Файл: «Коммуникации в организациях».pdf

2.3 Совершенствование коммуникаций в организации

Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации - собственные, своих руководителей, коллег, подчиненных, избегать ситуаций, связанных с информационными перегрузками.^[48]

Использование различных форм коммуникации и совершенствование организационной структуры. Организация встреч с подчиненными для обсуждения важных вопросов, регулярные совещания управленческого персонала, комитетов, рабочих групп способствуют координации деятельности и обмену информацией между различными отделами и уровнями в организации.^[49]

Системы обратной связи. Такие системы составляют часть контрольно-управленческой информационной системы организации. К ним относятся опрос работников о проблемах, о том, доведены ли до них цели деятельности фирмы, получают ли они точную своевременную информацию, необходимую для работы. Руководитель предприятия должен заботиться о том, чтобы решения, принимаемые на высшем уровне, адекватно воспринимались на каждом рабочем месте.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения движения информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи по совершенствованию деятельности фирмы. Такая система реализуется в виде ящиков для предложений или телефонной сети, через которую работники получают возможность анонимно звонить или задавать вопросы. Ярким примером эффективной коммуникации являются кружки качества на японских предприятиях.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Крупные организации издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

Современные информационные технологии. Использование компьютеров, компьютерных программ в обработке, сохранении и передаче информации, использование электронной почты, факсимильной и сотовой связи, услуг Интернета значительно способствуют экономии времени и качеству передачи информации и становятся необходимым условием эффективного ведения бизнеса.^[50]

Для изучения и совершенствования системы коммуникаций организации могут применяться различные подходы исследования. К ним, в частности, относятся: - системный подход, основанный на рассмотрении системы как единого целого, связанного с внешней средой, функционирующего с учетом всех возможных горизонтальных, вертикальных и диагональных связей; - ситуационный подход, согласно которому необходимо учитывать конкретные внешние и внутренние факторы, которые характеризуют систему в данный момент и влияют на него определенным образом; - комплексный подход, при котором обычно исследуются связи ограниченного числа уровней коммуникации. Наиболее предпочтительным является, безусловно, применение системного подхода в совокупности с ситуационным подходом, поскольку коммуникации организации объединены в сложную систему, охватывающую все взаимосвязанные и взаимообусловленные элементы организации; кроме того, организация объединяется коммуникационными потоками с изменчивой внешней средой.^[51] Для исследования и дальнейшего совершенствования системы коммуникаций организации можно применить комплекс методов, в число которых, в частности, входят методы наблюдения, социометрии, исследования коммуникативных и социально-психологических качеств сотрудников, методы моделирования, а также качественные методы. Применение качественных методов объясняется тем, что не всегда возможно формализовать всю полноту факторов, связей, функций, процессов, определяющих функционирование системы коммуникаций в изменяющейся организационной и внешней среде, а также учесть социальные и психологические факторы, процессы и отношения, не поддающиеся строгому описанию. Одним из наиболее распространенных качественных методов исследования является экспертный метод, который можно использовать для выявления степени влияния различных факторов коммуникации на эффективность деятельность организации. Подходы и методы для исследования системы коммуникаций организации выбираются исходя из текущего состояния информационного и технико-технологического обеспечения системы коммуникаций и, соответственно, системы управления. В системе информационного обеспечения особое место занимает информация, на основании которой принимаются управленческие решения, – она должна обладать свойствами понятности, своевременности, достоверности, адекватности, ценности. Можно утверждать, что совершенствование системы организационных коммуникаций поможет минимизировать затраты времени на коммуникационные и управленческие процессы, более действенным образом организовать коммуникационные потоки, повысить эффективность обратной связи, что позволит наладить более результативное взаимодействие между сотрудниками различных уровней управления, поднять производительность труда персонала и повысить эффективность деятельности организации.

Поэтому приступая к построению системы внутриорганизационных коммуникаций, руководитель должен помнить, что:

- организационная культура и внутриорганизационные коммуникации – неразрывные понятия,

- сотрудникам важно осознавать, что внутри компании есть организационная культура,

- организационные коммуникации и организационную культуру необходимо беспрерывно преобразовывать и развивать,

- следует уделять должное внимание тренингам и мастер-классам для сотрудников, в процессе которых они смогут почувствовать себя единым механизмом.

Таким образом, достижение поставленных целей и успех компании в целом напрямую зависит от эффективности внутриорганизационных коммуникаций внутри нее.^[52]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как можно заметить, одно из условий существования организации – наличие связей между сотрудниками. В основе таких связей лежит процесс коммуникации. Следовательно, эффективные коммуникации – это необходимое условие успешного функционирования организации. В данной статье рассмотрены наиболее важные причины проблем в коммуникациях. Знание этих причин крайне важно для построения системы эффективных коммуникаций и предупреждения возможных проблем.

Изучение культуры коммуникации и коммуникационных отношений важно на всех уровнях развития современного российского общества - на личностном, организационном, национальном и международном. Именно нерешенность проблем взаимопонимания, согласованности в информационных и коммуникационных взаимоотношениях приводит, в конечном счете, к конфликтным ситуациям. Напротив, высокая коммуникативная культура способствует достижению эффективного взаимодействия людей в организации и обществе в целом. Повышение коммуникативной культуры является фактором адаптации, устойчивости, самоорганизации социальной системы, ее прогрессивного развития. Только коммуникационное взаимодействие, взаимное принятие ролей, достижение согласия и понимания создают организационную структуру и возможность кооперации и управления. Коммуникация обеспечивает реализацию всех основных функций управления - планирования, организации, руководства и контроля. «Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе компании»

Социальная практика свидетельствует о том, что именно высокая коммуникативная культура позволяет достичь эффективности совместной деятельности. Вместе с тем, трудности взаимопонимания, несогласованности информационных и коммуникационных контактов приводит, в конечном счете, к конфликтным ситуациям. Повышение коммуникативной культуры организации - фактор ее выживания, адаптации, успешного развития.

Анализ коммуникативной культуры организации как предмета социального исследования приводит к следующим выводам.

- Коммуникативная культура организации - это комплекс мер по закреплению и воспроизводству организационных коммуникаций посредством генерализации их форм и результатов.

- Коммуникация в организациях осуществляется в высокоструктурированных условиях, что ограничивает и направляет потоки сообщений. В коммуникационном процессе выделяются: а) источник информации, генерирующий сообщение для передачи; б) передатчик, преобразующий сообщение в сигналы, передаваемые по каналам связи; в) канал связи; г) приемник информации, декодирующий сигналы и переводящие их в сообщение; д) адресат, которому предназначена информация. Коммуникация осуществляется посредством определенных знаков и, прежде всего, слов, рисунков, действий.

Коммуникативные потоки в организации включают: 1) вертикальные сверху вниз; 2) вертикальные сверху вниз; 3) горизонтальные; 4) латеральные (во всех направлениях); 5) маркетинговые коммуникации; 6) высшие коммуникации - «Паблик релейшнз».

Важной характеристикой коммуникативной культуры выступает ее сетевая структура. Коммуникативная сеть бывает или централизованной, или децентрализованной. Ее эффективность зависит от характера выполняемых сетью функций.

Коммуникация в организации проявляется в различных формах: открытой и ограниченной, непосредственной и опосредованной, управляемой и неуправляемой.

Основными уровнями коммуникативной культуры организации являются информационный, перцептивный, интерактивный, эмоциональный и процессуальный.

Информационный уровень коммуникативной культуры организации включает следующие критерии, относящиеся к качеству информации: 1) достаточность, 2) достоверность, 3) новизна, 4) своевременность, 5) полнота, 6) надежность, 7) непротиворечивость, 8) полезность.

Применительно к перцептивному уровню коммуникативной культуры организации целесообразно выделение и использование критериев: а) личностная идентификация; б) рефлексия; в) самокритичность; г) ориентация на адресата; д) готовность к непониманию; е) контроль за невербальными сигналами.

Интерактивный уровень коммуникативной культуры характеризуется и оценивается критериями: а) трансгрессивность; б) умеренная суггестивность; в) уровень убеждающего воздействия; г) подражательный потенциал организации; д) подражательная активность; е) личный пример руководителей; ж) уровень компаративных отношений; з) уровень состязательных отношений.

Для характеристики и оценки эмоционального уровня коммуникативной культуры обоснованы критерии: а) эмоциональная экспрессия; б) эмоциональная восприимчивость; в) эмпатия; г) адекватность эмоций; д) ингратиация; е) толерантность.

Процессуальный уровень коммуникативной культуры организации характеризуется а) активным и конструктивным приемом информации; б) состоянием обратной связи; в) оперативностью информационных потоков; г) сочетанием формальной и неформальной информации; д) сочетанием вербальных и невербальных сообщений.

- Коммуникативная культура организации, её формирование и развитие оказываются под влиянием многих факторов, которые можно разбить на восемь групп: а) личностные, б) тендерные, в) социально-психологические, г) информационные, д) управленческие, е) социо-экологические, ж) социокультурные, з) ситуационные. Каждая из выделенных групп включает несколько факторов. Так, к социально-психологическим факторам относятся: размер группы, однородность/неоднородность группы, коммуникативное давление, психологическая дистанция, социальные ожидания.

На взгляд автора, построение коммуникаций — процесс важный для любой компании, но в ситуациях изменений, как и в ситуациях, связанных с кризисом роль коммуникативной среды сильно возрастает. Необходимо уметь управлять коммуникационным процессом, т. к. он существенно изменяется, насыщается шумами, барьерами, нарушается «обратная связь», что приводит к додумыванию смыслом и негативной атмосфере в коллективе, что в свою очередь может «затормозить» или усложнить процесс изменений.

В условиях современного мира гибкость и способность компании к быстрым переменам являются одним из ключевых конкурентных преимуществ. Так же как изменения неизбежны для любой организации, так и сопротивления неизбежны для любых изменений. И в этом нельзя винить персонал, так заложено природой — сотрудников пугает чувство потери, ситуация неопределенности, ощущения, что ни к чему хорошему это не приведет, недоверие и непонимание. Сотрудничество между менеджментом и сотрудниками можно достичь только через коммуникацию. Таким образом, коммуникация — это эффективный инструмент для повышения заинтересованности персонала в работе и конечных результатах изменений, а также формирования у них ощущения сопричастности к деятельности компании.