Файл: К. лек ДІЛОВОД 2 курс Дс-2.doc

ЛЕКЦІЯ 2. Інформаційні технології в діловодстві

План:

1. Інформаційні технології в діловодстві.

2. Побудова електронної канцелярії.

3. Електронний цифровий підпис.

1. Інформаційні технології у діловодстві

Інформаційні технології — цілеспрямовано організована сукуп­ність інформаційних процесів, що забезпечують високу швид­кість обробки даних, швидкісний пошук інформації, розосередження даних, оперативний доступ до першоджерел незалежно від місця їх розташування.

Термін «інформаційна технологія» грунтується на понятті «технологія», що є досить стійким і з'явилося в діловому спілку­ванні у зв'язку з виниклими проблемами щодо вдосконалення організації виробництва.

Інформаційні технології в діловодстві, власне кажучи, є пере­ліком технологічних процесів (збирання, передавання, обробки, збереження й подання інформації), які можна розглядати як уза­гальнення відповідних цілеспрямованих змін властивостей пев­них даних. З погляду інформатики діловодні процеси виглядають таким чином.

Збирання даних — трансформація сукупності даних, за якими змінюється властивість їх концентрації, тобто процес, коли ін­формація, що надходить із різних джерел щодо певного кола пи­тань, збирається в одному документі.

Передавання даних — трансформація сукупності даних, за якої змінюються її просторові координати, що розглядаються як від­повідна властивість.

Обробка даних — трансформація сукупності даних, за якої змі­нюється та чи інша якісна їх властивість, що необхідно для підго­товки конкретного документа.

Збереження даних — трансформація сукупності даних, для якої змінюються тимчасові координати (від минулого до майбутнього), що розглядаються як певна їх властивість.

Подання даних — трансформація сукупності даних, за якої змі­нюється вид інформації — форми документного збереження чи результати її обробки до форми, зручної для використання у ви­рішенні конкретного завдання.

2. Побудова електронної канцелярії

Впровадження електронної автоматизованої канцелярії означає комплексне використання сучасних технічних засобів, автоматизації процедур і функцій документаційного забезпечення управління

Електронна канцелярія повинна включати створення і обробку текстів, їх редагування, збереження і пошук, а також передавання документної інформації каналами електрозв'язку як усередині установи, так і за її межі. Сюди ж входить інформаційне обслугову­вання, використання засобів програмної підтримки процесів під­готовки й прийняття рішень, розробка вивірених підходів до їх ви­конання й контролю.

Для першого етапу впровадження електронної канцелярії ха­рактерна орієнтація на автоматизацію часто повторювальних операцій, що виконуються технічним персоналом органу діло­водства. Прикладом таких операцій є документування.

---

На другому етапі розвитку автоматизованої канцелярії окремі організаційні пристрої з'єднуються за допомогою внутрішніх лі­ній зв'язку в єдину мережу. Це дає змогу здійснювати ряд додат­кових функцій: автоматичний зв'язок між робочими місцями, спільну роботу над документом, автоматизований контроль за виконанням тощо.

Третій етап розвитку електронної канцелярії пов'язується зі створенням на основі комп'ютерної техніки автоматизованих ро­бочих місць (АРМ), які за допомогою комунікаційних засобів об'єднані в єдину систему з доступом до всіх обчислювальних ре­сурсів установи, її баз даних, а також до зовнішніх джерел інформа­ції. Це дає можливість значно прискорити інформаційний обмін між користувачами мережі та автоматизувати традиційні операції щодо управління документацією та іншою інформацією через ка­нали зв'язку.

Практичне впровадження електронної канцелярії в установі має бути спрямоване на зміну стилю і методів роботи, перегляд і перерозподіл функцій персоналу органу діловодства, що сприяє підвищенню рівня культури діловодства у досконалому виконан­ні операцій документаційного забезпечення управління та зрос­танню продуктивності управлінської праці.

3. Електронний цифровий підпис: поняття, ознаки, правовий статус

Електронний підпис - дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;

Електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Особистий ключ - параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу.

Відкритий ключ - параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису;

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

• електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

• особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

---

Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Він використовується фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Справжність електронного цифрового підпису, накладеного на електронний документ або інші електронні дані, та цілісність цього документа (даних) перевіряється з дотриманням таких вимог:

• електронний цифровий підпис повинен бути підтверджений з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

• під час перевірки повинен використовуватися посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

• особистий ключ підписувача повинен відповідати відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті;

• на час перевірки повинен бути чинним посилений сертифікат відкритого ключа акредитованого центру сертифікації ключів та/або посилений сертифікат відкритого ключа відповідного засвідчувального центру.

Питання для самоперевірки.

3. Якими законами надається юридична цінність і доказовість електронному документу?

4. Дайте визначення поняття «електронний цифровий підпис».

5. Яким чином здійснюється процедура електронного цифрового підпису?

6. Дайте визначення поняття «система електронного документообігу».

7. Дати визначення поняття workflow.

8. Назвати складові технології workflow.

Література.

1. Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Основи організації електронного документообігу. Навч. пос. – К.: Центр учбової літератури, 2008. – 112с.

---

РОЗДІЛ 7. Техніка безпеки в підрозділах СДЗУ

ЛЕКЦІЯ 1. Техніка безпеки в підрозділах СДЗУ

План:

1. Умови праці працівників служби діловодства

2. Техніка безпеки працівників. Інструктаж з техніки безпеки.

3. Технічні та ергономічні вимоги до організації робочого місця.

1. Умови праці працівників служби діловодства

Раціональна організація праці в службі діловодства по­винна відповідати сучасним вимогам НОП та можливостям техніки і технології виконання робіт. Для ефективної праці апарату управління в цілому насамперед необхідно правильно організувати роботу персоналу служби діловодства.

Правильна організація праці персоналу служби діловодст­ва установи передбачає:

• оптимальну організаційну побудову служби;

• вибір раціональної системи діловодства;

• чіткий розподіл функцій між співробітниками;

• нормування праці кожного;

• правильне визначення кількісного складу працівників;

• впровадження прогресивних методів управління персо­налом;

• застосування засобів сучасної обчислювальної та ор­ганізаційної техніки;

• раціональну організацію робочих місць;

• організаційне та методичне керівництво діловодством.

Робоче місце кожного працівника повинно бути організо­ване так, щоб його розумові та фізичні зусилля спрямовували­ся на виконання службових обов'язків без перешкод та незручностей. Комплекти меблів та засоби оргтехніки мають включати:

• письмові столи, конторські шафи звичайні та для доку­ментів;

• приставні столи, стільці;

• тумби для зберігання паперів;

• настільну картотеку;

• набір канцелярського обладнання;

• персональний комп'ютер;

• диктофони;

• зшивачі документів тощо.

Під час планування та обладнання робочих місць працівників служби діловодства необхідно:

• встановлювати обладнання, стелажі чи шухляди для документів так, щоб ними було зручно користуватися;

• розставляти предмети та засоби праці з урахуванням операцій, що виконуються, без зайвих речей;

• для матеріалів, які не потребують термінового оброб­лення, передбачити спеціальні шухляди чи відділення. Якщо документи потребують подальшого оброблення, розміщувати їх у місцях згідно з номенклатурою справ, щоб ними могли користуватися інші співробітники.

• розміщувати засоби оргтехніки необхідно так, щоб за­безпечити автоматичне виконання операцій. Викорис­тані матеріали складати так, щоб їх можна було безпе­решкодно знайти в разі потреби.

Робочий стіл працівника служби діловодства має бути об­ладнаний відповідними до його функціональних обов'язків за­собами оргтехніки, які полегшують та прискорюють виконан­ня окремих операцій.

Довідкові матеріали постійного використання (номенкла­тура справ, орфографічний словник та ін.) слід зручно розмістити вертикально в стелажі для книжок так, щоб було видно їх назви.

---

Телефон встановлюється ліворуч на столі або приставці до нього так, щоб лівою рукою можна було взяти трубку, а пра­вою записувати необхідну інформацію.

Засоби оргтехніки (телефакс, ксерокс тощо), якими кори­стуються всі співробітники, мають бути доступні кожному з них.

Встановлювати їх необхідно так, щоб перешкодити вібрації. Шухляди столу мають легко висуватися. В них розміщують папір для друкування, папір для копіювання, копіювальну стрічку та інші предмети, необхідні для роботи на машинці.

Для зручності роботи за письмовим столом користуються спеціальним стільцем з поворотним сидінням та спинкою.

Сейфи необхідні для зберігання службових документів, печаток та штампів. Відкривається сейф лише в разі потреби взяти з нього чи покласти в нього документи. Після роботи працівник повинен запечатати його, а прийшовши на роботу, перевірити відбиток печатки.

Службові приміщення та робочі місця співробітників по­винні мати добре природне освітлення.

Освітлення робочих місць забезпечується за допомогою різних за виконанням пересувних або поворотних настільних ламп з дзеркальними відбивачами.

2. Технічні та ергономічні вимоги до організації робочого місця.

Правильна організація праці персоналу служби передбачає:

• оптимальну організаційну побудову служби;

• вибір раціональної системи діловодства;

• чіткий розподіл функцій між працівниками;

• нормування праці кожного працівника;

• правильне визначення кількісного складу працівників;

• впровадження прогресивних методів управління персоналом;

• застосування обчислювальної техніки;

• раціональну організацію робочих місць;

• організаційне та методичне керівництво діловодством.

Робоче місце – це зона прикладання праці, обладнана засобами оргтехніки, іншим необхідним приладдям, необхідним для найбільш ефективного виконання працівником своїх обов’язків.

Під час планування та обладнання робочих місць працівника служби діловодства необхідно:

• встановлювати обладнання, стелажі, шухляди для документів так, щоб ними було зручно користуватися;

• розміщувати предмети та засоби праці з урахуванням операцій, що виконуються без зайвих речей;

• для матеріалів, які не вимагають термінової обробки, передбачати спеціальні шухляди чи відділення; якщо документи потребують подальшої обробки, їх потрібно розміщувати згідно з номенклатурою справ;

• розміщувати засоби оргтехніки таким чином, щоб забезпечити автоматичне виконання операцій.

Комплекти меблів та засоби оргтехніки включають: письмовий стіл, конторські шафи, приставні столи, тумби для зберігання паперів, настольну картотеку, набір канцелярського обладнання, комп’ютер, зшивачі, диктофон.

Засоби оргтехніки – телефон, ксерокс, якими користуються всі співробітники повинні бути доступними кожному з них.

---