Файл: Бюджетирование проекта.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной конкуренции особенно важным становится вопрос организации упреждающих мероприятий, позволяющих оптимизировать экономические результаты принимаемых управленческих решений. Бюджетирование присутствует в любой эффективной системе управления предприятием и является ключевым элементом эффективной системы информационного обеспечения современного хозяйствующего субъекта, позволяющим координировать деятельность на всех этапах развития. Бюджетирование неразрывно связано с понятием менеджмента как совокупности принципов, форм, методов, приемов и средств управления, определяющих стратегические и тактические задачи, поставленные менеджерами организации, это важнейший источник информации для управленческого учета, активно используемый административно–управленческим аппаратом для принятия управленческих решений, контроля и регулирования.

Финансовый менеджмент и управленческий учет включает в себя бюджетирование как управленческий инструмент распределения (планирования) ресурсов, охарактеризованных в денежных и натуральных показателях для достижения стратегических целей бизнеса. Основная сложность – необходимость прогнозирования в ситуации неопределенности внешнего окружения. Поэтому выбранная тема курсовой работы является актуальной.

Объектом исследования является полиграфическое предприятие ООО «Квартет».

Предмет исследования – система планирования и бюджетирования на этом предприятии.

Цель работы – разработка системы бюджетов проекта ООО «Квартет».

Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи:

1. Изучить теоретические аспекты бюджетирования;
2. Проанализировать финансовое состояние;
3. Рассмотреть внедрение на предприятии системы бюджетирования.

Структура работы состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

Теоретической и методологической базой данной работы послужили труды российских и зарубежных авторов в области управления проектами, материалы периодических изданий и сети Интернет.

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ СИСТЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

1.1 Основные теоретические аспекты бюджетирования

Бюджетирование как часть управленческого учета представляет особый непрерывный процесс, поскольку непрерывна и хозяйственная деятельность организации, данное утверждение основано на одном из принципов бухгалтерского учета. Прежде всего, требуют научного осмысления экономическая сущность и содержание бюджета и бюджетирования с общеметодологических позиций, принципы организации бюджетного планирования, формы бюджетирования, присущие современным организациям.

В определении «бюджетирование» как экономической категории выражается его экономическая сущность. Многими отечественными и зарубежными авторами были даны определения понятию «бюджетирование». Так согласно одному из определений «под бюджетированием в бухгалтерском управленческом учете понимается процесс планирования» [3]. Со слов данного автора планирование представляет собой особый тип процесса принятия управленческих решений, и этот процесс неразрывно связан с процессом контроля. Отсюда следует, что бюджетирование включает в себя процессы планирования, принятия управленческих решений и контроля исполнения бюджетов.

Согласно [9] понятие бюджетирование определяется как метод управления: «Бюджетирование – метод управления деятельностью предприятия и его подразделениями» Обоснованием является то, что внедрение бюджетирования требует существенной перестройки системы управления, происходит определенная децентрализация управления, более широкое привлечение к процессу планирования менеджеров различных уровней управления, а также рядовых сотрудников, изменяется система мотивации и материального стимулирования, усиливается внимание к финансовой стороне предпринимаемых управленческих решений. Однако такое понимание бюджетирования слишком объемное, так как оно совмещает понятие бюджетирования с определением планирования.

В тоже время «бюджетирование представляет собой систему, которая предусматривает разработку долгосрочных и краткосрочных планов (бюджетов) с подготовкой программ деятельности организации на перспективу» [3].

Кроме того, «бюджетирование – это, с одной стороны, процесс составления финансовых планов и смет и последующий контроль за их исполнением, а с другой – управленческая технология составления, анализа, корректировки, контроля и оценки исполнения финансовых планов, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений» [6].

При этом бюджетирование является основой «планирования и принятия управленческих решений в организации, оценки всех аспектов ее финансовой состоятельности, укрепления финансовой дисциплины и подчинения интересов отдельных структурных подразделений интересам организации в целом», что достигается за счет функций управления.

Кроме того, бюджетирование можно рассматривать как «процесс составления бюджета в рамках формального процесса планирования» [8]. Данное определение представляет собой процесс на первом этапе, которого осуществляется процесс формализованного планирования на основании, которого осуществляется разработка бюджета. Текущий контроль исполнения бюджета, анализ причин отклонений и регулирования деятельности с целью достижения бюджетных показателей в определении не затрагивается.

Также бюджетирование «является составной частью одной из основных функций управления – планирования, поэтому присутствует в любой эффективной системе управления организацией и служит для конкретизации целей планирования».

Таким образом, бюджетирования является тем инструментом, с помощью которого руководители осуществляют работу по составлению, корректировке, контролю и оценке исполнения производственно-финансовых планов, является основой всех технологий внутрихозяйственного управления [5].

Акцентируя внимание на оперативной составляющей управления, необходимо помнить, что она «должна строиться в контексте миссии и с учетом стратегических целей предприятия», а также считают, что бюджетирование является важным моментом для «контроля за рациональным и оптимальным использованием ресурсов». При этом роль бюджетного процесса заключается в предвидении «проблемы в деятельности предприятия до того, как они возникнут, исключить вероятность поспешных решений, имеющих сиюминутную целесообразность» [16].

Бюджетирование можно рассматривать как интегрированную систему, обобщающую данные планирования, учета, анализа и контроля деятельности организации, в том числе структурных подразделений. Часто считают, что бюджетирование является «интегрированной системой, обобщающей данные планирования, учета и контроля не только доходов и расходов, но и формирующих их процессов и величин». Нельзя не согласиться с тем, что бюджетирование в общем виде можно представить как информационную систему внутреннего, корпоративного управления с помощью определенных финансовых инструментов, называемых бюджетами. При этом «нельзя ограничивать бюджет планом доходов и расходов, а бюджетирование только планированием. Эта часть общей системы экономической работы на предприятии. Планирование без контроля исполнения планов теряет смысл, учет, не используемый для оценки и контроля деятельности бесцелен, а контроль без данных плана и учета невозможен».

Таким образом, процесс бюджетирования следует рассматривать как технологию составления согласованного структурными подразделениями плана развития предприятия, основанного на прогнозах изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на деятельность предприятия, расчетах финансовых и нефинансовых показателей деятельности, а также механизмах оперативного учета и контроля, которые позволяют установить отклонения и обеспечивают руководителей своевременной информацией, помогающей в решении возникающих проблем. Она представляет исследуемую категорию комплексной процедурой, которая увязывает «различные аспекты деятельности предприятия, соизмеряя имеющиеся ресурсы, необходимые для выполнения установленных программ, координируя отдельные бизнес-процессы таким образом, чтобы все структурные подразделения предприятия согласованно работали для достижения стратегических целей».

1.2 Критерии целесообразности применения метода бюджетирования

Бюджетное управление, с одной стороны, — это процесс составления и исполнения бюджетов, а с другой — управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений.

Бюджетирование позволяет управлять финансами как отдельного бизнеса, так и предприятия в целом. Ведется бюджетирование в формате бюджетов по центрам финансовой ответст венности (ЦФО).

Бюджет — это финансовый план, охватывающий все стороны деятельности предприятия, позволяющий сопоставлять все понесенные затраты и полученные результаты в финансовых терминах на предстоящий период. Как процесс составления финансовых планов и смет бюджетирование применимо к множеству объектов: компании и предприятию в целом, отдельному структурному подразделению (бюджет отдела, цеха, участка и т. д.), программе работ и функции управления (бюджет коммерческих расходов, бюджет продаж и т. п.), отдельному контракту или проекту, специально выделенным центрам ответственности.

Очевидно, что для построения эффективной системы бюджетного управления требуется:

• совершенная учетная система и эффективный электронный документооборот;
• современная корпоративная информационная система, объединяющая в режиме on-line все подразделения компании;
• соответствующая квалификация и мотивация менеджеров и рядовых исполнителей;
• значительный временной и финансовый ресурс для внедрения и получения первых зримых эффектов.

В силу этих существенных ограничений большинство компаний не идут на внедрение бюджетирования, в других в целом сложный и комплексный процесс ограничивается подготовкой нескольких бюджетов. Попытаемся уточнить, какие же потенциальные эффекты позволяет получить бюджетирование.

Для понимания сущности вопроса следует уточнить, что все бюджеты взаимосвязаны и представляют собой единую систему. Следовательно, изменение показателя в одном из бюджетов (например, прирост продаж сверх плана) дает цепочку следствий на другие бюджеты, в частности, бюджеты запасов, закупок сырья, заработной платы и т. д. И далее, руководитель видит, как изменится потребность в финансировании дополнительных затрат, как требуется изменить заявки поставщикам, какой требуется дополнительный транспорт и т. д. При этом такая информация поступает своевременно в тот момент, когда она необходима для принятия соответствующих решений. Без наличия бюджетов подразделения компании работают во многом автономно, эффективность взаимодействий между ними зависит в большей степени от личных контактов между, например, начальником отдела продаж, начальником производства, технологом, ПЭО и бухгалтерией. Например, если менеджер по продажам своевременно не информирует производство о появлении дополнительных заказов, возникают дополнительные сложности с включением заказа в производственную программу. Это с высокой вероятностью приведет к задержкам в изготовлении и срыву сроков, согласованных с новым заказчиком (как правило, менеджер по продажам при согласовании сроков руководствуется средними сроками производства в предшествующих периодах). Как следствие, возможная потеря клиента.

Бюджет выполняет ряд важных функций:

1. планирование — это самый детализированный вид плана, уточняющий прочие стратегические и текущие планы компании (производства, маркетинга, социальные и др.);
2. в процессе разработки и выполнения бюджетов осуществляется координация отдельных работ, взаимодействие между подразделениями, обеспечивая достижение текущих и стратегических целей компании;
3. бюджетирование — мощный инструмент стимулирования руководителей, т. к. они абсолютно точно понимают, какого результата ждут от них другие центры и руководство предприятия. Особенно ярко эта функция проявляется, если в процесс формирования плановых заданий вовлечены сами руководители;
4. обучение — процесс бюджетирования способствует тому, чтобы руководители детально разобрались в деятельности своих подразделений и предприятия в целом;
5. бюджетное задание — основа финансового контроля, бюджет — стандарт, с которым сравнивают фактические результаты. Степень достижения бюджетного задания — основа оценки деятельности центра ответственности и отдельного сотрудника.