Добавлен: 25.06.2023
Просмотров: 189
Скачиваний: 3
Введение
Актуальность.
Бытует такое мнение, если имеется эффективность организации в коммуникативном плане, то и во всех остальных направлениях она будет результативна. Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением, что коммуникации - главное препятствие на пути достижения целей организации.
Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается в забвении факта, что коммуникация - это обмен.
В ходе обмена обе стороны играют активную роль: недостаточно лишь передать информацию - необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее.
Вне зависимости от того, к какому именно типу принадлежит та или иная организация, необходимым условием ее существования является координация совместной деятельности работников достижения поставленных целей. Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания передаваемой информации. Существуют различные виды сетей коммуникаций. Основные различия коммуникаций заключаются в их структурных и процессуальных характеристиках. Это требует хорошо отлаженной системы приема, передачи и переработки информации. Коммуникации между людьми осуществляются в форме общения как обмен сообщениями, в которых фиксируются знания, мысли, идеи, ценностные ориентации, эмоциональные состояния, программы деятельности сторон, осуществляющих взаимную коммуникацию. "Слишком много людей не может уразуметь, что подлинное общение - процесс двусторонний". Согласно исследованиям РФ руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решении, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля.
С целью проведения управленческих мероприятий, которые будут отличаться эффективностью, также имели результат деятельности, которая будет соответствовать всем ожиданиям, нужна своеобразная коммуникативная система, которая будет обеспечивать понятность, конкретность осознания передаваемой информации. Конфигурация сетей коммуникации зависит от требований, предъявляемых к реализации заданных функций, например, от качества, объема, скорости прохождения информации.
Цель: проследить специфику использования тренинга и других методов обучения в развитии коммуникативных качеств работников организации.
Для достижения цели нами определены следующие задачи:
- Проанализировать литературу по теме курсовой работы.
- Изучить и проанализировать понятия по исследуемому вопросу;
- Раскрыть технологии управления коммуникациями в организации.
Задача данной работы – определить правильное представление о коммуникативных свойствах личности, которые необходимы высококвалифицированному специалисту, и выявить особенности формирования, усовершенствования этих качеств.
Практическая значимость. Результаты изучения данной темы могут быть использованы при раскрытии технологий управления коммуникациями в организации.
Организационную структуру можно рассматривать как формальную сеть передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективности. Каждый тип организации может быть работоспособным в то случае, если в нем культивируются соответствующие именно формы реализации функций управления.
В целом можно выделить различные свойства наиболее распространенных видов сетей.
Теоретическая часть
I. Коммуникации в организации
Сущность и виды коммуникаций
Рассмотрим понятие коммуникации, которое рассматривается широко, но, тем не менее, применяется как в повседневной жизни так и среди конкретных специалистов. Так, транспортные коммуникации обеспечивают грузовые и пассажирские потоки всеми видами транспорта от одного пункта к другому.
Инженерные коммуникации образуют сложную подземную инфраструктуру города и микрорайонов, подводя к домам и предприятиям воду, тепло, электроэнергию, канализацию и др. Информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную и космическую связь пользователей.
Вместе с тем, общение людей также является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни важную роль.
М. Мескон выделяет такие характеристики внешней среды, как сложность, подвижность, неопределенность (Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф.
Основы менеджмента / Пер. с англ. – М., 1995. – С. 118).
Под сложностью внешней среды понимается вариативность факторов, на
которые организация обязана реагировать.
Подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи и руководители отмечают, что в современных условиях внешнее окружение организаций меняется с нарастающей скоростью, причем есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна.
Неопределенность внешней среды является функцией объема информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также
уверенностью в надежности этой информации. Иногда существует недостаток информации, либо присутствуют определённые неточности, то возникают сомнения источника её появления, таким образом среда становится более неопределенной, в отличие от того момента, когда есть соответствующая информация, а также имеется подтверждение помогающее считать ее обоснованной и надёжной.
Среда прямого воздействия. При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию следует учитывать характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности, которые описывают факторы как прямого, так и косвенного направления.
В современной литературе описываются различные типы организаций: системная, живая, развивающая, социальная, техническая, психологическая, экономическая, потребляющая ресурсы и преобразующая их в конечный продукт, многообразная по целям и методам, применяемым в достижении целей. Эти и многие другие определения могут использоваться по отдельности, в различных сочетаниях, с различной детализацией для определения типа современных организаций.
Вне зависимости от того, к какому именно типу принадлежит та или иная
организация, необходимым условием ее существования является координация
совместной деятельности работников для достижения поставленных целей.
Организационную структуру можно рассматривать как формальную сеть
передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективнос-
ти. Она определяет принципы разделения труда, структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий.
Выделяют три параметра, характеризующих особенности орга-низационных структур: степень формализации, сложность, степень централизации.
Г. Минцберг выделяет следующие способы координации деятельности организаций (см.: Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Пер. с англ. – СПб., 2001. – С. 21):
- взаимное согласование: способствует координации труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. Контроль над процессом труда осуществляется самими работниками;
- контроль может быть прямым: он помогает координировать и нести ответственность за чужую работу, даются конкретные задания для персонала, в дальнейшем осуществляется наблюдение за их выполнением, данные обязанности возлагаются на одного человека;
- имеется стандартизация рабочих процессов, которая включает конкретику (спецификацию), а возможно и программирование содержания труда;
- выпуск по стандарту: имеются в виду результаты труда (рассматриваются параметры изделия, а также нормы выработки).
Вертикальные коммуникации. Этот вид обмена информацией составляет
основную часть коммуникационного процесса у руководителя. Составляющие
вертикальных коммуникаций следующие: прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов; обеспечение вовлеченности подчиненных в решение задач; обсуждение проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствование и развитие способностей у подчиненных; сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещение подчиненных о грядущих изменениях; получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
Интерактивные (горизонтальные) коммуникации в организациях возникают, когда между собой общаются работники равные по положению.
Самым главным в межличностных коммуникациях является передача информации от одного лица к другому. В процессе межличностной комму-никации важное значение имеет обратная связь, поскольку она превращает коммуникационный процесс в двухсторонний. Исследователи выделяют следующие основные характеристики эффективной обратной связи:
- Намерение. Эффективная обратная связь не должна осуществляться в форме личных нападок, унижающих чувство достоинства или затрагивающих репутацию человека.
- Конкретность. Получатель должен обеспечиваться конкретной информацией.
Необходимо обратить внимание на известных учёных, которые проводили свою работу в научно-исследовательском центре Стэнфордского университета в США, они считают, что некоторые исследователи «в своих исследованиях не всегда учитывают довольно часто меняющиеся во временном аспекте имеющиеся процесса коммуникации» исходя из следующих причин:
- Не всегда, получается, располагать конкретными концепциями, а также имеющимися теоретическими основами, имеющими конкретную ориентацию на изучение коммуникации как процесса.
- Данные собираются для того, чтобы произвести построение рядов по времени, а это подразумевает большие затраты, только в том случае если учёный опирается на воспоминания обследуемых могут быть ислючения. Однако этот источник данных часто оказывается крайне неудовлетворительным.
- Можно осуществлять повторный сбор информации, но если отталкиваться от времени, то это может вызвать проблемные моменты, которые могут исходить от исследуемого, так как он может начать нервничать из-за повторной процедуры (конечно в этом случае можно осуществлять это ненавязчиво), исследование – это процесс коммуникации между исследователем и респондентом.
- Учёные, которые изучают коммуникации зачастую обязаны стараться иметь готовый результат довольно быстро, так как заказчики это требуют, фонды могут быть ограничены, возможно, что исследователь торопится, так как надо завершить диссертационное исследование, все эти факторы мешают проведению исследования в длительный промежуток времени.
К сожалению, за прошедшие двадцать лет в исследовании коммуникации не имеется новшеств.
Среди элементов цепи коммуникации – кодирование, передача сигнала, канал (передаточный механизм), приём и декодирование, обратная связь, помехи и барьеры.
Рассмотрим процесс кодирования, который занимается преобразованием полученного сигнала в какую-либо форму, это помогает получить подходящую сигналопередачу по конкретному коммуникационному каналу. Форма сигнала в виде набора символов выбирается в зависимости от специфики коммуникативной системы, включающей все отмеченные элементы коммуникации.
Канал является промежуточным механизмом от коммуникатора к реципиенту. Это и устное обращение, телефонная и интерактивная связь.
Одни процессы обмена информацией (коммуникативные процессы) специально организуются, а другие возникают стихийно. Общение становится оптимальным, если оно строится на стремлении к взаимопониманию и эффективному обмену информацией, эффективность организованных систем коммуникации зависит от структуры системы обмена информацией. Многие недостатки, связанные с инициированием, передачей и получением информации, могут быть существенно ослаблены при правильной организации работы коммуникативной системы.
«Поскольку коммуникация осуществляется в физическом пространстве, на нее можно смотреть и как на процесс обмена сигналами низкого уровня энергии (организации), в результате же образуется обмен сигналами высокого уровня энергии (организации)». В процессе коммуникации на разных этапах невербальные сигналы преобразуются в вербальные и наоборот.
Выбор схемы распространения информации осуществляет или инициатор, или специально созданные для этой цели службы. И в том, и в другом случае они вынуждены считаться с наличием каналов коммуникаций и возможностями реципиента принять и осознать адресованную ему информацию. Коммуникатор (тот, который передает информацию и организует работу коммуникационной системы) определяет, кому, какую часть информации и по какому каналу следует передать. При передаче информации конечному звену (как коммуникатору, так и реципиенту) часть информации может отсеиваться промежуточными звеньями, которым делегированы полномочия регулировать определенные потоки информации, передаваемой сверху вниз и снизу вверх.
Происходит фильтрация информации, но в это момент может произойти утеря информации, так как каждый воспринимает субъективно, представитель промежуточного звена пропускает через своё мировоззрение. Информация может теряться и искажаться в каналах коммуникации, организованных посредством технических средств (систем).