Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда (Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов).pdf

Название	Реквизиты	Условие
Список задолжников	ФИО; категория; дата рождения; телефон; название публикации.	Дата на момент формирования отчёта
Список нарушителей	ФИО; категория; дата рождения; телефон; период; осталось до снятия.	Дата на момент формирования отчёта
Список читателей публикации	ФИО; категория; дата рождения; телефон; дата выдачи; период.	Дата на момент формирования отчёта; публикация.
Количество экземпляров публикации на данный момент	название; автор; издательство; количество всего; в доступности.	Дата на момент формирования отчёта.

Макеты рассмотренной результатной информации представлены на рисунках 1 – 4.

Рисунок 1. Макет списка задолжников

Рисунок 2. Макет списка нарушителей

Рисунок 3. Макет списка читателей публикации

Рисунок 4. Макет отчёта о количестве экземпляров публикаций на данный момент

Выбор средств для моделирования бизнес-процессов

Методологии, технологии и инструментальные средства проектирования ПО составляют основу проекта любой информационной системы (ИС). Методология реализуется через конкретные технологии и поддерживающие их стандарты, методики и инструментальные средства, которые обеспечивают выполнение процессов ЖЦ. Технология проектирования.

Современные CASE-средства охватывают обширную область поддержки многочисленных технологий проектирования ИС: от простых средств анализа и документирования до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл ПО.

Наиболее трудоемкими этапами разработки ИС являются этапы анализа и проектирования, в процессе которых CASE-средства обеспечивают качество принимаемых технических решений и подготовку проектной документации. При этом большую роль играют методы визуального представления информации. Это предполагает построение структурных или иных диаграмм в реальном масштабе времени, использование многообразной цветовой палитры, сквозную проверку синтаксических правил. Графические средства моделирования предметной области позволяют разработчикам в наглядном виде изучать существующую ИС, перестраивать ее в соответствии с поставленными целями и имеющимися ограничениями. [2, стр. 30]

AllFusion Process Modeler (ранее BPwin) - инструмент для моделирования, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов. AllFusion Process Modeler можно использовать для графического представления бизнес-процессов. Графически представленная схема выполнения работ, обмена информацией, документооборота визуализирует модель бизнес-процесса. Графическое изложение этой информации позволяет перевести задачи управления организацией из области сложного ремесла в сферу инженерных технологий [5, стр. 19].

В таблице 3 представлено сравнение средств для нотаций IDEF.

Таблица 3

Сравнение CASE-средств для нотаций IDEF

Критерий	ERWin Process Modeler	MS Visio
Поддержка IDEF0	+	+
Поддержка DFD	+	+
Автоматизация подстановок	+	−
Единая модель	+	−

В качестве инструмента моделирования выбирается ERwin Process Modeler.

Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Для рассмотрения деятельности библиотеки построена контекстная модель. На рисунке 5 изображена контекстная модель деятельности верхнего уровня библиотекаря.

Входящая информация:

информация о читателе;
информация о публикациях;
информация о выдаче и возврате публикаций.

Выходящая информация:

читательский билет;
электронная карта публикации;
лист выдачи;
лист ограничений;
отчёты.

Ресурсы: библиотекарь;

Управляющие потоки:

штрафные санкции;
регламент;
список нарушений.

Рисунок 5. Деятельность библиотеки (как есть)

Рассмотрена подробнее данный процесс, проведена декомпозицию диаграммы верхнего уровня – рисунок 6.

Рисунок 6. Декомпозиция диаграммы деятельности библиотеки (как есть)

В процесс работы библиотеки входят следующие работы:

учёт читателей;
учёт публикаций;
ведение выдачи и возвратов;
формирование отчётов.

Рассмотрен процесс учёта читателей – рисунок 7.

Данный процесс включает в себя следующие работы:

регистрация читателей;
формирование ЧБ.

Рисунок 7. Диаграмма процесса учёта читателей

Процесс учёта публикаций (рисунок 8) включает в себя следующие деятельности:

регистрация публикаций;
поступление публикаций;
списание публикаций.

Процесс выдачи и возврата публикаций (рисунок 9) включает в себя следующие работы:

учёт выданного;
оформление возвратов, штрафов;
ведение ограничений.

Рисунок 9. Диаграмма процесса учёта публикаций

Рисунок 10. Диаграмма процесса выдачи и возврата публикаций

Как видно из построенной модели, работа библиотеки – это обширный документооборот. Он включает в себя учёт читателей, публикаций, ведение процесса выдачи и возврата. Автоматизация данного процесса позволит сократить трудозатраты работников библиотеки.

Эффект от внедрения АИС библиотеки может быть, как экономический, так и неэкономический.

К неэкономическим эффектам от внедрения относятся:

ускоряет время обслуживания читателей;
уменьшает количество ошибок, связанного с ручным составлением и обработкой документов.

Отсюда следует, что для функционирования АИС библиотеки потребуется вести учёт следующей информации:

читатель;
категория;
абонемент;
публикация;
лист выдачи;
ограничение;
нарушение.

Успешное построение АБИС предполагает оптимальный выбор готового или разработку программного обеспечения, выбор необходимого технического обеспечения и выработку эффективной автоматизированной технологии, а также связанных с ней информационно-лингвистических средств и организационно-управленческих решений. Решение данной проблемы базируется на применении современных информационных технологий. Использование средств вычислительной техники в библиотеках позволяет существенно сократить время обслуживания пользователей, значительно повысить уровень их обслуживания, преобразует и видоизменяет отдельные технологические процессы, а порой – все основные традиционно используемые технологии.

Автоматизация, способствуя ликвидации многих рутинных операций, повышая комфортность и одновременно эффективность работы библиотечных работников, предоставляя пользователям новые, ранее неведомые, возможности работы с информацией, создаёт и новые проблемы, решение которых может быть осуществлено лишь на базе использования общенаучных методов и широкого использования НИТ. К примеру, даже в маленькой библиотеке с помощью подключенного к Интернету ПК можно получать доступ к различным мировым информационным ресурсам.

Автоматизация (компьютеризация) библиотеки (или в общем случае библиотечно-информационные системы) понимается как применение программно-аппаратурных средств, экономико-математических методов и систем управления, частично или полностью освобождающих человека от выполнения трудоемких рутинных операций в процессе сбора, хранения, преобразования, передачи и использования библиографической, реферативной, справочной и иной информации.

К средствам обеспечения АБИС относят:

техническое или аппаратное обеспечение,
программное обеспечение,
информационные средства обеспечения,
лингвистическое обеспечение.

К техническому обеспечению можно отнести множительную технику, оргтехнику, вычислительные средства, с помощью которых осуществляется работа автоматизированной библиотечно-информационной системы (АБИС).

Средства вычислительной техники – это компьютеры и периферийные устройства (внешние устройства ввода/вывода информации).

Компьютеры, для выполнения общих задач целесообразно объединять в локальные сети. При объединении локальных сетей, например, областных библиотек следует выбрать единый формат обмена данными – коммуникационный формат. Если всё-таки форматы в различных библиотеках разные, то для их приведения к единому формату необходимо специальное программное обеспечение: программа «конвертор».

Программное обеспечение – это комплекс всех программ, с помощью которых на компьютерах библиотеки решаются различные задачи, а также иные программы, обеспечивающие нормальную работу с ЭВМ.

В АБИС информация подразделяется на входную, выходную и внутреннюю. Приём каждый вид включает как рабочую, так и служебную информацию. Входная информация – это информация, поступающая в систему.

По оценке специалистов, качественная обработка документа в автоматизированном режиме требует использования 200÷250 полей, в том числе отражающих содержание, предметные рубрики, ключевые слова, классификационные индексы и др. Выходная информация может выводиться как на экран дисплея, так и на печать, а также копироваться на другой носитель или передаваться по линиям связи. Она предназначена для хранения и выдачи абоненту. К ней можно отнести как описание документа, так его полный текст и (или) изображение. Кроме того, она может относиться к мультимедийным данным.

Выходная служебная информация предназначена для контроля качества работы системы и работников в ней, для получения различных статистических данных. Внутренняя информация – это вспомогательные массивы, словари, таблицы и другие данные, помогающие организовывать запись, хранение и выдачу абонентам внутренней и рабочей информации.

Лингвистическое обеспечение (информационно-поисковые языки (ИПЯ) буквенного и кодового значения) представляет собой комплекс языковых средств обработки документов и формирования запросов в режиме обслуживания. В АБИС обычно представляют следующий набор словарей-тезаурусов: Дескрипторный словарь (гуманитарные отрасли знаний), Рубрикатор ВИНИТИ (политематическая направленность) – буквенное выражение поискового образа документа (ПОД), Рубрикатор ГАСНТИ, ББК (УДК) – кодовое выражение ПОД. Значимыми аспектами внедрения средств и систем автоматизации в библиотеки являются:

1. Однократный ввод информации, предусматривающий разработку и принятие технологических решений, позволяющих реализацию данного принципа с учётом унификации применяемых в данной системе БД и формата ввода.

2. Непрерывность информационных процессов, означающая необходимость выполнения системой всех операций, связанных с обработкой, хранением и предоставлением информации пользователям.

3. Дифференциация процессов обработки информации в системе, предполагающая разработку информационной технологии, ориентированной на выполнение технологических процессов на отдельных функциональных АРМах, например, комплектования, научной обработки, читателя и т. д.

4. Интеграция информационных систем, определяющая реализацию взаимосвязи различных компьютерных технологий и АБИС в единую сеть. Важной функцией АБИС, как и иных АИС, является поиск.

Также функционирование любых АБИС требует соответствующих помещений, инфраструктуры, мебели, хозяйственных и расходных материалов и других материальных средств, обычно составляющих материально-техническую базу библиотеки. Локальные АБИС имеют возможность взаимодействовать друг с другом, а также объединяться в корпоративные и национальные библиотечные сети.

Считается, что такая сеть должна включать четыре основные компоненты:

1) доступный пользователям массив электронных информационных ресурсов;

2) универсальную систему библиографического учѐта (сводный ЭК); 3) эффективную систему передачи библиографических и полнотекстовых данных;

4) интерактивный доступ к электронным полнотекстовым документам с возможностью получения их копий.