Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда (Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов).pdf

Введение

Актуальность автоматизации учёта движения библиотечного фонда заключается в том, чтобы, снизить материальные затраты, время обработки документации, а также, снизить возможность появления ошибки в документации.

Автоматизация библиотеки – сложный процесс. Она влияет на все сферы жизнедеятельности библиотеки, поэтому должна проводиться очень осторожно. Это не только вопрос установки системы обработки данных, это также и вопрос развития и адаптации организации и рабочего процесса в целях максимального использования преимуществ, предоставляемых информационными системами. Автоматизация библиотеки должна проводиться постепенно, и применение информационных технологий для организации межбиблиотечного сотрудничества должно быть спланировано и определено с самого начала [1].

Первым шагом любого процесса автоматизации обычно является ретро конверсия библиотечного каталога. База данных, содержащая каталог является ядром любой автоматизированной библиотечной системы. Когда вопрос с каталогом решен, появится возможность внедрить ИТ-поддержку для большинства процессов, имеющих место в библиотеке. Обычно первыми автоматизируются: управление книговыдачей, каталогизация, получение новой литературы и управление периодическими изданиями. Важным аспектом автоматизации библиотеки будет обеспечение прямого доступа к каталогу библиотеки для читателей (OPAC). Также необходимо будет создать инфраструктуру под процесс автоматизации. Должны быть установлены рабочие станции и сеть. Важно иметь большую пропускную способность сетевого канала, так как новые системы и технологии потребуют передачи большего объема данных с большей скоростью.

Объектом исследования является деятельность библиотеки по учёту движения библиотечного фонда.

Предметом исследования является проектирование улучшения выбранных бизнес-процессов учёта библиотечного фонда.

Цель – проанализировать и спроектировать улучшенный бизнес-процесс учёта движения библиотечного фонда.

Задачи исследования:

• проанализировать предметную область;
• выбрать средства проектирования;
• разработать модель существующего бизнес-процесса;
• предложить меры по улучшению бизнес-процесса;
• составить модель улучшенного бизнес-процесса.

Анализ предметной области

---

Описание предметной области. Постановка задачи

Библиотека является сложнейшим, по своей структуре, социальным институтов, но и сложнейшей системой. Система, как следует из определения, состоит из множества элементов, которые взаимодействуют и составляют единое целое. Библиотечный фонд и его комплектование – это составляющие такой системы как библиотека. В свою очередь и фонд, и его комплектование – это тоже системы, которые состоят из подсистем их составляющих. Для того, чтобы понять, как взаимодействуют и существуют эти две самостоятельные системы, требуется рассмотреть их отдельно друг от друга.

В обществе существуют различные потоки информации, которые образуют огромное количество зафиксированной информации, на каком-либо физическом или электронном носителе. Всё это образуется в огромные массивы документов, профессионалы называют эти массивы документным ресурсом. И только если документный ресурс становится организованным, упорядоченным его можно назвать документным фондом.

Среди различных видов документных фондов (архивы организаций, государственный архив, книготорговля), библиотечные фонды имеют свое принципиальное отличие и назначение. В библиотечном фонде книга рассматривается как источник знания, в каком бы виде она не была представлена. Библиотечный фонд может включать в себя различные документы, но эти документы предназначены не только для хранения, но и для постоянного использования. Редко используемый или не используемый вовсе документ можно передать в архив. Библиотека с самыми ценными документами в которую не ходят читатели превращается в архив.

Современная библиотека является сложным механизмом, с внутренними и внешними связями, имеющий в своём составе различные элементы, составляющие в совокупности комплекс мероприятий, материально-технических, информационных и людских ресурсов, компактно собранных в одном месте для решения проблемы своевременного и качественного обеспечения пользователей необходимой им информацией.

Внедрение автоматизированных систем в библиотеки - основное условие повышения производительности и качества труда библиотечных работников, единственная эффективная возможность оперативно обеспечивать пользователя необходимыми ему данными на различных расстояниях и носителях информации.

---

Использование средств вычислительной техники в библиотеках позволяет существенно сократить время обслуживания пользователей, значительно повысить уровень их обслуживания, преобразует и видоизменяет отдельные технологические процессы, а порой – все основные традиционно используемые технологии.

Автоматизация, способствуя ликвидации многих рутинных операций, повышая комфортность и одновременно эффективность работы библиотечных работников, предоставляя пользователям новые, ранее неведомые, возможности работы с информацией, создаёт и новые проблемы, решение которых может быть осуществлено лишь на базе использования общенаучных методов и широкого использования НИТ.

Таким образом, библиотека является системой, ориентированной на потребителей (пользователей) информации. Она содержит обслуживающий её, в том числе библиотечный, персонал, и, конечно же, собственно информацию, размещённую в фондах и хранящуюся как в конкретной библиотеке, так и вне её в различных, в том числе электронных, источниках информации. При этом библиотечное обслуживание может быть представлено как поисковая система, использующая соответствующие технические средства.

Автоматизация в библиотеке связана как с потребностью поручить выполнение ручных рутинных операций техническим средствам и тем самым высвободить время работников библиотеки и её пользователей для интеллектуального и высокопроизводительного труда, отдыха и другое, так и с необходимостью оперативно обеспечивать её пользователей релевантными и пертинентными данными.

Под «автоматизацией библиотек» понимается комплекс мероприятий по разработке (внедрению) в её работу интегрированной АБИС определённого масштаба и назначения, что определяется самой библиотекой или их корпоративным объединением.

Автоматизация деятельности библиотекаря связана с потребностью поручить выполнение ручных рутинных операций техническим средствам и тем самым высвободить время работников библиотеки и еѐ пользователей для интеллектуального и высокопроизводительного труда, отдыха и другое.

Кроме того, автоматизация библиотеки, связанная с необходимостью оперативно обеспечивать её пользователей релевантными и пертинентными данными.

Под автоматизацией также следует понимать внедрение и развитие компьютерного аппаратно-программного обеспечения в библиотечных технологиях и библиотечную практику.

Следует указать, что информатизация является более широким понятием и включает автоматизацию как его часть; например, установили компьютер в читальном зале библиотеки и дали возможность читателю просматривать новые поступления в фонд − это автоматизация библиотеки (вернее, один из этапов автоматизации). Если при этом проводится обучение сотрудников и читателей и/или соединим этот компьютер с компьютером другой библиотеки или с сетью Интернет, то мы имеем дело уже с информатизацией библиотеки.

---

Поэтому под автоматизацией библиотеки следует понимать все процессы, связанные с установкой компьютеров на рабочие столы сотрудников библиотеки и читательские места и позволяющие поэтапно освободить сотрудников библиотеки от рутинной работы, пишущих машинок, перфораторов, ручных картотек, счет и т. д., а читателям − создать эффективный и комфортный сервис в поиске и получении изданий из фондов библиотеки.

При этом появление других новых технологий, новых элементов, повышающих качество и эффективность работы библиотекарей и читателей, уже должно покрываться термином «информатизация», внутри которого «автоматизация» является одной из компонент. Другими компонентами информатизации являются телекоммуникационные технологии, онлайн и Интернет; штриховые коды и автоматическая идентификация изданий и читательских билетов; CD-ROM и системы «CD-ROM Networking»; издательские технологии; полнотекстовые базы, и наконец, сверхмодные электронные или цифровые библиотеки.

Таким образом, автоматизация библиотеки представляет собой определенную последовательность этапов (стадий), уточненных разработчиками (поставщиками) системы вместе с администрацией и специалистами данной библиотеки», что главной задачей для библиотеки должна быть автоматизация собственных технологий.

АБИС выступает в качестве электронной версии традиционной библиотеки. При этом АБИС состоит из четырёх компонентов:

• материальной базы (МБ) ‒ система является сложным программно-техническим комплексом и требует соответствующей инфраструктуры (помещений, компьютеров, периферийных устройств, систем связи, офисного оборудования и т. д., эргономических условий) для обеспечения работы персонала и пользователей библиотеки;
• информационных ресурсов (ИР) ‒ наиболее развитые АБИС могут содержать в своих БД полнотекстовую, библиографическую, фактографическую, графическую и мультимедийную информацию и обеспечивать доступ к однотипным удалённым БД;
• работников библиотек (РБ) ‒ представителей различных профессий (библиотекари, библиографы, инженеры, программисты, администраторы БД и сетей и др.), обеспечивающих функционирование системы;
• пользователей библиотеки ‒ локальных (работников и читатели библиотеки) и удалённых читателей, обслуживаемых с использованием традиционных и сетевых технологий.

АБИС не только повышают скорость и точность поиска необходимой информации, но они обеспечивают:

• одноразовый ввод данных и многоцелевое их использование;
• надежное хранение;
• многоаспектный поиск данных по различным признакам и их сочетаниям;
• поиск в каталогах других библиотек и сводных каталогах;
• печать выбранной информации; организацию комплектования фонда с использованием БД издающих или книготорговых изданий (например, агентства Роспечать с автоматическим формированием заказов и учётом их выполнения);
• автоматизированный учёт и ведение статистики во всех процессах, включая обслуживание читателей (например, контроль за выданной литературой: учёт читателей и их формуляров, автоматическую запись в формуляр читателя выданной литературы, контроль срока возврата документов);
• передачу массивов и отдельных данных другим организациям; подготовку изданий и др.

---

Программное обеспечение АБИС в первую очередь должно реализовать следующие функции:

• обработку, хранение библиографической и фактографической информации, её поиск по любым элементам записей и их сочетаниям;
• поддержку иерархических классификаций и тезаурусов и использование зафиксированных в них смысловых отношений между поисковыми признаками при тематическом поиске;
• подготовку материалов для библиографических изданий, подборок материалов в виде списков, фактографических и библиографических записей, отсортированных по индексам какой-либо классификации и алфавиту;
• вывод данных о занятости экземпляра издания, осуществление заказа единицы хранения читателем непосредственно при работе с ЭК с автоматическим формированием читательского требования;
• фиксацию выдачи и возврата единиц хранения с параллельным изменением данных об их местонахождении и сведений в читательском формуляре о полученных документах;
• поддержку использования при поиске нормативных записей об индивидуальных авторах и коллективах;
• наличие справочных данных для ситуаций, вызывающих затруднения у пользователя;
• ввод записей о заказываемых документах и учѐт поступления их в библиотеку;
• выдачу в принятой форме результатов поиска на экран и на принтер;
• загрузку данных из текстовых файлов и выгрузку записей из базы данных в текстовые файлы;
• защиту базы данных от несанкционированного доступа;
• восстановление базы данных в случае аварийной ситуации.

В АБИС используются: табличные, текстовые БД, универсальные и специальные оболочки (СУБД), а также другие специальные программы, которые в общем случае должны быть ориентированы на создание АСУ библиотекой. То есть применяемые программно-технические комплексы в библиотеке следует ориентировать не только на автоматизацию собственно библиотечных процессов, но и административно-управленческой, культурно-досуговой и иной, связанной с библиотекой, деятельности.

Автоматизированная библиотечная система, также, как и АИС, является человеко-машинной системой.

В таблице 1 представлена входная информация ИС библиотеки.

Таблица 1

Входная информация

Наименование	Источник	Реквизиты
Читатель	Библиотекарь	ФИО Пол Дата рождения Категория Мобильный телефон Дата регистрации Дата продления Дата окончания Дата сдачи
Публикация	Библиотекарь	Название Издательство Жанр Автор Год издания Количество
Список выдачи	Библиотекарь	Читатель Публикация Дата выдачи Утеряно Оштрафован Закрыто Дата закрытия Штраф Период Задержано
Ограничение	Библиотекарь	Читатель Нарушение Период Дата начала Снято
Абонемент	Библиотекарь	Публикация Категория Период Количество

---