Файл: Разработка конфигурации управления транспортной доставкой заказов на предприятии ООО «Энергия» на базе программного продукта 1С: Предприятие..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Никто не будет спорить, что сегодня невозможно представить нашу жизнь без компьютеров. Человек все больше стремиться автоматизировать, механизировать, информатизировать свою деятельность во всех сферах общественной жизни.

Информация в наши дни очень ценна. Прежде чем предпринять какие-то действия, необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскать рациональное решение подчас невозможно без наличия опыта и привлечения программных и технических средств.

С каждым годом увеличивается объем информации, необходимый для управления организацией. Полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации. Поэтому широкое развитие получили информационные технологии – процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Современные автоматизированные системы управления организацией предназначены для оптимизации работы сотрудников и играют большую роль в повышении производительности их труда.

Каждое предприятие стремится к увеличению эффективности бизнеса в целом. Вне зависимости от опыта и квалификации сотрудников, необходим контроль транспортных перевозок, топлива, простоев, местонахождения, разного рода расходов. Автоматизация процессов, связанных с доставкой грузов обеспечивает повышение эффективности использования транспортных средств и работы персонала, ответственного за транспортную логистику. Совместное использование автоматизированных систем управления автотранспортом, планирования доставок и спутникового мониторинга позволяет предприятию получить возврат инвестиций в течение нескольких месяцев, после чего прибыль организации существенно увеличивается по сравнению с предыдущими периодами.

Целью работы является разработка конфигурации управления транспортной доставкой заказов на предприятии ООО «Энергия» на базе программного продукта 1С: Предприятие.

Объектом исследования является ООО «Энергия», предприятие оказывает услуги по грузоперевозке.

Предметом исследования выбран процесс доставки грузов.

1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Транспортная компания «Энергия» осуществляет перевозку сборных грузов по городам России и СНГ.

Доставка товаров в ООО «Энергия» осуществляется:

• от поставщиков на склад Компании;
• со склада Компании на склад Клиента.

Используемый вид транспорта – автомобильный.

Доставка товаров может осуществляться как автомобилями поставщика или Клиента (самовывоз), так и автомобилями Компании.

При организации доставки товаров от поставщиков начальник отдела логистики от отдела закупок получает следующую информацию:

• адрес поставщика;
• объем товара в куб. м.;
• стоимость товара.

Начальник отдела логистики снабжает перевозчика всей необходимой информацией: точка (точки) погрузки, время погрузки, оптимальный маршрут движения, точка выгрузки, время выгрузки. Устанавливается телефонная связь.

От перевозчика начальник логистики получает необходимые данные для подготовки доверенности на получение товара по форме М-2. Доверенность заполняется менеджером отдела закупок и отправляется посредством электронной почты или факсом поставщику (поставщикам).

По прибытию автомобиля с товаром от поставщика водитель прибывает к начальнику отдела логистики и докладывает о выполнении рейса.

Затем водитель следует к менеджеру отдела закупок и представляет пакет сопроводительных документов.

Приемосдатчик получает от водителя товарно-транспортную накладную и сверяет указанные в ней номера пломб с номерами пломб вывешенных на кузове автомобиля.

При отсутствии претензий к перевозчику со стороны отдела закупок и склада начальником отдела логистики осуществляется оплата за доставку товара согласно договору.

Разгруженный автомобиль покидает территорию компании.

Рассмотрим основные бизнес-процессы [8, с.46]:

• приемку товара;
• учет товаров на складе;
• хранение товара;
• комплектацию и отгрузку;
• управление складскими остатками.

Рис.1. Декомпозиция контекстной диаграммы

На рисунке 1 видно, что приемку товара на складе курирует отдел снабжения, т.к. этот отдел размещал заказ поставщику на изготовление и поставку товара. Комплектация и отгрузка товара со склада осуществляется под руководством отдела сбыта. Также отдел сбыта участвует в бизнес-процессе «Управление остатками». Бухгалтерию интересует приемка и отгрузка товара со склада с позиции ведения бухгалтерского учета.

Приемка товара на склад происходит следующим образом (рисунок 6):

1. При поступлении машины с грузом, кладовщик проверяет товарно-транспортные накладные или прочие документы. Если документы оформлены в соответствии с требованиями компании, то принимается решение о начале разгрузки товара. В Журнале приемки грузов делается запись о прибытии машины, содержащая данные: дата, время прибытия машины, поставщик, наименование товара, номер накладной, фамилия кладовщика и менеджера, присутствовавшего при разгрузке, комментарий.

Рис.2. Декомпозиция бизнес-процесса «Приемка»

1. После окончания разгрузки осуществляется сверка наименований фактически доставленного товара с накладной, приемка по количеству и проверка целостности упаковки товара. Если имеются расхождения в количестве или нарушения целостности упаковки, то это фиксируется в Акте приемки товара, а повреждения фотографируются. Поврежденные упаковки передаются в сектор приемки по качеству, где происходит отбраковка испорченного товара и составляется Акт о несоответствии.
2. Поступивший товар отправляется в зону хранения на складе, но до приемки по качеству хранится изолированно.
3. Приемка по качеству происходит следующим образом (рисунок 3). Контролеры качества планируют выборку товара для проведения приемки по качеству. При этом используются стандарты, технические условия и т.п. нормативные документы. Особые указания по проверке по качеству поступают по электронной почте от отдела снабжения. По подготовленному плану выборки, товар отбирается со склада и доставляется в сектор приемки по качеству, где происходит его проверка на соответствие критериям качества. Если результаты проверки не удовлетворительны, то осуществляется повторная выборка и проверка по качеству в присутствии представителей поставщика. По результатам проверки составляется акт, в котором фиксируются отклонения по качеству. Если проверка даст удовлетворительные результаты, товар считается прошедшим приемку по качеству, и возвращается на склад.
4. На поступившую партию, прошедшую приемку по количеству и качеству, оформляется приходная накладная, содержащая следующие данные: номер накладной, дату приемки, номенклатурный номер, наименование, количество, учетную цену, сумму. Копия этой накладной передается в бухгалтерию для бухгалтерского учета ТМЦ. В карточку учета материала заносится информация о поступлении товара: наименование товара, поставщик, дата поставки, количество мест (паллет), количество в одном месте (паллете), учетная цена, сумма.

Рис.3. Бизнес-процесс «Приемка по качеству»

Рис.4. Декомпозиция бизнес-процесса «Хранение»

Бизнес-процесс хранения товара включает следующие действия (рисунок 4):

1. Товар хранится на складе, пока не поступит заявка на его отгрузку. Периодически возникает необходимость перемещения товара внутри склада. Такие перемещения выполняются грузчиками по заданию кладовщиков.
2. На складе регулярно происходит инвентаризация, т.е. проверка соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения. Инвентаризация бывает плановая и неплановая. Во время инвентаризации пересчитывается фактическое количество товаров на складе и сверяется с учетными данными по базе данных бухгалтерии.
3. По запросу подразделений КЦ, за ними резервируется определенное количество товара, имеющегося на складе.

Рис.5. Декомпозиция бизнес-процесса «Комплектация и отгрузка»

Бизнес-процесс «Комплектация и отгрузка» (рисунок 5) характеризуется следующими положениями:

1. Заказы от РИЦ поступают в отдел сбыта КЦ, который, в свою очередь, формирует заявку на выдачу ТМЦ со склада. Заявка передается на склад. Для отгрузки в РИЦ в соответствии с заявкой комплектуется отгрузочная партия на паллетах. Оформляется накладная на внутреннее перемещение, содержащая следующие данные: номер накладной, дату составления документа, номер заявки и номер РИЦ, а также город отправки заказа, номенклатурный номер товара, наименование, количество, количество мест, учетную цену, сумму. В карточку учета товара заносится информация об отгрузке.
2. Заказы от отделов КЦ тоже поступают через отдел сбыта компании. Оформляется накладная на внутреннее перемещение, аналогично отгрузке в РИЦ, но в этой накладной вместо номера РИЦ и города доставки стоит прочерк.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Автоматизированная система предназначена для решения автоматизации повседневной работы специалиста отдела логистики. Основной единицей информации в системе является документ.

Высокая трудоёмкость обработки информации, низкая оперативность, дублирование потоков информации, несовершенство организации сбора и регистрации информации – факторы, тормозящие развитие. Решить эти недостатки и призвана автоматизация функций специалиста службы логистики.

Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология была ручная. Она имела множество недостатков:

• низкая производительность труда из-за большого числа вычислений;
• большая трудоемкость;
• необходимость привлечения большого числа сотрудников для решения всего комплекса задач;
• низкая оперативность;
• несовершенство организации сбора и регистрации информации;
• недостоверность получаемых результатов.

Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным.

Рассмотрим схему документооборота, которая представлена на рис.6.

Рис. 6. Схема документооборота

Необходимо отметить, что внедрение разрабатываемой системы, позволит снизить, а в идеале, полностью исключить ошибки учета, а так же позволит более обосновано подходить к вопросам планирования экономической деятельности.

Таблица 1

Показатели затрат на задачу без автоматизации

Автоматизация задачи предположительно снизит затраты трудовые и экономические приблизительно в 3 раза, так как возрастет скорость и качество обслуживания.