Файл: К. лек ДІЛОВОД 2 курс Дс-2.doc

Фізичне знищення службових документів здійснюють відпо­відно до нормативно-правових актів. У передбачених цими акта­ми випадках фізичне знищення службових документів в органі­зації необхідно погоджувати з відповідною архівною установою.

Організація повинна зберігати задокументовані свідчення про всі випадки знищення службових документів.

Службові документи в електронній формі можна знищувати шляхом переформатування або перезаписування за гарантії, що переформатуванням ці документи не можна відновити.

Питання для самоперевірки.

1. Поясніть особливості оформлення обкладинки справи.

2. Як проводиться складання описів справ?

3. Які правила передачі справ на зберігання?

Література

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 30.

4. Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: Навч. посібн. для дистанційного навчання/ За наук. ред.. В.В. Бездрабко. – К.: Університет «Україна», 2006. – с. 19-80.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

---

РОЗДІЛ 6. Вдосконалення документаційних процесів в умовах нових інформаційних технологій

Лекція 1. Комп'ютеризація діловодних процесів

План:

1. Суть комп'ютеризації діловодства

2. Вимоги до автоматизації діловодних процесів

3. Вимоги до створення електронних документів

4. Електронний офіс.

1. Суть комп'ютеризації діловодства

Документаційне забезпечення управлінської праці реалізуєть­ся за допомогою діловодного обслуговування діяльності апарату управління, яке включає створення, збереження, передачу і ви­користання великих масивів документної інформації. Скорочен­ня трудовитрат, пов'язаних із цими процесами, визначає рівень діловодства, що може досягатися різними шляхами. Найефек­тивніший шлях — це підвищення рівня впровадження в практи­ку діловодної діяльності інформаційних технологій і засобів орга­нізаційної техніки.

Останнім часом при значному збільшенні обсягів інформації ді­ловодство на паперових носіях скоротилось. Цього досягнуто за ра­хунок розвитку сучасних технологій роботи з документною інфор­мацією: застосування автоматизованого введення документів у ком­п'ютер; впровадження текстового і графічного видів обробки до­кументів, що дає змогу просто й оперативно вносити в них зміни; застосування систем електронного документообігу та сучасних засо­бів обробки документів.

Виробництво й використання документної інформації внаслі­док впровадження новітніх технологій її обробки стає важливою сферою застосування знань та вмінь кожного працівника, а тех­нологічна (інформаційна) культура — невід'ємною складовою осо­бистої загальної культури, важливою умовою самореалізації.

2. Вимоги до автоматизації діловодних процесів

Комп'ютеризації діловодних процесів має включати вдоскона­лення всього комплексу процесів роботи з документацією. Перехід на вищий ступінь документостворення та документообігу має суп­роводжуватися попереднім вирішенням таких завдань:

1. уніфікація різноманітних форм документів.

У сфері управління донедавна застосовувалась значна кількість документів, що було пов'язано з відсутністю нор­мативних обмежень щодо їх форм. Використовувані раніше зразки форм часто довільно змінювалися в інтересах тієї чи іншої установи, наприклад, варіюванням розміщення рек­візитів, зміною площі їх зон тощо.

Зміни послідовності й розміщення реквізитів у докумен­тах можуть зумовити певні труднощі під час перенесення даних на електронні носії;

2. упорядкування термінології.

Підвищенню ефективності автоматизації документуван­ня, досконалому опрацюванню документів і пошуку необ­хідних даних у текстах перешкоджає недостатність уніфіка­ції мовних кліше в документах. Водночас аналіз показує, що близько 70% варіантів текстів управлінських документів можна віднести до категорії типових (шаблонних);

---

3. установлення відповідності форм і змісту документів завданням раціоналізації управлінських процедур.

3. Вимоги до створення електронних документів

Службовий електронний документ має адекватно відображати те, що було повідомлено або вирішено, чи дію, яка відбулася. Він має забезпечувати виконання вимог ділової діяльності, до сфери якої він належить, а його інформація використовуватись для прийняття управлінських рішень та звітності.

Електронний документ, крім змісту, має містити метадані або бути пов'язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій, а саме:

1. залишитися цілісною структура службового документа, тоб­то його формуляр та зв'язки між реквізитами, що станов­лять службовий документ;

2. у службовому документі має бути очевидним діловий контекст, в якому службовий документ було створено (охоплюючи діловий процес, частиною якого є дія, дата, тривалість та учасники дії);

3. мають бути представлені зв'язки між службовими документами, які зберігаються окремо, але які ініціювали, були підставою для створення службового документа або слугували джерелом відомостей під час його створення.

Основними характеристиками легітимно створеного службо­вого документа незалежно від виду носія є його автентичність, достовірність, цілісність і придатність для користування.

Автентичний службовий документ — це документ, який:

1. належить до того виду, який у ньому зазначено,

2. створено або надіслано особою, яка його дійсно створила та надіслала,

3. створено або надіслано саме в той час, який документально зафіксовано.

Достовірний службовий документ — це той документ, змісту якого можна довіряти як повному і точному відображенню дії, ді­яльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого мож­на використовувати в подальшій діяльності.

Цілісність службового документа — це властивість документа бути повним і незмінним. Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін.

4. Електронний офіс

Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем потребує врахування підходів до моделей “електронних офісів”, сформульованих ще наприкінці 80-х років. Електронний офіс передбачає організацію роботи груп користувачів над спільним вирішенням складних розподілених завдань у комп’ютерних мережах за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Електронний офіс		система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій

Як правило, виділяють такі етапи розвитку концепції електронного офісу.

Етапи розвитку концепції електронного офісу			електронні засоби опрацювання текстів;
			локальні комп’ютерні мережі і автоматизація робіт з документаційного забезпечення управління;
			розвиток телекомунікаційних систем і автоматизовані робочі місця персоналу офісу;
			електронні архіви і сховища даних;
			регіональні і глобальні комп’ютерні мережі.

---

На офіс покладають основні функції організації та управління з регулювання діяльності підприємства у цілому.

Основні функції електронного офісу			реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації;
			включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів;
			координація діяльності всередині і зовні організації;
			допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень.

Для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу необхідно визначитись за певними критеріями.

Критерій 1. За типом документообігу, який переважає в організації.

• Організації, основним видом діяльності яких є виробництво товарів (промислові підприємства). У цих організаціях обсяги технологічного документообігу перевищують обсяги управлінського документообігу.

• Організації, для яких основною сферою діяльності є власне сам процес управління (органи державної влади, керівні компанії холдингів). Установи державної влади і управління.

• для державних відомств характерні значна територіальна розподіленість, складна ієрархія управління з багатьма ступенями.

• великі комерційні підприємства.

Критерій 2. Масштаби організації.

Доцільно виділити (умовно) такі класи організацій:

• невеликі (десятки-сотні співробітників);

• середні (сотні – тисячі співробітників);

• великі (десятки тисяч співробітників).

Критерій 3.Річний обсяг документообігу на підприємстві.

Об’єднавши 2 і 3 критерій можна одержати чотири підмножини організацій різних типів:

• ЗМІ, архіви;

• малий офіс;

• міністерства, холдинги;

• комерційні фірми.

Критерій 4. Стиль управління і корпоративна культура організації.

Стиль управління (авторитарний або демократичний) значною мірою визначає та формує очікування замовника від впровадження системи електронного документообігу. Параметри, що описують документообіг в організації та її структурних підрозділах і визначають необхідність впровадження системи електронного документообігу.

Для систем документообігу основними параметрами є:

• обсяг документообігу;

• швидкість руху документів;

• вартість виконання типових операцій над документами.

Питання для самоперевірки.

1. Які основні параметри, що описують документообіг в організації, визначають необхідність впровадження системи електронного документообігу?

2. Дайте визначення поняття «електронний документ». Назвати його основні характеристики.

3. Назвати основні етапи життєвого циклу електронного документа.

---

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Основи організації електронного документообігу. Навч. пос. – К.: Центр учбової літератури, 2008. – 112с.

---