Файл: Определение объема необходимой и достаточной информации при принятии решения.pdf

Для обеспечения требуемого качества управления информация должна обладать следующими характеристиками:

1. Полнота и качество
2. Ценность и полезность
3. Актуальность в зависимости от ее возраста
4. Плотность
5. Оперативность и доступность
6. Частота использования определенных видов
7. Надежность
8. Правовая корректность.

Чтобы достичь требуемые значения указанных характеристик необходимы:

• Упорядочение системы делопроизводства о всем функциям управления в соответствии с современными моделями организации и комплексирования документов делопроизводства;
• Повышение удельного веса аналитической и творческой работы в аппарате управления, в том числе за счет высвобождения времени высококвалифицированных работников при использовании средств вычислительной техники;
• Сокращение трудозатрат на информационную работу, ускорение переходных процессов и повышения качества управленческих решений;
• Разработка и внедрение методических документов, содержащих описание технологии и организации работы должностных лиц с рациональным уровнем агрегировании информации по ее предназначению и конечным результатам;
• Совершенствование системы контроля за исполнением планово-управленческой документации;
• Повышение качества технадзора;
• Организация автоматизированных рабочих мест и повышение обеспеченности техническими средствами (в первую очередь персональным компьютером и локальными вычислительными сетями) для решения трудоемких расчетных задач.

Существуют три критерия, по которым дается оценка качества информации: по снижению состояния неопределенности, по достижению цели и по приращению тезауруса.

Информация принимается, как мера уменьшения неопределенности после полученного сообщения и является статистической теорией информации. Получается, что получаемые сообщения равняются дополнительному знанию, которое способно изменить ранее сознанную картину. Из этого следует, что чем менее вероятна априорная информация о сути полученного сообщения, тем большие изменения она вызовет. Стоит уточнить то, что передаваемая информация (сообщение) должна быть прислана в виде кода, который понимается принимающейся стороной. Чтобы правильно понять и разъяснить информацию, даже с некоторыми искажениями на накале связи, необходимо знать код.

Для систем, у которых главной целью является ценность информации, можно отразить через приращение вероятности достижения цели. В экономических системах, прагматическая ценность очень высока: для того чтобы увеличить продуктивность экономической системы в Х раз нужно расширить пропускную способность каналов и объем разрабатываемых, передаваемых и обрабатываемых сообщений приблизительно в Х+Х раз.

Сообщение есть одна из форм передачи знаний – упорядоченное отражение объектов и процессов в понятие, суждение и образов понятий. Чтобы правильно воспринять и должным образом усвоить сообщение, необходимо обладать определенным запасом знаний, которые в системе представляются в виде тезауруса – совокупность словаря понятий и терминов с перечислением смысловых связей между ними. Полученное сообщение сопоставляется с тезаурусным, после чего:

a) При полном несовпадении – не понимается;

b) При полном совпадении – ничего к нему не добавляется и не рассматривается как информативное;

c) При частичном совпадении – обогащает тезаурус, добавляя новые понятия и связи.

Следовательно, под ценностью информации понимается мера расширения, развития тезауруса воспринимаемой стороной при приеме и интерпретации сообщения.

Нацелено выделяя из общего потока актуальную, полезную информацию, содействующую принятию решений и достижению поставленных целей, посредством когнитивного (смыслового) фильтра специалиста, который досконально оценивает информацию. Руководитель же в свою очередь устанавливает границы возможностей по реализации своей предпринимательской деятельности.

На сегодняшний день в дополнение к высокой производительности машин, электронные знания распространяются по миру, обеспечивая высококачественную гибкость, программную перестраиваемость производства, возможность результативно изготовить малые серии продукта или же оперативного выполнения сложных индивидуальных заказов.

Базы данных

На предприятии в электронном виде (в компьютерах) накапливается и сохраняется информация о задачах и проектах выполняемых предприятием; о разработках (деталях, узлах, блоков) которые будут задействованы в том или ином проекте; о складах, где размещены разработки; о поставщиках; об отделах и служащих, которые являются исполнителями проектов; о бухгалтерских учетах. То есть целая база данных, которая незаменима ни на одном предприятии. База данных – это совокупность файлов, документов, показателей, данных, упорядоченных по определенным признакам, имеющим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, а также обеспечивающих их независимость от прикладных программ.^[18]

В такие базы данных зачастую записывают любые информационные скопления, аналогом таких баз данных можно считать электронные библиотеки. В базах данных может быть представлена не только экономическая, но и правовая, научная, техническая и другая информация.

Такие электронные библиотеки поставляют совершенно новые информационные возможности: можно выбирать факты или фрагменты нужного текста. В машине одним словом нет «полок» поэтому возможно прямо заглянуть внутрь необходимой книги или вывести на экран дисплея ( монитора) только ту часть, которая интересна пользователю.

Экспертные системы

Экспертные системы является важным шагом в развитии информационных систем построения. Экспертная система должна задавать вопросы пользователю, производить оценку ситуации и получать решения, представляемое в каком-либо виде пользователю. Кроме того, от экспертной системы могут потребоваться демонстрация способа, которым получено решение, и его обоснование.

Значение экспертной системы в том, что она моделирует мыслительный процесс человека-эксперта, который является специалистом по решению определенного типа проблем. С помощью экспертных систем решаются задачи, относящиеся к классу формализованных, слабоструктурированных задач. Алгоритмов решения таких задач практически не существует в силу своей неполноты, неточности, обтекаемости рассматриваемой ситуации и знаний о них, или же такого радо решения невыполнимы на практике в силу трудности или экстремальности допускающихся алгоритмов.

Разница между информационно-поисковой и экспертной системой заключена в том, что информационно-поисковая система ищет информацию по заданной теме в самой себе, а экспертная система осуществляет логическую переработку информации с целью того, чтобы получить новую информацию, которая до этого в ней не имелась. При этом на основе базы знаний машины автоматически определяют не только факты, как в базе данных, но генерируются новые знания путем логического вывода. Экспертные системы способны в сложных ситуациях дать квалифицированную консультацию (совет, подсказку, ориентацию), помогающую предпринимателю или специалисту принять обоснованное решение.

Стоит учитывать то, что экспертная система может быть создана для какого-то конкретного пользователя, и при ее создании всегда будут учитываться специфические требования заказчика, его вкус или стремления. К таким системам можно отнести различные автоматизированные рабочие места.

Структурно-экспертные системы содержат так же и подсистемы логического вывода, базы знаний и интеллектуальных интерфейс – программы «общения» с машиной. Базы знаний – это эмпирический свод правил истинности высказываний по данной теме (проблеме); базы эмпирических данных и описания проблем, а также вариантов их решений.

3.2 Влияние информации на эффективность принятия управленческих решений

В настоящее время деятельность любого предприятия делится на две стороны – внутреннюю и внешнюю. Из этого следует, что руководители принимают решения, которые затрагивают обе стороны.

Внутренняя сторона – это все то, что находится внутри самого предприятия и это определяет, насколько результативно налажена работа в нем. В общих чертах сюда можно отнести: структуру предприятия, имеющиеся бизнес-процессы и так же операции, проводящиеся в предприятии и применяемые ресурсы в ходе работы.

Внешняя сторона – это связь и взаимодействие с внешними для предприятия факторами, которые напрямую влияют на деятельность компании.

Внешние факторы обуславливаются действием законодательства, местом, где расположено предприятие, и тонкостями покупательского поведения, отношением к предполагаемому товару. Покупатели определяют для себя как важно для них это предприятие, производимые им товары и услуги, иными словами оценивают внешнюю сторону деятельности предприятия. Поэтому чтобы понравится покупателям и завладеть их вниманием, нужно создать неповторимый имидж, который будет составлен как из товаров, которые будет представлены в ассортименте, так и по внешнему виду организации.

Внутренняя и внешняя сторона деятельности направлены на одну и туже цель, поэтому они прочно связаны между собой. Их целью является повышением эффективности работы предприятия, а именно увеличение всех объемов реализации товара и к повышению коэффициента прибыли, которую непосредственно приносит продаваемая продукция. Объем поставки товара на определенный рынок всегда зависит от внешних условий, которые предприятию изменить не под силу. Но и в практике бывают такие случаи, когда изменить эти условия все же получается.

Объем продажи товара зависит от реакции рынка на предлагаемую продукцию. Поэтому чтобы продать максимальный объем товара, предприятию нужно учесть условия, которые будут влиять на спрос. При этом важным фактором для предприятия будет не только рынок сбыта, но и покупатель, через которого непосредственно и будет происходить реализация товара. Именно перечень свойств, которыми должен обладать тот или иной товар, для того чтобы привлечь внимание некого круга покупателей или же большой аудитории, и является основой маркетинговой деятельности предприятия.

Прибыль, которую получает компания, напрямую зависит от результативности работы предприятия. В таком случае компанию можно рассматривать с точки зрения технологических процессов и бизнес-процессов, то есть взаимодействующих и логически связанных между собой действий. При этом нужно использовать ресурсы компании для создания полезного товара, который будет необходим для внутреннего или внешнего потребителя (покупателя).

Оттого насколько хорошо были организованы и налажены бизнес-процессы, напрямую зависит какую первоначальную стоимость будет отпускать компания предлагаемой рынку продукции. Рынку необходимо предлагать хороший товар, но если его отпускная цена будет превышать средний уровень рыночных цен, то предприятие не сможет реализовать себя, потому что не вынесет конкуренции, которая может предлагать и не качественный товар, но по ценам рынка. Ввиду отсутствия реализации предприятие понесет убытки и может даже разориться. Поэтому единственное верное решение - это путь построения рационального и эффективного бизнес-плана, который выдержит натиски конкуренции.

Основное правило принятия решений и во внутренней и во внешней сфере – это наличие достоверной информации, которая впоследствии будет подвержена коррективному анализу. Одной из функций маркетинга является анализ и сбор информации для внешней сферы. Сбор информации осуществляется на основе управленческого учета, который обеспечивает руководство данными. На основе полученных данных проводится исследование текущего положения предприятия и происходит принятие управленческих решений. Если на предприятии имеется система управленческой отчетности, то руководители рационально получают нужные данные. Поэтому такой шаг, как построение системы, является первым из цепочки шагов, которые в последствии улучшит работу компании.

Рассмотрим внешнюю сторону деятельности организации - маркетинг. Маркетинг делится на две части: стратегический и оперативный маркетинг. Стратегический маркетинг - это анализ потребностей организаций и физических лиц. Он включает в себя исследование преимуществ конкурентов, привлекательности и актуальности продукции и стратегическую позицию предприятия на рынке. Стратегический маркетинг – это сложный перечень вопросов, которые требуют детального рассмотрения, но при этом такой вид маркетинга занимает большое значение в компании.

Оперативный маркетинг – это активное коммерческое движение, процесс реализации запланированного объема продаж при использовании тактических средств напрямую связанных с товаром, сбыту, цене и коммуникациям.