Файл: К. лек ДІЛОВОД 2 курс Дс-2.doc

• назва структурного підрозділу організації;

• назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

• дата документа;

• реєстраційний індекс документа;

• місце складання документа (у разі потреби);

• адресат;

• заголовок до тексту документа;

• текст документа;

• відмітка про наявність додатків (за наявності додатків);

• підпис;

• відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

• відмітка про наявність документа в електронній формі (у разі потреби).

Підписує внутрішню доповідну записку її автор.

Зовнішні доповідні записки адресують керівникам органів ви­щого рівня. Зазвичай, їх оформлюють на загальному бланку ус­танови.

Допускається оформлення зовнішньої доповідної записки на чистих аркушах паперу з відтворенням таких реквізитів:

• назви організації вищого рівня;

• назви організації;

• назви виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

• дати документа;

• реєстраційного індексу документа;

• місця складання документа;

• адресата;

• заголовка до тексту документа;

• тексту документа;

• відмітки про наявність додатків (за наявності додатків);

• підпису;

• прізвища виконавця і номера його телефону.

Незалежно від того, хто є автором зовнішньої доповідної за­писки, підписати її має право лише керівник установи. Проте, за необхідності, на документі може бути зазначено прізвище та но­мер телефону безпосереднього виконавця.

Пояснювальна записка — це письмовий документ, що містить пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків праців­ника на вимогу керівника, а в деяких випадках — з ініціативи під­леглого.

Оформляється пояснювальна записка на бланку або стандар­тному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів:

• адреси;

• назви виду документа;

• заголовка до тексту;

• тексту записки;

• прізвища виконавця і номера його телефону;

• дати;

• підпису.

Службова записка – це службовий документ переважно інформаційно-методичного характеру, в якому констатуються певні події, явища, факти з висновками та пропозиціями автора.

Питання для самоперевірки.

1. Сформулюйте визначення доповіді?

2. Охарактеризуйте види доповіді?

3. Яка структура тексту доповіді?

4. Сформулюйте визначення замітки?

5. Назвіть види замітки.

6. Які є види записок?

7. Охарактеризуйте доповідну записку.

8. Проаналізуйте оформлення пояснювальної записки.

9. Сформулюйте вимоги до написання службових записок.

10. Назвіть реквізити доповідної записки.

11. Назвіть реквізити пояснювальної записки.

12. Назвіть реквізити службової записки.

13. Порівняйте склад реквізитів доповідної, пояснювальної та службової записки.

Література.

1. ДСТУ 4163-2003. «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

2. Беспянська Г.В. Діловодство. – К.: Університет „Україна”, 2007. – 469с.

3. Гриценко Т.Б. Українська мова за професійним спрямуванням: Навч. посібник – К.: Центр учбової літератури, 2010. – 624 с.

4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник. – К.: Арій, 2009. – 512с.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь, 2001.- 379 с.

6. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К. 2009.

7. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – 224с.

8. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Арій, 2007. – 576с.

9. Шевчук С.В. Ділове мовлення. Модульний курс – К.: Арій, 2009. – 448с.

---

---

ЛЕКЦІЯ 3. Оформлення запрошень, заяв, звітів, зведень, наукових (курсових) робіт, оголошень, оглядів, планів робіт, подань, прес-релізів

План:

1. Оформлення запрошень.

2. Оформлення заяв.

3. Оформлення звітів.

4. Оформлення зведень.

5. Оформлення наукових (курсових) робіт.

6. Оформлення оголошень.

7. Оформлення оглядів.

8. Оформлення планів робіт.

9. Оформлення прес-релізів.

10. Оформлення подань.

1. Оформлення запрошень.

Запрошення давно вже стали невід’ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових за­прошень на різноманітні заходи — від лаконічних, діло­вих, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо офор­млених, розрахованих на конкретного адресата.

Запрошення — це документ, що містить коротку інформацію про подію або захід і адресується конкретній особі, особам чи організації. Запрошуючи взяти активну або пасивну участь в анонсованому заході, цей документ завжди повинен бути за змістом увічливим та коректним і містити дані про дату, місце, час, характер зібрання й умови, що висуваються перед його учасниками.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Звертання до адресата (у Кл. відмінку):

• статус (посада);

• прізвище;

• ім'я;

• ім'я по батькові.

3. Текст, що містить:

• дату й час заходу,

• місце проведення;

• назву заходу;

• порядок денний, тематику подій;

• прізвища доповідачів у послідовності заявленого виступу;

• маршрут проїзду (якщо треба);

• контактний телефон для довідок.

4. Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта або назва структури, яка запрошує.

5. Печатка (якщо треба).

Текст запрошення (повідомлення) залежить від характеру заходу, статусу й місця, яке відводиться в ньому адресатові.

2. Заява — це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Розрізняють два основних види заяв:

• особиста заява;

• службова заява.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

1. Зовнішні:

а) особисті;

б) службові.

2. Внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Реквізити заяви:

1. Адресат (з великої літери праворуч) — посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення -ові (-евї, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) — посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р„ відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

3. Назва документа.

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

---

3. Звіт — документ, який містить відомості (інформацію) про і результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й у відповідності до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньо - організаційна звітність менш регламентована щодо форми, ніж попередні.

Реквізити:

1. Гриф затвердження — праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) — для зовнішнього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок.

5. Текст, який має такі частини:

• вступ

• основна частина;

• висновки.

1. Підпис автора документа.

2. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх).

3. Дата укладання.

4. Печатка (для зовнішніх).

4. Зведення - документ, що містить дані з одного питання.

Складається зведення на підставі вказівки вищого органу, посадової особи у встановленому порядку.

Текст зведення може оформлятись таблицею, в якій наводяться відомості про джерела надходження інформації та характеристики матеріалу за призначеними показниками.

Зведення для керівника підписує той, хто його складає, для вищої установи – керівник установи.

5. Наукова (курсова) робота - це письмовий виклад власних результатів наукового дослідження, який ґрунтується на критичному огляді бібліографічних джерел.

Наукові роботи пишуться для виявлення знань студентів з конкретної дисципліни на певному етапі навчання (закінчення курсу або повного циклу навчання у вищому навчальному закладі). Вони підлягають обов’язковому оцінюванню, результати якого фіксуються у відповідних документах (наприклад, протоколах).

6. Оголошення — це документ, у якому міститься необхідна інформація. За змістом оголошення поділяються на два види:

1. Організаційні.

2. Рекламні.

Як організаційні, так і рекламні оголошення за формою бувають: писані, мальовані, комбіновані, відтворені механічним способом та ін.

Текст будь-яких оголошень повинен бути лаконічним, конкретним і містити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу. Рекламні оголошення повинні висвітлювати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

Розрізняють оголошення:

• службові;

• особисті.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст, що містить:.

• дату;

• час;

• адресу місця проведення;

• організатора (відповідального);

• порядок денний (зміст) заходу;

• коло осіб, яких запрошено;

• умови входу (вільний чи платний);

• способи проїзду (для зовнішніх).

3. Назва структурного підрозділу чи колегіального органу, або посада і прізвище особи, яка дає оголошення (якщо треба).

7. Огляд – це різновид довідки, що складається для інформування підвідомчих та інших організацій про хід робіт чи їх підсумки за певний період.

---

Специфіка огляду полягає в тому, що він містить аналіз діяльності не однієї, а декількох установ.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст, що складається з трьох частин: вступ, основна частина, висновки.

4. Дата.

5. Місце складання.

6. Підпис особи, яка складала огляд.

8. План роботи - це документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів (робіт) для їхнього подальшого ви­конання. Він має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відпові­дальних за кожний пункт плану).

Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, таблиці, схеми тощо.

Розрізняють такі групи планів: річні (календарний, фінансовий, навчальний); піврічні (семестрові); квартальні (четвертні); місячні; декадні; тижневі; добові.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану:

1. Гриф затвердження.

2. Назва документа.

3. Назва установи чи структурного підрозділу.

4. Термін, на який укладено план.

5. Порядковий номер.

6.Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).

7.Зміст роботи.

8. Посада, прізвище та ініціали виконавця.

9. Посада, прізвище та ініціали відповідального.

10. Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (про­ведення) роботи.

9. Прес-реліз — це коротке повідомлення для преси про певну важливу подію.

Існують різні підстави для написання прес-релізів. Головною з них є усвідомлення необхідності ознайомити якомога ширшу аудиторію з подією (подіями), що пов'язані з діяльністю вашої установи, фірми, компанії.

Прес-реліз має такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Адресат (може зазначатися або ні).

3. Формулювання мети.

4. Текст.

5. Дата розсилання.

6. Підпис (й).

7. Адреса й контактний телефон відправника (у разі потреби журналісти зможуть зателефонувати для з'ясування більш детальної інформації).

10. Подання – документ, який містить відомості і пропозиції про призначення, переміщення або заохочення працівників.

Подання на преміювання та заохочення складає керівник структурного підрозділу на адресу керівника підприємства. В разі необхідності подання погоджуються з профспілковою організацією.

Реквізити:

• Назва організації вищого рівня

• адресат

• назву організації

• назву структурного підрозділу (за потреби)

• назву документу

• дату і реєстраційний номер документа

• місце складання документа

• заголовок до тексту документа

• текст

• назву посади керівника організації, його особистого підпису, ініціалів і прізвища

• візи документа (за потреби)

• гриф погодження (за потреби).

---