоянной работы. В случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку признаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – следующие сутки.

Аналогично выявляется день приезда сотрудника в место постоянной работы.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки определяется работодателем.

Фактический срок пребывания сотрудника в командировке следует определять по проездным документам, который предоставляет сотрудник после возвращения из командировки.

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, который находится в собственности сотрудника или в собственности иных лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указывать в служебной записке, которую сотрудник предоставляет по возвращении из командировки работодателю с документами, которые подтверждают применение данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (маршрутный лист, путевой лист, квитанции, счета, кассовые чеки и другие документы, которые подтверждают маршрут следования транспорта).

Если данные проездные документы отсутствуют, то фактический срок пребывания сотрудника в командировке сотрудник подтверждает документами по найму жилья в месте командирования. При проживании в гостинице определенный период пребывания необходимо подтверждать квитанцией (талоном) либо другим документом, который подтверждает заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.

При отсутствии всех вышеуказанных документов, в целях подтверждения фактического периода пребывания в месте командирования сотруднику необходимо предоставить служебную записку и (или) другой документ о фактическом периоде пребывания сотрудника в командировке, который содержит подтверждение принимающей сотрудника стороны (компании или должностного лица) о периоде прибытия (убытия) сотрудника к месту командирования (из места командировки).

Сотрудник при направлении его в командировку получает денежный аванс на оплату затрат по проезду и найму жилья и дополнительных затрат, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Сотрудникам возмещаются затраты по проезду и найму жилья, дополнительные затраты, которые связаны с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также другие затраты, которые были произведены сотрудником с разрешения руководства компании.

Порядок и объемы возмещения затрат, которые связаны с командировками, определяются согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации.

При командировках в местность, откуда сотрудник исходя из условий транспортного сообщения и характера исполняемой в командировке работы имеет возможность каждый день возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не оплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника из места командирования к месту постоянного жительства в отдельном случае решает руководство компании с учетом условий транспортного сообщения, дальности расстояния, характера исполняемого задания, а также необходимости формирования сотруднику условий для отдыха.

Оплата и (или) возмещение затрат сотрудника в иностранной валюте, которые связаны с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, который был выдан сотруднику в связи с командировкой, реализуется согласно Федеральному закону "О валютном регулировании и валютном контроле".

Выплата сотруднику суточных в иностранной валюте при направлении сотрудника в командировку за пределы территории Российской Федерации реализуется в порядке и объемах, которые предусмотрены законодательством.

Сотруднику в случае его временной нетрудоспособности, которая была удостоверена в соответствующем порядке, возмещаются затраты по найму жилья (исключая случаи, когда командированный сотрудник находится на стационарном лечении) и выдаются суточные в течение всего времени, пока он не в состоянии приступить к исполнению возложенного на него служебного задания или вернуться к месту постоянного жительства.

Наряду с командировочными затратами сотрудники организации имеет право получать в кассе наличные денежные средства на:

– представительские нужды;

– хозяйственно – операционные расходы.

При этом следует учитывать:

– наличные денежные средства выдаются сотрудникам организации в объеме 10-дневной потребности и на период не более 15 рабочих дней;

– платежи наличными необходимо производить в пределах лимита, который установлен Банком России для расчетов наличными денежными средствами между компаниями, а именно 100 000 руб. по одному договору (сделке);