Файл: Роль кадровой службы в формировании и реализации кадровой стратегии (Теоретические основы кадровой службы в формировании кадровой стратегии).pdf

- Занимается составлением графика отпусков, осуществляет учет пользования сотрудниками отпусков, оформляет отпуска в соотношении с утвержденным графиком.

- Занимается оформлением командировок и ведет учет командировок. Обеспечивает ведение табельного учета.

- Осуществляет разработку мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, уменьшении текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

- Занимается рассмотрением жалоб и заявлений сотрудников, касающихся вопросов приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

- Осуществляет принятие мер к определению и ликвидации причин, на фоне которых возникают жалобы сотрудников.

Невзирая на огромное количество функций, которое выполняет отдел кадров в АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры», некоторые из них не выполняются должным образом. К примеру, функции ведения документации по кадрам и учет личного состава осуществляются не в полной мере. Вместе с тем существует недостаточное информативное обеспечение персонала об имеющихся вакансиях. Не в полной мере происходит формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров. Необходимо внести коррективы в обеспечение организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации соответственно целям, стратегии и предмета деятельности организации.

В процесс осуществления аттестации сотрудников организации, ее методического и информационного обеспечения также необходимо внести ряд изменений. Остальные функции отдела кадров в АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры» выполняются соответствующим образом, но для хорошей работы необходимо регулировать существующие недостатки в функциях кадровой работы в АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры».

Отдел кадров в АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры» вправе:

- делать запросы в структурные подразделения необходимых данных о сотрудниках, а при приеме на работу и перемещениях сотрудников запрашивать мнения руководителей соответствующих структурных подразделений;

- контролировать деятельность любого структурного подразделения организации по соблюдению трудового законодательства, правил внутреннего трудового режима, и по другим вопросам, которые входят в его компетенцию;

- принимать участие в работе комиссий, на которых изучаются кадровые вопросы и проводить совещания по вопросам, которые входят в компетенцию отдела;

- выносить на рассмотрение руководства общества предложения, акты, заключения о привлечении к ответственности руководителей структурных подразделений за допущенные ими нарушения трудового законодательства.

Конкретные права начальника отдела и сотрудников отдела определяются должностными инструкциями.

Отделу кадров в АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры» следует более активно принимать участие в деятельности комиссий касающимся вопросов кадров, и проводить наиболее детальный контроль за деятельностью структурных подразделений организации. Остальные права, которые предоставлены отделу кадров выполняются на должном уровне.

Отдел кадров исполняет свои обязанности находясь в непосредственном контакте со всеми структурными подразделениями общества, которое затрагивает вопросы расстановки кадров, оформление кадровой документации, применение к сотрудникам поощрительных и взыскательных мер, проведения аттестаций, оформления отпусков, соблюдения трудовой дисциплины.

Для исполнения своих обязанностей и реализации предоставленных прав отдел кадров напрямую взаимодействует:

- с главной бухгалтерией касаемо вопросов связанных с обменом информацией: заработной платы сотрудников; штатной численности; учете рабочего времени; финансовом обеспечении отпусков, командировок, увольнений; иных объектах и предметах;

- с отделом организации и оплаты труда по вопросам обмена информацией: о структуре управления; штатном расписании; схемах должностных окладов; расчетах заработной платы; нормативах по труду; расчетах потребности в кадрах; приеме, перемещении и увольнении работников; текучести кадров; иных объектах и предметах;

- с отделом подготовки кадров по вопросам обмена информацией: о потребностях в квалифицированных кадрах по отдельным должностям, специальностям, профессиям; качественном составе сотрудников; порядке направления руководящих сотрудников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации; планах проведения занятий; сведениях об успеваемости учащихся и сроках обучения; результатах итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства; составе аттестационных комиссий; иных объектах и предметах;

- с канцелярией по вопросам касающимся обеспечения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, и вместе с тем по вопросам проведения ремонта в помещениях, которые закреплены за отделом кадров.

Необходимо заметить, что взаимодействие со структурными подразделениями общества не должно выходить за рамки компетенции отдела кадров и приводить к исполнению функций отдела кадров другими подразделениями.

Руководители АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры» несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в своей фирме.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самого отдела кадров: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности отдела кадров по документированию трудовых отношений.

В АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры» издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

Самой многочисленной по видам и разновидностям группой кадровых документов на предприятии АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры» является документация организационно-распорядительного характера, которая охватывает все вопросы организационно-правового обеспечения деятельности отдела кадров и его работников, документирование движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

При оформлении организационно-распорядительных документов предприятия АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры» (а именно приказов, протоколов, актов и т.п.) осуществляются типовые управленческие действия, которые связаны с согласованием, подписанием, утверждением данных документов, с доведением их до сведения сотрудников под расписку. По этой причине, на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи носят название реквизитов документа и оказывают влияние на его силу юридического характера, в связи с этим, требуют верного оформления соответственно действующим нормативам. Необходимо отметить, что правила оформления отдельно взятых реквизитов выступают в качестве общих для разных видов организационно-распорядительных документов.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования стандарта являются рекомендуемыми, тем не менее, их необходимо придерживаться в процессе оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов.

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой работе АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры», относятся:

- организационные документы:

- положение об отделе кадров, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков;

В положение об отделе кадров входят следующие разделы: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность.

Распорядительные документы, такие как: приказы, распоряжения и указания по вопросам усовершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, которые имеют отношение к основной деятельности организации) и приказы (распоряжения) по личному составу, которые отражают определенные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки.

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию, приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Проекты приказов подготавливает инспектор отдела кадров, согласовывая с директором по персоналу и подписываются руководителем предприятия АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры». Подписанный руководителем приказ необходимо зарегистрировать инспектору отдела кадров. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указывается другой срок.

Работа отдела кадров проводится соответственно утвержденным планам.

Можно сделать вывод: задачи соответствуют целям отдела кадров в АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры», но организация еще далека от совершенства, по причине того, что выполняются не все функции, которыми наделен отдел кадров. Отдел кадров не в полной мере выполняет свои обязанности и несет ответственность за многие мероприятия по работе с кадрами.

2.3 Внедрение современных методов в работе кадровой службы для реализации кадровой стратегии

Одним из ведущих средств осуществления кадровой работы АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры» выступает аттестационный процесс в структурных подразделениях. Имеющая место на сегодняшний день система аттестации кадров на наш взгляд не отвечает увеличившимся требованиям и должна существенно модернизироваться.

Общая цель преобразования аттестации состоит в том, чтобы сделать ее из рутинной, обременительной и отвлекающей от производительной деятельности, процедуры, которая направлена в основном на вытеснение нежелательных либо непродуктивных сотрудников, в эффективное средство реализации социально-экономической стратегии организации.

При всем этом итоги аттестации должны применятся, так же, для оперативной корректировки стратегии, вывода ее на новый уровень, который соответствует актуальным задачам и проблемам АО «Усть-Каменогорский завод промышленной арматуры». Концепция создания и функционирования новой системы аттестации сотрудников основывается на принципах, табл. 1.

Таблица 1

Основные принципы системы аттестации