Файл: Организация управления предприятием (Теоретические аспекты системы управления современной организацией).pdf

3. Практика стажировок внутри компании и успешное внедрение программы по самообучению. При принятии сотрудника более квалифицированные и опытные сотрудники помогают получить опыт, знания и умения, касающиеся специфики именно ООО «ВАН-ТРЕЙД». Данный вид обучения применяется совместно с семинарами и тренингами, позволяющими не только получить новые знания, навыки, но и поддерживать их на современном уровне образования. Как показывает практика, по результативности такой вид обучения находится на уровне выше среднего.

Среди недостатков в ходе анализа системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД» можно перечислить следующие:

1. Высокая текучесть кадров. Эта проблема на предприятии остается одной из главных на протяжении нескольких лет. Планирование численности позволило бы установить оптимальную численность штата предприятия. При этом важным показателем является баланс рабочего времени к продолжительности рабочего дня и дней отдыха. Чтобы создать в ООО «ВАН-ТРЕЙД» систему эффективно использующую потенциал каждого работника и повысить его квалификацию необходимо пересмотреть и систему оплаты труда транспортного и складского отделов. В противном случае текучесть кадров с каждым годом будет только увеличиваться.

При хороших показателях работы торгового отдела, что выражается в расширении клиентской базы и расширении сбываемой продукции, остается большая текучесть среди водителей-экспедиторов и грузчиков, что приводит к срывам по срокам поставок. На предприятии нет четко отлаженной системы мотивации персонала. Имеет место лишь внешняя мотивация, выраженная через дополнительные выплаты (премии) к основной заработной плате, т. е. если выполнено основное задание сверх нормы, то работники получают премии. Это в свою очередь показывает низкий уровень мотивации в ООО "ВАН-ТРЕЙД", что может привести к ситуации, когда работник не заинтересован в выполнении порученных ему заданий, следовательно, и к снижению производительности труда.

2. В "ВАН-ТРЕЙД" практически не ведется работа по оценке результатов деятельности отдельно взятого сотрудника. На сегодняшний день, в компании нет дифференцированной системы учета, основанной на показателях его работы (деятельности) индивидуальных результатов работы сотрудников на основе ключевых показателей его деятельности. Выполненный план работы и отчет считаются результатом деятельности.

Выводы о результатах работы персонала делаются на основе личных оценок руководителей. Результатом деятельности считается выполненный план работы и отчет. Оценка деятельности сотрудников на основе отчетной документации, а также оценок его непосредственного руководителя не позволяет составить полное представление о реальной деятельности и нагрузке работника компании. Нет возможности понять то, каким образом работа и соответствующая нагрузка распределяется между сотрудниками одного отдела. Подобная система оценки не позволяет сделать вывод об интенсивности работы каждого сотрудника, а также не содержит информацию о систематических переработках. На основании данных результатов нельзя судить о том, какой вклад вносит каждый работник в деятельность компании в целом. Так как для такой системы оценки характерен высокий процент субъективизма.

Оценка деятельности на основе существующей отчетной документации не позволяет разделить участников производственного процесса на тех, кто добросовестно относится к выполнению своих должностных обязанностей и тех, кто не полностью использует свой трудовой потенциал. В целом, на основе существующей системы оценки деятельности сотрудников, а также системы оценки работы отделов, затруднено построение эффективных и более гибких систем материального и нематериального стимулирования работников ООО "ВАН-ТРЕЙД".

3.Отсутствие четко прописанных целей и миссии компании. Руководители не вполне осознают стоящие перед ними цели и задачи. Кроме того, сотрудники не понимают, какими документами должны руководствоваться в своей деятельности помимо должностной инструкции. Проблемой же руководителей высшего звена в свою очередь стала неспособность принимать решения по ротации персонала, в чем существует острая необходимость.

4.Отсутствие мероприятий по формированию, развитию и поддержанию внутрифирменной культуры, направленной на дополнительное стимулирование персонала для работы в данном коллективе ООО «ВАН-ТРЕЙД». Культура складывается стихийно, в основном опирается на традиции организации. Целенаправленное развитие и формирование корпоративной культуры может являться одним из важнейших ресурсов для повышения уровня лояльности сотрудников к организации, а также дополнительным источником стимулирования их деятельности.

Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

3.1 Информационное обеспечение управления в современной организации

Деятельность любой организации можно представить как совокупность выработанных в повседневной практике деловых процессов, в которые вовлечены информационные, финансовые, кадровые, материальные и прочие виды ресурсов. От деловых процессов зависит порядок взаимодействия отдельных сотрудников с целыми отделами, включая принципы построения информационных систем.

Универсальность и эффективность характерны для созданной таким образом системы. Объединенный такой комплекс может создаваться на базе разрозненных автоматизированных рабочих мест, с использованием уже имеющегося прикладного и системного программного обеспечения.

Внедрение подобного рода направленности информационной системы на ООО «ВАН-ТРЕЙД» позволит координировать работу всех подразделений организации: торгового, производственного, транспортного и административно-хозяйственного. Так как успешное функционирование предприятия в целом зависит от степени слаженности работы этих отделов. На данный момент каждый отдел осуществляет свою работу через разные программные обеспечения. Торговый отдел работает по программе «1С: Торговля и склад», бухгалтерия - «1С: Зарплата и кадры», менеджер по персоналу – «1С: Управление персоналом», а транспортный отдел осуществляет повседневную свою деятельность через таблицы в «Exel». Для координации работы необходимо постоянно созваниваться со специалистами других отделов.

Информационная система “Галактика” изначально была создана как интегрированная управленческая система, поддерживающая автоматизацию задач планирования финансово - хозяйственной деятельности, учета и контроля результатов выполнения планов и конечно анализа итогов хозяйствования. Все элементы цикла управления людскими, материальными, финансовыми ресурсами реализуются комплексно, в едином информационном пространстве, с соответствующей прикладной функциональностью апробированной в условиях реальных бизнес-процессов.

Сегодня система постоянно расширяется и развивается путем наращивания функциональности, ее архитектура совершенствуется в сторону большей открытости, улучшается эргономика, отслеживаются изменения в законодательстве, предоставляются дополнительные средства информационного обмена с другими программными решениями.

Сотни предприятий на сегодняшний день попробовали эту систему и продолжают интенсивно развиваться с ее помощью. Рассмотрим следующие характерные особенности система “Галактика”:

1) широкий набор параметров настройки специфических особенностей хозяйственной, финансовой и производственной деятельности предприятия;

2) охват всего типового спектра экономических функций;

3) разграничение оперативного и бухгалтерского учета при полной их интеграции на уровне базы данных;

4) адаптированность по отношению к профилю деятельности предприятия любой формы собственности;

5) единый пользовательский интерфейс;

6) поддержка сети и распределенной базы данных для обмена информацией между подразделениями, филиалами, офисами.

С точки зрения решаемых задач систему “Галактика” можно условно разделить на несколько функциональных контуров, состоящих в свою очередь из нескольких модулей. Такая система построения предполагает использование изолированно отдельных ее составляющих компонентов, так и их произвольных комбинации в зависимости от потребностей заказчика.

Контур бухгалтерского учета представляет собой функционально полную систему ведения бухгалтерского учета на предприятиях любой формы собственности и видов деятельности. Единое информационное пространство системы обеспечит автоматическое отражение в бухгалтерском блоке всех хозяйственных операций. Механизм типовых хозяйственных операций является универсальным средством формирования проводок.

Контур управления персоналом предназначен для автоматизированного учета кадров и выполнения вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала предприятий.

Контур администрирования представляет собой набор сервисных средств для квалифицированного пользователя и программиста, обеспечивающих администрирование всей базы данных, обмен документами с внешними информационными системами, корпоративный обмен данными, а также проектирование пользовательского интерфейса и отчетов.

Контур логистики охватывает самые разнообразные задачи, связанные с компанией и управлением коммерческой и производственной деятельностями организации.

Контур управления финансами обеспечивает решение задач финансового менеджмента, предоставляющим набор средств для управления бюджетом и ведения платежного календаря, финансового анализа.

Контур управления производством служит автоматизированием технической подготовки производства, технико-экономического планирования на предприятиях различных отраслей промышленности, таких как машиностроение и приборостроение; пищевая, горнорудная промышленность, легкая, химическая, черная и цветная металлургия.

Контур управления взаимоотношениями с клиентами направлен прежде всего на сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно контактируют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с ними, продаж, сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание.

Контур специализированных решений реализует учет сырья, переданного для переработки другой организации, а также полученной от этой организации готовой продукции; кроме того включает решение для автотранспортных предприятия, предприятий розничной торговли, организаций, где необходимо вести учет специальной и форменной одежды.

Вторым перспективным направлением на сегодняшний день развития информационного обеспечения решений корпорации является внедрение Интернет - приложений, которые должны создать единое информационное пространство для предприятия заказчика и его контрагентов, с возможностью автоматизации всех функций материально-технического снабжения и увязки в единой цепочке звеньев внутрикорпоративных бизнес-процессов: сбыта, учета материальных ценностей бухгалтерии и финансов, снабжения, планирования и анализа. В интегрированном Интернет-решении каждое рабочее место оказывается подключенным, во-первых, к внутренней зоне, в которой решаются локальные задачи управления ресурсами, во-вторых, к внешней – торговой площадке, через которую осуществляется связь и взаимодействие с партнерами и контрагентами. При этом клиент не почувствует разницы между работой в локальной сети и через Интернет [14].

Еще один распространенный вид – это информационная система Scala, представляющая собой современный инструмент управления различными областями деятельности предприятия, используемый более чем в 100 странах уже в течение многих лет.

Комплексный набор модулей Scala охватывает такие аспекты бизнеса, как управление производством, финансы, сервисное обслуживание, материально-техническое снабжение, ведение проектов и управление персоналом.

Функциональным ядром системы Scala служит модуль “Главная книга”, в которой описывается структура компании или холдинга. Используя гибкую десятимерную структуру финансового и бухгалтерского учета, становится возможным установить любую схему группировки и кодирования счетов. Для уменьшения объема повседневной рутинной деятельности финансовых работников и бухгалтерии “Главная книга” выполняет автоматическое распределение, делает накопление, полный запрос и формирует готовые на подпись отчеты.

Модули “Книга продаж” и “Книга закупок” позволяют управлять направлением движения денежных средств и ликвидных активов, а также вести подробную базу взаимозачетов с дебиторами и кредиторами. При этом суммы в местной валюте и любой другой по выбору учитываются параллельно, с их дальнейшей переоценкой согласно избранной учетной политике. С целью упрощения повторяющихся рутинных операций в системе предусмотрена возможность использовать алгоритмы работы автоматических систем платежей, что позволяет упростить процедуру оплаты и выставления счетов.

Таким образом, внедрение информационного обеспечения управлением позволяет скоординировать работу всех отделов организации, а использование различного рода интернет – приложений позволит создать единое информационное пространство для предприятия заказчика и его контрагентов, с возможностью автоматизации всех функций материально-технического снабжения и увязки в единой цепочке звеньев внутрикорпоративных бизнес-процессов: бухгалтерии и финансов, учета материальных ценностей, снабжения, сбыта, планирования и анализа.