Файл: К. лек ДІЛОВОД 2 курс Дс-2.doc

Строк зберігання електронних документів на електронних но­сіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановле­ного законодавством для відповідних документів на папері.

Питання для самоперевірки

1. У чому різниця між типовою та примірною номенклатурою справ?

2. З яких етапів складається розробка індивідуальної номенклатури справ?

3. Як використовуються переліки типових документів?

4. В чому полягає побудова зведеної номенклатури справ?

5. Як проводиться групування у справи документів з паперовими носіями?

6. Опишіть особливості формування у справи окремих видів документів.

7. Які особливості групування електронних документів?

8. Що таке експертиза цінності документів?

9. Як необхідно проводити оформлення справ?

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 30.

4. Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: Навч. посібн. для дистанційного навчання/ За наук. ред.. В.В. Бездрабко. – К.: Університет «Україна», 2006. – с. 19-80.

5. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

---

ЛЕКЦІЯ 6. Зберігання документів

План:

1. Експертиза цінності документів.

2. Оформлення справ.

3. Складання описів справ.

4. Передавання справ до відомчого архіву.

5. Забезпечення збереження документів.

6. Вимоги до традиційних архівних приміщень.

7. Робота з документами в архівосховищі.

8. Функціонування корпоративних електронних архівів.

Підготовка справ до подальшого зберігання і використання

Підготовка документів до подальшого зберігання і викорис­тання передбачає такі види робіт:

• експертизу цінності документів;

• оформлення справ;

• складання описів справ;

• передавання справ до відомчого архіву;

• забезпечення збереження документів.

1. Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цін­ності для встановлення строків зберігання та відбору на держав­не зберігання.

Для організації і проведення експертизи цінності документів, а також контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих установ у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії. В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії.

До складу експертих комісій входить не менше трьох кваліфі­кованих працівників, у тому числі працівник служби діловодства. До складу експертних комісій включаються працівники, які ма­ють безпосереднє відношення до документів і можуть правильно визначити значення документа.

Порядок підготовки і передачі справ для зберігання до архів­ного підрозділу, а також правила користування архівними доку­ментами регламентуються Інструкцією з архівної роботи в уста­нові, органі.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номен­клатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазна­ченням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасово­го строків зберігання та акти виділення документів і справ для зни­щення.

Відбирання документів для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривало­го зберігання за цей самий період. Акт про виділення документів для знищення розглядається на засіданнях експертної комісії од­ночасно з описами справ.

2. Оформлення справ

Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному офор­мленню, яке передбачає: брошурування в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання (за потреби) внутрішнього опису документів; складання підсумкового напису; скріплення справи печаткою та взяття її на інвентарний облік; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання офор­мляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумерують­ся, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

---

При заведенні справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі на початку справи, перед внутрішнім описом докумен­тів підшивається аркуш використання справи, який до архівного підрозділу не заповнюється. Облік користування справою на ста­дії діловодства здійснюється в установленому порядку.

Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а та­кож особисті документи, фотокартки тощо вкладаються в кон­верти, які потім підшиваються до справи.

Усі підшиті до справи документи нумеруються простим графі­товим олівцем або нумератором у правому верхньому краю арку­ша, не зачіпаючи тексту. Забороняється для нумерації застосу­вання чорнила, пасти чи кольорових олівців.

3. Оформлення обкладинки справи

Обкладинку справ постійного і тривалого зберігання офор­мляють за встановленою формою.

Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання робиться чорним чорнилом або чорною тушшю; тимчасового збері­гання — синім чорнилом або за допомогою наклеєних на обкладин­ку паперових ярликів.

На обкладинці справи загального провадження зазначаються повна та офіційно прийнята скорочена назва органу структурно­го підрозділу, в якому заведена та закінчена справа, гриф секрет­ності, діловодний номер справи, номер тому, заголовок, крайні дати документів, кількість аркушів, термін зберігання справи, номер статті переліку та, за потреби, інші відомості.

На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архіві, пе­редбачається місце для архівного шифру, який містить номер фонду, номер опису та номер справи.

Заголовок справи загального провадження, перенесений на обкладинку з номенклатури, наприкінці поточного року уточню­ється. У справах з наказами, протоколами засідань колегій та на­рад ставляться їх крайні номери. У разі потреби на окремі доку­менти, які мають важливе значення, складається анотація.

4. Складання описів справ

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового скла­ду як установи в цілому (для установ з централізованим форму­ванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підроз­ділу (для установ зі складною структурою) за встановленою фор­мою.

Описи справ структурного підрозділу складає особа, відпові­дальна за стан діловодства в структурному підрозділі, за методич­ною допомогою працівників архіву установи.

Складаючи опис справ структурного підрозділу, варто дотри­муватися таких правил:

• номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового його позначення за номенклатурою справ з до­даванням великої (початкової) літери найменування катего­рії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до нього справи.

• (Так, описи справ постійного, тривалого зберігання і з осо­бового складу структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою й заведені у 2009 p., можуть мати номери: 5П-09, 5Т-09та5К-09);

• графи опису заповнюються згідно з відомостями, винесени­ми на обкладинку справи. Опис на справі тривалого збері­гання мусить мати додаткову графу «Строк зберігання»;

• графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, передавання справ іншим структурним підрозділам установи, наявність копій тощо;

• систематизація справ структурного підрозділу, що вноситься до опису, має відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

• кожна справа вноситься до опису під порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;

• у разі внесення до опису підряд справ з однаковими заголовка­ми повністю записується тільки заголовок першої справи; реш­та відомостей про справи вносяться до опису повністю (на кож­ному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

• справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

---

5. Правила передавання справ на зберігання

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого збері­гання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліко­вими картками на документи передають до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2009р. передають до архіву у 2011р). Справи тимчасового збері­гання передають до архіву на розсуд керівника установи.

Передачу справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних під­розділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності праців­ника діловодної служби лише після проведення експертизи її нау­ково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення.

Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архі­ву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відпові­дальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'яз­ковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до ар­хіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділові, решта залишається в архіві.

6. Контроль за обігом і виконанням документів

Користування документами — операція керування документаційними процесами, яка може потребувати долучення до сис­теми, щоб бути відображеною у метаданих.

Користування службовим документом може впливати на його статус доступу та передання до архіву або вилучення для знищення.

Керування користуванням службовими документами містить:

• визначення дозволів користувачам документаційної систе­ми, пов'язаних із окремими особами та їхніми посадами в установі;

• визначення статусу доступу та забезпечування захисту служ­бового документа;

• визначення прав доступу до документів для сторонніх осіб;

• забезпечення доступу до службових документів із обмеже­ним статусом лише для осіб з відповідними правами згідно з класифікацією або рівнем безпеки;

• контроль за рухом службового документа для визначання того, хто його зберігає або зберігав;

• забезпечення документування всіх випадків користування службовим документом на відповідному рівні деталізації;

• перегляд класифікацій доступу до службових документів, щоб пересвідчитися, що вони є чинними та придатними для користування.

Для установи контроль за використанням службових доку­ментів у документаційній системі — це міра безпеки. Він гаран­тує, що зі службовими документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.

---

7. Особливості переміщення в архів електронних документів

Службові документи, переміщені з поточних документацій них систем, мають залишатися доступними та придатними для вияв­ляння протягом всього періоду їх зберігання. При цьому треба дот­римуватися стандартних характеристик службових документів.

Якщо службові документа переміщують з безпосереднього фі­зичного середовища структурного підрозділу в інше контрольова­не установою місце, відповідальність за санкціонування знищен­ня або інші дії, пов'язані з передаванням цих документів, несе структурний підрозділ.

Службові документи, визначені для тривалого зберігання, не­обхідно зберігати в умовах, сприятливих для довготривалого за­безпечення їхньої збереженості.

Стратегії забезпечення збереженості можуть охоплювати копі­ювання, конвертування та переміщення документів.

8. Особливості архівної роботи

Всі виконані документи з метою забезпечення їх обміну, збері­гання, швидкого пошуку формуються у справи і у встановленому порядку передаються до архіву.

Архів — це організація чи структурний підрозділ установи, який здійснює приймання і зберігання документів з метою вико­ристання ретроспективної документальної інформації.

Архівний підрозділ установи складає і постійно поповнює список органів — джерел комплектування, в якому зазначається категорія документів, які приймаються на зберігання.

Приміщення для архівного підрозділу установи будується спе­ціально або переобладнується з приміщень іншого призначення.

Архівний підрозділ установи, згідно Правил, повинен мати спеціально обладнані приміщення для:

• приймання документів;

• зберігання документів (архівосховища);

• розміщення науково-довідкового апарату і облікових доку­ментів;

• роботи співробітників (робочі штати);

• роботи відвідувачів (читальний зал).

Робота з документами в архівосховищі

Передання до архіву або вилучення службових документів з од­наковими строками їх зберігання для знищення та терміни вико­нання цих дій мають бути легко визначені в документаційній системі.

Наприклад, службові документи, де інформація записана на паперовому носієві, що мають однакові строки передання до ар­хіву або вилучення їх для знищення та терміни виконання цих дій, можуть фізично зберігатися поряд.

Фізичне знищення службових документів здійснюють методами, що відповідають рівню конфіденційності. Установа може зберігати результата перевірки, де задокументовані всі випадки знищення службових документів. Також може бути необхідною згода відпо­відних повноважних органів.

Знищення може здійснювати третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи і яка має на це відповідні повноваження. Для будь-яких випадків знищення документів третьою стороною необхідна наявність відповідних сертифікатів.

---