Файл: К. лек ДІЛОВОД 2 курс Дс-2.doc

ЛЕКЦІЯ 4. Оформлення пропозицій, рецензій, рефератів, скарг, списків

План:

1. Оформлення пропозицій.

2. Оформлення рецензій.

3. Оформлення рефератів.

4. Оформлення скарг.

5. Оформлення списків.

1. Оформлення пропозицій.

Пропозиція — це документ, у якому особа (установа) вислов­лює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ.

Реквізити пропозиції:

• назва міністерства, якому підпорядкована установа;

• повна назва організації — автора документа;

• адресат;

• назва виду документа;

• дата документа;

• місце написання документа;

• текст документа;

• підпис.

2. Оформлення рецензій.

Рецензія — це критичний відгук (аналіз і оцінка) надруковану наукову працю, статтю чи художній твір. Реквізити рецензії:

• назва виду документа;

• заголовок, який містить назву рецензованої роботи;

• прізвище та ініціали її автора;

• рік публікації;

• назва видавництва;

• текст, що складається з двох частин (короткий виклад змісту роботи та висновки; зауваження і пропозиції автора рецензії);

• підпис та посада особи, яка рецензувала роботу;

• дата підготовки рецензії.

У разі необхідності рецензію засвідчують відбитком печатки або спеціального штампу.

3. Оформлення рефератів.

Реферат — це:

1. короткий усний або письмовий виклад наукової праці, ре­зультатів наукового дослідження, змісту книги;

2. доповідь на будь-яку тему, написана чи зроблена на основі критичного огляду літературних та інших джерел.

Реферат готується за кількома джерелами. У ньому подаються як чужі, так і власні думки. У рефераті потрібно не тільки виклас­ти все найголовніше з обраної теми, а й дати власну оцінку і зро­бити висновки.

Реквізити реферату:

1. назва міністерства, якому підпорядкована установа;

2. назва закладу, в якому навчається автор;

3. назва кафедри, на якій виконано роботу;

4. назва реферату;

5. прізвище, ім'я, по батькові виконавця;

6. прізвище, ім'я, по батькові, посада, вчене звання та науко­вий ступінь керівника роботи;

7. місце і рік написання реферату;

8. зміст роботи;

9. текст;

1. перелік використаної літератури;

10. підпис і дата написання документа.

Текст реферату повинен містити:

• вступну частину;

• основну частину;

• висновки.

4. Оформлення скарги.

Скарга — це документ, у якому особа (установа) скаржиться на порушення її прав та інтересів іншою особою (установою) і про­понує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення.

Реквізити скарги:

• адресат (назва установи або посадової особи, яка має повно­важення щодо розгляду даної скарги);

• адресант (прізвище, ім'я, по батькові, посада, домашня ад­реса і паспортні дані особи, яка подає скаргу);

• назва виду документа;

• текст документа;

• дата написання документа;

• підпис;

• засвідчення підпису.
  
  

5. Оформлення списку.

---

Список — документ інформативного характеру, який містить перелік осіб, предметів.

Складається список у табличній формі. У першій колонці ста­виться порядковий номер, потім подаються найменування об'єк­тів, прізвища та ініціали працівників (якщо необхідно), наводять­ся інші відомості — рік народження, освіта, місце проживання.

Деякі списки підлягають затвердженню посадовими особами (наприклад, список на одержання житлової площі).

---

ЛЕКЦІЯ 5. Складання та оформлення службових листів, телеграм, телефонограм

План:

1. Службові листи. Види службових листів.

2. Основна частина службового листа.

3. Основні реквізити службових листів та вимоги до їх оформлення.

4. Телеграма.

5. Телефонограма.

6. Факсограма

1. Службові листи. Види службових листів

Задовольняючи потреби письмового спілкування, офіційні листи відтворюють широкий спектр управлінських ситуацій, що дає підс­таву віднести їх до класу організаційно-розпорядчих документів.

Листи, які надсилаються від імені юридичної особи, належать до складу службових.

Службові листи - це узагальнена назва великої групи управлін­ських документів, що є одним із основних засобів обміну інфор­мацією установ між собою, а також з приватними особами, які вирізняють у зв'язку з особливим способом надсилання - поштою.

За функціональною ознакою листування поділяють на:

1. службове;

2. комерційне:

• листи-запити - комерційні документи;

• листи-пропозиції;

• претензійні листи містять пред'явлення претензії партне­рові з приводу невиконання або неналежного виконання взятих зобов'язань.

3. дипломатичне листування;

4. особисте листування.

Офіційні особові листи є формою вияву відносин громадян і державної чи приватної організації.

ФУНКЦІОНАЛЬНЕ ПРИЗНАЧЕННЯ службових листів – обмін інформацією між підприємствами, організаціями, установами різних форм власності. Водночас службовий лист є не тільки носієм певної інформації, а й юридичним документом. Достовірність та відпо­відність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе повну відповідальність за викла­дену інформацію.

Гарантійні - це офіційні листи, які підтверджують взяті зо­бов'язання. Ключовими словами таких листів є «гарантуємо», «гарантую».

Рекламний лист - різновид листа, що має на меті рекламуван­ня товару, послуг, фірми. Листи прямої поштової реклами приз­начені для рекламування товарів, послуг безпосередньо тим лю­дям, в яких зацікавлений рекламодавець.

Листи-прохання містять прохання з обов'язковим обґрунту­ванням зацікавленості адресата та спонукання виконати його певну дію.

Листи-звернення — це листи, адресовані цілому колективові, що спонукають, наприклад, взяти участь у проведенні загальних заходів громадського характеру - ярмарку, виставок, конфе­ренції.

Листи-запрошення — різновид офіційних листів, в яких адре­сату пропонується взяти участь у певному організованому заході.

Листи-вимоги спричинені невиконанням або неналежним ви­конанням партнером узятих зобов'язань - порушення умов угоди, несправність обладнання та ін.

Листи-запити містять запит на нез'ясовані питання у ділових відносинах між юридичними особами.

Листи-попередження застерігають про вживання якихось санкцій у разі невиконання взятих зобов'язань.

---

Листи-відмови вказують на відмову у проханні - прийманні на ро­боту, подальшій співпраці, наданні знижок тощо.

Листи-нагадування містять факт нагадування, наприклад, прострочення платежів, закінчення терміну виконання якихось завдань тощо.

Листи-повідомлення повідомляють про щось чи підтверджу­ють якийсь факт.

Листи подяки висловлюють вдячність за плідну співпрацю, гостинний прийом.

Листи-підтвердження вказують на досягнутий ступінь згоди або реальний факт.

Листи-розпорядження дають вказівки, розпорядження зазвичай вищого органу до підпорядкованих організацій.

Інформаційні листи повідомляють про заплановані чи вже проведені заходи.

Супровідні листи супроводжують основний(-і) документ(-и), підтверджуючи факт його/їх надсилання, і обов'язково містять до­даткові роз'яснення щодо застосування або порядку виконання основного(-их) документа(-ів) тощо.

За кількістю адресатів виокремлюють:

• колективні листи ;

• циркулярні листи.

За кількістю порушуваних питань листи поділяють на:

• прості, або одноаспектні;

• складні, або багатоаспектні.

2. Основна частина службового листа

У службовому листуванні переважною є форма подання інфор­мації від першої особи множини (просимо, повідомляємо, направ­ляємо, нагадуємо тощо), адже посадова особа, яка підписує лист, виступає від імені організації.

Повідомлення інформації від першої особи однини (прошу, повідомляю, направляю, нагадую тощо) можливе у таких випадках:

- лист оформлюють на посадовому бланку;

- лист містить персональне звернення до адресата.

Для компо­зиційної побудови листа характерне членування тексту на абзаци.

З огляду на стислість та змістовність викладу у листах абзац скла­дається з одного - двох речень.

Службові листи з нескладних питань, що їх було обговорено заздалегідь, можуть містити лише основну частину.

3. Основні реквізити службових листів та вимоги до їх оформлення

Постійні реквізити

Службові листи оформляють на бланку для службового листа, виготовленого типографським способом чи за до­помогою комп'ютерної техніки. Можливе проставлення відбитка ку­тового штампа, виготовленого з гуми чи спеціальних матеріалів.

Реквізити загального чи спеціального бланка установи:

• реквізити 01-03 (залежно від установчих документів);

• назва організації вищого рівня (06);

• повна чи скорочена назва організації - автора документа (07);

• назву структурного підрозділу або територіального відділен­ня філії (08);

• довідкові дані про організацію (09);

• код організації (04) проставляють після реквізиту «Довідкові дані про організацію» згідно з Єдиним державним реєстром під­приємств та організацій України (ЄДРПОУ).

Змінні реквізити

Дату документа (11).

Реєстраційний індекс документа (12).

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на

---

який дають відповідь (13).

Адресат (16).

Резолюція (18) .

Заголовка до тексту (19).

Відмітку про контроль (20) проставляють у разі потреби.

Текст (21) службового листа має бути організовано лаконічно, послідовно, переконливо, коректно.

Відмітку про наявність додатка (22) оформлюють у разі надси­лання документів, об'єднаних спільною темою.

Підпис (23).

Гриф погодження (24).

4. Телеграма

Телеграма — вид документа, що визначається способом пере­дачі інформації каналами телеграфного зв'язку.

Службові телеграми надсилаються у найтерміновіших випад­ках для забезпечення своєчасного одержання інформації та пра­вильного прийняття управлінського рішення.

Реквізити службової телеграми:

• найменування документа (телеграма);

• примітка про категорію та вид телеграми;

• адреса;

• текст документа;

• номер посилання (якщо телеграма надсилається у відповідь);

• вихідний (підписний) номер;

• підпис;

• адреса відправника;

• дата відправлення.

Внутрішні службові телеграми діляться на вищі державні, тер­мінові, звичайні.

5. Телефонограма

Телефонограма — це документ, який передають адресатам по телефону. Вона фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження, інформацію вищих органів.

Застосовується телефонограма також для документаційного оформлення усних телефонних переговорів і є одним із видів ді­лової кореспонденції.

Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис: таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень чи дове­дення інформації до відома. Реквізити телефонограм:

1. назва документа (заголовок);

2. номер і дата телефонограми (слово «телефонограма», її но­мер і дату надходження пишуть у першому рядку; датою те­лефонограми є дата її передачі);

3. назва організації і службової особи — одержувача телефо­нограми (кому);

4. текст телефонограми, який має бути таким самим стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимов­ляються, складних зворотів. Слова записують повністю, без скорочень. Текст телефонограми не повинен включати більше 50 слів;

5. підпис службової особи — керівника організації або його заступника (в окремих випадках — керівників відділів);

6. у графах «передано» і «прийнято» зазначають посаду, ініціа­ли, прізвище того, хто передає, того, хто приймає, та номе­ри їхніх телефонів.

На деяких підприємствах використовуються спеціальні блан­ки, на яких нотуються телефонограми.

6. Факсограма

Факсограма — узагальнена назва різних за змістом документів, що передаються за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера.

Це електронний спосіб передавання графічної інформації. Обов'язкові реквізити факсограми такі:

1. Місце відправлення.

2. Адресат.

3. Телефон місця відправлення.

4. Дата відправлення.

---