Файл: Роль кадровой службы в формировании и реализации кадровой стратегии (Теоретические основы кадровой службы в формировании кадровой стратегии).pdf

- взаимодействие с бухгалтерией, для решения вопросов оплаты труда, а также представления документов и копий приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для работников;

- взаимодействие с юридическим отделом, поскольку он предоставляет сотрудникам отдела кадров информацию о последних переменах в действующем законодательстве, оказывает всестороннюю правовую поддержку;

- взаимодействие с отделом по кадровым вопросам, данный отдел постоянно связан со всеми структурными подразделениями предприятия.

В процессе взаимодействия с другими существующими отделами предприятия, отделом кадров получаются от них заявки касающиеся приема рабочих и специалистов, представления на поощрения, графики отпусков и т.п.

В случае, когда работа по учету кадров в организации ведется не должным образом, это ведет к самым серьезным последствиям, происходит нарушение взаимодействие между отдельными подразделениями, становится хуже работа отделов. В общем, данный факт приводит к снижению эффективности работы всего предприятия.

Сотрудник отдела кадров, который имеет соответствующую квалификацию, схож с семейным доктором, в перечень его обязанностей включается принятие решений касающихся большого количества важных вопросов. Многими руководителями небольших организаций, при попытках сэкономить, возлагают обязанности специалиста по кадрам, на обычного менеджера по работе с персоналом.

Решение подобного рода, по своей сути неверное, по той причине, что ведение кадрового делопроизводства, должно доверяться грамотному специалисту именно в этой сфере.

Только опытный кадровик сможет своевременно выявить тот факт, подходит ли определенный сотрудник на занимаемую им должность, и может подсказать, куда можно перевести данного работника. Обдуманные решения специалистов по кадрам, обеспечивают гарантию эффективной организации труда на предприятии и адекватный карьерный рост каждого его сотрудника.

Положение об отделе кадров определяет ответственность руководителя отдела кадров за исполнение возложенных на отдел функций и ответственность сотрудников отдела, которая устанавливается посредством должностных инструкций.

Должностная инструкция сотрудника отдела кадров, как и любая другая должностная инструкция, согласно приказа Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 22 ноября 2002 года № 273-п «Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» и в соответствии с требованиями Трудового кодекса РК от 15.05.2007 г. № 251-III должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации» [2, с.5].

Главными должностными обязанностями руководителя отдела кадров выступают:

- создание условий для повышения квалификации персонала;

- осуществление контроля за соблюдением сотрудниками установленных правил внутреннего трудового распорядка, соблюдением правил и норм охраны, соблюдением производственной и трудовой дисциплины;

- внесение предложений о премировании отличившихся сотрудников, наложения взыскания на нарушителей дисциплины производственного и трудового характера;

- гарантия составления отчетности устава предприятия.

Таким образом, мы рассмотрели понятие и сущность кадровой работы в организации, откуда следует, что кадровая работа представляет собой неотъемлемую составляющую организационной деятельности любого предприятия. Суть кадровой работы состоит в поддержании оптимального кадрового состава организации, который наилучшим образом соответствует экономическим интересам, целям и задачам деятельности организации. Ведение кадровой работы в организации формируется и производится на основании реальных организационных и материальных возможностей.

1.2 Роль и значение кадровой службы на предприятии

В условиях постоянно меняющегося положения на рынке рабочей силы предприятиям целесообразно иметь инструмент, позволяющий грамотно управлять кадрами и принимать управленческие решения по использованию потенциала работников в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями. Одной из наиболее значимых проблем для любой управленческой структуры является определение численности управленческого персонала, т. к. последняя существенно влияет на эффективность его функционирования.

В отечественной практике управления предприятия и организации самостоятельно определяют численность персонала, необходимую для осуществления трудовых обязанностей, т.к. существующие методы по расчету этого показателя не носят обязательного характера.

Решение задачи совершенствования управления кадрами на предприятии невозможно без формирования системы управления персоналом (СУП), позволяющей обеспечивать предприятие кадровым составом с требуемым для эффективной производственной деятельности качественным и количественным уровнем. При этом само понятие “управление персоналом” подразумевает широкий спектр функциональных обязанностей, накладываемых на кадровую службу.

Основной задачей кадровой службы на предприятии является создание системы управления персоналом, ориентированной на выполнение всех основных функций, присущих управлению кадрами.

К ним относятся:

- формирование СУП, учитывающей кадровые особенности предприятия;

- планирование кадровой деятельности;

- оценка кадрового потенциала;

- определение потребности в кадрах;

- содействие адаптации работников;

- профессиональное обучение, переподготовка и повышение квалификации работников;

- деловая карьера;

- набор и отбор кадров и т. д.

Выполнение перечисленных функций возможно только при наличии необходимых специалистов, следовательно, должна быть разработана штатная структура с указанием выполняемых сотрудниками функций.

Отдел кадров должен получить организационный статус методического, информационного и координирующего центра кадровой работы на предприятии.

При этом должны быть выполнены следующие виды работ:

- составление перечня функций, выполняемых службой кадров;

- расчет суммарной трудоемкости функций службы;

- определение нормы численности сотрудников службы кадров;

- выработка уточненного перечня функций, выполняемых кадровой службой (КС);

- расчет суммарной трудоемкости выполняемых трудовых функций КС;

- формирование структуры функциональных ролей работников КС;

- расчет трудоемкости выполнения функций каждого сотрудника КС;

- расчет нормы численности сотрудников КС с распределением по должностям;

- определение штатной структуры КС.

Численность сотрудников отдела кадров рассчитывается как отношение суммарной трудоемкости выполняемых трудовых функций к величине полезного годового фонда рабочего времени:

Ч_о.к. = Te_общ/Ф_{год.1 раб.} (1)

где Ч_о.к. – численность сотрудников отдела кадров;

Те_общ. – суммарная трудоемкость выполняемых трудовых функций;

Ф_{год.1 раб.} – величина полезного годового фонда рабочего времени.

В соответствии с полученными данными количество штатных должностей соответствует рассчитанной норме численности, хотя фактически отдел кадров не укомплектован.

Таким образом, установлен переизбыток трудовых функций, выполняемых начальником отдела кадров.

Построение качественно новой системы управления персоналом проводится по результатам анализа существующей системы управления.

Совершенствование методов оценки качества трудовой деятельности работников обусловлено необходимостью повышения качества управления.

Оценка деловых качеств работников в значительной мере субъективна, что затрудняет установление норм труда, в полной мере соответствующих знаниям и навыкам работников. В связи с этим повышение квалификации сотрудников структурных подразделений, занимающихся кадровым обеспечением, предполагает непрерывное ознакомление с работами в сфере управления персоналом.

При реорганизации существующей системы управления персоналом целесообразно составить перечень функций всех или ограниченного круга сотрудников существующей системы управления. Имеющийся перечень функций дополняется, строится структура функциональных ролей, трудовые функции представляются в штатных должностях, рассчитываются нормативы численности по каждой должности. Если выделение функций существующей системы управления признается нецелесообразным, составляется только перечень функций КС.

Отсутствие системы управления персоналом на предприятии является причиной ряда проблем:

- низкая производительность труда (т. к. не выполняются в полном объеме функции обучения, переподготовки, повышения квалификации) и соответственно неэффективное использование рабочего времени (т. к. плохо поставлена функция планирования и оптимизации использования рабочего времени);

- большая текучесть кадров (вследствие отсутствия должного материального стимулирования);

- низкая инициативность персонала (т. к. не ведется моральное стимулирование сотрудников).

Система управления персоналом наделена гораздо более значительным объемом функций, чем традиционный отдел кадров. Это обусловливает существенное увеличение необходимых для выполнения всей номенклатуры функций затрат времени и требует расширения штата кадровой службы.

На основе проведенного анализа работы по управлению персоналом на предприятии были определены виды функций и установлены их трудоемкости.

Перспективная структура кадровой службы на предприятии представлена на рисунке.

Рис. 1. Перспективная структура кадровой службы на предприятии

Руководство предприятия должно оценить сложность решения проблемы совершенствования кадровой службы с учетом существующих материальных и организационных возможностей. Выполнение данной задачи осуществляется в следующих направлениях:

- разработка рекомендаций по подбору и оценке менеджеров для работы в кадровой службе;

- разработка проектов организационно-распорядительных документов по вводу в действие системы управления персоналом;

- анализ функциональной структуры СУП и внесение в нее изменений и дополнений.

Выделение и сведение воедино частных подходов и методик по вопросам управления персоналом и определения его численности является одним из приоритетов в сфере управления кадрами. Изложенный подход к построению эффективной системы управления персоналом позволяет сформировать концепцию кадровой службы как организационно-функциональной единицы, отвечающей всем основным требованиям, предъявляемым к ней.

1.3 Задачи кадровой службы

До недавнего времени службы персонала многих предприятий относились к числу вспомогательных подразделений. Но за последние десятилетия ситуация в стране резко изменилась. Существуют три основных концепции отношения к персоналу компаний:

- персонал как основание для издержек предприятия;

- достояние организации;

- импульс к развитию компании.

Наибольших успехов добиваются те предприятия, руководители которых являются приверженцами третьей концепции. В связи с этим изменяется статус кадровой службы, функции которой расширились от сугубо учетных до управленческих. Качественное и количественное увеличение решаемых при этом задач влечет за собой необходимость скорректировать оргструктуры служб персонала.

Универсальной структуры HR-службы не существует. Тем не менее, она может включать в себя следующие отделы:

- оформления и статистики;

- управления рабочими кадрами;

- по работе со служащими и специалистами;

- централизованного табельного учета;

- подготовки и повышения квалификации специалистов и служащих;

- подготовки и повышения квалификации рабочих кадров.

На практике более распространен вариант структуры, состоящий из восьми секторов:

- найм рабочей силы;

- подготовка и продвижение персонала;

- мотивация и оплата труда;

- оценка кадров;

- трудовые отношения;

- стратегическое управление персоналом;

- охрана труда и техника безопасности;

- профориентация и адаптация.

Принципы построения организационной структуры кадровой службы и любого другого подразделения во многом схожи. Прежде чем определять их, необходимо очертить тот круг задач, которыми должен заниматься отдел: «Какие задачи решает ваша служба персонала»?

Руководители некоторых отечественных предприятий создают службы управления человеческими ресурсами по примеру западных компаний, делегируя им полномочия в решении комплекса вопросов (прием, увольнение, отбор, определение оплаты труда, нормирование и многое другое), по существу объединяя под одной крышей различные традиционные подразделения кадровой службы.