Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (ООО «ОфисПлюс»).pdf

Компания-покупатель, т.е. ООО «ОфисПлюс», при проверке представляет сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.

В данные сведения входят паспортные данные и постоянный адрес жительства продавца-предпринимателя, которые при покупках с применением наличных денежных средств, особенно в розничной торговле, практически невозможно приобрести.

Поэтому работник предприятия, приобретающий ТМЦ за наличный расчет, обязан быть проинформирован о требованиях Госналогслужбы, и в случае невозможности получить достоверные данные о продавце, реализующем товары (работы, услуги), в том числе с применением контрольно-кассовых аппаратов, – воздержаться от приобретения ТМЦ именно у этого продавца.

В противном случае выплаченная компенсация израсходованных подотчетных сумм включается в совокупный облагаемый доход физического лица при расчете налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

3. Документальное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами в учете предполагает использование первичных документов.

Документальное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами в учете является одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета материалов на предприятиях, так как все записи ведутся в регистрах бухгалтерского учета на основе документов.

В свете вышесказанного на предприятии рекомендуется разработать и закрепить в Приказе об учетной политике соответствующий график документооборота по расчетам с подотчетными лицами.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов.

Соблюдение данных правил позволит усилить контроль за расчетами и регулярно производить сверки расчетов.

4. Необходимо регулярно проводить инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами с обязательной сверкой остатков по невозвращенным подотчетным суммам.

Инвентаризация проводится с целью выявления соответствия фактических данных по расчетам с подотчетными лицами с данными учета. В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия остатков.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности на предприятии необходимо проводить инвентаризацию обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и величина остатков.

Работники бухгалтерии, руководители подразделений и другие контролирующие лица должны ежемесячно просматривать, анализировать оборотную ведомость по подотчетным лицам для определения величины задолженности. При наличии превышения необходимо оповещение руководства для принятия мер.

В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов о расходе подотчетных сумм или не возврата в кассу остатков неиспользованных авансов необходимо проводить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством.

В учетную политику рекомендуется в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций, внести следующее дополнение: "подотчетное лицо обязано рассчитаться по полученным в подотчет денежным средствам в течение 3 дней, предоставив документы, подтверждающие их расход, а остаток возвратить в кассу предприятия. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу".

3.2 Достоинства и недостатки отмены оформления командировочных документов

С 2015 года командировочные удостоверения отменены и теперь сотрудники коммерческих и бюджетных организаций в подтверждение командировки для отчётности должны будут предоставлять лишь документы на проезд. 

Кроме того, с работника снимается обязанность по возвращении из командировки представлять работодателю в течение 3 рабочих дней отчёт о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме. Однако никто не запрещает работодателю установить в своём внутреннем локальном акте необходимость представления такого отчёта.

При направлении сотрудника в командировку оформляется приказ, который подписывает руководитель компании или уполномоченное им на это лицо, а сам приказ является основанием для подготовки предварительной сметы расходов и, как следствие, расчёта суммы аванса. Обязательным является доведение приказа до сведения работника под подпись.

Порядок оформления командировочного удостоверения сопряжен с рядом сложностей, которые связаны, например, с тем, что ответственное должностное лицо, которое должно заверить прибытие и выбытие работника в отеле, в нужный день может отсутствовать.

На мой взгляд, отмена командировочных удостоверений благоприятно повлияет как на тех, кто часто ездит в командировки, так и на тех, кто администрирует поездки. Решение правительства сократит издержки малого и среднего бизнеса, ведь это минус один документ для оформления и учёта.

Несмотря на то, что командировочное удостоверение перестало применяться в качестве обязательного документа для подтверждения того, что сотрудник был направлен в командировку, некоторые компании продолжают его оформление, основываясь на том, что для внутреннего контроля лишний документ не помешает, к тому же может пригодиться при проверке организации проверяющими органами.

Само по себе применение данного документа не запрещено, с введением новых требований и унифицированный бланк тоже не отменили. Использовать данный документ можно исключительно для внутренних целей организации. Скажем, для контроля маршрута работника.

Но для того, чтобы продолжить использование в документообороте компании его необходимо предусмотреть в локальных нормативных актах компании, один из них – положение о командировках. После этого нужно ознакомить сотрудников с таким требованием компании, в противном случае они могут его игнорировать.

Если компания собирается в дальнейшем использовать в своей работе командировочное удостоверение, то могут возникнуть некоторые нюансы, во-первых, у принимающей организации нет обязательств в проставлении отметок в удостоверении, в связи с этим она может и отказать вашему сотруднику в визировании документа. К тому же в настоящее время организации могут и не использовать в своей деятельность печать (на основании Федерального закона №82-ФЗ от 06.04.2015). А если в удостоверении отсутствует печать, то смысл в нем теряется, во-вторых, в соответствии с новыми правилами командировочное удостоверение не подтверждает длительность командировки сотрудника.

С 2015 года срок пребывания в деловой поездке определяется по проездным документам, при использовании общественного транспорта. А при использовании машины или другого попутного транспорта, срок командировки определяется на основании служебной записки и путевых листов, а также чеками и квитанциями (согласно Положения №49 п.7)

В случае несоблюдения действующего с 2015 года необходимого пакета документов при отправлении сотрудников в командировку, ровно как, если приложить по старинке к авансовому отчету оформленный бланк командировочного удостоверения, это будет означать, что поездка оформлена неправильно. А неправильное оформление, в свою очередь, приведет к исключению из расходов организации сумму суточных и далее инспектора произведут начисление на нее НДФЛ и пени за просроченную оплату налога.

Не оставят этот момент и ревизоры из ПФР – произведут доначисление взносов на эти суммы.

И пока нет судебной практики не известно, как суды будут реагировать на разрешение споров с проверяющими, если у вас будет оформленное удостоверение

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе было проведено всестороннее исследование учета денежных средств в кассе в ООО «ОфисПлюс».

Общество с ограниченной ответственностью «ОфисПлюс» - это общество, предметом деятельности которого является предоставление недвижимого имущества в аренду под офисные помещения; предприятие собственной коммерческой и хозяйственной деятельности.

По итогам проведенного исследования можно сделать следующие выводы. В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации практически постоянно сталкиваются с необходимостью производить расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, выдаются под отчет сотрудникам, состоящим в штате предприятия. Целевое использование полученных под отчет наличных денежных средств должно быть подтверждено документально. Кроме того, особое внимание следует обращать на обоснованность и правильность включения произведенных подотчетными лицами хозяйственных, командировочных, представительских расходов в состав себестоимости продукции (работ, услуг), соответствии их величины установленным нормативам. Для рассмотрения особенностей организации и учета расчетов с подотчетными лицами был использован практический учетный материал исследуемого предприятия.

Проведенное исследование организации учета денежных средств в кассе в ООО «ОфисПлюс» показало, что в учете данного вида активов имеют место случаи нарушения методологических принципов ведения бухгалтерского учета и требований нормативных документов, действующих в Российской Федерации.

В связи с недостатками, выявленными в ходе исследования, рекомендуется внедрить следующие мероприятия по их устранению:

1. Телефонные переговоры между командированным работником и начальником подразделения рекомендуется компенсировать за счет суточных, во избежание штрафных санкций налоговых органов.

2. В случае приобретения материальных ценностей подотчетным лицом у продавца-предпринимателя должны быть получены адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В случае невозможности получить необходимые данные рекомендуется отказаться от покупок именно у этого продавца во избежание противоречий с налоговыми органами.

3. Рекомендуется разработать и закрепить Приказом об учетной политике График документооборота расчетов с подотчетными лицами с указанием форм документов(как нормативных, так и разработанных на предприятии)

4. В учетной политике ООО «ОфисПлюс» нет пунктов об учете расчетов с подотчетными лицами, в связи с чем рекомендуется внести следующие дополнения "Подотчетное лицо обязано рассчитаться по полученным в подотчет денежным средствам в течение 3 дней, предоставив документы, подтверждающие их расход, а остаток возвратить в кассу предприятия. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу".

Предложенные мероприятия позволят усилить контроль за ведением учета расчетов с подотчетными лицами и избежать штрафных санкций налоговых органов.

Список использованных источников

1. Налоговый кодекс РФ, правовая система "Гарант", по состоянию на 01.01.2016 г.
2. Гражданский кодекс РФ. Части I и II. – М.: Проспект, 2010 г.
3. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.11 N 402-ФЗ, правовая система "Консультант Плюс", по состоянию на 31.01.2016 г.
4. Трудовой кодекс РФ, правовая система "Гарант", по состоянию на 01.01.2016 г.
5. Федеральный закон "О валютном регулировании и валютном контроле" от 10.12.2003 173-ФЗ.
6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10. 2000 г. № 94н.
7. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (ред.от 29.07.2015).
8. Положение ЦБР от 12 октября 2011г. №373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ".
9. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Утверждено приказом Минфина РФ от29.07.98 г. № 34н (в ред. Приказа Минфина РФ от 24.03. 2010 г. № 31н).
10. Акатьева М.Д., Бирюков В.А. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 252 с.
11. Басаков М.И. Азы бухгалтерского учета: практическое пособие. – Ростов н/Д.: Феникс, 2012 – 158 с.
12. Захаров И. В. Калачева О. Н. Бухгалтерский учет и анализ: учебник – М.: Юрайт, 2015. – 424 с.
13. Касьянова Г.Ю. Расчеты с подотчетными лицами. - М.: АБАК, 2011. – 88 с.
14. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет (финансовый и управленческий): Учебник, 5-е изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 584 с.
15. Погорелова М.Я. Бухгалтерский (финансовый) учет: Теория и практика: Учебное пособие - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 331 с.
16. Рогуленко Т.М. Бухгалтерский финансовый учет: учебник – М.: КНОРУС, 2011. – 288 с.
17. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Учебник. – М.: Инфра-М, 2009. – 536 с.
18. Чувикова, В.В. Бухгалтерский учет и анализ [Электронный ресурс] : Учебник для бакалавров / В.В. Чувикова, Т.Б. Иззука. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2015. — 248 с.
19. Электронный журнал «Главбух»: Как отправить сотрудника в командировку в 2015 год, статья от 17.02.15 //www.glavbukh.ru